Actualiser une connexion de données externes dans Excel

Le tableau suivant récapitule les actions d’actualisation, les touches de raccourci et les commandes.

Pour	Appuyez sur	Ou
Actualiser les données sélectionnées dans la feuille de calcul	Alt + F5	Sélectionnez Données > Flèche déroulante en regard de Actualiser tout > Actualiser
Actualiser toutes les données du travail	Ctrl + Alt + F5	Sélectionnez Données > Actualiser tout
Vérifier l’état d’actualisation		Double-cliquez sur le message « Récupération de données » dans la barre d’état.
Arrêter une actualisation	Échap
Arrêter une actualisation en arrière-plan		Double-cliquez sur le message dans la barre d’état. Puis sélectionnez Arrêter l’actualisation dans la boîte de dialogue État de l’actualisation des données externes.

Les données d’un classeur peuvent être stockées directement dans le classeur ou dans une source de données externe, telle qu’un fichier texte, une base de données ou le cloud. La première fois que vous importez des données externes, Excel crée des informations de connexion, parfois enregistrées dans un fichier ODC (Office Data Connection), qui décrit comment localiser, se connecter, interroger et accéder à la source de données externe.

Lorsque vous êtes connecté à une source de données externe, vous pouvez effectuer une opération d’actualisation pour récupérer les données mises à jour. Chaque fois que vous actualisez des données, vous voyez la version la plus récente des données, y compris les modifications apportées aux données depuis leur dernière actualisation.

En savoir plus sur l’actualisation des données

En savoir plus sur les problèmes de sécurité

Lorsque vous êtes connecté à une source de données externe et que vous essayez d’actualiser les données, il est important de connaître les problèmes de sécurité potentiels et de savoir ce que vous pouvez faire pour résoudre les problèmes de sécurité.

Connexions d’approbation    - Les données externes peuvent être actuellement désactivées sur votre ordinateur. Pour actualiser les données lorsque vous ouvrez un classeur, vous devez activer les connexions de données à l’aide de la barre du Centre de gestion de la confidentialité, ou vous devez placer le classeur dans un emplacement approuvé. Pour plus d’informations, consultez les articles suivants :

• Ajouter, supprimer ou modifier un emplacement approuvé pour vos fichiers

• Documents approuvés

• Ajouter, supprimer ou afficher un éditeur approuvé

• Affichez mes options et paramètres dans le Centre de gestion de la confidentialité.

Fichier ODC    : un fichier de connexion de données (.odc) contient souvent une ou plusieurs requêtes utilisées pour actualiser des données externes. En remplaçant ce fichier, un utilisateur qui a une intention malveillante peut concevoir une requête pour accéder à des informations confidentielles et les distribuer à d’autres utilisateurs ou effectuer d’autres actions nuisibles. Par conséquent, il est important de s’assurer que le fichier de connexion a été créé par une personne fiable, et que le fichier de connexion est sécurisé et provient d’une bibliothèque de connexions de données (DCL) approuvée.

Credentials    - L’accès à une source de données externe nécessite généralement des informations d’identification (telles qu’un nom d’utilisateur et un mot de passe) utilisées pour authentifier l’utilisateur. Assurez-vous que ces informations d’identification vous sont fournies de manière sûre et sécurisée, et que vous ne les révèlez pas par inadvertance à d’autres personnes. Si votre source de données externe nécessite un mot de passe pour accéder aux données, vous pouvez exiger que le mot de passe soit entré chaque fois que la plage de données externes est actualisée.

Partage-   Partagez-vous ce classeur avec d’autres personnes qui peuvent souhaiter actualiser les données ? Aidez vos collègues à éviter les erreurs d’actualisation des données en leur rappelant de demander des autorisations sur les sources de données qui fournissent les données.

Pour plus d’informations, consultez Gérer les paramètres et les autorisations de source de données.

Vous pouvez actualiser une plage de données externes automatiquement lorsque vous ouvrez le classeur. Vous pouvez également enregistrer le classeur sans enregistrer les données externes pour réduire la taille du fichier.

1. Sélectionnez une cellule dans la plage de données externe.

2. Sélectionnez Requêtes> de données & l’onglet Connexions > Connexions , cliquez avec le bouton droit sur une requête dans la liste, puis sélectionnez Propriétés.

3. Dans la boîte de dialogue Propriétés de connexion, sous l’onglet Utilisation , sous Contrôle d’actualisation, activez la case à cocher Actualiser les données lors de l’ouverture du fichier .

4. Si vous voulez enregistrer le classeur et la définition de requête mais pas les données externes, activez la case à cocher Supprimer les données de la plage de données externe avant d’enregistrer le classeur.

1. Sélectionnez une cellule dans la plage de données externe.

2. Sélectionnez Requêtes> de données & l’onglet Connexions > Connexions , cliquez avec le bouton droit sur une requête dans la liste, puis sélectionnez Propriétés.

3. Cliquez sur l’onglet Utilisation.

4. Activez la case à cocher Actualiser toutes les, puis spécifiez le nombre de minutes souhaité entre les actualisations.

Si votre classeur est connecté à une grande source de données, son actualisation peut être plus longue que prévu. Envisagez d’exécuter une actualisation en arrière-plan. Vous reprendrez ainsi immédiatement le contrôle d’Excel, plutôt que d’avoir à patienter plusieurs minutes que l’actualisation soit terminée.

1. Sélectionnez une cellule dans la plage de données externe.

2. Sélectionnez Requêtes> de données & l’onglet Connexions > Connexions , cliquez avec le bouton droit sur une requête dans la liste, puis sélectionnez Propriétés.

3. Sélectionnez l’onglet Utilisation .

4. Activez la case à cocher Activer l’actualisation en arrière-plan pour exécuter la requête en arrière-plan. Désactivez-la pour exécuter la requête pendant une attente.

   Pourboire    Lors de l’enregistrement d’une macro qui comprend une requête, Excel n’exécute pas la requête en arrière-plan. Pour modifier la macro enregistrée afin que la requête s’exécute en arrière-plan, modifiez la macro dans Visual Basic Editor. Remplacez la méthode d’actualisation de l’objet QueryTableBackgroundQuery := False par BackgroundQuery := True.

Lorsque vous mettez en forme vos données dans Power Query, vous chargez généralement les modifications dans une feuille de calcul ou un modèle de données. Il est important de comprendre la différence entre l’actualisation des données et la façon dont vous les actualisez.

La plupart des requêtes sont basées sur des ressources de données externes d’un type ou d’un autre. Toutefois, il existe une différence essentielle entre Excel et Power Query. Power Query met en cache les données externes localement pour améliorer les performances.  En outre, Power Query n’actualise pas automatiquement le cache local pour éviter les coûts liés aux sources de données dans Azure.

Actualiser une requête dans l’Éditeur Power Query

Lorsque vous actualisez une requête à partir de l’Éditeur Power Query, vous n’apportez pas seulement des données mises à jour à partir de la source de données externe, vous mettez également à jour le cache local. Mais cette opération d’actualisation ne met pas à jour la requête dans la feuille de calcul ou le modèle de données.

1. Dans l’Éditeur Power Query, sélectionnez Accueil

2. Sélectionnez Actualiser l’aperçu > Actualiser l’aperçu (la requête actuelle dans Aperçu des données)  ou Actualiser tout (toutes les requêtes ouvertes à partir du volet Requêtes).

3. En bas de l’éditeur Power Query à droite, un message s’affiche : « Aperçu téléchargé à <hh :mm> AM/PM ». Ce message s’affiche lors de la première importation et après chaque opération d’actualisation ultérieure dans l’éditeur Power Query.

Actualiser une requête dans une feuille de calcul

1. Dans Excel, sélectionnez une cellule dans une requête dans une feuille de calcul.

2. Sélectionnez l’onglet Requête dans le ruban, puis sélectionnez Actualiser > Actualiser.

3. La feuille de calcul et la requête sont actualisées à partir de la source de données externe et du cache Power Query.

À tout moment, vous pouvez sélectionner Actualiser pour mettre à jour les données des tableaux croisés dynamiques dans votre classeur. Vous pouvez actualiser les données des tableaux croisés dynamiques connectés à des données externes, telles qu’une base de données (SQL Server, Oracle, Access ou autre), un cube Analysis Services, un flux de données, ainsi que des données d’une table source dans le même classeur ou un autre classeur. Les tableaux croisés dynamiques peuvent être actualisés manuellement ou automatiquement lorsque vous ouvrez le classeur.

Actualiser manuellement

1. Sélectionnez n’importe où dans le tableau croisé dynamique pour afficher l’onglet Analyse du tableau croisé dynamique dans le ruban.

   : Pour actualiser un tableau croisé dynamique dans Excel pour le web, cliquez avec le bouton droit n’importe où sur le tableau croisé dynamique, puis sélectionnez Actualiser.

2. Sélectionnez Actualiser ou Actualiser tout.
   

3. Pour vérifier l’état d’actualisation si l’actualisation prend plus de temps que prévu, sélectionnez la flèche sous Actualiser > État de l’actualisation.

4. Pour arrêter l’actualisation, sélectionnez Annuler l’actualisation ou appuyez sur Échap.

Empêcher l’ajustement de la largeur de colonne et de la mise en forme de cellule

Si les largeurs de colonnes et la mise en forme des cellules de vos données s’ajustent quand vous actualisez les données d’un tableau croisé dynamique, et que vous ne le souhaitez pas, assurez-vous que les options suivantes sont cochées :

1. Sélectionnez n’importe où dans le tableau croisé dynamique pour afficher l’onglet Analyse du tableau croisé dynamique dans le ruban.

2. Sélectionnez l’onglet Analyse de tableau croisé dynamique > dans le groupe Tableau croisé dynamique, sélectionnez Options.

   

3. Sous l’onglet Format & disposition > activez les cases à cocher Ajuster automatiquement les largeurs de colonne lors de la mise à jour et Conserver la mise en forme des cellules lors de la mise à jour.

Actualiser des données automatiquement à l’ouverture du classeur

1. Sélectionnez n’importe où dans le tableau croisé dynamique pour afficher l’onglet Analyse du tableau croisé dynamique dans le ruban.

2. Sélectionnez l’onglet Analyse de tableau croisé dynamique > dans le groupe Tableau croisé dynamique, sélectionnez Options.

   

3. Sous l’onglet Données , sélectionnez Actualiser les données lors de l’ouverture du fichier.

L’actualisation d’un fichier de cube hors connexion, qui le recrée avec les données les plus récentes provenant du cube serveur, peut prendre beaucoup de temps et requiert beaucoup d’espace disque temporaire. Commencez ce processus à un moment où vous n’avez pas besoin d’accéder immédiatement à d’autres fichiers dans Excel et vérifiez que vous disposez d’un espace disque suffisant pour réenregistrer le fichier.

1. Sélectionnez le tableau croisé dynamique connecté au fichier de cube hors connexion.

2. Sous l’onglet Données , dans le groupe Requêtes & Connexions , cliquez sur la flèche sous Actualiser tout, puis cliquez sur Actualiser.

Pour plus d’informations, consultez Utiliser des fichiers de cube hors connexion.

Lorsque vous actualisez un modèle de données dans Power Pivot , vous pouvez également voir si votre actualisation réussit, échoue ou est annulée. Pour plus d’informations, voir Power Pivot : Puissante analyse et modélisation des données dans Excel.

Actualiser et afficher l’état de l’actualisation   

1. Dans Power Pivot, sélectionnez Accueil > Obtenir des données externes > Actualiser ou Actualiser tout pour actualiser la table actuelle ou toutes les tables du modèle de données.

2. L’état de l’actualisation est indiqué pour chaque connexion utilisée dans le modèle de données. Il existe trois résultats possibles :

• Réussite : indique le nombre de lignes importées dans chaque table.

• Erreur : se produit si la base de données est hors connexion, si vous n’avez plus d’autorisations, ou si une table ou une colonne est supprimée ou renommée dans la source. Vérifiez que la base de données est disponible, par exemple en créant une connexion dans un autre classeur.

• Annulé : Excel n’a pas effectué la demande d’actualisation, probablement parce que l’actualisation est désactivée sur la connexion.

Utiliser les propriétés de table pour afficher les requêtes utilisées dans l’actualisation des données

L’actualisation des données consiste simplement à réexécuter la même requête que celle utilisée pour obtenir les données en premier lieu. Vous pouvez afficher et parfois modifier la requête en affichant les propriétés de la table dans la fenêtre Power Pivot.

1. Pour afficher la requête utilisée lors de l’actualisation des données, sélectionnez Power Pivot > Gérer pour ouvrir la fenêtre Power Pivot.

2. Sélectionnez Créer > Propriétés de la table.

3. Basculez vers l’Éditeur de requête pour afficher la requête sous-jacente.

Les requêtes ne sont pas visibles pour chaque type de source de données. Par exemple, les requêtes ne sont pas affichées pour les importations de flux de données.

Définir les propriétés de connexion pour annuler l’actualisation des données

Dans Excel, vous pouvez définir des propriétés de connexion qui déterminent la fréquence d’actualisation des données. Si l’actualisation n’est pas autorisée sur une connexion particulière, vous recevez une notification d’annulation lorsque vous exécutez Actualiser tout ou que vous tentez d’actualiser une table spécifique qui utilise la connexion.

1. Pour afficher les propriétés de connexion, dans Excel, sélectionnez Données > Requêtes & Connexions pour afficher la liste de toutes les connexions utilisées dans le classeur.

2. Sélectionnez l’onglet Connexions , cliquez avec le bouton droit sur une connexion, puis cliquez sur Propriétés.

3. Sous l’onglet Utilisation , sous Contrôle d’actualisation, si la case à cocher Actualiser cette connexion est désactivée sur Actualiser tout, vous obtiendrez une annulation lorsque vous essayez d’actualiser tout dans la fenêtre Power Pivot.

Actualiser les données sur SharePoint Server 2013

Sur SharePoint Server, vous pouvez planifier l’actualisation des données sans assistance sur le serveur, mais cela nécessite que Power Pivot pour SharePoint 2013 soit installé et configuré dans votre environnement SharePoint. Contactez votre administrateur SharePoint pour savoir si l’actualisation planifiée des données est disponible. Pour plus d’informations, consultez Configurer l’actualisation planifiée des données pour Power Pivot.

Lorsque les données que vous utilisez pour votre carte changent, vous pouvez les actualiser manuellement dans cartes 3D. Les modifications seront ensuite reflétées sur votre carte. Procédez comme suit :

• Dans Cartes 3D, sélectionnez Accueil > Actualiser les données.
  
  

Ajouter des données à Power Map

Pour ajouter de nouvelles données à vos cartes 3DPower Map:

1. Dans Cartes 3D, accédez à la carte à laquelle vous souhaitez ajouter des données.

2. Laissez la fenêtre Cartes 3D ouverte.

3. Dans Excel, sélectionnez les données de feuille de calcul que vous souhaitez ajouter.

4. Dans le ruban Excel, cliquez sur Insertion > flèche Carte > Ajouter les données sélectionnées à Power Map. Vos cartes 3D sont automatiquement mises à jour pour afficher les données supplémentaires. Pour plus d’informations, consultez Obtenir et préparer vos données pour Power Map.
   
   

L’actualisation des données externes dans Excel Services a des exigences uniques.

Contrôler la façon dont les données sont actualisées

Vous pouvez contrôler l’actualisation des données à partir d’une source de données externe en effectuant une ou plusieurs des opérations suivantes.

Actualiser à l’ouverture avec     Excel Services

Dans Excel, vous pouvez créer un classeur qui actualise automatiquement les données externes lorsque le fichier est ouvert. Dans ce cas, Excel Services actualise toujours les données avant d’afficher un classeur et crée une session. Utilisez cette option si vous souhaitez vous assurer que les données à jour sont toujours affichées lorsque vous ouvrez le classeur dans Excel Services.

1. Dans un classeur avec des connexions de données externes, sélectionnez l’onglet Données .

2. Dans le groupe Connexions , sélectionnez Connexions > sélectionnez la connexion > Propriétés.

3. Sélectionnez l’onglet Utilisation , puis sélectionnez Actualiser les données lors de l’ouverture du fichier.

   : Si vous désactivez la case à cocher Actualiser les données lors de l’ouverture du fichier , les données mises en cache avec le classeur s’affichent, ce qui signifie que lorsqu’un utilisateur actualise manuellement les données, l’utilisateur voit les données à jour pendant la session active, mais les données ne sont pas enregistrées dans le classeur.

Actualiser avec un fichier .odc

Si vous utilisez un fichier de connexion de données Office (.odc), veillez également à cocher la case Toujours utiliser le fichier de connexion :

1. Dans un classeur avec des connexions de données externes, sélectionnez l’onglet Données .

2. Dans le groupe Connexions , sélectionnez Connexions > sélectionnez la connexion > Propriétés.

3. Sélectionnez l’onglet Définition, puis toujours utiliser le fichier de connexion.

Les paramètres de site d’emplacement de fichier approuvé, délai d’expiration de session courte et durée de vie du cache de données externe, peuvent également avoir un impact sur les opérations d’actualisation. Pour plus d’informations, consultez votre administrateur ou le système d’aide.

Actualisation manuelle   

1. Sélectionnez une cellule dans le rapport de tableau croisé dynamique.

2. Dans la barre d’outils Excel Web Access, sous le menu Mettre à jour , sélectionnez Actualiser la connexion sélectionnée.

   : 

   • Si cette commande Actualiser n’est pas visible, l’auteur du composant WebPart a effacé la propriété Actualiser la connexion sélectionnée, Actualiser toutes les connexions . Pour plus d’informations, consultez Propriétés personnalisées du composant WebPart Excel Web Access.

   • Toute opération interactive qui provoque une nouvelle interrogation d’une source de données OLAP lance une opération d’actualisation manuelle.

• Actualiser toutes les connexions : dans la barre d’outils Excel Web Access, sous le menu Mettre à jour, cliquez sur Actualiser toutes les connexions.

• Actualisation périodique : vous pouvez spécifier que les données s’actualisent automatiquement à un intervalle spécifié après l’ouverture du classeur pour chaque connexion dans le classeur. Par exemple, une base de données d’inventaire peut être mise à jour toutes les heures, de sorte que l’auteur du classeur a défini le classeur pour l’actualiser automatiquement toutes les 60 minutes.

  Un auteur de composant WebPart peut sélectionner ou désactiver la propriété Autoriser l’actualisation périodique des données Excel Web Access pour autoriser ou empêcher l’actualisation périodique. Lorsque l’intervalle de temps s’écoule, par défaut, une alerte d’actualisation s’affiche en bas du composant WebPart Excel Web Access. 

  Un auteur de composant WebPart Excel Web Access peut également définir la propriété Afficher l’invite d’actualisation périodique des données pour contrôler le comportement du message affiché lorsqu’Excel Services effectue une actualisation périodique des données pendant une session :

  Pour plus d’informations, consultez Propriétés personnalisées du composant WebPart Excel Web Access.

• Toujours : signifie que le message s’affiche avec une invite à chaque intervalle.

• Facultatif : signifie qu’un utilisateur peut choisir de poursuivre l’actualisation périodique sans afficher de message.

• Jamais : signifie qu’Excel Web Access effectue une actualisation périodique sans afficher de message ou d’invite.

• Annuler une actualisation : pendant l’actualisation du classeur,Excel Services affiche un message avec une invite, car cela peut prendre plus de temps que prévu. Vous pouvez sélectionner Annuler pour arrêter l’actualisation afin de pouvoir la terminer plus tard à un moment plus pratique. Les données retournées par les requêtes avant l’annulation de l’actualisation s’affichent.