Voit rajoittaa käyttöoikeuksia sähköpostiviestien sisältöön Outlook sisältöoikeuksien hallinnalla samalla tavalla kuin voit rajoittaa käyttöoikeuksia muihin Microsoft Office -tiedostoihin.
Tärkeää: Jos käytät Officea Surface RT -laitteessa, voit tarkastella IRM-suojattua sähköpostia, mutta et voi lähettää sitä. Haluatko tarkistaa käytössäsi olevan Office-version?
Sisältöoikeuksien hallintatoiminnolla voit määrittää sähköpostiviestien käyttörajoituksia. Sisältöoikeuksien hallinnan avulla voit estää arkaluonteisten tietojen luvattoman lukemisen, tulostaminen, edelleen lähettämisen ja kopioimisen. Sisältöoikeuksien hallinta auttaa myös organisaatioita valvomaan luottamuksellisten ja yksinoikeudella omistettujen tietojen hallintaa ja levittämistä koskevien käytäntöjen noudattamista sekä organisaatiossa että asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden osalta.
Kun sähköpostiviestin käyttöoikeutta on rajoitettu sisältöoikeuksien hallinnan avulla, käyttörajoitukset ovat voimassa riippumatta siitä, mihin viesti siirtyy, koska viestin käyttöoikeustiedot on tallennettu itse viestitiedostoon.
Sisältöoikeuksien hallinta ei voi estää sisällön pyyhkimistä, varastamista, vioittumista tai sieppaamista ja lähettämistä haittaohjelmien tai tietokonevirusten toimesta. Se ei myöskään voi estää sisällön käsin kopioimista tai uudelleenkytkemistä tai estää digitaalisen valokuvan tai näyttökuvan ottamisen rajoitetusta sisällöstä.
Kun yrität avata rajoitetun käyttöoikeuden sisältävän sähköpostiviestin ensimmäisen kerran, yhteys käyttöoikeuspalvelimeen on muodostettu. Jos käyttöoikeuspalvelin vahvistaa tunnistetietosi, saat käyttöoikeustiedoston, joka määrittää, millaiset käyttöoikeudet sinulla on kyseiseen tiedostoon. Prosessi on suoritettava erikseen jokaiselle suojatulle tiedostolle. Toisin sanoen sisältöä, jonka käyttöoikeuksia on rajoitettu, ei voi avata, jos käyttöoikeuspalvelin ei ole myöntänyt sinulle kyseisen sisällön käyttöoikeutta.
Näytä viestit, kun sisältöoikeuksien hallinta ei ole käytettävissä
Jos sinun on luettava tai avattava sisältöä rajoitetulla käyttöoikeudella, mutta Outlook ei ole käytettävissä käyttämässäsi tietokoneessa, voit käyttää selainta. Jos käytät Outlookin verkkoversio, voit tarkastella rajoitettuja viestejä missä tahansa selaimessa.
IRM:n poistaminen lähettämästäsi viestistä
Rajoitettujen käyttöoikeuksien poistaminen lähettämästäsi viestistä ei päivitä vastaanottajien postilaatikoissa olevia viestejä. Tämä vaikuttaa vain Lähetetyt-kansiossa olevan viestin kopioon.
Sisältöoikeuksien hallintaa ei voi poistaa viestistä, jonka joku muu on lähettänyt sinulle.
Jos olet viestin alkuperäinen lähettäjä ja haluat poistaa rajoitetut käyttöoikeudet, noudata seuraavia ohjeita.
-
Avaa salattu viesti Lähetetyt-kansiosta kaksoisnapsauttamalla sitä.
-
Valitse Tiedosto > Salaa > Rajoittamaton käyttö.
-
Valitse Tallenna.
Sisältöoikeuksien hallinnan suojaamat viestien liitetiedostotyypit
Kun seuraavat tiedostotyypit liitetään oikeuksien hallitsemaan viestiin Outlook, niitä hallitaan automaattisesti.
Huomautus: Jos liität Outlook viestitiedostoja (.msg) oikeuksien hallitsemaan viestiin (kuten useiden Outlook viestien edelleenlähetykseen yhdessä viestissä), liitettyjä viestejä ei hallita.
Word-asiakirjat
|
Tiedostotyyppi |
Tunniste |
|---|---|
|
Asiakirja |
.doc |
|
Asiakirja |
.docx |
|
Makroja käyttävä asiakirja |
.docm |
|
Malli |
.dot |
|
Malli |
.dotx |
|
Makroja käyttävä malli |
.dotm |
Excel-asiakirjat
|
Tiedostotyyppi |
Tunniste |
|---|---|
|
Työkirja |
.xls |
|
Työkirja |
.xlsx |
|
Makroja käyttävä työkirja |
.xlsm |
|
Malli |
.xlt |
|
Malli |
.xltx |
|
Makroja käyttävä malli |
.xltm |
|
Binaarimuotoinen työkirja (ei XML) |
.xlsb |
|
Makroja käyttävä apuohjelma |
.xla |
|
Makroja käyttävä apuohjelma |
.xlam |
PowerPoint-asiakirjat
|
Tiedostotyyppi |
Tunniste |
|---|---|
|
Esitys |
.ppt |
|
Esitys |
.pptx |
|
Makroja käyttävä esitys |
.pptm |
|
Malli |
.pot |
|
Malli |
.potx |
|
Makroja käyttävä malli |
.potm |
|
Näytä |
.pps |
|
Näytä |
.ppsx |
|
Makroja käyttävä diaesitys |
.ppsm |
|
Office-teema |
.thmx |
InfoPath-tiedostot
|
Tiedostotyyppi |
Tunniste |
|---|---|
|
Dynaaminen lomake/malli |
.xsn |
XPS-asiakirjat
|
Tiedostotyyppi |
Tunniste |
|---|---|
|
XML Paper Specification |
.xps |
