Kirjete lisamis-, redigeerimis- ja kustutusviisid

Selle artikli teemad

• Andmete värskendamine vormi või andmelehe abil

• Andmesisestussümbolite ülevaade

• Kirje lisamine tabelisse või vormi

• Kirje otsimine

• Kirje kustutamine

• Andmete redigeerimine tekstiväljal või väljal

• Kuupäeva lisamine kuupäevavalija abil

• Andmetele RTF-vormingu rakendamine pika teksti väljal

• Sisestatava teksti juhtimine sisestusmaskide abil

• Andmete sisestamine loendi abil

• Nullpikkusega stringide sisestamine

• Muudatuste tagasivõtmine

Andmete värskendamine vormi või andmelehe abil

Andmete käsitsi värskendamiseks saate kasutada vormi. Andmesisestusvormide abil sujub andmete sisestamine hõlpsamini, kiiremini ja täpsemini. Vormid võivad sisaldada mis tahes arvu juhtelemente (nt loendid, tekstiväljad ja nupud). Ning iga vormil olev juhtelement kas loeb või kirjutab enda aluseks oleva tabelivälja andmeid.

Andmelehed on ruudustikud, mis sarnanevad Exceli töölehtedega. Andmeid saate muuta otse andmelehevaates. Kui olete Exceliga tuttav, peaks andmelehtede kasutamine hõlpsasti sujuma. Saate muuta andmelehti kuvavate tabelite, päringutulemite hulkade ja vormide andmeid. Tavaliselt kasutatakse andmelehti siis, kui korraga on vaja kuvata palju kirjeid.

Lehe algusse

Andmesisestussümbolite ülevaade

Järgmisest tabelist leiate koos tähendustega mõned kirjeselektori sümbolid, mida võite andmete uuendamisel kohata.

Lehe algusse

Kirje lisamine tabelisse või vormi

1. Avage tabel vaates Andmelehevaade või avage vorm vaates Vormivaade.

2. Klõpsake menüü Avaleht jaotises Kirjed nuppu Uus või klõpsake valikut Uus (tühi) kirje või vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + plussmärk (+).

3. Otsige üles kirje, mis on kirjeselektoris tähistatud tärniga, ja sisestage uus teave.

4. Klõpsake esimest välja, mida soovite kasutada, või viige sellele fookus mõnel muul viisil, seejärel sisestage andmed.

5. Sama rea järgmisele väljale liikumiseks vajutage tabeldusklahvi (TAB), kasutage parem- või vasaknooleklahve või klõpsake järgmise välja lahtrit.

   Tabelis veeru järgmisse lahtrisse liikumiseks kasutage üles- või allanooleklahve või klõpsake soovitud lahtrit.

6. Access salvestab teie lisatud uue kirje mõne teise kirje kuvamise või tabeli või vormi sulgemise korral. Praeguses kirjes tehtud muudatuste eraldi salvestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni SHIFT + ENTER.

Lehe algusse

Kirje otsimine

Kirje redigeerimiseks või kustutamiseks tuleb see kõigepealt üles otsida. Kui vormi või andmelehe kirjete arv on väike, saate soovitud kirje otsimiseks kirjete seas liikuda kirje navigeerimisnuppude abil. Kui kirjeid on palju, saate kasutada dialoogiboksi Otsing ja asendus ning kirjet filtreerida.

Kirje navigeerimisnuppude kasutamine

Navigeerimisnuppude abil saate kirjetes liikuda.

Noolenupud    Klõpsake, et liikuda hõlpsasti esimesele, eelmisele, järgmisele või viimasele kirjele.

Uus (tühi) kirje     Klõpsake kirje lisamiseks.

Praegune kirje    Soovitud kirjele liikumiseks tippige kirje number ja vajutage sisestusklahvi (ENTER). Kirjenumbreid loetletakse järjest vormi või andmelehe alguses, kirjenumber ei ole sama mis välja väärtus.

Filter     Filtri indikaatornupp näitab seda, kas mõni filter on rakendatud. Klõpsake filtri eemaldamiseks või uuesti rakendamiseks.

Otsing     Sisestage väljale Otsing soovitud tekst. Iga tähemärgi tippimise käigus tõstetakse reaalajas esile esimene sobilik väärtus.

Kirje kustutamine

Kustutamine on üpris lihtne, välja arvatud juhul, kui kirje on seostatud muude andmetega ja asub üks-mitmele seose poolel „üks“. Vaikimisi ei luba Access seostatud andmeid kustutada, et säilitada andmete terviklust. Lisateavet leiate artiklist Tabeliseoste juhend.

1. Avage tabel vaates Andmelehevaade või avage vorm vaates Vormivaade.

2. Valige kirje või kirjed, mida soovite kustutada.

   Kirje valimiseks klõpsake soovitud kirje servas kirjeselektorit, kui see on saadaval.

   Valiku laiendamiseks või kahandamiseks lohistage kirjeselektorit (kui see on saadaval) või vajutage klahvikombinatsiooni SHIFT + ALLANOOLEKLAHV või SHIFT + ÜLESNOOLEKLAHV.

3. Vajutage kustutusklahvi (DELETE), valige Avaleht > Kirjed > Kustuta või vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + miinusmärk (–).

Näpunäide    Kui soovite kustutada vaid osa teabest, mitte tervet kirjet, valige igal väljal ainult kustutatavad andmed ning vajutage kustutusklahvi (DELETE).

Lehe algusse

Andmete redigeerimine tekstiväljal või väljal

Access pakub lühiteksti ja pika teksti väljadel (ehk Memodega) kasutamiseks üht teksti juhtelementi. Tavaliselt saate juhtelemendi suuruse järgi aru, kas aluseks olev väli on lühike või pikk tekst, mis tavaliselt kajastab aluseks oleva tabeli välja jaoks vajalikku suurust. Lühiteksti väljale saab sisestada kuni 255 tähemärki ja pika teksti väljale kuni 64 000 tähemärki.

Teatud päringutüüpide andmeid ei saa redigeerida.  Näiteks ei saa redigeerida ristpäringu tagastatud andmeid ning redigeerida või eemaldada arvutuslikke välju (andmebaasi kasutamisel valemi arvutatud väärtused, mis ei asu tabelis).

1. Avage tabel või päring vaates Andmelehevaade või avage vorm vaates Vormivaade.

2. Klõpsake välja või vajutage väljale liikumiseks tabeldusklahvi (TAB) või nooleklahve, seejärel vajutage klahvi F2.

   Vormivaates saate välja valimiseks klõpsata välja silti. Andmelehevaates saate välja valimiseks klõpsata välja vasakäärise lähedal, kui hiirekursor on muutunud plussmärgiks (+).

3. Viige kursor kohta, kuhu soovite teabe sisestada.

4. Sisestage või värskendage teksti, mille soovite lisada. Kui teete tippimisel vea, vajutage tagasilükkeklahvi (BACKSPACE).

5.  Kui väljal on sisestusmask, sisestage vormingukohased andmed.

6. Viljakamalt töötamiseks saate kasutada järgmisi klahvikombinatsioone.

   • Tekstiväljale uue rea lisamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + ENTER.

   • Väljale vaikeväärtuse sisestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + ALT + tühikuklahv (SPACEBAR).

   • Väljale praeguse kuupäeva sisestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + SEMIKOOLON.

   • Praeguse kellaaja sisestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + SHIFT + KOOLON (:).

   • Õigekirja kontrollimiseks vajutage klahvi F7.

   • Eelmise kirje väärtustega sarnaste väärtuste uuesti kasutamiseks liikuge eelmises kirjes vastavale väljale, seejärel vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + ’ (ülakoma).

   • Tehtud muudatuste eraldi salvestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni SHIFT + ENTER.

   Lisateavet leiate teemast Kiirklahvid Accessis.

7.  Andmete salvestamiseks klõpsake menüü Avaleht jaotises Kirjed nuppu Salvesta või vajutage klahvikombinatsiooni Shift+Enter.

   Te ei pea muudatusi eraldi salvestama. Access kinnitab need tabelisse, kui teisaldate kursori sama rea uuele väljale, teisaldate kursori mõnele muule väljale või sulete vormi või andmelehe.

Lehe algusse

Kuupäeva lisamine kuupäevavalija abil

Tabelisse kuupäeva lisamiseks on mitu viisi ning kiiresti saate seda teha kuupäevavalija abil.

1. Klõpsake välja, millele soovite kuupäeva lisada. Kuvatakse kalendriikoon.
   
   Märkus. Kuupäevavalija juhtelement pole saadaval, kui väljale Kuupäev/kellaaeg on rakendatud sisestusmask.

2. Klõpsake kalendriikooni. Kuvatakse kalendri juhtelement.

   

3. Tehke ühte järgmistest.

   • Praeguse kuupäeva sisestamiseks klõpsake nuppu Täna.

   • Praeguse kuu kuupäeva valimiseks klõpsake soovitud kuupäeva.

   • Mõne muu kuu ja kuupäeva valimiseks kasutage edasi- ja tagasiliikumise nuppe.

Lehe algusse

Sisestatava teksti juhtimine sisestusmaskide abil

Väljale võib olla rakendatud sisestusmask. Sisestusmask on literaal- ja kohatäitemärkide kogum, mis nõuab kindlas vormingus andmete sisestamist. Sisestusmaskide kohta leiate lisateavet artiklist Andmesisestusvormingute juhtimine sisestusmaskide abil.

• Andmete sisestamiseks järgige sisestusmaski.

  

  Telefoninumbri sisestusmaski vaikemääratlus ja selle tulemuseks olev vorming

Lehe algusse

Andmetele RTF-vormingu rakendamine pika teksti väljal

Kui pika teksti väli (ehk Memo väli) toetab RTF-vormingut, saate tekstile rakendada eri fonte, suurusi, laade ja värve.

1. Avage vorm vaates Vormivaade või avage tabel vaates Andmelehevaade.

2. Valige pika teksti väli. Tavaliselt on sellise välja nimeks „Kommentaarid“, „Märkmed“ või „Kirjeldus“.

3. Teksti vormindamiseks kasutage menüü Avaleht jaotises Tekstivorming saadaolevaid nuppe ja menüüsid.
   
   
   
   Saate rakendada erinevaid fonte ja suurusi, muuta teksti paksuks või kursiivkirjaks, muuta värve jne.
   
   Kui soovite redigeerimiseks rohkem ruumi, avage suumiboks.

Lehe algusse

Andmete sisestamine loendi abil

Loendid aitavad hoida andmete terviklust ja neid on lihtne kasutada. Loendeid saab kasutada vormides ning tabelites ja päringutes. Accessis on kolme tüüpi loendeid: väärtuseloendid, otsinguväljad ja mitmeväärtuselised loendid. Väärtuseloendites kuvatakse käsitsi sisestatud üksuste kogum. Otsinguloendid kasutavad päringut oma andmete toomiseks ühest või mitmest andmelehevaates avatud tulemikomplektist. Mitmeväärtuselised loendid lahendavad tavalise ärinõude ehk mitu-mitmele seose. Näiteks võite soovida jälgida klienditoe probleeme ja määrata mitmele inimesele sama probleem ühel väljal.

Loendi juhtelemente on kolme tüüpi.

Liitboks

Loendiboks

Multiselect Combo box

Nullpikkusega stringide sisestamine

Access eristab kahte tüüpi tühja väärtust: tühiväärtused ja nullpikkusega stringid. Tühiväärtused tähistavad tundmatut väärtust ja nullpikkusega stringid tähistavad välju, mis sisaldavad tühikut. Oletame, et teil on näiteks kliendiandmete tabel ja et selles tabelis on faksinumbri väli. Kui te ei tea kliendi faksinumbrit, võite selle välja tühjaks jätta. Välja tühjaks jätmise korral sisestatakse tühiväärtus, mis tähendab seda, et väärtus pole teile teada. Kui saate hiljem teada, et kliendil ei ole faksiaparaati, saate väljale sisestada nullpikkusega stringi, mis tähistab seda, et teie teada sellist väärtust ei ole.

1. Avage tabel või päring vaates Andmelehevaade või avage vorm vaates Vormivaade.

2. Valige soovitud väli ja seejärel tippige kaks jutumärki ("") ilma nende vahele tühikut jätmata.

3. Muudatuste kinnitamiseks andmebaasi viige kursor teisele kirjele või vajutage klahvikombinatsiooni SHIFT + ENTER. Vaikimisi jutumärgid kaovad.

Lehe algusse

Muudatuste tagasivõtmine

Kui tipite andmed valesti, saate muudatused tavaliselt tagasi võtta. Saate teha järgmist.

• Viimaste muudatuste tagasivõtmiseks tehke jaotises Kiirpääsu tööriistariba valik Võta tagasi või vajutage paoklahvi (ESC).

• Kõigi kirjesse tehtud muudatuste tagasivõtmiseks vajutage uuesti paoklahvi (ESC).

• Muudatuste tagasivõtmiseks pärast muudatuste salvestamist või mõnda muusse kirjesse liikumist tehke jaotises Kiirpääsu tööriistariba valik Võta tagasi.

  NB!    Niipea kui hakkate teist kirjet redigeerima, lisate või eemaldate mõne filtri või liigute muusse aknasse või teisele dokumendi vahekaardile, teisenevad muudatused jäävaks.

Lehe algusse