Tietojen siirtäminen Excelistä Accessiin

Vaihe 1: Tietojen tuominen Excelistä Accessiin

Tietojen tuominen on toiminto, joka voi sujua paljon sujuvammin, jos tietojen valmisteleminen ja puhdistaminen kestää jonkin aikaa. Tietojen tuominen on kuin uuteen kotiin siirtymistä. Jos siivoat ja järjestät omaisuutesi ennen muuttoasi, asettuminen uuteen kotiin on paljon helpompaa.

Tietojen puhdistaminen ennen tuontia

Ennen kuin tuot tietoja Accessiin, Excelissä kannattaa:

• Muunna solut, jotka sisältävät muita kuin atomitietoja (eli useita arvoja yhdessä solussa) useiksi sarakkeiksi. Esimerkiksi Taidot-sarakkeen solu, joka sisältää useita osaamisaluearvoja, kuten C#-ohjelmointi, VBA-ohjelmointi ja Verkkosuunnittelu, on jaettava eri sarakkeisiin, jotka sisältävät vain yhden osaamisalueen arvon.

• POISTA VÄLIT-komennolla etu- ja lopussa olevat välilyönnit sekä useita upotettuja välilyöntejä.

• Poista tulostumattomat merkit.

• Etsi ja korjaa oikeinkirjoitus- ja välimerkkivirheet.

• Poista rivien kaksoiskappaleet tai kenttien kaksoiskappaleet.

• Varmista, että tietosarakkeissa ei ole sekamuotoiluja, varsinkaan luvuiksi muotoiltuja lukuja tai numeroiksi muotoiltuja päivämääriä.

Lisätietoja on seuraavissa Excelin ohjeaiheissa:

• Kymmenen tapaa tarkistaa ja korjata tiedot

• Ainutkertaisten arvojen suodattaminen tai kaksoiskappaleiden poistaminen

• Tekstiksi tallennettujen lukujen muuntaminen luvuiksi

• Tekstiksi tallennettujen päivämäärien muuttaminen päivämäärämuotoon

Valitse paras tietotyyppi tuotaessa

Accessin tuontitoiminnon aikana haluat tehdä hyviä valintoja, jotta saat vain vähän (jos lainkaan) muuntovirheitä, jotka edellyttävät manuaalista interventiota. Seuraavassa taulukossa on yhteenveto siitä, miten Excelin lukumuodot ja Access-tietotyypit muunnetaan, kun tuot tietoja Excelistä Accessiin, ja annetaan vinkkejä parhaista tietotyypeistä ohjatussa laskentataulukon tuomisessa.

Kun tiedot ovat Accessissa, voit poistaa Excel-tiedot. Muista varmuuskopioida alkuperäinen Excel-työkirja ensin ennen sen poistamista.

Lisätietoja on Accessin ohjeaiheessa Excel-työkirjan tietojen tuominen tai linkittäminen.

Tietojen liittäminen automaattisesti helposti

Yleinen ongelma, joka Excelin käyttäjillä on, on samojen sarakkeiden tietojen liittäminen yhteen suureen laskentataulukkoon. Käytössäsi voi esimerkiksi olla Excelistä alkanut kohteiden seurantaratkaisu, joka on nyt kasvanut sisältämään useiden työryhmän ja osaston tiedostoja. Nämä tiedot voivat olla eri laskentataulukoissa ja työkirjoissa tai tekstitiedostoissa, jotka ovat muiden järjestelmien tietosyötteitä. Excelissä ei ole käyttöliittymäkomentoa tai helppoa tapaa liittää samankaltaisia tietoja.

Paras ratkaisu on käyttää Accessia, jossa voit helposti tuoda ja liittää tietoja yhteen taulukkoon ohjatun laskentataulukon tuomisen avulla. Lisäksi voit liittää paljon tietoja yhteen taulukkoon. Voit tallentaa tuontitoiminnot, lisätä ne ajoitettuina Microsoft Outlook -tehtävinä ja jopa automatisoida prosessin makrojen avulla.

Vaihe 2: Tietojen normalisointi ohjatulla Taulukon analysoiminen -toiminnolla

Ensi silmäyksellä tietojen normalisointiprosessi voi tuntua pelottavalta tehtävältä. Onneksi taulukoiden normalisointi Accessissa on paljon helpompaa ohjatun taulukon analysoinnin ansiosta.

1. Vedä valitut sarakkeet uuteen taulukkoon ja luo yhteydet automaattisesti

2. Käytä painikekomentoja taulukon uudelleennimeämiseen, perusavaimen lisäämiseen, olemassa olevan sarakkeen tekemiseen perusavaimeksi ja viimeisen toiminnon kumoamiseen

Tämän ohjatun toiminnon avulla voit tehdä seuraavat toimet:

• Muunna taulukko pienempien taulukoiden joukoksi ja luo automaattisesti perus- ja viiteavainyhteys taulukoiden välille.

• Lisää perusavain aiemmin luotuun kenttään, joka sisältää yksilöllisiä arvoja, tai luo uusi tunnuskenttä, joka käyttää Laskuri-tietotyyppiä.

• Luo automaattisesti yhteyksiä viite-eheyden valvomiseksi johdannaispäivitysten avulla. Johdannaispoistoja ei lisätä automaattisesti, jotta tietoja ei poisteta vahingossa, mutta voit helposti lisätä johdannaispoistoja myöhemmin.

• Etsi uusista taulukoista tarpeettomia tai päällekkäisiä tietoja (kuten sama asiakas, jolla on kaksi eri puhelinnumeroa) ja päivitä se haluamallasi tavalla.

• Varmuuskopioi alkuperäinen taulukko ja nimeä se uudelleen liittämällä sen nimeen "_OLD". Luot sitten kyselyn, joka rekonstruoi alkuperäisen taulukon alkuperäisen taulukon nimellä, jotta kaikki alkuperäiseen taulukkoon perustuvat aiemmin luodut lomakkeet tai raportit toimivat uuden taulukkorakenteen kanssa.

Lisätietoja on artikkelissa Tietojen normalisointi Taulukon analysointi -toiminnon avulla.

Vaihe 3: Yhteyden muodostaminen Access-tietoihin Excelistä

Kun tiedot on normalisoitu Accessissa ja on luotu kysely tai taulukko, joka rekonstruoi alkuperäiset tiedot, on helppo muodostaa yhteys Access-tietoihin Excelistä. Tietosi ovat nyt Accessissa ulkoisena tietolähteenä, joten ne voidaan yhdistää työkirjaan tietoyhteyden kautta, joka on tietosäilö, jota käytetään ulkoisen tietolähteen etsimiseen, kirjautumiseen ja käyttämiseen. Yhteystiedot tallennetaan työkirjaan, ja ne voidaan tallentaa myös yhteystiedostoon, kuten Office Data Connection (ODC) -tiedostoon (.odc-tiedostotunniste) tai tietolähteen nimitiedostoon (.dsn-tunniste). Kun olet muodostanut yhteyden ulkoisiin tietoihin, voit myös päivittää Excel-työkirjan Automaattisesti Accessista aina, kun tiedot päivitetään Accessissa.

Lisätietoja on artikkelissa Tietojen tuominen ulkoisista tietolähteistä (Power Query).

Tietojen vieminen Accessiin

Tässä osassa esitellään seuraavat vaiheet tietojen normalisoimisessa: Myyjä- ja Osoite-sarakkeiden arvojen jakaminen niiden atomiosiisi, toisiinsa liittyvien aiheiden erottaminen omiin taulukoihin, taulukoiden kopioiminen ja liittäminen Excelistä Accessiin, uusien luotujen Access-taulukoiden välisten avainsuhteiden luominen ja yksinkertaisen kyselyn luominen ja suorittaminen Accessissa tietojen palauttamiseksi.

Esimerkkitiedot normalisoimattomassa muodossa

Seuraava laskentataulukko sisältää muut kuin atomiarvot Myyjä-sarakkeessa ja Osoite-sarakkeessa. Molemmat sarakkeet on jaettava kahteen tai useampaan erilliseen sarakkeeseen. Tässä laskentataulukossa on myös tietoja myyjistä, tuotteista, asiakkaista ja tilauksista. Nämä tiedot olisi myös jaettava aiheittain erillisiin taulukoihin.

Tarvitsetko lisätietoja?

Voit aina kysyä neuvoa Excel Tech Community -yhteisön asiantuntijalta tai saada tukea tukiyhteisöltä.