Visio Professionalissa voit tuoda tietoja ulkoisista lähteistä. Tietojen lähde voi olla Excel-työkirja, Access-tietokanta, SQL Server -tietokanta, SharePoint-luettelo, OLEDB-lähde tai ODBC-lähde.
Kun tietoja tuodaan, kaavio on kätevämpi monella tapaa. Seuraavassa esimerkissä tiedot on tuotu vuokaavioon ja visualisoitu tilanneilmaisimien avulla. Palkit osoittavat prosessin kunkin vaiheen nykyisen tilan. Sen vuoksi vuokaavio ei näytä pelkästään sitä, miten prosessin kuuluisi edetä. Se näyttää myös sen, miten prosessi etenee todellisuudessa.
Vision avulla voit myös päivittää tuodut tiedot. Tällöin kaavio ei ole niin staattinen, vaan pikemminkin kuin reaaliaikainen koontinäyttö, jota sinä ja ryhmäsi voitte käyttää jatkuvasti viittaamiseen.
Tietojen linkittäminen kaavioon
Kun tuot tietoja, tietorivi linkittyy (tai liittyy) muotoon. Voit määrittää, mitkä kentät näkyvät muodossa. Alla olevassa esimerkissä rivi on liitetty vuokaavion muotoon ja kenttään, jossa näkyy "% valmis" -kenttä. Se on visualisoitu tietopalkiksi ja palkin täyttöaste on 90 %.
Tietokuvat
Kun tietoja tuodaan ja linkitetään muotoon, tiedot näkyvät tietokuvana. Tietokuva on tietokentän visualisointi. Alla olevassa esimerkissä "Hae vaatimukset" -muodossa on tietokuva, jossa näkyy tehdyn työn määrä.
Tietokuva voi olla myös värillinen merkintä, joka ilmaisee kyllä- tai ei-arvon, kuten "Seurannassa" tai "Ei seurannassa". Tietokuva voi myös olla teksti, joka on sijoitettu muotoon selitteenä. Voit myös väritellä muotoja arvon mukaan.
