Sähköpostin tai sähköpostin yhdistämisen luominen Publisherissa

Nykyisen luettelon käyttäminen

1. Valitse Postitukset > Valitse vastaanottajat > Käytä aiemmin luotua luetteloa.

   Oletusarvon mukaan Publisher tallentaa tietolähteet Omat tietolähteet -kansioon. Saatat joutua etsimään tietolähteen sijainnin.

2. Valitse Valitse tietolähde -valintaikkunassa haluamasi tietolähde ja valitse sitten Avaa.

   Sen mukaan, minkä tyyppisen tietolähteen valitset, näyttöön saattaa tulla muita valintaikkunoita, joissa pyydetään lisätietoja. Jos tietolähde on esimerkiksi Excel-työkirja, jossa on useita laskentataulukoita, valitse se laskentataulukko, jossa haluamasi tiedot ovat.

Outlookin yhteystietojen käyttäminen

1. Valitse Postitukset > Valitse vastaanottajat > Valitse Outlookin yhteystiedoista.

   Jos ohjelma pyytää valitsemaan sähköpostiprofiilin, valitse haluamasi profiili ja valitse sitten OK.

2. Valitse haluamasi yhteystietoluettelo Yhteystietojen valitseminen -valintaikkunassa ja valitse OK.

   Kaikki kansion yhteystiedot tulevat näkyviin Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunaan, jossa voit suodattaa ja lajitella yhdistämisessä käytettävää vastaanottajien luetteloa.

Uuden luettelon kirjoittaminen

Jos käytössäsi ei ole aiemmin luotua luetteloa, johon voisit muodostaa yhteyden, voit luoda uuden luettelon.

1. Valitse Postitukset > Valitse vastaanottajat > Kirjoita uusi luettelo.

2. Kirjoita Uusi osoiteluettelo -valintaikkunassa ensimmäisen osoitteen tiedot postituksen kannalta olennaisiin kenttiin.

   Huomautus:  Jos haluat muuttaa oletussarakkeita, valitse Mukauta sarakkeet. Sen jälkeen voit lisätä, poistaa, nimetä uudelleen ja järjestää uudelleen luettelon sarakkeita.

3. Kun olet kirjoittanut ensimmäisen osoitteen tiedot, valitse Uusi tieto.

4. Toista toistuvasti vaiheet 2 ja 3, kunnes olet lisännyt haluamasi tiedot, ja valitse sitten OK.

5. Kirjoita osoiteluettelon nimi Tallenna osoiteluettelo -valintaikkunan Tiedostonimi-ruutuun ja tallenna se.

   Huomautus: Oletusarvon mukaan Publisher tallentaa osoiteluettelot Omat tietolähteet -kansioon. On parasta pitää osoiteluettelo tässä kansiossa, koska se on myös oletuskansio, josta Publisher etsii tietolähteitä.

   Kaikki uuden luettelon yhteystiedot tulevat näkyviin Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunaan, jossa voit suodattaa ja lajitella yhdistämisessä käytettävää vastaanottajien luetteloa.

Vastaanottajien valitseminen

Valitse yhdistämiseen sisällytettävät vastaanottajat Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa. Valitse niiden vastaanottajien valintaruudut, jotka haluat sisällyttää yhdistämiseen, ja poista muiden vastaanottajien valintaruutujen valinnat.

Jos haluat käyttää vain luettelon tiettyjä tietueita, voit suodattaa luettelon tietyn kentän tai ehdon mukaan. Kun olet suodattanut luettelon, voit vielä valita ja jättää pois tietueita valintaruutujen avulla.

Luettelokohteiden suodattaminen:

1. Napsauta suodatusperusteena olevan sarakkeen otsikon vieressä olevaa nuolta.

2. Valitse jokin seuraavista:

   • (Tyhjät) tuo näyttöön kaikki tietueet, joissa vastaava kenttä on tyhjä.

   • (Ei tyhjät) tuo näyttöön kaikki tietueet, joissa vastaavassa kentässä on tietoja.

   • (Lisäasetukset) avaa Suodattaminen ja lajitteleminen -valintaikkunan, jossa voit määrittää useita suodatusehtoja. Voit myös avata Suodattaminen ja lajitteleminen -valintaikkunan valitsemalla Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa Muokkaa vastaanottajaluetteloa -kohdasta Suodata.

   • Voit valita kaikki kohteet tai poistaa kaikkien kohteiden valinnan nopeasti valitsemalla otsikon valintaruudun tai poistamalla sen valinnan.

     Vihje: Jos tietolähde sisältää tietueita, joissa on jokin yhteinen tieto, ja sarakkeessa on enintään kymmenen erilaista arvoa, voit suodattaa tietyn tiedon mukaan. Jos esimerkiksi luettelossa on useita osoitteita, joiden Maa-kentässä on arvo Australia, voit suodattaa arvon Australia mukaan.

     Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa näkyvät vain määritetyt tietueet. Saat kaikki tietueet takaisin näkyviin valitsemalla (Kaikki).

Jos haluat tarkastella kohteita aakkosjärjestyksessä, voit lajitella luettelon.

Luettelokohteiden lajitteleminen:

• Valitse lajittelussa käytettävä ehto Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunasta napsauttamalla sarakkeen otsikkoriviä. Jos haluat esimerkiksi lajitella luettelon sukunimen mukaiseen aakkosjärjestykseen, napsauta Sukunimi-sarakkeen otsikkoa.

• Jos haluat lajitella tiedot useiden ehtojen perusteella, valitse Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa Lajittele. Valitse näyttöön ilmestyvässä Suodattaminen ja lajitteleminen -valintaikkunassa lajitteluehto.

Sivun alkuun

Tekstiruudun lisääminen

1. Valitse Lisää > Piirrä tekstiruutu .

2. Siirrä hiiren osoitin julkaisun kohtaan, johon haluat sijoittaa tekstiruudun, ja vedä vinosti alaspäin, kunnes ruutu on haluamasi kokoinen.

Kaikille versioille yhteisen tekstin lisääminen

• Napsauta tekstiruutua ja kirjoita teksti, jonka haluat näkyvän kaikissa yhdistetyissä julkaisuissa.

Tietokenttien lisääminen julkaisuun

1. Napsauta yhdistetyn julkaisun tekstikehystä, johon haluat lisätä tietokentän.

2. Lisää jokin seuraavista:

   • Osoitelohko, joka sisältää nimen, osoitteen ja muita tietoja:

     1. Valitse Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Osoitelohko.

     2. Valitse haluamasi osoitteen osat Osoitelohkon lisääminen -valintaikkunasta ja valitse sitten OK.

        Huomautus: Jos tietolähteen tietokenttien nimet eivät ole samat kuin Publisherin käyttämien osoitelohkon kenttien nimet, sinun on ehkä valittava Osoitelohkon lisääminen -valintaikkunassa Täsmää kentät. Valitse Kenttien täsmääminen -valintaikkunan avattavista luetteloruuduista Publisherin kenttiä vastaavat tietolähteen kentät.

   • Tervehdysrivi

     1. Valitse Kirjota ja lisää kenttiä -ryhmästä Tervehdysrivi.

     2. Valitse Tervehdysteksti-valintaikkunasta tervehdystekstin muoto, joka sisältää tervehdyksen, nimen muodon ja seuraavan välimerkin.

     3. Valitse teksti, jonka haluat näkyvän siinä tapauksessa, että Publisher ei voi tulkita vastaanottajan nimeä. Näin tapahtuu esimerkiksi silloin, kun tietolähde ei sisällä vastaanottajan etu- tai sukunimeä, vaan ainoastaan yrityksen nimen ja valitse OK.

        Huomautus:  Jos tietolähteen tietokenttien nimet eivät ole samat kuin Publisherin käyttämien kenttien nimet, sinun on ehkä valittava Tervehdysteksti-valintaikkunasta Täsmää kentät. Valitse Kenttien täsmääminen -valintaikkunan avattavista luetteloruuduista Publisherin kenttiä vastaavat tietolähteen kentät.

   • Kuva

     1. Valitse Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmästä Kuva ja valitse sitten Lisää kuvakenttä.

     2. Valitse Lisää kuvakenttä -valintaikkunassa kuva, jonka haluat lisätä.

     3. Huomautus: Jos haluat yhdistää julkaisuun kuvia, tietolähteen on sisällettävä joko yhdistettävien kuvatiedostojen nimet tai polut. Älä tallenna itse kuvia tietolähteeseen.

   • Yksittäiset tietokentät

     • Valitse Kirjota ja lisää kenttiä -ryhmästä Lisää yhdistämiskenttä ja napsauta kenttiä, jotka haluat lisätä tekstiruutuun.

Tietokenttien muotoilu

Voit muuttaa yhdistettyjen tietojen ulkoasua muodoilla tietokentissä ja lisäämässäsi tekstissä (kuten Hei-tervehdys tai tervehdys, kuten Hyvä...). Jos haluat muotoilla yhdistettyjä tietoja, sinun on muotoilla yhdistämisjulkaisun tietokenttiä.

Valitse yhdistetystä julkaisusta kenttä, jonka sisältämät tiedot haluat muotoilla.

• Jos kenttä on osoitelohko tai tervehdysrivi, valitse Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmästä Muoto.

• Jos kenttä on yksittäinen tietokenttä, valitse Tekstiruututyökalut Muotoile -valikosta Fontti ja valitse haluamasi asetukset.

• Jos Publisher tunnistaa valitun kentän lukuarvoksi, valuutaksi, päivämääräksi tai kellonajaksi, muuta tällaisten kenttien ulkoasua napsauttamalla Muoto-painiketta.

Julkaisun tietokenttien vastaanottajatietojen esikatselu

Voit tarkistaa esikatselussa, miltä julkaisu näyttää, kun yhdistetyissä kentissä on oikeat tiedot.

Voit esikatsella julkaisua valitsemalla valintanauhassa Esikatsele tuloksia ja toimimalla seuraavasti:

• Jos haluat tarkastella tietueita järjestyksessä, käytä siirtymispainikkeita . Näin näet, miltä tiedot näyttävät yhdistetyssä julkaisussa.

  Tietolähteen ensimmäisen tietueen tiedot näkyvät yhdistämiskentissä. Et voi muokata tietolähteen tietueita julkaisun sivuilla, mutta voit muotoilla, siirtää tai poistaa tietokenttiä.

• Jos haluat etsiä ja tarkastella tietolähteen tietyn tietueen tietoja, valitse Etsi vastaanottaja ja kirjoita hakuehto Tietueen etsiminen -valintaikkunaan.

Voit halutessasi tehdä muutoksia vastaanottajaluetteloon. Tee jokin seuraavista:

• Jos haluat poistaa jonkin vastaanottajan yhdistämisestä, valitse Poista tämä vastaanottaja.

• Jos haluat muuttaa vastaanottajaluetteloa, valitse Muokkaa luetteloa ja tee muutokset Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa.

Kun olet viimeistellyt yhdistetyn julkaisun ja lisännyt kaikki yhdistämiskentät, valitse Tiedosto > Tallenna nimellä, nimeä julkaisu ja valitse Tallenna.

Sivun alkuun

Yhdistetyn julkaisun tulostaminen

1. Valitse Yhdistä tulostimeen.

2. Valitse Tulosta-kohdasta haluamasi asetukset ja valitse sitten OK.

   Tärkeää: Jos haluat tulostaa kullekin paperiarkille erilaisia yhdistettyjä tietolohkoja, kuten eri nimiä ja osoitteita, valitse Tulostusasetukset-osassa Useita sivuja arkilla. Jos valitset Monta kopiota arkille, kullekin paperiarkille tulostuu usea kopio samoista tiedoista.

   

Yhdistetyn julkaisun tallentaminen myöhempää käyttöä varten

Jos haluat muokata yhdistettyjä sivuja, tallentaa ne tai tulostaa ne myöhemmin, voit kerätä ne yhteen ja tallentaa kaikki yhdistämäsi sivut yhtenä uutena yhdistettynä julkaisuna, joka sisältää yhdistämiskenttien asemesta varsinaiset tiedot.

1. Valitse Yhdistä uuteen julkaisuun.

2. Valitse uudessa julkaisussa Yhdistäminen-tehtäväruutu ja valitse Tallenna julkaisu. Nimeä uusi julkaisu ja valitse Tallenna.

Yhdistettyjen sivujen lisääminen aiemmin luotuun julkaisuun

Jos haluat lisätä yhdistetyt sivut aiemmin luodun julkaisun loppuun, varmista, että seuraavat ominaisuudet ovat yhdistetyssä julkaisussa samat kuin aiemmin luodussa julkaisussa:

• sivun koko (korkeus ja leveys)

• sivunäkymä (yhden sivun aukeama tai kahden sivun aukeama)

• julkaisutyyppi (verkko tai tulostettava)

• sivujärjestys (vasemmalta oikealle tai oikealta vasemmalle).

Publisher lisää yhdistetyt sivut uuteen tai aiemmin luotuun julkaisuun, mutta se ei voi lisätä sivuja avoinna olevaan julkaisuun. Jos julkaisu, johon haluat yhdistää sivut, on avoinna, tallenna ja sulje julkaisu ennen yhdistämistä.

1. Valitse Lisää aiemmin luotuun julkaisuun.

2. Etsi Avaa julkaisu -valintaikkunasta julkaisu, johon haluat lisätä yhdistetyt sivut, ja valitse Avaa.

3. Tallenna päivitykset valitsemalla aiemmin luodussa julkaisussa Yhdistäminen-tehtäväruudusta Tallenna julkaisu.

Sähköpostiviestien lähettäminen

Jos luot sähköpostiyhdistämistä, Viimeistele yhdistäminen -kohdassa on käytettävissä vain Lähetä sähköpostiviesti -vaihtoehto.

1. Valitse Lähetä sähköpostiviesti.

2. Valitse Yhdistä sähköpostiin -valintaikkunan avattavasta Vastaanottaja-luetteloruudusta vastaanottajakenttä. Useimmissa tapauksissa se on Sähköpostiosoitteet.

3. Kirjoita Aihe-kenttään viestin aihe. Napsauta hiirellä Lisättävä kohde -kohdassa aiheriville mahdollisesti lisättäviä tietokenttiä.

4. Valitse Asetukset, jos haluat määrittää muita asetuksia, kuten kopion tai piilokopion vastaanottajia tai viestin liitteitä, ja valitse Lähetä.

Yhdistetyn julkaisun tallentaminen

Jos lisäksi tallennat julkaisun, joka sisältää yhdistämiskenttiä, voit palata takaisin ja muokata kenttiä ja luoda sitten uuden yhdistetyn julkaisun. Voit tallentaa yhdistetyn julkaisun seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto > Tallenna.

2. Nimeä julkaisu ja valitse Tallenna.

Sivun alkuun