Näkymän, raportin tai kalenterin tulostaminen Projectissa on hyvin samanlaista kuin tulostaminen muissa Office-ohjelmissa:
-
Valitse Tiedosto > Tulosta > Tulosta.
Ainoastaan haluttujen, tarkoin määrättyjen projektitietojen saaminen tulosteeseen vaatii hieman valmistelevaa työtä ennen Tulosta-painikkeen painamista. Lukemalla eteenpäin saat tietää, miten saat oikeat tiedot sivulle itseäsi tai sidosryhmääsi varten.
Tulostamiseen valmistautuminen
Näkymän tulostamisen valmistelu
Muotoile näkymä
-
Muuta näkymää siten, että siinä näkyvät ainoastaan jaettavat tiedot. Esimerkiksi:
-
Piilota alitehtävät näyttää vain ylimmän tason tehtävät.
-
Lajittele tehtävät tai päivämäärät korostaa määrätyt tiedot.
-
Piilota sarakkeet kätkee sarakkeet väliaikaisesti, niin ne eivät näy tulosteessa.
-
Määritä tulostus- ja sivun asettelun asetukset
-
Valitse Tiedosto > Tulosta.
-
Valitse Asetukset-kohdassa, kuinka paljon haluat projektista tulostaa. Voit tulostaa sen kokonaisuudessaan tai valita päivämäärä- tai sivualueen.
-
Määritä muut tulostusasetukset, kuten kopioiden määrä, sivun suunta ja paperikoko.
Ylätunnisteen, alatunnisteen tai selitteen lisääminen
Jokaiseen tulostettuun sivuun voidaan sisällyttää ylä- ja alatunnisteet. Joihinkin näkymiin sisältyy jokaiselle tulostetulle sivulle Gantt-palkkien tyyppinen selite. Ylä- ja alatunnisteita sekä selitteitä voi lisätä, poistaa tai muuttaa näin:
-
Valitse Tiedosto > Tulosta > Sivun asetukset (heti Asetukset-osan alapuolella).
-
Valitse Ylätunniste-, Alatunniste- tai Selite-välilehti.
-
Kirjoita teksti Vasempaan, Keskimmäiseen tai Oikeaan tekstiruutuun.
-
Muotoile tekstiä tai lisää elementtejä tekstiruudun alapuolella olevilla painikkeilla:
|
|
Sivunumerot |
|
Aika |
|---|---|---|---|
|
|
Kokonaissivumäärä |
|
Tiedoston nimi |
|
|
Päivämäärä |
|
Kuva |
Haluatko poistaa selitteen kokonaan? Valitse Selite-välilehden Sijainti-kohdassa Ei mitään.
Haluatko muuttaa sen, mitä Gantt-palkeissa näkyy selitteessä? Se hoidetaan Palkkityylit-valintaikkunassa. Katso ohjeet kohdasta Muuta tulostetun näkymän selitettä.
Raportin tulostamisen valmistelu
Raportin muotoilu
Luo ja mukauta raporttia, kunnes siinä näkyvät tarkalleen tulostettavat tiedot. Voit lisätä kaavioita, taulukoita ja linkkejä, samoin kuin vaihtaa värejä ja lisätä visuaalisia tehosteita.
Tulostusasetuksen katselu raporttia muutettaessa
Näet, miltä tulostettu raportti tulee näyttämään, samalla kun vielä muutat sitä.
-
Napsauta mitä tahansa kohtaa raportissa ja valitse sitten Raportointityökalujen rakenne -välilehti.
-
Valitse Sivun asetukset -ryhmässä asetus, jonka haluat nähdä: Sivunvaihdot, Reunukset, Suunta tai Koko.
-
Raportti näyttää valintojen perusteella muuttuvat yleisohjeet.
Valitsemalla esimerkiksi Sivunvaihdot, voit nähdä paljonko raporttia näkyy tulostetulla sivulla. Valitse sitten eri paperikoko tai järjestele uudelleen raportin elementtejä, kunnes ne kaikki sopivat yhdelle sivulle, valitsemalla Koko.
Voit määrittää myös muita tulostusasetuksia, kuten kopioiden lukumäärä tai tulostettavat sivut, valitsemalla Tiedosto > Tulosta ja valitsemalla Asetukset-kohdassa asetukset.
Ylä- tai alatunnisteen lisääminen
-
Valitse Tiedosto > Tulosta > Sivun asetukset (heti Asetukset-osan alapuolella).
-
Valitse Ylätunniste- tai Alatunniste-välilehti.
-
Kirjoita teksti Vasempaan, Keskimmäiseen tai Oikeaan tekstiruutuun.
-
Muotoile tekstiä tai lisää elementtejä tekstiruudun alapuolella olevilla painikkeilla:
|
|
Sivunumerot |
|
Aika |
|---|---|---|---|
|
|
Kokonaissivumäärä |
|
Tiedoston nimi |
|
|
Päivämäärä |
|
Kuva |
: Raporttitulosteissa ei ole selitteitä.
Tiettyjä viikkoja tai kuukausia sisältävän kalenterin tulostaminen
Kalenterinäkymässä voit määrittää, montako kuukautta haluat tulostaa jokaiselle sivulle.
-
Valitse Näytä > Kalenteri.
-
Valitse Tiedosto > Tulosta > Sivun asetukset ja valitse sitten Näytä-välilehti.
-
Määritä kuukausien määrä valitsemalla Tulosta-kohdasta Kuukausia sivulla ja valitsemalla sitten 1 tai 2.
Määritä näytettävien viikkojen määrä valitsemalla Viikkoja sivulla ja kirjoittamalla tai valitsemalla sitten viereiseen ruutuun, montako viikkoa haluat näytettävän. Jos haluat, että viikkojen korkeus on tulostetussa kalenterissa sama kuin näkymässä, valitse Viikon korkeus sama kuin näytössä.
Voit myös muuttaa viikkojen sivukohtaisen määrän viikkomäärää suurentamalla näkymän. Valitse Näytä-välilehdessä Zoomaus > Zoomausaste ja valitse näytettävien viikkojen määrä tai näytettävä päivämääräalue.
Huomaa, että kalenteria ei voi lukea, jos yrität tulostaa kullekin sivulle liian monta viikkoa. Katso alta ideoita siitä, miten voit parantaa kalenterin luettavuutta muotoilemalla sitä.
-
Jos haluat sisällyttää edellisen ja seuraavan kuukauden kalenterit, valitse Tiedot-kohdasta Tulosta edellisen/seuraavan kuukauden kalenterit selitteeseen -valintaruutu.
Huomaa, ettet voi tulostaa luettavissa olevaa kalenterinäkymää koko vuodesta. Sen voit sijaan käyttää Gantt-kaavionäkymää. Noudata seuraavia ohjeita:
-
Muuta Gantt-kaavion aika-asteikkoa, jotta vuosinäkymä mahtuu siihen. Voit esimerkiksi muuttaa aika-asteikon näyttämään vuosineljännekset kuukausien yläpuolella ja käyttää lyhenteitä vuosineljänneksille ja kuukausille.
-
Pienennä fonttikokoa, jotta sivulle mahtuu enemmän tekstiä.
-
Kutista kaikki tehtävät, jolloin vain yhteenvetotehtävät ovat näkyvissä.
-
Käyttämällä Sivun asetukset -valintaikkunan Sovita-ruutuja voit tulostaa näkymän yhdelle sivulle. Aseta Tulostaminen-sivulla Päivämäärät-ruutujen arvot siten, että koko vuosi tulostetaan.
:
-
Jos tulostat kalenterinäkymän, voit määrittää päivämäärävälin Tulostaminen-sivun Päivämäärät-ruutujen avulla.
-
Muotoilemalla aika-asteikon ja tekstin tyylejä voit muotoilla kalenterinäkymää niin, että sivulla näytetään mahdollisimman paljon tietoja.
-
Voit määrittää joko vain päivämääräalueen tai peräkkäisten viikkojen määrän. Et voi valita tulostettavaksi viikkoja, jotka eivät ole peräkkäisiä.
Projektin tietojen jakaminen muilla tavoilla
-
Tallenna projekti PDF-tiedostona ja tulosta tai lähetä se sitten sidosryhmille.
-
Luo aikajana avaintehtävistä ja välitavoitteista, niin voit lisätä sen sähköpostiviestiin, asiakirjaan tai diaan.
-
Kopioi tiedot kentistä missä tahansa näkymässä ja liitä ne sitten Wordiin tai Exceliin.
-
Projectin avulla voit määrittää SharePoint-tehtäväluettelon, joka synkronoi oman projektisi kanssa. Työryhmäsi jäsenet voivat tarkastella aikataulua ja päivittää työnsä SharePointissa, ja sinä näet muutokset Projectissa. Ja päinvastoin.
