Applies ToOutlook for Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016

Jos sinulla on paljon työyhteystietoja tai henkilökohtaisia yhteystietoja, joita säilytät laskentataulukossa, voit tuoda ne suoraan Outlookiin pienellä valmistelulla. On kolme tärkeää vaihetta.

  1. Tallenna Excel-työkirja .csv tiedostona.

  2. Tuo yhteystiedot.

  3. Yhdistä Excel laskentataulukkosarakkeet asianmukaisiin Outlook kenttiin.

Vaihe 1: Excel työkirjan tallentaminen .csv tiedostona

Outlook voi tuoda pilkuin erotettuja arvotiedostoja (.csv), mutta ei useita taulukoita sisältäviä työkirjoja, joten vaihe 1 tallentaa Excel työkirjan .csv tiedostona. Tee näin:

  1. Valitse työkirjassa laskentataulukko, jonka yhteystiedot haluat tuoda.

  2. Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä.

  3. Valitse tiedostolle tallennuspaikka.

  4. Valitse Tallennusmuoto-ruudussa CSV (luettelomerkein eroteltu) (*.csv) ja valitse Tallenna.

    Excel kertoo, että valittu tiedostotyyppi ei sisällä useita taulukoita sisältäviä työkirjoja. Tämä viittaa CSV-tiedoston rajoitukseen. alkuperäiselle työkirjalle (.xlsx tiedostolle) ei tapahdu mitään.

  5. Valitse OK.

    Excel näyttää seuraavan sanoman: Joitakin työkirjan ominaisuuksia voidaan menettää, jos työkirja tallennetaan muodossa CSV. Tämä viittaa ainoastaan CSV-tiedostoja koskevaan rajoitukseen ja se voidaan ohittaa.

  6. Valitse Kyllä , jos haluat Excel tallentaa nykyisen laskentataulukon CSV-tiedostona. Alkuperäinen työkirja (-xlsx-tiedosto) suljetaan.

  7. Sulje CSV-tiedosto.

Olet valmis Excel. Voit nyt aloittaa tuontiprosessin Outlook.

Huomautus: Eri alueilla voidaan käyttää oletusarvoisena luetteloerottimena eri välimerkkejä. Esimerkiksi saksankielisillä alueilla oletuserottimena on puolipiste. Outlook ei kuitenkaan tue puolipistettä kentän erottimena. Tällöin CSV-tiedoston puolipisteet voi joutua korvaamaan pilkuilla ennen seuraavaan vaiheeseen siirtymistä.

Vaihe 2: Yhteystietojen tuominen Outlookiin

Huomautus: Jos tuot .csv-tiedoston Outlook.com-tilille (tai toiselle Exchange ActiveSync -tilille) Outlookissa, katso lisätietoja artikkelista Yhteystietojen tuominen Outlook.com-tilille.

  1. Valitse Outlook valintanauhan yläreunassa Tiedosto.

    Outlook 2016:n valintanauha näyttää tältä.
  2. Valitse Avaa & Vie > Tuo tai vie.

    Luo Outlookin .pst-tiedosto valitsemalla Tiedosto, sitten Avaa ja Vie ja lopuksi Tuo/vie

  3. Valitse Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta ja valitse sitten Seuraava.

    Ohjattu tuominen ja vieminen -toiminto

    Vihje: Jos sinua pyydetään antamaan salasana etkä ole määrittänyt salasanaa, siirry seuraavaan ikkunaan valitsemalla Peruuta.

  4. Valitse Luetteloerottimella erotetut arvot ja valitse Seuraava.

  5. Selaa tuotavaan .csv-tiedostoon.

  6. Valitse Asetukset-kohdassa, korvataanko kaksoiskappaleet (nykyiset yhteystiedot), luodaanko yhteystiedoista kaksoiskappaleita vai jätetäänkö kaksoiskappaleet tuomatta.

  7. Valitse Seuraava ja valitse sitten kohdekansio yhteystiedoille. Yhteystiedot on yleensä valittuna oletusarvoisesti, mutta jos näin ei ole, vieritä ylös- tai alaspäin, kunnes löydät sen. Voit myös valita toisen kansion tai luoda uuden kansion.

  8. Valitse Seuraava.

  9. Varmista, että Tuo MyContacts.csv -kohdan vieressä oleva valintaruutu on valittuna (jos se on tiedostonimi).

  10. Älä valitse vielä Valmis, koska jotkin CSV-tiedoston sarakkeista on yhdistettävä Outlookin yhteystietokenttiin. Yhdistämisellä varmistetaan, että tuodut yhteystiedot näkyvät halutulla tavalla.

Vaihe 3: Yhdistä CSV-tiedostosarakkeet yhteystietokenttien Outlook

  1. Napsauta Määritä käyttäjän kentät -painiketta. Mukautettujen kenttien yhdistäminen -valintaikkuna tulee näkyviin.

    • Lähde-kohdassa on ruutu, jossa on tuotavan CSV-tiedoston sarakkeiden nimet.

    • Kohdassa Kohteeseen näet vakiokentät, joita Outlook käyttää yhteystiedoissa. Jos kenttä vastaa CSV-tiedoston saraketta, sarake näkyy Vastaavuudet määritetty kohteesta -kohdassa.

    • Kentät Nimi, Etunimi ja Sukunimi ovat tavallisia Outlook yhteystietokenttiä, joten jos tiedoston yhteystiedoissa on jokin näistä yhteystiedoista, voit jatkaa.

      Excelin sarakkeen yhdistäminen Outlookin yhteystietokenttään

  2. Todennäköisesti osa yhdistämisestä on tehtävä manuaalisesti. Esimerkin tuontitiedostossa yhteyshenkilön matkapuhelinnumero on Kännykkä-sarakkeessa. Sillä ei ole tarkkaa vastinetta Outlook. Löydät sopivan vastineen Outlook toimimalla seuraavasti:

    1. Vieritä oikealla olevaa ruutua alaspäin, kunnes löydät Muu osoite -kohdan, jonka vieressä on plusmerkki (+).

    2. Laajenna tiedot napsauttamalla plusmerkkiä, jolloin näkyviin tulee sopiva vastine, Matkapuhelin.

  3. Vedä Matkapuhelin-kohta vasemmasta ruudusta ja pudota se oikean ruudun Matkapuhelin-kohtaan.

    Huomaat, että Matkapuhelin näkyy nyt myös Matkapuhelin-kohdan vieressä Vastaavuudet määritetty kohteesta -sarakkeessa.

    Matkapuhelintieto on nyt yhdistetty Outlookin Matkapuhelin-kenttään

  4. Vedä loput arvoista yksi kerrallaan vasemmanpuoleisesta ruudusta oikeanpuoleisen ruudun sopiviin Outlook-kenttiin. Voit esimerkiksi vetää arvon Osoite joko Lähiosoite (koti)-tai Lähiosoite (työ) -kohtaan yhteyshenkilön osoitteen tyypistä riippuen.

  5. Valitse Valmis.

    Yhteystiedot tuodaan Outlook.

  6. Jos haluat tarkastella yhteystietoja Outlookissa, valitse siirtymispalkin alareunassa Henkilöt-kuvake .

    Napsauta Henkilöt-kuvaketta sivun alaosassa.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Outlookin sähköpostin, yhteystietojen ja kalenterin tuonti ja vienti

Tarvitsetko lisäohjeita?

Haluatko lisää vaihtoehtoja?

Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.

Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.