Tämä artikkeli koskee organisaatioita, joissa ajankäyttöä ja tehtävien edistymistä seurataan samassa näkymässä. Etkö ole varma, koskeeko tämä sinua?
Kun organisaatiossa käytetään ajankäytön ja tehtävien edistymisen seurantaan samaa näkymää, työn valmiusasteprosentti lasketaan työaikaraporttiin täytettyjen tuntien perusteella.
-
Valitse pikakäynnistyspalkissa Työaikaraportti.
-
Syötä tehtävään käyttämäsi työtunnit näkymän oikeanpuoleiseen osaan.
-
Lähetä tehtäviin tekemäsi päivitykset vastaaville projektipäälliköille.
-
Jos haluat lähettää kaikkien tehtävien päivitetyt tiedot, valitse Työaikaraportti > Lähetä > Lähetä kaikkien tehtävien edistyminen.
-
Jos haluat lähettää vain osan päivitetyistä tiedoista, valitse vastaavien tehtävien valintaruudut ja valitse sitten Työaikaraportti > Lähetä > Lähetä valittujen tehtävien edistyminen.
-
-
Kun olet lähettänyt päivitykset, tehtävä päivittyy työaikaraporttiisi ja uusi valmiusasteprosentti tulee näkyviin % työstä valmiina -sarakkeeseen.
Prosenttimäärä ei näytä vastaavan todellisuutta… Mitä teen?
Muistathan, miten valmiusasteprosentti lasketaan?
Tehty 20 tuntia / varattu 40 tuntia = 50 % valmiina
Tiedät, kuinka monta tuntia olet tehnyt töitä, ja osaat suurin piirtein arvioida, kuinka suuren osan työstä olet tässä ajassa saanut valmiiksi. Niinpä sinun on tarpeen muokata pelkästään tehtävään varattua tuntimäärää.
Oletetaan esimerkiksi, että olet tehnyt 20 tuntia töitä, mutta arvelet saaneesi tehtävästä valmiiksi vain noin 25 %. Se tarkoittaa, että arvelet tehtävään kuluvan 80 tuntia 40 tunnin sijaan, sillä 20 tuntia on 25 prosenttia 80 tunnista. Kaava on seuraavanlainen:
Tehty 20 tuntia / varattu 80 tuntia = 25 % valmiina
Olet kuitenkin tiimin jäsen eikä projekti päällikkönä, joten et voi vain mennä ja muuttaa projekti sopimusta, jotta saat numerosi selville. Sinun on annettava tämä osa tehtävän edistymisestä esimiehellesi. Voit tehdä tämän lähettämällä tehtävän jäljellä olevan työmäärän .
Tässä esimerkissä kerrot siis, että työhön kuluu yhteensä 80 tuntia ja että olet jo tehnyt 20 tuntia kyseisestä kokonaisajasta. Jäljellä oleva työmäärä on siis 60 tuntia.
Lue lisää jäljellä olevan työmäärän lähettämisestä projektipäällikölle. Kun olet lähettänyt jäljellä olevan työmäärän, valmiusasteprosentin pitäisi täsmätä.
