Sisällönjärjestäminen on SharePointin ominaisuus, joka voi hallinnoida automaattisesti joitain tärkeitä kirjastotehtäviä. Tämä säästää aikaa ja lisäksi voi auttaa varmistamaan, että tiedostokirjastoa hallinnoidaan jatkuvasti.
Sisällönjärjestämisen tarkoitus
Sisällönjärjestäminen voi tehdä automaattisesti seuraavat tehtävät:
-
Reitittää tiedostot eri kirjastoihin ja kansioihin Käytännössä sisällönjärjestämistoiminto toimii tiedostojen portinvartijana. Aina kun tiedosto ladataan, sisällönjärjestämistoiminto päättää luomasi säännön avulla, minne tiedosto kuuluu. Sitten se siirtää tiedoston oikeaan kirjastoon tai kansioon, joka saattaa sijaita myös eri sivustokokoelmassa. Säännöt voivat perustua sisältötyyppien ja metatietojen yhdistelmään.
-
Kaikkien tiedostojen lataaminen drop off -kirjastoon Voit määrittää sisällönjärjestämistoiminnon sijoittamaan kaikki ladatut tiedostot latauskirjastoon, jossa voidaan lisätä tiedostoon metatietoja ja saattaa lähetysprosessi loppuun.
-
Kansion koon hallinta Voit määrittää sisällönjärjestämisen valvomaan kansioissa olevien kohteiden määrää ja varmistamaan, että missään kansiossa ei ole enempää kuin tietty määrä kohteita. Tämä raja on oletusarvoisesti 2 500 kohdetta, ja kun kohteen numero 2501 saapuu, Sisällönjärjestäminen luo automaattisesti uuden kansion ja sijoittaa tiedoston siihen. Voit määrittää sisällönjärjestämisen sallimien kohteiden määrän yhdessä kansiossa.
-
Lähetysten kaksoiskappaleiden hallinta Kun kirjastossa jo oleva tiedosto ladataan, sisällönjärjestäminen voi joko käyttää SharePoint versioita tai muuttaa tiedostonimeä lisäämällä yksilöllisiä merkkejä. Näin varmistat, että sekä olemassa oleva tiedosto että sen kaksoiskappale säilyvät.
-
Valvontalokien ylläpito Sisällönjärjestämistoiminto voi pitää tiedoston valvontalokin tiedoston mukana, kun se siirretään.
Sisällönjärjestämisominaisuuden aktivoiminen sivustolla
Sinulla on oltava vähintään sivuston omistajan oikeudet, ja julkaisuominaisuudet on otettava käyttöön.
Sisällönjärjestämisominaisuuden aktivoiminen sivustolla
-
Siirry sivustolle, jonka asetuksia haluat muuttaa.
-
Valitse Asetukset
Jos haluat SharePoint, valitse Asetukset
-
Valitse Sivuston asetukset - sivun Sivuston toiminnot - ryhmässä Sivuston ominaisuuksien hallinta.
-
Valitse sisällönjärjestämisominaisuuden nimen vierestä Aktivoi. Kun ominaisuus on aktivoitu, sana Aktiivinen näkyy Tila-sarakkeessa.
Sisällönjärjestämisen määrittäminen reitittämään tiedostot
Huomautus: Sisällönjärjestämisen määrittämiseen tarvitaan vähintään sivuston omistajan käyttöoikeudet.
-
Siirry sivustoon, jossa haluat määrittää sisällönjärjestämisen reitittämään tiedostot automaattisesti tiettyihin sijainteihin.
-
Valitse Asetukset
Jos haluat SharePoint, valitse Asetukset
-
Valitse Sivustonhallinta-ryhmässä Sisällönjärjestämisen asetukset.
Huomautus: Sisällönjärjestämisen asetukset -linkki näkyy vain, jos kyseinen toiminto on aktivoitu kyseisessä sivustossa.
-
Valitse Ohjaa käyttäjät latauskirjastoon ‑osassa valintaruutu, joka ottaa sisällönjärjestämisen käyttöön pakotetusti. Tämä ohjaa automaattisesti käyttäjät latauskirjastoon, kun he yrittävät ladata tiedostoa.
-
Valitse Lähetetään toiseen sivustoon -osan valintaruutu, jos haluat sallia sääntöjen reitittävän tiedostot eri sivustolle.
-
Valitse Kansioiden osiointi ‑osassa Luo alikansioita, kun kohdesijainnissa on liian monta kohdetta ‑valintaruutu, jos haluat ohjelman luovan automaattisesti alikansioita, kun sijainnille määritetty kohdemäärä ylittyy.
-
Määritä Yhden kansion kohteiden määrä ‑ruudussa, kuinka monta tiedostoa kansioon voi enintään tallentaa, ennen kuin uusi kansio luodaan.
-
Määritä Kansion nimen muoto ‑ruutuun uusien kansioiden nimeämiskäytäntö.
-
-
Valitse Lähetysten kaksoiskappaleet ‑osassa, haluatko luoda kaksoiskappaleet SharePointin versiotieto-ominaisuudella vai lisätä kohteen kaksoiskappaleen tiedostonimen loppuun yksilöllisiä merkkejä.
-
Valitse Säilytetään konteksti ‑osan valintaruutu, jos haluat tallentaa valvontalokin tai metatiedot lähetetyn kohteen tai asiakirjan valvontamerkintänä.
-
Kirjoita Säännönvalvojat-osaan käyttäjätunnimet, jotka ovat organisaatiosi sääntöjen valvojia. Sääntöjen valvojilla on oltava Sivuston hallinta -oikeudet, jotta he voivat käyttää Sisällönjärjestämisen sääntöjen asetussivua. Lisätietoja on artikkelissa Sisällönjärjestämisen sääntöjen luominen asiakirjojen reitittämistä varten.
-
Valitse sopivat valintaruudut, jos haluat sähköpostiviestin lähtevän automaattisesti sääntöjenvalvojille. Sisällönjärjestämistoiminto voi lähettää sähköpostiviestin, kun lähetys ei vastaa sääntöä tai jos jotakin sisältöä lähetetään sisällönjärjestämistoimintoon.
Huomautus: SharePointin tai verkon järjestelmänvalvojan on määritettävä sähköposti, jotta palvelin tai palvelu voi ottaa nämä valintaruudut käyttöön.
-
Kirjoita Lähetyspisteet-osioon tietoa muista sivustoista tai sähköpostiohjelmista, jotka voivat lähettää sisältöä nykyiseen sivustoon.
Vihje: Jos haluat luoda työnkulun tai mukautetun ratkaisun, joka lähettää tiedostoja sähköpostijärjestelmän kautta, tässä osassa näkyy sen verkkopalvelun URL-osoite, joka lähettää sisällön sivustoon.
