Päällekkäiset tiedot usein hiipivät sisään, kun useat käyttäjät lisäävät tietoja tietokantaan samanaikaisesti tai jos tietokantaa ei ole suunniteltu tarkistamaan kaksoiskappaleita. Kyselyä on helpompi käyttää, kun haluat poistaa useita päällekkäisiä tietoja. Ensimmäinen vaihe on etsiä päällekkäisiä tietueita tietokannan kyselyn avulla .
Huomautus: Tässä artikkelissa kuvatut menetelmät eivät koske Access-verkkosovelluksia.
Ennen tietojen poistamista
Et voi kumota tietojen poistoja, joten varmista, että tietokanta on valmis, ennen kuin yrität poistaa tietueiden kaksoiskappaleita:
-
Varmista, että tiedosto ei ole vain luku -tilassa.
-
Jos jaat tietokannan muiden kanssa, pyydä heitä sulkemaan objektit, joiden kanssa haluat työskennellä mahdollisten tietoristiriitojen välttämiseksi.
-
Jos sinulla on oikeus avata tietokanta yksityisessä tilassa: Valitse Tiedosto >Avaaja valitse tietokanta. Napsauta Avaa-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse Avaa yksinoikeudella.
-
Mikä tärkeintä, muista varmuuskopioida tietokanta. Ainoa tapa palauttaa poistetut tietueet on palauttaa ne varmuuskopiosta. Poistotoiminto voi myös poistaa tietueita toisiinsa liittyvistä taulukoista.
Huomautus: Jos haluat palauttaa varmuuskopion, sulje alkuperäinen tiedosto ja nimeä se uudelleen, jotta varmuuskopio voi käyttää alkuperäisen version nimeä. Määritä varmuuskopiolle alkuperäisen version nimi ja avaa se Accessissa.
Poistokyselyn luominen ja käyttäminen
-
Napsauta Luo-välilehteä > Kyselyn rakennenäkymä ja kaksoisnapsauta taulukkoa, josta haluat poistaa tietueita.
-
Kaksoisnapsauta tähteä (*), jos haluat lisätä kaikki taulukon kentät kyselyn suunnittelutyökaluun.
-
Lisää kentät, joiden avulla tunnistat poistettavat tietueet. Oletetaan esimerkiksi, että asiakkaan liiketoiminta loppuu ja sinun on poistettava kaikki odottavat tilaukset kyseiseltä asiakkaalta. Voit etsiä vain nämä tietueet lisäämällä Asiakastunnus- ja Tilauspäivä-kentät rakenneruudukkoon.
-
Voit lisätä ehtoja myös Ehdot-riville. Voit esimerkiksi lisätä sen asiakkaan asiakastunnuksen, joka on lopetettu, ja päivämäärän, jonka jälkeen asiakkaan tilaukset ovat virheellisiä.
-
Poista Näytä-valintaruudun valinta kullekin ehtokentälle.
-
Valitse Rakenne-välilehdestä Suorita. Varmista, että kysely palauttaa tietueet, jotka haluat poistaa.
-
Valitse Rakennenäkymä ja valitse Rakenne-välilehdessäPoista. Access muuttaa valintakyselyn poistokyselyksi, piilottaa Näytä-rivin rakenneruudukon alaosassa ja lisää Poista-rivin .
-
Vielä yksi vahvistus, ennen kuin suoritat poistokyselyn: Varmista, että *-sarakkeen Poista-rivi (kaikki kentät) näkyy Lähettäjä- ja Missä-sarakkeissa.
-
Valitse Rakenne-välilehdessäSuorita > Kyllä.
Lisätietoja on artikkelissa Kahden taulukon vertailu ja tietueiden etsiminen ilman vastaavuuksia.
