Huomautus: Microsoft Projectin verkkoversio muuttuu pian Microsoft Planneriksi. Voit jatkaa useimpien Projectin verkkoversion ominaisuuksien käyttämistä uudessa Plannerissa, kun se on otettu käyttöön organisaatiossasi. Lisätietoja uudesta Plannerista on Planneria koskevissa usein kysytyissä kysymyksissä ja Plannerin ohjeessa.
Opi jakamaan projekti organisaatiosi henkilöiden kanssa käyttäessäsi Projectin verkkoversio.
Projectin verkkoversio käyttää jakamiseen Office 365 ryhmiä. Voit joko jakaa projektin olemassa olevalle ryhmälle tai luoda uuden ryhmän.
Jaa ryhmälle, kun määrität tehtävän ensimmäisen kerran
Yleisin skenaario, jossa sinun on jaettava Office 365-ryhmälle, on se, kun sinun on ensin määritettävä käyttäjä projektisi tehtävään.
-
Napsauta määritettävän tehtävän Määritä-sarakkeessa valitse käyttäjä -kuvaketta.
-
Kirjoita hakuruutuun sen käyttäjän nimi, jonka haluat määrittää tehtävään, ja valitse sitten käyttäjä hakutuloksista, kun se tulee näkyviin.
-
Yhdistä käyttäjä ensin ryhmänäyttöön -näytössä voit lisätä käyttäjän uuteen ryhmään, jonka luot projektia varten, tai lisätä käyttäjän olemassa olevaan ryhmään, jonka haluat määrittää projektille.
-
Jos haluat luoda uuden ryhmän, valitse Luo ryhmä -välilehti, kirjoita ryhmän nimi ja valitse luo ja määritä.
-
Jos haluat lisätä aiemmin luodun ryhmän, valitse Lisää ryhmään -välilehti, valitse ryhmä omistamiesi ryhmien luettelosta ja valitse Lisää ja määritä.
-
-
Tämän jälkeen käyttäjä näkyy määritettynä tehtävään.
Kun määrität muita käyttäjiä tehtävään projektissa, näyttöön tulee sanoma, jossa ilmoitetaan, että heidät lisätään ryhmään, jos he eivät ole vielä jäseniä.
Jakaminen ryhmälle ennen tehtävien määrittämistä
Voit myös jakaa projektin Office 365 ryhmälle ennen kuin määrität kenelle tahansa tehtäviä. Saatat esimerkiksi tietää, ketkä käyttäjät työskentelevät projektissasi, mutta et vielä sitä, kenelle tiettyihin tehtäviin määritetään.
-
Valitse projektissa Ryhmän jäsenet oikeassa yläkulmassa.
-
Kirjoita nimi, jonka haluat antaa projektille, ja valitse sitten Seuraava.
-
Ryhmä-näytössä voit joko luoda uuden ryhmän projektia varten tai valita aiemmin luodun ryhmän, jonka omistat:
-
Jos haluat luoda projektille uuden ryhmän, valitse Luo ryhmä, etsi ja lisää ryhmään lisättävät jäsenet ja valitse sitten Luo.
-
Jos haluat lisätä aiemmin luodun ryhmän, valitse Lisää ryhmään, valitse luettelosta ryhmä, jonka haluat lisätä, ja valitse sitten Lisää.
-
Huomaa, että ryhmän jäsenten määrä näkyy Ryhmän jäsenet -painikkeessa.
Tiedä, mitä Office 365 ryhmän jäsenyys antaa käyttäjälle käyttöoikeuden
Ota huomioon, miten käyttäjän lisääminen Office 365-ryhmään projektissasi vaikuttaa. Ryhmän jäsenyys tarkoittaa sitä, että käyttäjät voivat paitsi nähdä projektin myös käyttää kaikkea muuta, johon ryhmän jäsenillä on oikeus, myös tietoja, jotka eivät liity Projectin verkkoversio. Tämä sisältää jaetun ryhmän sähköpostin ja jaetun työtilan keskusteluja, tiedostoja ja kalenteritapahtumia varten. Tiedä, mihin uusilla jäsenillä on käyttöoikeus, erityisesti silloin, kun jaat projektin omistamallesi ryhmälle, ja lisäät siihen käyttäjiä Projectin verkkoversio.
Voit tarkastella Office 365 ryhmän ominaisuuksia Outlookissa napsauttamalla Ryhmän jäsenet -painiketta ja napsauttamalla ryhmän nimeä.
Lisätietoja Office 365 ryhmistä on artikkelissa Lisätietoja Office 365 Ryhmät.
Tehtävän varaaminen ei-käyttäjäresurssille
Voit varata tehtävän ei-käyttäjäresurssille (esimerkiksi tehtävään tarvitsemallesi laitteelle, organisaatioosi kuulumattomalle urakoitsijalle tai neuvotteluhuoneelle). Niin kauan kuin ne ovat käytettävissä organisaation resursseina, ne voidaan varata tehtävään. Huomaa, että niitä ei tarvitse lisätä projektin Office 365-ryhmään, jotta ne voidaan määrittää tehtävään.
Huomautus: Lisätietoja muun kuin käyttäjän resurssin lisäämisestä on artikkelissa Käyttäjän ulkopuolisen resurssin lisääminen Projectin verkkoversio.
Entä jos projektin Office 365-ryhmä on poistettu?
Jos projektiin liitetty Office 365-ryhmä on jostain syystä poistettu, kyseisen ryhmän jäsenet eivät voi enää käyttää projektia. Jos ryhmä on poistettu alle 30 päivää sitten, ryhmän omistaja voipalauttaa ryhmän, jolloin sen jäsenet voivat käyttää projektia.
Jos ryhmä poistettiin yli 30 päivää sitten, ryhmää ei voi palauttaa ja tarvitset vuokraajassa järjestelmänvalvojan, joka auttaa sinua antamaan sinulle käyttöoikeuden projektiin.
