Excelin avulla voit suojata työsi riippumatta siitä, haluatko estää joltakulta työkirjasi avaamisen ilman salasanaa, estää työkirjan vain luku -käyttöoikeuden myöntämisen tai vain suojata laskentataulukon, jotta et vahingossa poista kaavoja. Tässä ohjeaiheessa käsitellään ensisijaisia vaihtoehtoja, joilla Excel-tiedostot voi suojata ja joilla niitä voi jakaa.
Varoitus:
-
Jos unohdat tai kadotat salasanasi, Microsoft ei voi palauttaa sitä.
-
Älä oleta, että pelkkä työkirjan tai laskentataulukon suojaaminen salasanalla riittää suojaukseksi. Harkitse aina kahdesti ennen kuin jaat Excel-työkirjoja, jotka voivat sisältää arkaluonteisia henkilötietoja, kuten luottokortin numeroita, henkilötunnuksen tai työntekijätunnuksen.
-
Laskentataulukon tason suojausta ei ole tarkoitettu suojaustoiminnoksi. Se ainoastaan estää käyttäjiä muokkaamasta lukittuja laskentataulukon soluja.
Seuraavassa esitetään Excel-tietojen suojaamiseen käytettävissä olevat vaihtoehdot:
-
Tiedostotaso: Tämä tarkoittaa mahdollisuutta lukita Excel-tiedosto määrittämällä salasana, jotta käyttäjät eivät voi avata tai muokata tiedostoa. Vaihtoehtoja on kaksi:
-
Tiedoston salaus: Kun valitset tämän vaihtoehdon, määrität salasanan ja lukitset Excel-tiedoston. Muut käyttäjät eivät voi avata tiedostoa ilman salasanaa. Katso lisätietoja artikkelista Excel-tiedoston suojaaminen.
-
Salasanan asettaminen tiedoston avaamiselle tai muokkaamiselle: Määrität salasanan tiedoston avaamiselle tai muokkaamiselle. Käytä tätä vaihtoehtoa, jos haluat antaa vain luku- tai muokkausoikeudet eri käyttäjille. Katso lisätietoja artikkelista Excel-tiedoston suojaaminen.
-
Merkitse lopulliseksi: Käytä tätä vaihtoehtoa, jos haluat merkitä Excel-tiedoston lopulliseksi versioksi ja estää muiden käyttäjien muutokset. Lisätietoja on artikkelissa Asiakirjan, työkirjan tai esityksen suojauksen lisääminen tai poistaminen.
-
Rajaa käyttöoikeuksia: Jos organisaatiossa käyttöoikeudet on määritetty sisältöoikeuksien hallinnalla (IRM), voit käyttää tiedostossa mitä tahansa käytettävissä olevia IRM-käyttöoikeuksia. Lisätietoja on artikkelissa Asiakirjan, työkirjan tai esityksen suojauksen lisääminen tai poistaminen.
-
Digitaalinen allekirjoitus: Voit lisätä digitaalisen allekirjoituksen Excel-tiedostoon. Lisätietoja on artikkelissa Office-tiedostojen digitaalisen allekirjoituksen lisääminen tai poistaminen.
Huomautus: Digitaalisen allekirjoituksen lisäämiseen tarvitset kelvollisen varmenteen varmenteiden myöntäjältä (CA).
-
-
Työkirjataso: Voit lukita työkirjan rakenteen määrittämällä salasanan. Kun työkirjan rakenne on lukittu, muut käyttäjät eivät voi lisätä, siirtää, poistaa, piilottaa tai nimetä uudelleen laskentataulukoita. Lisätietoja työkirjojen suojaamisesta on artikkelissa Työkirjan suojaaminen.
-
Laskentataulukkotaso: Taulukon suojauksen avulla voit hallita sitä, miten käyttäjä voi työskennellä laskentataulukoissa. Voit määrittää, mitä käyttäjä voi tarkalleen ottaen tehdä laskentataulukossa, jolloin varmistat, että tämä ei vaikuta mihinkään laskentataulukon tärkeistä tiedoista. Haluat ehkä esimerkiksi, että käyttäjä lisää vain rivejä ja sarakkeita tai lajittelee ja käyttää vain pikasuodatusta. Kun taulukon suojaus on otettu käyttöön, voit suojata muita elementtejä, kuten soluja, alueita, kaavoja ja ActiveX- tai Lomake-ohjausobjekteja. Lisätietoja laskentataulukoiden suojaamisesta on artikkelissa Laskentataulukon suojaaminen.
Mitä suojaustasoa kannattaa käyttää?
-
Jos haluat hallita käyttöoikeustasoa, joka käyttäjillä pitäisi olla Excel-tiedostossa, käytä tiedostotason suojausta. Oletetaan, että tiimisi jäsenten viikoittainen tilanneraportti on Excel-tiedosto. Haluat, että tiimisi ulkopuoliset henkilöt eivät voi avata tiedostoa. Käytettävissä on kaksi vaihtoehtoa:
-
Jos et halua muiden avaavan tiedostoa: Voit salata Excel-tiedoston, joka on yleisin käytetty tekniikka. Tämä tarkoittaa periaatteessa sitä, että lukitset sen salasanalla, eikä kukaan muu kuin sinä voi avata sen.
-
Jos haluat ottaa käyttöön vain luku- tai muokkausoikeudet eri käyttäjille: Tiimisi esimiesten on kenties voitava muokata viikoittaista tilanneraporttia, mutta tiimin jäsenillä tulee olla pelkästään vain luku -käyttöoikeudet. Voit suojata Excel-tiedoston määrittämällä kaksi salasanaa: toisen tiedoston avaamiselle ja toisen muokkaamiselle. Voit myöhemmin jakaa asianmukaiset salasanat tiimille jäsenille myönnettävän käyttöoikeustason mukaan.
-
-
Voit hallita sitä, miten käyttäjät voivat käsitellä työkirjan rakenteen sisältämien laskentataulukoiden tietoja työkirjatason suojauksen avulla. Oletetaan, että tilaraporttityökirjassa on useita laskentataulukoita, ja kukin laskentataulukko on nimetty työryhmän jäsenen mukaan. Haluat varmistaa, että kukin työryhmän jäsen voi lisätä tietoja omaan laskentataulukkoonsa, mutta ei voi muokata työkirjan laskentataulukoita, olipa kyse sitten uuden laskentataulukon lisäämisestä tai laskentataulukoiden siirtämisestä työkirjassa.
-
Voit hallita käyttäjien työskentelytapaa yksittäisessä laskentataulukossa käyttämällä laskentataulukkotason suojausta. Oletetaan, että jokainen tilaraporttityökirjan laskentataulukko sisältää tietoja, jotka ovat yhteisiä kaikille laskentataulukoille, kuten otsikkoriveille tai tietyn raportin asettelulle, etkä halua kenenkään muuttavan sitä. Suojaamalla laskentataulukon voit määrittää, että käyttäjät voivat suorittaa vain tiettyjä funktioita taulukossa. Voit esimerkiksi antaa käyttäjille mahdollisuuden kirjoittaa tietoja, mutta estää heitä poistamasta rivejä tai sarakkeita tai lisätä vain hyperlinkkejä tai lajitella tietoja.
Voit käyttää Vähintään yhtä Excel-tietojen suojaustasoa organisaatiosi tarpeiden mukaan. Voit valita, haluatko käyttää kaikkia käytettävissä olevia vaihtoehtoja tai vaihtoehtojen yhdistelmää– se on täysin Excel-tietojen suojaustason tasolla. Voit esimerkiksi salata jaetun Excel-tiedoston sekä ottaa käyttöön työkirjan ja laskentataulukon suojauksen samalla, kun käytät laskentataulukon suojausta vain henkilökohtaisessa työkirjassa, jotta et vahingossa poista kaavoja.
Tarvitsetko lisätietoja?
Voit aina kysyä neuvoa Excel Tech Community -yhteisön asiantuntijalta tai saada tukea tukiyhteisöltä.
