Partager et accéder à la boîte aux lettres ou au dossier d’une autre personne dans Outlook

Propriétaire d’un dossier ou d’une boîte aux lettres : accorder des autorisations à un dossier

1. Dans le volet Dossier, cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Propriétés.

2. Pour rechercher les utilisateurs ou les groupes de contacts avec lesquels vous souhaitez partager le dossier, sous l’onglet Autorisations , sous Autorisations, sélectionnez Ajouter. 

3. Dans la liste d’adresses globale, sélectionnez les utilisateurs et groupes de contacts souhaités, en cliquant sur Ajouter après chaque sélection. Au fur et à mesure que vous ajoutez des utilisateurs ou groupes, ils apparaissent dans la zone située à droite du bouton Ajouter. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des utilisateurs, cliquez sur OK.

   

4. Sélectionnez l’utilisateur avec lequel vous souhaitez partager, puis choisissez niveau d’autorisation dans la liste déroulante.

5. Les autorisations vont de Propriétaire, avec tous les droits, à Collaborateur, avec le moins de droits.

6. Après avoir choisi un niveau d’autorisation, vous pouvez ajuster les autorisations en sélectionnant des boutons ou en activant et désactivant des cases à cocher. Le cas échéant, le Niveau d’autorisation de l’utilisateur ou du groupe passe à Personnalisé.

   Dans l’exemple présenté ici, Diane et Kim possèdent les niveaux d’autorisation prédéfinis Auteur et Éditeur principal. Vernon a été affecté au niveau Éditeur, lequel a ensuite été personnalisé afin de lui permettre de supprimer ses propres éléments.

   

7. Définissez des autorisations différentes pour d’autres utilisateurs ou groupes en répétant les étapes 2 à 6.

8. Cliquez sur OK.

Invité : accéder au dossier ou à la boîte aux lettres d’une autre personne dans Outlook classique

Si vous utilisez Outlook classique, la boîte aux lettres à laquelle vous avez accès s’affiche automatiquement dans votre liste de dossiers. Dans l’exemple ci-dessous, Adam Barr a obtenu l’accès à la boîte aux lettres de Kim Akers. La boîte aux lettres de Kim s’affiche automatiquement dans la liste des dossiers d’Adam.

Ce que vous pouvez faire dans cette boîte aux lettres dépend des niveaux d’autorisation accordés par la personne qui partage sa boîte aux lettres avec vous.

Partager et accéder à un dossier ou une boîte aux lettres dans Outlook sur le web 

Il existe deux façons d’interagir avec les dossiers partagés : vous pouvez être le propriétaire d’une boîte aux lettres qui souhaite partager un ou plusieurs dossiers ou la totalité de leur boîte aux lettres.

• Propriétaire du dossier ou de la boîte aux lettres : vous êtes propriétaire du dossier et décidez de le partager avec d’autres personnes. Vous définissez les niveaux d’autorisation appropriés pour les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier.

• Invité : quand une personne partage un dossier ou une boîte aux lettres avec vous, vous recevez une invitation à partager un dossier. Lorsque vous acceptez l’invitation, le dossier s’affiche dans le volet de votre dossier. Ce que vous pouvez faire dans un dossier partagé dépend des niveaux d’autorisation définis.

Propriétaire d’un dossier ou d’une boîte aux lettres : partager un dossier ou une boîte aux lettres avec d’autres personnes

Pour partager un ou plusieurs dossiers ou partager l’intégralité de votre boîte aux lettres avec d’autres membres de votre organisation, procédez comme suit :

1. Accédez au dossier que vous souhaitez partager.

2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier et choisissez Partage et autorisations.

3. Dans la fenêtre Autorisations pour le dossier , si la personne n’est pas déjà incluse dans la liste des personnes avec lesquelles vous partagez, sélectionnez pour les ajouter.

4. Entrez le nom ou l’adresse e-mail de la personne à laquelle vous accordez l’autorisation, puis sélectionnez Ajouter.

5. Dans la liste des noms de la fenêtre Autorisations pour le dossier, sélectionnez le nom de la personne que vous venez d’ajouter.

6. Dans la section Autorisations , sélectionnez la liste déroulante Niveau d’autorisation et sélectionnez les autorisations que vous souhaitez accorder à cet utilisateur. Si vous ne savez pas quel niveau d’autorisation sélectionner, consultez la section options ci-dessous pour partager un dossier.

   

7. Confirmez les paramètres de partage, puis cliquez sur OK. La personne avec laquelle vous partagez reçoit un e-mail lui informant que vous avez partagé un dossier avec elle.

   Conseil : Si vous souhaitez partager un sous-dossier, vous devez suivre le même processus, mais également partager le ou les dossiers parents.

Propriétaire du dossier ou de la boîte aux lettres : suppression des privilèges de partage

1. Accédez au dossier que vous partagez.

2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier et choisissez Partage et autorisations.

3. Sélectionnez la personne avec laquelle vous partagez, puis sélectionnez Icône Supprimer .

Invité : accepter et afficher un dossier ou une boîte aux lettres partagé avec vous

Lorsqu’une personne partage un dossier avec vous, un e-mail est envoyé pour vous en informer. Vous pouvez maintenant l’ajouter à votre volet de dossiers afin d’y accéder.

1. Dans le volet dossier, cliquez avec le bouton droit sur Partagé avec moi.

2. Sélectionnez Ajouter un dossier partagé ou une boîte aux lettres.

3. Entrez l’adresse e-mail ou le nom de la personne qui a partagé un dossier avec vous, puis cliquez sur Ajouter.

4. Le nom de la personne s’affiche sous le nœud Partagé avec moi. Développez le nœud pour afficher tous les dossiers que la personne a partagés avec vous.

Invité : supprimez le dossier partagé ou la boîte aux lettres de votre volet dossiers

Si vous décidez de ne plus voir la boîte aux lettres ou le dossier de l’autre personne chaque fois que vous ouvrez outlook, cliquez avec le bouton droit sur le dossier, puis cliquez sur Supprimer le dossier partagé.

Options de partage d’un dossier

Le tableau ci-dessous détaille le type d’autorisation accordé en fonction du niveau d’autorisation que vous définissez.