Partager des fichiers avec un groupe dans Outlook

Partager des fichiers dans un groupe dansnouvel Outlook

1. Ouvrez nouvel Outlook.

2. Il existe deux façons de trouver vos groupes :

   1. Sélectionnez Groupes  dans la barre de l’application située à gauche de la fenêtre. 

   2. Dans la liste des dossiers de boîtes aux lettres, sélectionnez Accéder à Groupes
      

3. Dans le volet gauche, sous Groupes, sélectionnez le groupe dans lequel vous souhaitez partager des fichiers.

Joindre un fichier partagé à un e-mail

1. Ouvrez Outlook classique. Il existe deux façons de trouver votre groupe.

   1. Dans la barre de navigation, sélectionnez Plus d’applications > Groupes. (Pour épingler, cliquez avec le bouton droit sur Groupes et sélectionnez Épingler.)

      À partir de Groupes Accueil, vous pouvez voir tous vos groupes à la fois.

   2. Dans la liste des dossiers de boîtes aux lettres, sous Groupes, sélectionnez votre groupe.

2. À partir de votre groupe, démarrez une conversation.

3. Sélectionnez Joindre un fichier.

4. Sélectionnez la source de votre fichier. Les choix incluent Fichiers récents, Emplacements web et Ce PC. Les emplacements web incluent One Drive, Sites SharePoint, Fichiers de groupe et autres sources.

   • Si vous choisissez un emplacement web, sélectionnez Attacher en tant que copie ou Partager en tant que lien OneDrive. L’attachement en tant que copie donne à chaque destinataire sa propre copie du fichier pour révision. Le partage d’un lien OneDrive permet aux membres du groupe de voir les dernières modifications et de co-créer en temps réel

   • Si vous sélectionnez un fichier à partir de votre PC, il est joint en tant que copie.

Accès à vos fichiers

Pour accéder à vos fichiers dans le client Outlook sur le web, cliquez sur Fichiers dans l’en-tête groupes. 

Dans cette vue, vous verrez deux sections : Récents et Documents. La section Récent affiche les 5 premiers fichiers les plus récents partagés dans le groupe. Ces fichiers incluent à la fois les fichiers qui ont été partagés sous forme de pièces jointes dans les messages publiés dans la boîte de réception partagée et les fichiers partagés dans le groupe à partir de OneDrive ou SharePoint. Les fichiers sont triés par ordre chronologique en fonction du moment où ils ont été partagés par e-mail, modifiés pour la dernière fois ou chargés dans la bibliothèque. La section Documents affiche tous les fichiers et dossiers qui existent dans le site Sharepoint de groupe dans la structure de fichiers de dossiers similaire. 

Chargement ou création de fichiers 

Pour charger un nouveau fichier dans la bibliothèque, cliquez sur le bouton Charger dans la barre d’outils au-dessus de l’en-tête de groupe. Pour créer un fichier ou un dossier, utilisez le bouton Nouveau dans l’en-tête de groupe et choisissez dans la liste déroulante. 

Suppression ou changement de nom de vos fichiers

Vous pouvez facilement supprimer ou renommer un fichier à partir de la vue Documents. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez supprimer ou renommer dans la liste Documents, puis choisissez Supprimer ou Renommer le cas échéant dans la barre d’outils au-dessus de l’en-tête du groupe. Si le fichier se trouvait dans la vue Fichiers récents avant la suppression, les fichiers récents sont mis à jour après la suppression pour refléter la modification. 

Partage de vos fichiers

Il est facile de partager des fichiers à partir de la vue de fichiers dans Outlook sur le web. Si vous souhaitez envoyer l’un des fichiers à partir des fichiers récents sous forme de pièce jointe, cliquez simplement pour ouvrir le fichier et, à partir du ruban, vous pouvez choisir de le partager par e-mail.

Si vous souhaitez partager l’un des fichiers de la section Documents, sélectionnez simplement le fichier et cliquez sur Partager la barre d’outils au-dessus de l’en-tête de groupe à partager. La boîte de dialogue de partage familière s’affiche et vous pouvez choisir les personnes avec lesquelles la partager. 

Utilisation des pièces jointes de courrier électronique

La nouvelle expérience Fichiers inclut un moyen efficace d’utiliser des fichiers joints à un e-mail. Lorsqu’un e-mail est envoyé à la boîte de réception partagée du groupe qui contient une pièce jointe Word, Excel ou PowerPoint que vous souhaitez modifier et renvoyer à l’auteur d’origine :

• Accédez à Fichiers, ouvrez le fichier et sélectionnez Modifier et répondre dans le ruban.
  Le fichier sera stocké dans la bibliothèque de documents SharePoint du groupe et ouvert dans la version en ligne de l’application Office appropriée.

• Un e-mail de réponse peut être envoyé à l’expéditeur d’origine, avec un lien vers la copie stockée du fichier.

• Lorsque vous avez terminé la modification, ajoutez vos commentaires à l’e-mail, puis cliquez sur Envoyer.

Accédez à votre bibliothèque de documents SharePoint

La vue Fichiers vous permet de voir tous les fichiers qui existent dans le site Sharepoint, mais si vous souhaitez accéder au site Sharepoint, vous pouvez accéder à l’aide du groupe carte ou à partir de l’en-tête de groupe. Choisissez ... dans l’en-tête Groupes, puis sélectionnez Site. À partir du site, sélectionnez Documents pour accéder à la bibliothèque de documents.  

Voir aussi

• Partager des fichiers de groupe

• Si vous souhaitez obtenir des informations sur les groupes Microsoft 365

Joindre un fichier partagé à un e-mail

1. À partir de votre groupe, démarrez une conversation.

2. En bas du volet de conversation, sélectionnez .

3. Sélectionnez la source de votre fichier. Les choix incluent OneDrive, Fichiers de groupe, Ordinateur et d’autres sources.

   • Si vous sélectionnez OneDrive, sélectionnez Attacher en tant que copie ou Partager en tant que lien OneDrive. L’attachement en tant que copie donne à chaque destinataire sa propre copie du fichier pour révision. Le partage d’un lien OneDrive permet aux membres du groupe de voir les dernières modifications et de co-créer en temps réel

   • Si vous sélectionnez un groupe comme source, sélectionnez le fichier que vous souhaitez joindre.

   • Si vous sélectionnez Ordinateur comme source, sélectionnez Joindre en tant que copie ou Charger dans les fichiers du groupe. Le chargement dans des fichiers de groupe permet aux membres du groupe de voir les dernières modifications et de co-créer en temps réel. L’attachement en tant que copie donne à chaque destinataire sa propre copie du fichier pour révision.

   • Si vous choisissez une autre source, connectez-vous à cette source et suivez les invites.

Accès à vos fichiers

Pour accéder à vos fichiers dans le client Outlook sur le web, cliquez sur Fichiers dans l’en-tête des groupes.

Dans cette vue, vous verrez les fichiers qui ont été chargés dans la bibliothèque de documents du groupe, les fichiers partagés en tant que pièces jointes dans les messages publiés dans la boîte de réception partagée et les fichiers partagés dans le groupe à partir de OneDrive ou SharePoint. Les fichiers sont triés par ordre chronologique en fonction du moment où ils ont été partagés par e-mail, modifiés pour la dernière fois ou chargés dans la bibliothèque. Vous ne pouvez pas modifier ce tri, mais si vous souhaitez voir les fichiers dans un autre ordre chronologique, accédez à la bibliothèque de documents SharePoint en cliquant sur Parcourir la bibliothèque près du coin supérieur droit.

Pour charger un nouveau fichier dans la bibliothèque, cliquez simplement sur le lien Charger dans la barre d’outils au-dessus de la liste des fichiers. Si vous souhaitez effectuer une recherche dans votre bibliothèque de fichiers, tapez simplement vos mots clés dans la zone de recherche en haut à gauche de la fenêtre, puis appuyez sur Entrée.

Suppression ou changement de nom de vos fichiers

Pour supprimer ou renommer un fichier, accédez d’abord à la bibliothèque de documents SharePoint en cliquant sur Parcourir la bibliothèque dans le coin supérieur droit. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier que vous souhaitez supprimer ou renommer, puis choisissez Supprimer ou Renommer le cas échéant.

Utilisation des pièces jointes de courrier électronique

La nouvelle expérience de fichiers inclut une nouvelle façon puissante d’utiliser les fichiers joints à un e-mail. Lorsqu’un e-mail est envoyé à la boîte de réception partagée du groupe qui contient une pièce jointe Word, Excel ou PowerPoint que vous souhaitez modifier et renvoyer à l’auteur d’origine, accédez à la section Fichiers, double-cliquez pour ouvrir le fichier et sélectionnez « Modifier et répondre » dans le ruban. Le fichier sera stocké dans la bibliothèque de documents SharePoint du groupe et ouvert dans la version en ligne de l’application Office appropriée. Un e-mail de réponse sera également envoyé à l’expéditeur d’origine, avec un lien vers la copie stockée du fichier. Lorsque vous avez terminé la modification, ajoutez vos commentaires à l’e-mail, puis cliquez sur Envoyer.

Accéder à votre bibliothèque SharePoint

En plus des améliorations décrites ci-dessus, nous avons également facilité l’accès direct à votre bibliothèque de documents SharePoint. Lorsque vous êtes dans la section Fichiers de votre groupe, vous verrez Parcourir la bibliothèque en haut à droite. Cliquez dessus pour que votre bibliothèque de documents SharePoint pour ce groupe s’ouvre dans le navigateur.