Tiedostojen tai kansioiden jakaminen SharePoint Serverissä

Tiedoston tai kansion jakaminen

1. Siirry Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveiin tai sivustokirjastoon, joka sisältää jaettavan tiedoston.

2. Napsauta tiedoston tai kansion vieressä kolmea pistettä (...) ja valitse sitten näyttöön avautuvassa tiedostoselitteessä Jaa.

   

3. Kirjoita Jaa-valintaikkunaan niiden henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston tai kansion.

4. Valitse käyttöoikeusasetus kaikille henkilöille, joiden kanssa asiakirjaa tai kansiota jaetaan.

   

5. Voit halutessasi kirjoittaa viestin, joka sisällytetään kaikille kutsutuille lähetettävään sähköpostiviestiin. Sähköpostiviestissä on linkki jaettuun tiedostoon.

6. Kun olet valmis, valitse Lähetä. Kaikille vastaanottajille lähetetään ilmoitus jaettavasta asiakirjasta tai kansiosta sekä kaikki lähettämäsi viestit. 

Sivun alkuun

Usein kysytyt kysymykset

• Ohjevalikko luoda jaettavan linkin asiakirjaan tai kansioon?

• Miten voin jakaa tiedoston tai kansion kaikille organisaatiossa?

• Miten muut käyttäjät löytävät tiedostot tai kansiot, jotka olen jakanut kaikkien kanssa?

• Miten voin tarkistaa, kenelle tiedosto tai kansio on jaettu?

• Miten voin lopettaa tiedoston tai kansion jakamisen?

Ohjevalikko luoda jaettavan linkin asiakirjaan tai kansioon?

 Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive:ssä voit luoda jaettavan linkin, jonka voit jakaa muille:

• Kun olet avannut Jaa-valintaikkunan ja määrittänut käyttöoikeudet (katso tiedoston tai kansion jakaminen), valitse Kopioi linkki. Oletusasetuksen avulla kuka tahansa organisaatiossasi voi käyttää tiedostoa tai kansiota määrittämiesi käyttöoikeuksien avulla. 
  
  

• Pääset linkkiasetuksiin valitsemalla Kopioi-linkin oikealla puolella olevan asetuskuvakkeen. 
  
  

• Linkkiasetuksissa voit valita, kenelle linkki toimii, muuttaa käyttöoikeustasoa ja määrittää linkin vanhenemispäivämäärän. 
  
  

Sivun alkuun 

Miten voin jakaa tiedoston kaikille organisaatiossa?

Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveissa voit jakaa tiedoston kaikkien kanssa kahdella tavalla:

• Käytä Jaa-valintaikkunaa. Noudata edellä kuvattuja ohjeita tiedoston tai kansion jakamiseksi, mutta kirjoita Kaikki nimikenttään.

  

• Luo Jaettu kaikille -kansio (tai samanniminen kansio) ja sijoita tiedostot kyseiseen kansioon luodessasi niitä. Luo kansio valitsemalla + Uusi > Uusi kansio. Voit jakaa kansion muiden kanssa sen luomisen jälkeen.

  

Jaa-valintaikkunassa käytettävissäsi on valinta "Kaikki paitsi ulkoiset käyttäjät". Jos organisaatiosi sallii ulkoisen jakamisen, tiedoston jakaminen "kaikkien" kanssa tarkoittaa myös ulkoisia käyttäjiä, toisin sanoen organisaatiosi ulkopuolisia henkilöitä, jotka sinä tai joku muu organisaatioosi kuuluva käyttäjä on joskus kutsunut jakamaan tiedostoja vieraana.

Jos sinulla on valmis Jaettu kaikille -kansio, kaikki käyttäjät saavat oikeuden muokata Jaettu kaikille -kansioon tallennettuja asiakirjoja, ellet muuta käyttöoikeuksien asetuksia tai ellei Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveia luotu ennen kesäkuuta 2014. Jos Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive on luotu tätä aikaisemmin, Jaettu kaikille -kansiossa on aluksi Vain luku -käyttöoikeus. Voit muuttaa käyttöoikeuksien asetuksia milloin tahansa noudattamalla aikaisemmin tässä artikkelissa esitettyjä kansion jakamiseen liittyviä ohjeita.

Sivun alkuun

Miten muut käyttäjät löytävät tiedostot, jotka olen jakanut kaikkien kanssa?

Tiedostot, jotka jaat kaikkien kanssa, eivät näy Jaettu kanssani -näkymässä Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive. Miksi näin on? Muista, että organisaatiosi koon mukaan kaikkien kanssa jaettuja tiedostoja voi olla satoja tai jopa tuhansia. Ota huomioon myös, että et ehkä halua lähettää kutsusi ohessa sähköpostiviestiä joka ikiselle organisaatiosi jäsenelle.

Muut käyttäjät löytävät jakamasi tiedostot sen sijaan seuraavilla tavoilla:

• Seuraamalla linkkiä, jonka lähetät heille suoraan sähköpostitse.

  Voit luoda tai noutaa minkä tahansa tiedoston URL-osoitteen valitsemalla tiedoston oikealla puolella olevan elipsin (...) ja valitsemalla sitten Kopioi linkki.
  
  Kopioi ja liitä URL-osoite sähköpostiviestiin, joka on osoitettu tietyille henkilöille, joille haluat ilmoittaa.

• Sivun yläreunassa olevan hakuruudun käyttäminen.

  Tässä esimerkissä Adele Vance etsii avainsanalla "Kansainvälinen markkinointi" löytääkseen kaikki hänen organisaatiossaan jaetut asiakirjat.
  
  

Sivun alkuun

Miten voin tarkistaa, kenelle tiedosto on jaettu?

1. Valitse kolme pistettä (...) haluamasi asiakirjan vierestä ja valitse sitten Käytön hallinta.

   Luettelossa näkyvät niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa jaat tiedoston, niiden henkilöiden määrä, joilla on käyttöoikeus ja heidän oikeutensa. Voit vierittää luetteloa nähdäksesi kaikki nimet tai etsiä tietyn henkilön hakukentän avulla. 

   
    

   Vihje: Jos käsittelemässäsi kirjastossa on Jakaminen-sarake, voit avata Käytön hallinta -valintaikkunan valitsemalla tekstin.
   
   

2. Ryhmät, joiden kanssa jaat, näkyvät Ryhmät-välilehdessä. Valitse Ryhmät  luettelon yläreunassa, niin näet kaikki organisaatiosi ryhmät, joilla on oikeus käyttää dokumentaatiota ja käyttöoikeuksia.

   

3. Jos asiakirjalle on luotu jaettavia linkkejä, ne näkyvät Linkit-välilehdessä. Valitse linkit-välilehti luettelon yläreunassa, niin näet kaikki tiedostolle luodut linkit, käyttöoikeudet ja käyttöoikeustason. 
   
   

Miten voin lopettaa tiedoston tai kansion jakamisen?

Jos haluat muuttaa tiedoston tai kansion yksityiseksi, voit lopettaa sen jakamisen.

Jos haluat lopettaa jakamisen yksittäisen henkilön tai ryhmän kanssa:

1. Käytä Käytön hallinta -valintaikkunaa (katso Ohjevalikko katso, kenen kanssa jaan tiedoston, jotta voit käyttää sitä).

2. Valitse Käytön hallinta -valintaikkunassa sen henkilön käyttöoikeudet, jonka kanssa haluat lopettaa jakamisen.

3. Valitse Poista suora käyttöoikeus käyttöoikeusluettelosta. 
   
   

Jakamislinkin aktivoinnin poistaminen:

1. Käytä Käytön hallinta -valintaikkunaa (katso Ohjevalikko katso, kenen kanssa jaan tiedoston, jotta voit käyttää sitä).

2. Valitse Käytön hallinta -valintaikkunassa Linkit-välilehti .

3. Poista linkki valitsemalla Poista linkki -kuvake. 
   
   

4. Valitse Poista, kun sinua pyydetään vahvistamaan.

Voit lopettaa kaiken jakamisen yhdessä:

1. Käytä Käytön hallinta -valintaikkunaa (katso Ohjevalikko katso, kenen kanssa jaan tiedoston, jotta voit käyttää sitä).

2. Valitse Käytön hallinta -valintaikkunassa Lopeta jakaminen.
   
   

3. Vahvista valitsemalla Lopeta jakaminen.

   Huomautus: Jos valitset Lopeta jakaminen, kaikki jaetut kohteet poistetaan valitusta asiakirjasta tai tiedostosta, mukaan lukien yksittäiset henkilöt, ryhmät, ja kaikkien luotujen jakamislinkkien aktivointi poistetaan. ​​​​​​​

Sivun alkuun