Johdanto lomakkeisiin

Access lomake on tietokantaobjekti, jonka avulla voit luoda käyttöliittymän tietokantasovellukselle. Sidottu lomake on sellainen, joka on suoraan yhteydessä tietolähteeseen, kuten taulukkoon tai kyselyyn. Sen avulla voi syöttää, muokata tai näyttää kyseisen tietolähteen tietoja. Voit myös luoda ei-sidotun lomakkeen, joka ei ole suoraan yhteydessä tietolähteeseen mutta joka sisältää silti komentopainikkeita, tunnisteita tai muita ohjausobjekteja, joita sovelluksessa halutaan käyttää.

Tässä artikkelissa keskitytään pääasiassa sidottuihin lomakkeisiin. Sidottujen lomakkeiden avulla voit hallita tietojen käyttöä. Voit esimerkiksi määrittää, mitkä kentät tai tietorivit ovat näkyvissä. Esimerkiksi tiettyjen käyttäjien tarvitsee ehkä nähdä vain joitakin kenttiä taulukosta, jossa kenttiä on paljon. Kun näille käyttäjille tarjotaan lomake, joka sisältää vain tarvittavat kentät, tietokanta on helpompi käyttää. Voit myös lisätä komentopainikkeita ja muita ominaisuuksia lomakkeeseen, jotta usein tehtävät toimet tapahtuvat automaattisesti.

Sidotut lomakkeet ovat kuin ikkunoita, joiden kautta ihmiset tarkastelevat ja käyttävät tietokantaa. Tehokas lomake nopeuttaa tietokannan käyttöä, koska tarvittavaa sisältöä ei tarvitse etsiä. Visuaalisesti houkuttelevan lomakkeen avulla tietokannan käyttäminen on entistä miellyttävämpää ja tehokkaampaa. Se voi myös estää virheellisten tietojen syöttämisen.

Huomautus: Tässä artikkelissa oletetaan, että olet jo luonut taulukon (tai vähintään yhteen taulukkoon perustuvan kyselyn) ja haluat luoda lomakkeen tietojen tarkastelua tai käsittelyä varten.

Tämän artikkelin sisältö

Lomakkeen luominen Lomake-työkalun avulla
Jaetun lomakkeen luominen käyttämällä Jaettu lomake -työkalua
Useita tietueita näyttävän lomakkeen luominen Useita kohteita -työkalulla
Ohjattu lomakkeen luominen
Lomakkeen luominen Tyhjä lomake -työkalun avulla
Tietoja asettelunäkymästä ja rakennenäkymästä
Lomakkeen viimeisteleminen asettelunäkymässä
Lomakkeen viimeisteleminen rakennenäkymässä

Lomakkeen luominen Lomake-työkalun avulla

Lomake-työkalun avulla voit luoda lomakkeen yhdellä hiiren napsautuksella. Tätä työkalua käytettäessä lomakkeeseen sijoitetaan kaikki taustatietolähteen kentät. Voit aloittaa uuden lomakkeen käyttämisen heti tai voit muokata sitä asettelunäkymässä tai rakennenäkymässä tarpeisiisi sopivaksi.

Uuden lomakkeen luominen Lomake-työkalun avulla

Napsauta siirtymisruudussa sitä taulukkoa tai kyselyä, joka sisältää tiedot, jotka haluat nähdä lomakkeessa.
Valitse Luo-välilehden Lomakkeet-ryhmästä Lomake.

Access luo lomakkeen ja näyttää sen asettelunäkymässä. Asettelunäkymässä voit tehdä muutoksia lomakerakenteeseen, kun tiedot ovat näkyvissä. Voit esimerkiksi tarpeen vaatiessa säätää tekstiruudun kokoa, jotta tiedot mahtuvat siihen.

Jos Access löytää yhden taulukon, jolla on yksi-moneen-yhteys lomakkeen luomiseen käyttämääsi taulukkoon tai kyselyyn, Access lisää taulukkonäkymän lomakkeeseen, joka perustuu liittyvään taulukkoon tai kyselyyn. Jos esimerkiksi luot yksinkertaisen lomakkeen, joka perustuu Työntekijät-taulukkoon, ja siinä on yksi-moneen-yhteys, joka on määritetty Työntekijät-taulukon ja Tilaukset-taulukon välille, tietotaulukko näyttää kaikki Tilaukset-taulukon tietueet, jotka liittyvät nykyiseen Työntekijä-tietueeseen. Voit poistaa tietotaulukon lomakkeesta, jos et tarvitse sitä. Jos lomakkeessa käytetyssä taulukossa on useita taulukoita, joissa on yksi-moneett-yhteys taulukkoon, Access ei lisää taulukkoja lomakkeeseen.

Jaetun lomakkeen luominen käyttämällä Jaettu lomake -työkalua

Jaettu lomake antaa tiedot samanaikaisesti kahdessa eri näkymässä: lomakenäkymässä ja taulukkonäkymässä.

Jaettu lomake eroaa lomakkeen ja alilomakkeen yhdistelmästä siten, että kaksi näkymää on yhdistetty samaan tietolähteeseen, ja ne ovat joka hetki synkronoituja toistensa kanssa. Jos valitset jonkin kentän toisesta lomakkeen osasta, sama kenttä tulee valituksi myös lomakkeen toisesta osasta. Voit lisätä, muokata tai poistaa tietoja kummassa tahansa lomakkeen osassa (kunhan tietuelähde on päivitettävissä etkä ole määrittänyt lomaketta estämään nämä toiminnot).

Jaettujen lomakkeiden kanssa työskennellessäsi saat käyttöösi molempien lomaketyyppien edut yhdessä lomakkeessa. Voit esimerkiksi etsiä tietueen nopeasti lomakkeen taulukkonäkymäosassa ja tarkastella tai muokata sitten tietuetta lomakeosassa.

Jaetun lomakkeen luominen käyttämällä Jaettu lomake -työkalua:

Valitse siirtymisruudussa taulukko tai kysely, joka sisältää tiedot, jotka haluat lomakkeeseen. Voit myös avata taulukon tai kyselyn taulukkonäkymässä.
Valitse Luo-välilehden Lomakkeet-ryhmästä Lisää lomakkeita ja valitse sitten Jaettu lomake.

Useita tietueita näyttävän lomakkeen luominen Useita kohteita -työkalulla

Kun luot lomakkeen lomaketyökalulla, Access luoma lomake näyttää yksittäisen tietueen kerrallaan. Jos haluat näyttää lomakkeessa useita tietueita, usean kohteen lomaketta on helpompi muokata kuin taulukkoa, sillä se mahdollistaa Useita kohteita -työkalun käyttämisen.

Napsauta siirtymisruudussa sitä taulukkoa tai kyselyä, joka sisältää tiedot, jotka haluat nähdä lomakkeessa.
Valitse Luo-välilehden Lomakkeet-ryhmästä Lisää lomakkeita ja valitse sitten Useita kohteita.

Access luo lomakkeen ja näyttää sen asettelunäkymässä. Asettelunäkymässä voit tehdä muutoksia lomakerakenteeseen, kun tiedot ovat näkyvissä.

Kun käytät Useita kohteita -työkalua, Access luoma lomake muistuttaa taulukkoa. Tiedot on järjestetty riveiksi ja sarakkeiksi, ja näkyvissä on useita tietueita samanaikaisesti. Useita kohteita -lomake sisältää enemmän mukautusvaihtoehtoja kuin tietotaulukko. Voit esimerkiksi lisätä graafisia elementtejä, painikkeita ja muita ohjausobjekteja. Lisätietoja lomakkeen mukauttamisesta on kohdissa Lomakkeen viimeisteleminen asettelunäkymässä ja Lomakkeen viimeisteleminen rakennenäkymässä.

Ohjattu lomakkeen luominen

Jos haluat valikoida tarkemmin lomakkeessa näkyvät kentät, voit käyttää ohjattua lomakkeen luontia edellä mainittujen lomakkeen luontityökalujen sijasta. Voit myös määrittää, kuinka tiedot ryhmitellään ja lajitellaan, ja voit käyttää useamman kuin yhden taulukon tai kyselyn kenttiä, kunhan taulukoiden ja kyselyiden väliset yhteydet on määritetty etukäteen.

Valitse Luo-välilehden Lomakkeet-ryhmässä Ohjattu lomakkeen luominen.
Noudata ohjatun lomakkeen luomisen ohjeita.

Huomautus: Jos haluat sisällyttää lomakkeeseen kenttiä useista taulukoista ja kyselyistä, älä valitse Seuraava tai Valmis sen jälkeen, kun olet valinnut kentät ensimmäisestä taulukosta tai kyselystä ohjatun lomakkeen luomisen ensimmäisellä sivulla. Toista sen sijaan taulukon tai kyselyn valitsemisen vaiheet ja napsauta lomakkeeseen sisällytettäviä lisäkenttiä. Jatka sitten valitsemalla Seuraava tai Valmis.
Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Valmis.

Lomakkeen luominen Tyhjä lomake -työkalun avulla

Jos ohjattu toiminto tai lomakkeen luontityökalut eivät vastaa tarpeitasi, voit luoda lomakkeen Tyhjä lomake -työkalun avulla. Näin voit luoda lomakkeen erittäin nopeasti etenkin, jos aiot sijoittaa lomakkeeseen vain muutaman kentän.

Valitse Luo-välilehden Lomakkeet-ryhmästä Tyhjä lomake.

Access avaa tyhjän lomakkeen asettelunäkymässä ja näyttää Kenttäluettelo-ruudun .
Napsauta Kenttäluettelo-ruudussa sen taulukon tai niiden taulukoiden vieressä olevaa plusmerkkiä (+), jotka sisältävät lomakkeeseen haluamasi kentät.
Voit lisätä kentän lomakkeeseen kaksoisnapsauttamalla tai vetämällä.
- Voit lisätä ensimmäisen kentän lisäämisen jälkeen useita kenttiä kerralla pitämällä CTRL-näppäintä painettuna, napsauttamalla useita kenttiä ja vetämällä ne lomakkeeseen kerralla.
- Taulukoiden järjestys voi muuttua Kenttäluettelo-ruudussa sen mukaan, mikä osa lomakkeesta on valittuna. Jos haluamaasi kenttää ei näy, valitse jokin toinen osa lomakkeesta ja yritä sitten lisätä kenttä uudelleen.
Voit lisätä lomakkeeseen logon, otsikon tai päivämäärän ja kellonajan Lomakkeen asettelun rakennenäkymä -välilehden Ylä- ja alatunniste -ryhmän työkaluilla.
Lomakkeen asettelun rakennenäkymä -välilehden Ohjausobjektit-ryhmän työkalujen avulla voit lisätä lomakkeeseen laajemman valikoiman ohjausobjekteja.

Valittavana on hieman enemmän ohjausobjekteja, kun siirryt rakennenäkymään. Napsauta lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Rakennenäkymä.

Tietoja asettelunäkymästä ja rakennenäkymästä

Asettelunäkymä Asettelunäkymä on intuitiivisin näkymä lomakkeen muokkaamiseen, ja sitä voidaan käyttää lähes kaikissa lomakkeeseen Access tehdyissä muutoksissa.

Asettelunäkymässä lomake on käynnissä. Sen ansiosta näet tiedot samassa muodossa kuin lomaketta käytettäessä. Tässä näkymässä voit kuitenkin muokata lomakkeen rakennetta. Koska tiedot näkyvät lomaketta muokatessasi, tämän näkymän avulla on kätevä määrittää ohjausobjektien koko ja tehdä muita toimenpiteitä, jotka vaikuttavat lomakkeen ulkoasuun ja käytettävyyteen.

Jos kohtaat tehtävän, jota ei voi suorittaa asettelunäkymässä, voit vaihtaa rakennenäkymään. Tietyissä tilanteissa Access näyttää viestin, jossa ilmoitetaan, että sinun on siirryttävä rakennenäkymään, ennen kuin voit tehdä tietyn muutoksen.

Rakennenäkymä Rakennenäkymässä lomakkeen rakenne näkyy yksityiskohtaisemmin. Näet lomakkeen otsikon, tiedot ja alatunnisteen. Lomake ei ole käynnissä, kun se näkyy rakennenäkymässä. Sen takia taustatiedot eivät näy tehdessäsi rakennemuutoksia. Tietyt tehtävät on kuitenkin helpompi tehdä rakennenäkymässä verrattuna asettelunäkymään. Käytössäsi ovat seuraavat vaihtoehdot:

Voit lisätä lomakkeeseen useita erilaisia ohjausobjekteja, kuten sidottuja objektikehyksiä, sivunvaihtoja ja kaavioita.
Voit muokata tekstiruudun ohjausobjektilähteitä tekstiruuduissa käyttämättä ominaisuusikkunaa.
Voit muuttaa lomakkeen osien kokoa, esimerkiksi lomakkeen ylätunnisteessa tai Tiedot-osassa.
Voit muokata tiettyjä lomakkeen ominaisuuksia, joita ei voi muuttaa asettelunäkymässä.

Lomakkeen viimeisteleminen asettelunäkymässä

Kun olet luonut lomakkeen, voit helposti viimeistellä sen rakenteen asettelunäkymässä. Voit järjestää ohjausobjektit uudelleen ja säätää niiden kokoa käyttämällä lomakkeen todellisia tietoja ohjeena. Voit sijoittaa lomakkeeseen uusia ohjausobjekteja ja määrittää lomakkeen ja sen ohjausobjektien ominaisuudet.

Siirry asettelunäkymään napsauttamalla lomakkeen nimeä siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Asettelunäkymä.

Access näyttää lomakkeen asettelunäkymässä.

Voit muokata lomakkeen sekä sen ohjausobjektien ja osien ominaisuuksia ominaisuusikkunan avulla. Voit tuoda ominaisuusikkunan näyttöön painamalla F4-näppäintä.

Käyttämällä Kenttäluettelo-ruutua voit lisätä kenttiä pohjana olevasta taulukosta tai kyselystä lomakkeen rakenteeseen. Saat Kenttäluettelo-ruudun näkyviin seuraavasti:

Valitse Lomakkeen asettelun rakennenäkymä -välilehden Työkalut-ryhmästäLisää aiemmin luotuja kenttiä tai käytä pikanäppäintä painamalla ALT+F8.

Sen jälkeen voit vetää kenttiä suoraan Kenttäluettelo-ruudusta lomakkeeseen.

Voit lisätä yhden kentän kaksoisnapsauttamalla sitä tai vetämällä kentän Kenttäluettelo-ruudusta lomakkeen siihen osaan, jossa haluat sen näkyvän.
Voit lisätä useita kenttiä kerralla pitämällä CTRL-näppäintä painettuna ja napsauttamalla haluamiasi kenttiä. Vedä sitten valitut kentät lomakkeeseen.

Lomakkeen viimeisteleminen rakennenäkymässä

Voit viimeistellä lomakkeen rakenteen myös rakennenäkymässä. Voit lisätä lomakkeeseen uusia ohjausobjekteja ja kenttiä lisäämällä ne rakenneruudukkoon. Ominaisuusikkunan avulla voit käyttää monia ominaisuuksia, joiden avulla voit mukauttaa lomaketta.

Siirry rakennenäkymään napsauttamalla lomakkeen nimeä siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Rakennenäkymä.

Access näyttää lomakkeen rakennenäkymässä.