Voit myöntää sen – olet käyttänyt Microsoft Excel -laskentataulukkoa projektien hallintaan etkä näe hyvää syytä muuttua. Et ole yksin.
On houkuttelevaa aloittaa projektisuunnitelma Excelissä, koska sen avulla voit nopeasti luetteloita kaikki projektisi, järjestää ne haluamallasi tavalla ja jopa luoda jotain, joka muistuttaa Gantt-kaavionäkymä. Laskentataulukko ei kuitenkaan vastaa projektin muutosten laskemista.
Kun huomaat jongleeraavan useita projekteja, keskeytyksiä aikatauluissa ja jaetuissa resursseissa, aikataulun ylläpitämisestä laskentataulukossa tulee valtava tehtävä. Microsoft Projectin dynaamisen ajoitusmoduulin, resurssienhallintatyökalujen ja paremman viestinnän tuen avulla voit pysyä ajan tasalla.
Sisältö
Yrityksen laajuisen resurssienhallinnan hyödyntäminen
Kun käytät laskentataulukoita projektien seurantaan, mitä tapahtuu, kun yksittäinen resurssi varataan useisiin projekteihin? Projektisuunnitelman ulkopuolisia resursseja on hallittava joko manuaalisesti tai kolmannen osapuolen ohjelman avulla. Resurssit päätyvät usein tahattomasti ylivarattuina, ja voit käyttää paljon aikaa työn ajoittamiseen uudelleen.
Microsoft Project Serverin avulla kaikki organisaatiosi projektit voivat olla peräisin keskitetystä, yrityksen laajuisesta resurssivaranto. Näin projektipäälliköt näkevät nopeasti resurssin käytettävyys ennen resurssin varaamista tehtävään.
Anna Projectin laskea päivämäärämuutosten vaikutus
Oletetaan, että olet seurannut projektia laskentataulukossa. Tässä projektissa on tehtävä, joka ei voi alkaa, ennen kuin toinen projekti tuottaa tietyn toimitettava tuote. Tämä toimitus on määrä tehdä 18. Nyt on kesäkuun 25. Kuinka kauan kestää päivittää laskentataulukkoon uusi päivämäärä tehtävälle, joka riippuu kyseisestä toimituksesta? Ehkä ei kauan, jos tehtävä on lähellä projektin loppua, mutta entä jos se on lähellä alkua? Entä jos projektissa on reilusti yli 50 tehtävää? Yli 100 tehtävää?
Projectin avulla voit nopeasti muuttaa projektin aikataulua ja resurssivarauksia dynaamisen ajoitusmoduulin avulla. Se käsittelee päivämäärämuutoksen ja sen vaikutukset saumattomasti ottaen huomioon kaikki riippuvuudet, toimitukset ja resurssivaraukset. Sen lisäksi, että Project laskee aikataulun automaattisesti uudelleen, se myös korostaa muuttamiaan päivämääriä, jotta näet nopeasti kunkin aikatauluvuoron vaikutuksen.
Joustavien raportointimenetelmien käyttäminen
Järjestät ajoittamattoman kokouksen esimiehesi kanssa kymmenen minuutin kuluttua, jotta voit keskustella projektin tilasta. Haluat tuoda raportin projektin edistymisestä, mutta näin lyhyellä varoitusajalla kannattaa tulostaa laskentataulukko ja toivoa, että kaikki tiedot ovat oikein. Haluat antaa esimiehellesi vankemman raportin projektistasi, mutta se ei ole mahdollista näin lyhyellä varoitusajalla, kun käytät laskentataulukkoa.
Projectin avulla voit luoda nopeasti visuaalisen raportin, joka käyttää mallia, joka vie tiedot Pivot-kaavioon Microsoft Visio Professional. Voit valita raportissa korostettavat kentät, mukaan lukien projektiin määrittämäsi mukautetut kentät, ja esittää selkeän ja ytimekkään raportin kokoukselle johdon kanssa.
Integrointi Excelin kanssa
Viemällä projektitiedot Exceliin voit jatkaa sen tehokkaiden laskentataulukkotoimintojen käyttöä ja samalla seurata projektin aikataulua ja resursseja Projectin avulla. Voit myös tuoda tai upottaa Excel-tietoja projektisuunnitelmaan.
