Applies ToOutlook for Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Office yrityksille Office 365 Small Business

Voit rajoittaa käyttöoikeuksia sähköpostiviestien sisältöön Outlook sisältöoikeuksien hallinnalla samalla tavalla kuin voit rajoittaa käyttöoikeuksia muihin Microsoft Office -tiedostoihin.

Tärkeää: Jos käytät Officea Surface RT -laitteessa, voit tarkastella IRM-suojattuja sähköpostiviestejä, mutta et voi lähettää viestejä. Haluatko tarkistaa käytössäsi olevan Office-version?

Sisältöoikeuksien hallintatoiminnolla voit määrittää sähköpostiviestien käyttörajoituksia. Sisältöoikeuksien hallinnan avulla voit estää arkaluonteisten tietojen luvattoman lukemisen, tulostaminen, edelleen lähettämisen ja kopioimisen. Sisältöoikeuksien hallinta auttaa myös organisaatioita valvomaan luottamuksellisten ja yksinoikeudella omistettujen tietojen hallintaa ja levittämistä koskevien käytäntöjen noudattamista sekä organisaatiossa että asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden osalta.

Kun sähköpostiviestin käyttöoikeutta on rajoitettu sisältöoikeuksien hallinnan avulla, käyttörajoitukset ovat voimassa riippumatta siitä, mihin viesti siirtyy, koska viestin käyttöoikeustiedot on tallennettu itse viestitiedostoon.

Huomautus: Sisältöoikeuksien hallinta ei voi estää haittaohjelmia tai tietokoneviruksia poistamasta, varastamasta, vioittamasta, kaappaamasta tai lähettämästä sisältöä. Se ei voi myöskään estää suojatun sisällön käsin kopioimista, uudelleen kirjoittamista, digitaalista valokuvausta tai kopiointia ruudunkaappausta käyttäen.

Jos viestillä on rajoitetut käyttöoikeudet, viestiluettelossa näkyy lukituskuvake.

Kun yrität avata suojattua sähköpostiviestiä ensimmäisen kerran, sinun on muodostettava yhteys käyttöoikeuspalvelimeen. Jos käyttöoikeuspalvelin vahvistaa tunnistetietosi, saat käyttöoikeustiedoston, joka määrittää, millaiset käyttöoikeudet sinulla on kyseiseen tiedostoon. Prosessi on suoritettava erikseen jokaiselle suojatulle tiedostolle. Et siis voi avata suojattua sisältöä, ellet ole saanut siihen käyttöoikeutta käyttöoikeuspalvelimesta.

Viestien tarkasteleminen, kun sisältöoikeuksien hallinta ei ole käytettävissä

Jos sinun on luettava tai avattava sisältöä rajoitetulla käyttöoikeudella, mutta Outlook ei ole käytettävissä käyttämässäsi tietokoneessa, voit käyttää selainta. Jos käytät Outlookin verkkoversio tai Outlook Web App (OWA), voit tarkastella rajoitettuja viestejä missä tahansa selaimessa.

IRM:n poistaminen lähettämästäsi viestistä

Jos olet viestin alkuperäinen lähettäjä ja haluat poistaa rajoitetut käyttöoikeudet, noudata seuraavia ohjeita.

  1. Avaa salattu viesti Lähetetyt-kansiosta kaksoisnapsauttamalla sitä.

  2. Valitse Tiedosto > Salaa > Rajoittamaton käyttö.

  3. Valitse Tallenna.

Huomautukset: 

  • Rajoitettujen käyttöoikeuksien poistaminen lähettämästäsi viestistä ei päivitä vastaanottajien postilaatikoissa olevia viestejä. Tämä vaikuttaa vain Lähetetyt-kansiossa olevan viestin kopioon.

  • Sisältöoikeuksien hallintaa ei voi poistaa viestistä, jonka joku muu on lähettänyt sinulle.

Sisältöoikeuksien hallinnan suojaamat viestien liitetiedostotyypit

Kun seuraavat tiedostotyypit liitetään oikeuksien hallitsemaan viestiin Outlook, niitä hallitaan automaattisesti. 

Huomautus: Jos suojattuun viestiin liitetään Outlookin viestitiedostoja (.msg) (esimerkiksi useita Outlook-viestejä lähetetään edelleen yhdessä viestissä), liitettyjä viestejä ei suojata.

Word-asiakirjat

Tiedostotyyppi

Tunniste

Asiakirja

.doc

Asiakirja

.docx

Makroja käyttävä asiakirja

.docm

Malli

.dot

Malli

.dotx

Makroja käyttävä malli

.dotm

Excel-asiakirjat

Tiedostotyyppi

Tunniste

Työkirja

.xls

Työkirja

.xlsx

Makroja käyttävä työkirja

.xlsm

Malli

.xlt

Malli

.xltx

Makroja käyttävä malli

.xltm

Binaarimuotoinen työkirja (ei XML)

.xlsb

Makroja käyttävä apuohjelma

.xla

Makroja käyttävä apuohjelma

.xlam

PowerPoint-asiakirjat

Tiedostotyyppi

Tunniste

Esitys

.ppt

Esitys

.pptx

Makroja käyttävä esitys

.pptm

Malli

.pot

Malli

.potx

Makroja käyttävä malli

.potm

Näytä

.pps

Näytä

.ppsx

Makroja käyttävä diaesitys

.ppsm

Office-teema

.thmx

InfoPath-tiedostot

Tiedostotyyppi

Tunniste

Dynaaminen lomake/malli

.xsn

XPS-asiakirjat

Tiedostotyyppi

Tunniste

XML Paper Specification

.xps

Sivun alkuun

Tarvitsetko lisäohjeita?

Haluatko lisää vaihtoehtoja?

Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.

Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.