Access Asset Tracking -mallin avulla voit seurata tietokoneita, toimistolaitteita tai mitä tahansa muuta, mitä ihmiset omistavat tai ylläpitävät. Tämän suositun Access-mallin version avulla voit myös hakea resurssin tietoja, näyttää tai piilottaa sarakkeita, lähettää sähköpostiviestejä ja yhdistää resurssien omistajien osoitteet.
Haluatko katsoa videon tämän mallin käyttämisestä? Katso tämä artikkeli Kaluston seurantatietokantamallin käyttäminen.
Huomautus: Kohteiden seuranta -tietokantamallia on päivitetty viime vuosina. Nämä ohjeet viittaavat ladattavissa olevan mallin uusimpaan versioon. Jos alla olevat vaiheet eivät vastaa näkemääsi, käytät todennäköisesti mallin vanhempaa versiota.
Aloitusopas
Tässä artikkelissa käsitellään Kalustojen seuranta -mallin käytön perusvaiheita.
Tietokannan valmisteleminen käyttöä varten
-
Kun avaat tietokannan ensimmäisen kerran, Access näyttää tervetulolomakkeen. Jos haluat estää tätä lomaketta näkymästä, kun avaat tietokannan seuraavan kerran, poista Näytä tervetuloa, kun tietokanta avataan -valintaruudun valinta.
Aloita tietokannan käyttö sulkemalla Tervetulolomake.
-
Jos haluat varmistaa, että kaikki tietokannan sisältö on käytössä, valitse sanomapalkissa Ota tämä sisältö käyttöön.
Lisätietoja tietokannan sisällön käyttöönotosta on artikkelissa Tietokantaan luottaminen.
Käytöstä poistettujen resurssien näyttäminen tai piilottaminen
Käytöstä poistetut resurssit ovat kohteita, joiden käytöstä poistettu päivämäärä on kuluvana päivänä tai sitä ennen. Varat voivat jäädä käytöstä, kun ne ovat vanhentuneita, katkenneita tai muuten käyttämättömiä. Voit näyttää tai piilottaa käytöstä poistetut resurssit Resurssiluettelo-lomakkeessa.
-
Valitse Resurssiluettelo-lomakkeessaNäytä käytöstä poistettu -valintaruutu tai poista sen valinta.
Resurssin tai yhteystiedon hakeminen
Pikahaku-ruudun avulla voit nopeasti etsiä resurssin resurssiluettelolomakkeesta ja yhteystiedon yhteystietoluettelolomakkeesta.
-
Kirjoita etsittävä teksti Pikahaku-ruutuun ja paina sitten ENTER-näppäintä.
Access suodattaa luettelon näyttämään vain ne tietueet, jotka sisältävät hakemasi tekstin. Jos haluat palata koko luetteloon, valitse Tyhjennä nykyinen haku. (Se on X hakuruudun sisällä.)
Resurssiluettelon suodattaminen
Resurssiluettelo-lomakkeessa voit suodattaa kalustoluettelon ja tallentaa suosikkisuodattimesi myöhempää käyttöä varten.
-
Käytä suodattimia napsauttamalla lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla haluamasi suodattimet.
-
Valitse Tallenna suodatin.
-
Kirjoita Suodattimen tiedot -lomakkeeseen suodattimen nimi ja kuvaus ja valitse sitten Sulje.
-
Käytä Suodata suosikit -ruutua tallennetun suodattimen käyttämiseen tai poista suodatin valitsemalla (Tyhjennä suodatin).
Sarakkeiden näyttäminen ja piilottaminen
Resurssiluettelo-lomakkeessa ja Yhteystietoluettelo-lomakkeessa jotkin kentät (sarakkeet) piilotetaan oletusarvoisesti. Näytettävien kenttien muuttaminen:
-
Valitse Näytä tai piilota kentät.
-
Valitse Näytä sarakkeet -valintaikkunassa näytettävien sarakkeiden vieressä oleva valintaruutu. Piilota sarake poistamalla valintaruudun valinta.
Resurssin tai yhteystietojen näyttäminen
Resurssin tiedot -lomakkeen ja Yhteystiedot-lomakkeen avulla voit tarkastella ja kirjoittaa lisätietoja kohteesta. Resurssin tietojen tai yhteystietolomakkeen näyttäminen:
-
Valitse Resurssiluettelo-lomakkeessa tai yhteystietoluettelolomakkeessaAvaa sen kohteen vierestä, jonka haluat nähdä.
Kuvan lisääminen
Resurssitiedot-lomakkeessa ja Yhteystiedot-lomakkeessa voit lisätä kuvia ja muita liitteitä.
-
Valitse Resurssitiedot-lomakkeen kuvakehyksessä Lisää tai poista liitteitä.
Valitse Yhteystietolomakkeen kuvakehyksestä Muokkaa kuvaa.
-
Valitse Liitteet-valintaikkunassaLisää.
-
Selaa Valitse tiedosto -valintaikkunassa kansioon, joka sisältää tiedoston.
-
Valitse tiedosto, jonka haluat lisätä, ja valitse sitten Avaa.
-
Valitse Liitteet-valintaikkunassaOK.
Huomautus: Voit liittää kuhunkin kohteeseen useita tiedostoja, mukaan lukien erilaisia tiedostotyyppejä, kuten asiakirjoja tai laskentataulukoita.
Yhteystietojen lisääminen Microsoft Outlookista
Jos käytät Microsoft Outlookia, voit lisätä kyseisen ohjelman yhteystietoja tai resurssien omistajia kirjoittamatta tietoja uudelleen.
-
Valitse Yhteystietoluettelo-lomakkeessaLisää Outlookista.
-
Valitse Lisättävät nimet -valintaikkunassa nimet, jotka haluat lisätä tietokantaan.
-
Valitse Lisää ja valitse sitten OK.
Yhteyshenkilön osoitteen kartan näyttäminen
Jos olet antanut yhteyshenkilölle katuosoitteen Yhteystiedot-lomakkeessa , voit näyttää kartan kyseisestä sijainnista:
-
Valitse Yhdistä tämä osoite.
Raporttien näyttäminen
Kohteiden seuranta sisältää useita raportteja, kuten kaikki resurssit, resurssitiedot, käytöstä poistetut resurssit, yhteystietojen osoitteisto ja paljon muuta. Raportin näyttäminen:
-
Kaksoisnapsauta siirtymisruudun Raportit-kohdassa raporttia, jonka haluat näyttää.
Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja on artikkelissa yksinkertaisen raportin Create.
Kohteiden seurantatietokannan muokkaaminen
Voit mukauttaa Kohteiden seuranta -tietokantaa lisäämällä uuden kentän Resurssit-taulukkoon ja lisäämällä sitten kentän Resurssiluettelo-lomakkeeseen , Resurssitiedot-lomakkeeseen ja Resurssitiedot-raporttiin .
Kentän lisääminen Resurssit-taulukkoon
-
Sulje kaikki avoimet välilehdet.
-
Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa Resurssit-taulukkoa .
-
Vieritä oikealle, kunnes näkyviin tulee Lisää uusi kenttä -niminen sarake. Kaksoisnapsauta sarakeotsikkoa ja kirjoita kentän nimi.
Kun kirjoitat tietoja sarakkeeseen ensimmäisen kerran, Access määrittää tietotyypin puolestasi.
Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin
Kun kenttä on lisätty taulukkoon, voit lisätä sen lomakkeeseen tai raporttiin.
-
Napsauta lomaketta tai raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Asettelunäkymä.
-
Valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät.
-
Vedä haluamasi kenttä kenttäluettelosta lomakkeeseen tai raporttiin.
