Alilomakkeen sisältävän lomakkeen (yksi-moneen-lomakkeen) luominen

Alilomakkeen sisältävän lomakkeen luominen ohjatun lomakkeen luomisen avulla

Tässä luodaan uusi lomakkeen ja alilomakkeen yhdistelmä käyttämällä ohjattua lomakkeen luomista. Tämä on myös nopein tapa päästä alkuun, jos et ole luonut jo aiemmin lomakkeita, joita haluat käyttää pää- tai alilomakkeina.

1. Valitse Luo-välilehden Lomakkeet-ryhmässä Ohjattu lomakkeen luominen. 

2. Valitse ohjatun toiminnon ensimmäisellä sivulla avattavasta Taulukot/kyselyt-luettelosta taulukko tai kysely. Jos esimerkiksi haluat luoda Työntekijät-lomakkeen, joka näyttää kunkin työntekijän tilaukset alilomakkeessa, valitsemme Taulukko: Työntekijät (yksi-moneet-yhteyden yksi-puoli).

   Huomautus: Taulukon tai kyselyn valintajärjestyksellä ei ole merkitystä.

3. Kaksoisnapsauta kenttiä, jotka haluat sisällyttää tästä taulukosta tai kyselystä.

4. Valitse ohjatun toiminnon saman sivun avattavasta Taulukot ja kyselyt -luetteloruudusta toinen taulukko tai kysely. Tässä esimerkissä valitsemme Tilaukset-taulukon (yksi-moneen-yhteyden monta-puoli).

5. Kaksoisnapsauta kenttiä, jotka haluat sisällyttää tästä taulukosta tai kyselystä.

6. Kun valitset Seuraava (ja mikäli yhteydet on määritetty oikein ennen ohjatun toiminnon aloittamista), ohjattu toiminto näyttää kysymyksen Minkä taulukon tai kyselyn mukaan haluat tarkastella tietoja? – toisin sanoen, miten haluat tiedot järjestettävän. Valitse taulukko, joka on yksi-moneen-yhteyden yksi-puolella. Tässä esimerkissä luodaan Työntekijät-lomake, joten valitsemme Työntekijöiden mukaan. Ohjattu toiminto näyttää pienen kaavion lomakkeesta. Sivun pitäisi näyttää seuraavan kuvan kaltaiselta:

   

   Lomakekaavion alaosassa oleva ruutu kuvaa alilomaketta.

   Huomautus: Jos ohjatussa toiminnossa ei kysytä Minkä taulukon tai kyselyn mukaan haluat tarkastella tietoja?, Access ei ole löytänyt yksi-moneen-yhteyttä valitsemiesi taulukoiden tai kyselyjen välillä. Ohjattu toiminto jatkuu, mutta Access ei lisää lomakkeeseen alilomaketta. Tässä tapauksessa voit valita Peruuta ja tarkistaa taulukon yhteydet ennen toiminnon jatkamista.

7. Valitse ohjatun toiminnon sivun alareunassa Alilomakkeita sisältävä lomake -vaihtoehto ja valitse sitten Seuraava.

8. Valitse Mitä asettelua haluat käyttää alilomakkeessa? -sivulla haluamasi asetteluvaihtoehto ja valitse sitten Seuraava. Kummassakin asettelutavassa alilomakkeen tiedot järjestetään riveille ja sarakkeisiin, mutta sarkainmuotoa voidaan mukauttaa enemmän. Sarkainmuotoiseen alilomakkeen voidaan lisätä väriä, kuvia ja muita muotoiluelementtejä, kun taas taulukkomuoto on tiiviimpi, kuten taulukon taulukkonäkymä.

9. Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla lomakkeen muotoilutyyli ja valitse sitten Seuraava. Jos valitsit edellisellä sivulla Taulukko-vaihtoehdon, valitsemaasi muotoilutyyliä käytetään myös alilomakkeessa.

10. Kirjoita ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla otsikot lomakkeita varten. Access nimeää lomakkeet kirjoittamiesi otsikoiden perusteella ja nimeää alilomakkeen alilomaketta varten kirjoittamasi otsikon perusteella.

11. Määritä, haluatko avata lomakkeen lomakenäkymässä, jolloin voit tarkastella tai lisätä tietoja, vai rakennenäkymässä, jolloin voit muokata lomakkeen rakennetta, ja valitse sitten Valmis.

    Access luo kaksi lomaketta, toisen päälomaketta varten (sisältää alilomakeohjausobjektin) ja toisen alilomaketta varten.

Sivun alkuun

Yhden tai useamman alilomakkeen lisääminen olemassa olevaan lomakkeeseen ohjatun alilomakkeen luomisen avulla

Voit lisätä vähintään yhden alilomakkeen olemassa olevaan lomakkeeseen noudattamalla näitä ohjeita. Kunkin alilomakkeen kohdalla voit valita, luoko Access uuden lomakkeen, vai käytettäänkö alilomakkeena jo olemassa olevaa lomaketta.

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella olemassa olevaa lomaketta ja valitse Rakennenäkymä.

2. Tuo Ohjausobjektit-valikoima näkyviin napsauttamalla Lomakkeen rakennenäkymä -välilehden Ohjausobjektit-ryhmässä alanuolta ja varmista, että Käytä ohjattua ohjausobjektien luomista on valittuna.

3. Napsauta Lomakkeen rakennenäkymä -välilehden Ohjausobjektit-ryhmässäAlilomake/Aliraportti-painiketta .

4. Napsauta lomakkeessa kohtaa, johon haluat sijoittaa alilomakkeen.

5. Noudata ohjatun toiminnon ohjeita.

   Kun napsautat Valmis-painiketta, Access lisää alilomakeohjausobjektin lomakkeeseen. Jos olet määrittänyt Accessin luomaan alilomakkeeksi uuden lomakkeen olemassa olevan lomakkeen sijaan, Access luo uuden lomakkeen ja lisää sen siirtymisruutuun.

Alilomakkeen luominen vetämällä lomake toiseen lomakkeeseen

Tämän ohjeen avulla voit käyttää päälomakkeena olemassa olevaa lomaketta ja lisätä sen alilomakkeiksi vähintään yhden olemassa olevan lomakkeen.

1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella lomaketta, jota haluat käyttää päälomakkeena, ja valitse sitten Asettelunäkymä.

2. Vedä alilomakkeena käytettävä lomake siirtymisruudusta päälomakkeeseen.

   Access lisää alilomakeohjausobjektin päälomakkeeseen ja sitoo ohjausobjektin siirtymisruudusta vedettyyn lomakkeeseen. Access yrittää myös linkittää alilomakkeen päälomakkeeseen tietokannassa määritettyjen yhteyksien perusteella.

3. Voit lisätä lomakkeeseen haluamasi määrän alilomakkeita toistamalla tätä vaihetta.

4. Jos haluat varmistaa, että linkitys onnistui, valitse Aloitus-välilehdenNäkymät-ryhmässäNäytä, valitse Lomakenäkymä ja siirry sitten useiden tietueiden välillä päälomakkeen tietuevalitsimen avulla. Jos alilomake suodattaa itsensä oikein kullekin työntekijälle, toimintosarja on valmis.

Jos edellä kuvattu testi ei onnistu, Access ei pysty linkittämään alilomaketta päälomakkeeseen, ja alilomakeohjausobjektin Aliobjektin linkkikentät- ja Pääobjektin linkkikentät -asetukset ovat tyhjiä. Aseta niiden arvot manuaalisesti tekemällä seuraavat toimet:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella päälomaketta siirtymisruudussa ja valitse Rakennenäkymä.

2. Valitse alilomakeohjausobjekti napsauttamalla sitä kerran.

3. Jos Ominaisuusikkuna-tehtäväruutu ei ole näkyvissä, tuo se näkyviin painamalla F4-näppäintä.

4. Valitse ominaisuusikkunan Tiedot-välilehti.

5. Napsauta Muodosta-painiketta Linkitä alikentät -ominaisuusruudun vieressä.

   Näyttöön tulee Alilomakkeen kenttien linkitin -valintaikkuna.

6. Valitse avattavista Pääobjektin kentät- ja Aliobjektin kentät -luetteloista kentät, jotka haluat linkittää lomakkeisiin, ja paina OK-painiketta. Jos et ole varma, mitä kenttiä pitäisi käyttää, valitse Ehdota, jolloin Access yrittää määrittää linkittävät kentät.

   Vihje: Jos et näe lomakkeiden linkittämiseen käytettävää kenttää, sinun on ehkä muokattava tietuelähdettä ja varmistettava, että linkittävä kenttä on pää- tai alilomakkeen tietuelähteessä. Jos lomake perustuu kyselyyn, voit varmistaa esimerkiksi, että linkittävä kenttä on kyselyn tuloksissa.

7. Tallenna päälomake, siirry lomakenäkymään ja varmista, että lomake toimii odotetulla tavalla.

Alilomakkeen avaaminen uudessa ikkunassa rakennenäkymässä

Jos haluat tehdä rakennemuutoksia alilomakkeeseen työstäessäsi sen päälomaketta rakennenäkymässä, voit avata alilomakkeen omassa ikkunassa:

1. Valitse alilomake napsauttamalla sitä.

2. Valitse Lomakkeen rakennenäkymä -välilehden Työkalut-ryhmästäAlilomake Uudessa ikkunassa.

Sivun alkuun

Alilomakkeen oletusnäkymän muuttaminen

Kun lisäät lomakkeeseen alilomakkeen, alilomakkeen/aliraportin ohjausobjekti näyttää alilomakkeen sen Oletusnäkymä-ominaisuuden mukaan. Tälle ominaisuudelle voidaan määrittää seuraavat arvot:

• Yksittäinen lomake

• Jatkolomakkeet

• Taulukkonäkymä

• Jaettu lomake

Kun luot alilomakkeen ensimmäisen kerran, ominaisuudeksi voidaan määrittää Jatkolomake tai vaikkapa Yksittäinen lomake. Jos asetat alilomakkeen Oletusnäkymä-ominaisuudeksi Taulukko, alilomake näyttää taulukon päälomakkeessa.

Alilomakkeen Oletusnäkymä-ominaisuuden määrittäminen:

1. Sulje kaikki avoimet objektit.

2. Napsauta alilomaketta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Rakennenäkymä.

3. Jos ominaisuusikkuna ei ole jo näkyvissä, tuo se näkyviin painamalla F4-näppäintä.

4. Tarkista ominaisuusikkunan avattavasta luettelosta, että Lomake on valittuna.

5. Määritä ominaisuusikkunan Muotoile-välilehdellä Oletusnäkymä-ominaisuudeksi haluamasi näkymä.

   Huomautus: Jos luettelossa ei ole haluamaasi näkymää, varmista, että näkymän Salli…-näkymä -asetuksena on Kyllä. Jos haluat määrittää lomakkeen oletusnäkymäksi esimerkiksi Taulukko-vaihtoehdon, varmista, että Salli taulukkonäkymä -ominaisuuden asetuksena on Kyllä.

6. Tallenna ja sulje alilomake ja tarkista sen jälkeen tulokset avaamalla päälomake.

Sivun alkuun

Toisiinsa liittyvien tietojen lisääminen lomakkeeseen ilman alilomakkeen luomista

Toisiinsa liittyvien tietojen näyttäminen ei edellytä aina erillisen lomakkeen ohjausobjektin luomista. Jos esimerkiksi käsittelet lomaketta asettelu- tai rakennenäkymässä ja vedät taulukon tai kyselyn siirtymisruudusta lomakkeeseen, Access luo alilomakkeen tai -raportin ohjausobjektin, joka näyttää kyseisen objektin tiedot. Objektin Oletusnäkymä-ominaisuus määrittää, miten tiedot näytetään. Yleensä oletusnäkymänä on taulukkonäkymä, mutta voit asettaa taulukon tai kyselyn Oletusnäkymä-ominaisuudeksi Yksittäinen lomake, Jaettu lomake tai Jatkolomake, jolloin voit näyttää lomakkeiden toisiinsa liittyviä tietoja joustavammin.

Sivun alkuun