Envoyer un e-mail dans un flux de travail

Ouvrez SharePoint Designer 2013 et connectez-vous à un site SharePoint

SharePoint Designer 2013 s’installe en tant qu’application Office 2013. Pour ouvrir SharePoint Designer 2013 et vous connecter à un site SharePoint, procédez comme suit :

1. Pour ouvrir SharePoint Designer 2013, sélectionnez-le dans le menu Démarrer. Sélectionnez l’icône Démarrer>Tous les programmes>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

2. Dans la page de démarrage de SharePoint Designer 2013, sélectionnez Ouvrir le site.

3. Entrez le site SharePoint auquel vous souhaitez vous connecter, par exemple, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

4. Pour ouvrir le site, sélectionnez Ouvrir.

5. Si vous y êtes invité, entrez vos informations d’identification. (Si la sécurité n’est pas intégrée à l’ordinateur que vous avez connecté, vous êtes invité à entrer vos informations d’identification.) Veillez à utiliser les informations d’identification qui ont accès au site SharePoint.

Créer un flux de travail de liste basé sur la plateforme de flux de travail SharePoint

1. Dans le volet de navigation, sélectionnez Nœud Flux de travail.

2. Dans la section Nouveau de l’onglet Flux de travail, sélectionnez la liste déroulante Lister les flux de travail.

3. Sélectionnez la liste que vous souhaitez associer au nouveau flux de travail.

4. Dans la boîte de dialogue Créer un flux de travail de liste , entrez un nom et une description pour le flux de travail, puis veillez à définir le Type de plateforme sur Flux de travail SharePoint 2013.

5. Pour créer le flux de travail, sélectionnez OK.

Maintenant que le flux de travail est créé, vous pouvez ajouter des actions, des conditions, des étapes, des étapes et des boucles pour générer votre workflow. Ces composants de flux de travail sont disponibles dans le ruban SharePoint Designer 2013.

Pour plus d’informations sur la liste disponible des actions de flux de travail, voir Aussi.

Créer l’action pour envoyer un e-mail

1. Sélectionnez Actions, puis Envoyer un Email.

2. Dans l’action, sélectionnez ces utilisateurs.

3. Dans la boîte de dialogue Définir Email message, sélectionnez des utilisateurs parmi les utilisateurs et les Groupes existants, ou entrez votre propre adresse e-mail dans le champ À.

   Remarques : 

   • Pour envoyer un e-mail à une adresse e-mail externe. vous devez être en mesure de récupérer des informations à partir du serveur de messagerie respectif.

   • L’adresse À d’un e-mail peut être une adresse statique spécifique (par exemple, NORTHWINDTRADERS\junmin ou junmin@northwindtraders.com) ou une recherche de flux de travail vers des informations de variable. Pour plus d’informations sur l’utilisation des recherches de flux de travail pour traiter dynamiquement les e-mails envoyés à partir du flux de travail au lieu d’utiliser des adresses statiques, consultez Sélectionner dynamiquement des utilisateurs ou des groupes pour recevoir le message.

   • L’adresse de l’expéditeur de l’e-mail rendu sera toujours l’adresse e-mail de l’administrateur du serveur, sauf si l’administrateur du serveur modifie l’adresse de l’expéditeur pour l’application web actuelle ou pour toutes les applications web. Pour plus d’informations, consultez Configurer les Email sortantes pour une application web spécifique.

4. Dans le champ Objet, entrez un objet pour l’e-mail ou, pour définir une recherche de flux de travail vers le texte souhaité ici, sélectionnez Afficher la liaison de données .

   Remarque : Pour que le flux de travail se compile correctement, vous devez effectuer une entrée dans le champ Objet.

5. Dans la grande zone située sous le champ Objet, entrez ou collez le corps du texte de l’e-mail.

   

6. Sélectionnez OK.

7. Sélectionnez Action>Atteindre une étape.

8. Sélectionnez Fin du flux de travail.

9. Sélectionnez Publier.

Pour obtenir des options plus avancées permettant de modifier le contenu de l’e-mail, consultez les sections suivantes.

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Utiliser une liste personnalisée pour stocker les adresses des destinataires

Si les destinataires changent régulièrement, mais pas assez souvent pour qu’ils doivent être spécifiés dans un formulaire d’initiation chaque fois que le flux de travail est démarré, vous pouvez créer une liste de destinataires personnalisée qui contient un élément de liste pour chaque flux de travail qui y fait référence, puis créer des colonnes dans lesquelles vous pouvez stocker les adresses auxquelles chaque e-mail de chaque flux de travail doit être envoyé. Lorsque les destinataires d’un message de flux de travail changent, il vous suffit de modifier les adresses dans le champ approprié dans l’élément de liste Destinataires de ce flux de travail.

Pour utiliser une recherche de flux de travail dans une liste de destinataires personnalisée :

1. Dans le navigateur, créez une liste personnalisée nommée Recipients avec les trois colonnes suivantes :

   • Remplacez le nom de la colonne Titre par défaut par Nom du flux de travail. Laissez toutes les autres options telles qu’elles sont. Pour plus d’informations concernant la modification d’une colonne dans une liste ou une bibliothèque, consultez Voir aussi.

   • Ajoutez une colonne Person ou Group nommée To. Dans cette colonne, autorisez la sélection des Personnes et des Groupes, mais n’autorisez pas plusieurs sélections. Laissez toutes les autres options telles qu’elles sont. Pour plus d’informations sur la création d’une colonne dans une liste ou une bibliothèque, consultez Voir aussi.

   • Ajoutez une colonne ligne de texte unique nommée Cc. Laissez toutes les autres options telles qu’elles sont.

2. Dans la liste Destinataires, créez un élément, puis procédez comme suit :

   • Dans le champ Nom du flux de travail , entrez Révision de document, qui est le nom de l’exemple de flux de travail utilisé ici.

   • Dans le champ À, sélectionnez Carnet d’adresses , puis, dans la boîte de dialogue Sélectionner Personnes et Groupes, sélectionnez une seule personne ou un groupe auquel adresser les e-mails.

   • Dans le champ Cc , entrez les adresses e-mail des destinataires auxquels adresser les copies, en séparant plusieurs adresses par des points-virgules.

3. Créez un flux de travail.

4. Sélectionnez Actions, puis Envoyer un Email.

5. Dans Action, sélectionnez ces utilisateurs.

6. Dans la boîte de dialogue Définir Email message, à la fin de la zone À, cliquez sur Carnet d’adresses .

7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs, dans la liste Ou sélectionner parmi les utilisateurs et Groupes existants, sélectionnez Recherche de flux de travail pour un utilisateur, puis ajouter.

8. Dans la boîte de dialogue Rechercher une personne ou un groupe , sélectionnez les options suivantes :

   • Source de données : destinataires ou nom de votre liste personnalisée.

   • Champ de la source : à, ou le champ qui contient l’adresse souhaitée dans la ligne À.

   • Retournez le champ sous la forme : Nom de connexion. Cela détermine le format de champ « À » dans l’e-mail.

   • Champ : Destinataires : Nom du flux de travail

   • Valeur : entrez Révision de document ou le nom du flux de travail actuel.

     

     Cette recherche indique : « Dans la liste Destinataires, sélectionnez la valeur du champ À où le nom du flux de travail est égal à Révision de document ».

     La moitié supérieure du dialogue spécifie la liste et la colonne ; la moitié inférieure de la boîte de dialogue spécifie la ligne.

9. Dans la boîte de dialogue Rechercher une personne ou un groupe , sélectionnez OK.

10. Dans l’e-mail sur la garantie de recherches uniques, sélectionnez OK.

11. Pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs , sélectionnez à nouveau OK .

12. Dans la boîte de dialogue Définir Email message, à la fin du champ CC, sélectionnez Carnet d’adresses .

13. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs, dans la liste Ou sélectionner parmi les utilisateurs et Groupes existants, sélectionnez Recherche de flux de travail pour un utilisateur, puis ajouter.

14. Dans la boîte de dialogue Définir la recherche de flux de travail , sélectionnez les options suivantes :

    • Source de données : destinataires ou nom de votre liste personnalisée.

    • Champ de la source : Cc, ou le champ qui contient l’adresse souhaitée dans la ligne Cc.

    • Retournez le champ sous la forme : Nom de connexion. Cela détermine le format de champ « À » dans l’e-mail.

    • Champ : Destinataires : Nom du flux de travail

    • Valeur : entrez Révision de document ou le nom du flux de travail actuel.

      

      Cette recherche indique : « Dans la liste Destinataires, sélectionnez la valeur du champ Cc où le nom du flux de travail est égal à Révision de document ».

15. Sélectionnez OK, puis, dans le message d’avertissement, sélectionnez à nouveau OK .

16. Pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs , sélectionnez OK.

Désormais, lorsque le flux de travail envoie cet e-mail, il l’envoie aux adresses répertoriées dans les champs À et Cc de l’élément Révision de document dans la liste des destinataires personnalisée. Pour modifier les destinataires, il vous suffit d’apporter les modifications souhaitées dans l’élément de liste.

Un flux de travail unique peut envoyer plusieurs e-mails, et les e-mails peuvent ne pas tous être envoyés aux mêmes destinataires. Pour stocker d’autres adresses pour les e-mails supplémentaires envoyés par ce workflow, vous pouvez ajouter des colonnes à la liste afin de stocker les autres adresses. Dans ce cas, vous pouvez nommer les colonnes « Premier message à », « Deuxième message à », etc.

Vous pouvez également concevoir la liste afin de créer un élément pour chaque e-mail envoyé par le workflow, au lieu d’un élément pour chaque flux de travail. Dans ce cas, assurez-vous que le nom utilisé pour identifier chaque e-mail est unique, afin que les recherches qui récupèrent les adresses retournent la valeur unique souhaitée.

Utiliser le formulaire d’initiation de flux de travail pour spécifier des destinataires

Si vous souhaitez que les destinataires soient spécifiés chaque fois qu’un flux de travail est démarré manuellement, vous pouvez personnaliser le formulaire d’initiation du flux de travail pour collecter les adresses de la personne qui démarre le flux de travail. Le flux de travail peut ensuite simplement utiliser les adresses entrées directement, ou les copier dans les champs de l’élément actuel, où elles seront toujours disponibles pour référence une fois que le flux de travail aura terminé son instance actuel. Si le flux de travail est configuré pour qu’il démarre également automatiquement, vous pouvez spécifier des adresses par défaut dans le formulaire d’initiation pour chaque démarrage automatique.

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Si l’élément actif est un document dans une bibliothèque de documents

Dans l’exemple de notification de démarrage de flux de travail, vous souhaiterez peut-être fournir un lien vers le nouveau document lui-même :

1. Entrez ou collez le texte statique dans lequel vous souhaitez que le lien apparaisse.

2. Sélectionnez le texte, puis Modifier le lien hypertexte.

3. Dans la boîte de dialogue Modifier le lien hypertexte , sélectionnez la fonction (fx).

   Conseil : Après avoir inséré une recherche, vous ne pouvez pas la faire glisser vers un nouvel emplacement. (Toutefois, il est possible de « déplacer » une recherche en faisant glisser un autre texte autour de celle-ci.) De même, il n’est pas possible de couper, de copier ou de coller une recherche ou tout texte qui inclut une recherche.

4. Dans la boîte de dialogue Rechercher une chaîne, dans le champ Sourcede données, sélectionnez Élément actuel.

5. Dans le champ Champ source, sélectionnez URL absolue encodée, puis OK.

   

Lorsque le destinataire de l’e-mail sélectionne le lien, le document s’ouvre pour affichage ou modification.

Si l’élément actif est un élément de liste

Lorsque vous créez un lien vers un élément de liste (par exemple, une annonce ou un événement de calendrier), vous pouvez choisir d’ouvrir le lien soit le formulaire d’affichage (DispForm.aspx), soit le formulaire de modification (EditForm.aspx) de l’élément de liste.

Pour créer un lien qui ouvre l’élément de liste :

1. Dans le navigateur, accédez à la liste sur laquelle vous souhaitez créer ce flux de travail.

2. Ouvrez l’élément de liste pour n’importe quel document existant dans la bibliothèque, en utilisant Afficher l’élément si vous souhaitez que votre lien ouvre le formulaire d’affichage, ou Modifier l’élément si vous souhaitez que votre lien ouvre le formulaire de modification.

3. Copiez l’adresse dans la barre d’adresses à partir du début http : ou https : via le premier signe égal (=).

   

4. Le texte ?ID= est un paramètre de chaîne de requête qui indique à la page d’afficher le formulaire pour l’élément de la liste ou de la bibliothèque active dont l’ID de liste suit le signe égal (=), qui dans cet exemple sera l’ID de liste de l’élément actif, tel qu’identifié par la recherche de flux de travail.

   Remarque : Si l’élément actif est une tâche créée par l’une des trois actions de tâche de flux de travail et si vous souhaitez que le lien ouvre le formulaire de tâche personnalisé (et non le formulaire d’affichage ou de modification par défaut pour la liste Tâches), consultez Si l’élément actuel est un formulaire de tâche personnalisé. Pour les tâches qui ne sont pas créées par une action de tâche de flux de travail et pour les formulaires d’affichage des tâches créées par l’une des actions de tâche de flux de travail, la procédure actuelle est tout ce dont vous avez besoin.

5. Dans la boîte de dialogue Définir Email message, entrez ou collez le texte statique dans lequel vous souhaitez que le lien apparaisse, par exemple - Pour afficher l’élément de liste, cliquez ici.

6. Sélectionnez le texte, puis Modifier le lien hypertexte.

7. Dans la zone Modifier le lien hypertexte, pour le champ d’adresse , sélectionnez Générateur de chaînes.

8. Dans la boîte de dialogue Générateur de chaînes, collez l’adresse.

9. Positionnez le point d’insertion directement après le signe égal (=), puis sélectionnez Ajouter ou Modifier la recherche.

10. Dans la boîte de dialogue Rechercher une chaîne , dans le champ Source, sélectionnez Élément actuel, puis dans le champ Champsource, sélectionnez ID.

    

11. Sélectionnez OK.

    La chaîne finale du Générateur de chaînes doit commencer par http:// ou https:// et se terminer par [%Current Item:ID%].

    Important : Bien que la recherche d’ID d’élément actuel soit utile pour créer des liens vers l’élément de liste actuel, les recherches suivantes peuvent présenter des erreurs dans le chemin d’accès rendu, et nous ne les recommandons pas pour l’inclusion dans les liens de messagerie : Chemin, URL relative du serveur, URL source et chemin d’URL.

12. Sélectionnez OK deux fois.

Vos liens s’affichent en texte bleu avec un soulignement dans l’e-mail.

Si vous envisagez d’utiliser le lien plusieurs fois, passez à la section suivante.

Stocker une adresse d’élément de liste en tant que variable de flux de travail

Vous pouvez stocker l’URL du formulaire d’affichage ou le formulaire de modification d’un élément de liste dans une variable de flux de travail, afin de pouvoir l’utiliser à plusieurs emplacements dans le même flux de travail.

1. Dans la fenêtre workflow Designer, sélectionnez Actions, puis Extraire la sous-chaîne de l’index de chaîne.

   

2. Dans la phase, sélectionnez chaîne, puis sélectionnez le bouton de sélection [...].

3. Dans la boîte de dialogue Générateur de chaînes, collez la partie texte statique de l’URL (mais pas la recherche de l’ID d’élément actuel).

   

4. Positionnez le point d’insertion après le signe égal (=), puis sélectionnez Ajouter ou Modifier la recherche.

5. Dans la boîte de dialogue Rechercher une chaîne, dans le champ Source de données, sélectionnez Élément actif, puis, dans le champ Champ source, sélectionnez ID.

   

6. Sélectionnez OK.

   La recherche est ajoutée au texte dans la boîte de dialogue.

   

7. Pour fermer la boîte de dialogue Générateur de chaînes, sélectionnez OK.

8. Sélectionnez 0 dans À partir de 0 et remplacez-le par 1.

   Remarque : Lorsque l’option Démarrer à a une valeur supérieure à 1, les caractères de la chaîne finale sont supprimés.

9. Sélectionnez Variable : substring ou Variable : substring1 dans Sortie vers variable : substring.

10. Dans la liste, sélectionnez Créer une variable , puis, dans la boîte de dialogue Modifier la variable , entrez un nom pour la nouvelle variable.

11. Vérifiez que Type est défini sur Chaîne, puis sélectionnez OK.

12. Sélectionnez sous l’action que vous venez de créer et Ajouter l’action Envoyer un e-mail aux actions, puis sélectionnez ces utilisateurs dans l’action.

13. Pour utiliser la nouvelle variable dans la boîte de dialogue Définir Email message, entrez ou collez le texte dans lequel le lien doit apparaître dans le corps de l’e-mail. Sélectionnez le texte, puis, dans le menu de mise en forme, sélectionnez Modifier le lien hypertexte. Sélectionnez le bouton [fx] ou sélectionnez le bouton de sélection [...], puis sélectionnez Ajouter ou Modifier la recherche.

14. Dans la boîte de dialogue Rechercher une chaîne, dans la liste Source de données, sélectionnez Variables et paramètres de flux de travail.

15. Dans la liste Champde la source , sélectionnez Variable : nom de la variable, puis sélectionnez OK, puis sélectionnez OK dansla zone suivante.

    

Vous pouvez maintenant insérer cette variable n’importe où dans le flux de travail actuel.

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Conseils de dépannage de base 

La liste de questions suivante peut vous aider à déterminer la cause d’un problème lors de la création d’un workflow :

1. Pouvez-vous créer un autre type de flux de travail dans la même liste ? Par exemple, essayez de créer un workflow d’approbation.

2. Êtes-vous en mesure de créer le même flux de travail :

   • sur une autre liste sur le même site ?

   • sur un autre site sous la même collection de sites ?

   • sur une autre collection de sites sous la même application web ?

   • sur une autre application web ?

   • vous êtes connecté avec un autre compte ?

   • à l’aide d’un autre ordinateur ?

 Conseils de résolution des problèmes avancés

Si aucun des conseils de dépannage de base n’aide à déterminer la cause d’un problème de flux de travail, procédez comme suit :

1. Vérifiez que vous disposez des autorisations requises au niveau du site et du flux de travail. Accédez à Paramètres du site>Autorisations du site>Vérifier les autorisations/Paramètres de liste>Autorisations pour cette liste, puis vérifiez que les résultats de la vérification des autorisations correspondent aux éléments suivants :

   1. Autorisations minimales pour concevoir un workflow (enregistrer et publier) :

      1. sur le site SharePoint: Conception

      2. dans la liste SharePoint: Modifier

   2. Autorisations minimales pour démarrer un workflow :

      1. sur le site SharePoint: Afficher uniquement/Lecture

      2. dans la liste SharePoint: Contribuer

2. Vérifiez que les paramètres de courrier sortant sont définis sur le serveur Exchange approprié.

   1. Ouvrir l’invite de commandes en tant qu’administrateur

   2. Exécutez nslookup <Exchange l’adresse du serveur>. Par exemple : nslookup exch.contoso.com

   3. Vous devez voir l’adresse IP résolue du serveur Exchange dans la sortie. Si ce n’est pas le cas, contactez votre administrateur Exchange et demandez le nom de domaine complet (FDQN) Exchange correct.

3. Envoyez un e-mail à la même personne à l’aide de la fonction SendEmail de la classe SPUtility avec SharePoint Management Shell en procédant comme suit.

   1. Ouvrez SharePoint Management Shell en tant qu’administrateur. (Cliquez avec le bouton droit sur SharePoint Management Shell>Exécuter en tant qu’administrateur)

   2. Exécutez le script suivant. Si le script répond avec True et que l’utilisateur reçoit un e-mail de SharePoint, SMTP est configuré correctement dans SharePoint.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. À l’aide de la fonctionnalité SMTP, envoyez un e-mail au même utilisateur à partir du serveur SharePoint. Suivez les étapes décrites dans Utiliser Telnet pour tester la communication SMTP.