Excelin Yhteismuokkaaminen parhaat käytännöt

Excel-asennuksen päivittäminen usein 

Pyrimme aina parantamaan yhteismuokkaamiskokemustasi. Varmistamalla, että sinulla on uusimmat päivitykset, saat käyttöösi uusimmat ominaisuudet ja et todennäköisesti kohtaa virheitä. Yhteismuokkaaminen toimii parhaiten, kun kaikki näkevät reaaliaikaisesti tehdyt muutokset.

Microsoft Officen päivitysten asentaminen Windowsiin

Microsoft Officen päivitysten asentaminen macOS:ään 

Automaattisen tallennuksen käyttäminen 

Yhteismuokkaamisominaisuudet toimivat parhaiten, kun automaattinen tallennus on käytössä. OneDriveen tai SharePointiin tallennetuissa työkirjoissa se on oletusarvoisesti käytössä. Jos haluat tehdä muutoksia tallentamatta niitä tai näyttämättä niitä muille, kokeile avata työkirja vain luku -tilassa. Jos sinä tai työtoverisi teet säännöllisesti tilapäisiä muokkauksia työkirjaan, haluat ehkä myös määrittää Avaa aina vain luku - vaihtoehdon, jotta muutokset eivät tallennu alkuperäiseen työkirjaan. 

Automaattisen tallennuksen ottaminen käyttöön

Avaa uudelleen pyydettäessä

Jos haluat pitää tiedoston ajan tasalla viimeisimmistä yhteismuokkaamismuutoksista, valitse Avaa uudelleen aina pyydettäessä.

Anna OneDriven tai SharePointin hallita tiedostojasi 

Jos siirrät tai poistat tiedostoja OneDrivessa tai SharePointissa, ne eivät ehkä ole muiden käyttäjien käytettävissä. 

Kommenttien käyttäminen Muistiinpanojen sijaan mahdollisuuksien mukaan 

Kommentit ovat hyvä tapa käydä ketjutettu keskustelu sisällöstäsi. Mahdollisuus merkitä ihmisiä tekee heistä entistä hyödyllisempiä.

Anna Excelin luoda taulukot puolestasi 

Taulukot ovat kätevä tapa järjestää tiedot helposti luettavaan muotoon. Excelin valmiiden taulukoiden luontityökalujen avulla voit luoda niitä nopeasti.  Lisätietoja Excelin taulukoista on artikkelissa Excel-taulukoiden yleiskatsaus.

Vain makrojen tai VBA-koodin muokkaaminen yksin työskentelyn aikana

Muutosten tekeminen työkirjan makroihin tai VBA-koodiin yhteismuokkaamisen aikana voi aiheuttaa keskeytyksiä muille, joilla työkirja on avoinna samanaikaisesti. VBA-funktioiden tai makrojen suorittaminen yhteismuokkaamisen aikana on hyvä asia, mutta suosittelemme kirjoittamaan tai muokkaamaan niitä, kun et aktiivisesti yhteismuokkaa muiden kanssa. Tiedät, ovatko muut henkilöt tiedostossa, jos näet kuvia henkilöistä Excel-ikkunan oikeassa yläkulmassa. Saatat myös nähdä heidän nimikirjaimensa tai G-kirjaimen, joka tarkoittaa vierasta.

Luottamuksellisuusmerkinnän käyttäminen tietojen suojaamiseksi 

Luottamuksellisuustunnisteet ovat hyvä tapa pitää esimerkiksi asiakas- tai työntekijätiedot turvassa. Lue lisätietoja luottamuksellisuustunnisteiden automaattisesta käyttämisestä. Yhteismuokkaaminen ei ole käytettävissä asiakirjoissa, jotka on suojattu sisältöoikeuksilla (IRM) tai oikeuksien hallintapalvelulla (RMS).