Dans un document fusionné, le champ MergeRec affiche la position ordinale du enregistrement de données actuel. Le nombre reflète tout tri ou filtrage que vous avez appliqué au source de données avant la fusion. Vous pouvez utiliser le champ MergeRec pour numéroter chaque document fusionné dans un publipostage, dans l’ordre dans lequel vous avez trié la source de données.
Par exemple, si une base de données du personnel contient 2 000 enregistrements, les valeurs des champs MergeRec sont comprises entre 1 et 2 000. Toutefois, pour envoyer une lettre de formulaire aux employés qui ont atteint leur anniversaire de cinq ans dans votre entreprise, vous devez filtrer la source de données, en produisant un ensemble d’enregistrements beaucoup plus petit, comme 500.
Si vous avez utilisé la base de données entière dans la fusion, la valeur MergeRec dans la lettre d’un employé particulier peut être 1 000. Toutefois, avec le filtre en vigueur, la valeur MergeRec de ce même employé ne dépasserait pas 500.
La valeur du champ MergeRec pour un enregistrement de données est également affectée par l’ordre de tri de la source de données. Par exemple, si vous triez votre liste de diffusion par ordre alphabétique dans l’ordre croissant, un nom commençant par A a un nombre MergeRec faible. Toutefois, si vous triez la même liste par ordre alphabétique dans l’ordre décroissant, le même nom a un numéro MergeRec plus élevé.
Syntaxe
Lorsque vous affichez le champ MergeRec dans votre document, la syntaxe ressemble à ceci :
{ MERGEREC }
Remarque : Un code de champ indique au champ ce qu’il doit afficher. Les résultats de champ correspondent à ce qui est affiché dans le document après avoir évalué le code du champ. Pour basculer entre l’affichage du code de champ et les valeurs du code de champ, appuyez sur Alt+F9.
Instructions
Vous pouvez utiliser le champ MergeRec dans un document ou dans le cadre d’un publipostage.
Pour utiliser le champ MergeRec dans un document, procédez comme suit :
-
Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur Composants QuickPart, puis sur Champ.
-
Dans la liste Noms de champs, sélectionnez MergeRec.
-
Cliquez sur OK.
Pour utiliser le champ MERGEREC dans le cadre d’un publipostage, pendant que vous configurez le publipostage, procédez comme suit :
-
Sous l’onglet Publipostage , dans le groupe Écrire & Insérer des champs , cliquez sur Règles, puis sur Fusionner l’enregistrement #.
Exemple
L’exemple suivant utilise un champ MergeRec en regard d’un champ Printdate pour créer des numéros de facture uniques. Lorsque le document main est fusionné avec la source de données, le nombre qui résulte du champ MergeRec est ajouté aux nombres qui représentent la date et l’heure d’impression des factures.
Numéro de facture : { PRINTDATE \@ « MMddyyyyHhmm » }{ MERGEREC }
Pour la douzième facture, imprimée à 9h46 le 13 février 2007, le document se présente comme suit :
Numéro de facture : 02132007094612
