Viestintä työryhmän kanssa

Projektitietojen välittäminen on usein vaikeaa, olipa kyse sitten tilatietojen hankkimisesta tiimiltä tai projektin tilan ilmoittamisesta johtajille.

Opi, milloin ja miten projektitietoja voidaan viestiä ja raportoida. Muutoin tehokas yhteistyö kärsii ja projektin onnistuminen voi olla vaarassa.

Muita projektinhallinnan opassarjaan liittyviä artikkeleja on ohjeaiheessa Projektinhallinnan suunnittelu.

Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista. . .

  • Sidosryhmien luetteloiminen    Selvitä ennen projektin aloittamista, keitä sidosryhmät ovat. Yksi varma tapa viivyttää projektia on unohtaa kriittinen sidosryhmä, jolla on go/no go -vaikutus projektiisi.

  • Viestintäsuunnitelman saaminen ajoissa    Suunnittele projektiin viestintästrategioita ja -prosesseja ennen projektin alkamista. Vielä parempi on, että viestintäprosessit näkyvät projektin ensimmäisillä riveillä tehtäväna, jotta tästä yhteistyön kriittisestä osasta tulee kaikkien sitoutuminen.

  • Viestintä usein    Tehtävän tilatietojen kerääminen kerran viikossa on suunnilleen oikea ratkaisu ongelmien ratkaisuun ennen niiden kärjistymistä. Jos viestit useammin, työryhmän jäsenet saattavat lopettaa päivitysten lähettämisen, koska niiden valmisteluun on aikaa.

  • Ongelmien etsiminen    Jos kaikki näyttää menevän hyvin, koska et ole kuullut mitään negatiivista, olet todennäköisesti menossa kohti ongelmia. Parhaillakin projekteilla on ongelmia. Sinun tehtäväsi on etsiä ne, ennen kuin ne kasvavat suuremmiksi ongelmiksi.

  • Käytä asianmukaista tekniikkaa    Tutustu työryhmän jäsenen ja sidosryhmien viestintätarpeisiin. Esimerkiksi työryhmän jäsenet, jotka raportoivat tehtävän tilasta, saattavat haluta käyttää sähköpostia tai Project Online, kun taas johtohenkilö voi haluta hyvin esitellyn kaavion tai Pivot-taulukon. Seuraavassa on luettelo ohjelmista, joiden avulla voit auttaa viestinnässä.

Sovellus

Hyvät puolet

Huonot puolet

Project

  • Sinulla on valmiit esitystyökalut kaikille sidosryhmille.

  • On helposti ymmärtänyt aikajanan ja tiimin suunnittelunäkymät.

  • Vie tiedot Exceliin ja Visioon monimutkaisten tietojen viestintää varten.

  • Yrityksesi ei ehkä käytä Projectia.

  • Projektit, joissa yrityksesi työskentelee, voivat olla liian pieniä, jotta ne voisivat hyödyntää tehokkaita aikataulutusohjelmistoja.

Project Online

  • Paras tapa on viestintä- ja raportointiprojektin tietojen edistyminen koko organisaatiossa.

  • Voi verrata useiden projektien tai projektiportfolion tilaa.

  • Pienemmät yritykset saattavat tarvita konsulttien apua Project Online asentamisessa ja käytössä.

Excel

  • Project voi viedä tietoja Exceliin edistyneitä analyyseja varten, kuten ANOVA ja ansaitun arvon analyysi.

  • Sopii erinomaisesti projektien varhaiseen suunnitteluun tai korkean tason toimitteisiin, jotka voidaan myöhemmin lisätä Projectiin.

  • Excelissä ei ole automaattisia ajoitusominaisuuksia monimutkaisemmille projekteille.

Word

  • Ihanteellinen aloitusvaiheessa, kun sinun on jaettava suunnitteluasiakirjoja, kuten budjetteja ja toimituksia.

  • Ei ihanteellinen visuaalisiin esityksiin johdon sidosryhmille. Käytä sen sijaan Excelin, Vision, PowerPointin tai Projectin omaa raporttitoimintoa.

SharePoint

  • Tarjoaa synkronointiominaisuuksia ilman Project Serveriä. Muutos yhdessä tehtäväluettelossa näkyy toisessa.

PowerPoint

  • Sopii erinomaisesti vaikuttaviin esityksiin johdon sidosryhmille.

  • Analyytikot ja insinöörit saattavat haluta tarkempia kaavioita monimutkaiseen budjettianalyysiin.

Visio

  • Saattaa näyttää liikaa tietoa johtohenkilöille. Käytä sen sijaan Projectin omia raportointiominaisuuksia.

Microsoft Teams

  • Sopii erinomaisesti eri paikoissa toimiville tiimeille. Voit jakaa projektitietoja pikaviestien, äänen, videon tai verkkokokousten aikana.

  • Saattaa edellyttää IT-osaston käyttöönottoa.

Projektitietojen välittäminen

Tilapäivitysten tarkistaminen Project Online

Jos työryhmäsi käyttää Project Online, lataa tehtävän tilapäivitykset palvelimelta, ennen kuin kerrot työryhmälle projektin edistymisestä.

Aikataulun etenemisen seuranta, yksinkertaisesta tavasta vaativaan

Edistymisen seuraamiseen on yksinkertaisia tapoja, ja on monimutkaisempiakin tapoja. Etsi tapa, joka sopii parhaiten projektille ja työryhmälle.

Ansaitun arvon tietojen välittäminen

Ansaitun arvon tietojen kerääminen on edistyneempi mutta erittäin tehokas askel kohti projektin suorituskyvyn hyvien ja huonojen tietojen löytämistä. Sidosryhmät haluavat nähdä tästä hankkimiasi korkean tason tietoja.

Projektiraportin luominen

Projectin avulla voit luoda ja mukauttaa näyttäviä graafisia raportteja haluamistasi projektitiedoista käyttämättä muita ohjelmistoja. Kun työskentelet projektin parissa, raportit muuttuvat vastaamaan uusimpia tietoja – manuaalisia päivityksiä ei tarvita!

Synkronoiminen SharePoint-tehtäväluettelon kanssa

Työryhmän jäsenet voivat tarkastella aikataulua ja päivittää työnsä SharePointissa, ja näet muutokset Projectissa. Ja päinvastoin.

Microsoft 365:n käyttäminen

Projektitietojen välittäminen Microsoft 365 avulla. Tarvitset vain tietokoneen, jossa on Internet-yhteys, niin voit työstää tiedostojasi Wordin, Excelin, PowerPointin tai OneNoten täysien versioiden avulla missä vain.

Tehtävien muutosten julkaiseminen palvelimessa

Kun teet muutoksia tehtäviin, julkaise muutokset Project Online, jotta kaikilla on oikeat tiedot jatkaa työtään.

Viestintä Microsoft Teamsin kanssa

Jos henkilöt eivät pääse kokoukseen, jaa projektitiedot Teamsin avulla. Jaa projektisuunnitelmia jakamalla PowerPoint-dioja, Excel-taulukoita tai OneNote-muistikirjaa. Ihmiset voivat osallistua verkkokokouksiin toimistossaan, kotonaan tai mobiililaitteellaan.

Palaa ohjeaiheeseen Projektinhallinnan suunnittelu

Tarvitsetko lisäohjeita?

Haluatko lisää vaihtoehtoja?

Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.

Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.