Crear un formulario que contiene un subformulario (formulario de uno a varios)

Crear un formulario que contenga un subformulario mediante el Asistente para formularios

Con este procedimiento se crea una nueva combinación de formulario y subformulario mediante el Asistente para formularios. También es la forma más rápida de empezar si aún no se han creado los formularios que se van a usar como formulario principal o subformulario.

1. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para formularios. 

2. En la primera página del asistente, en la lista desplegable Tablas/Consultas, seleccione una tabla o consulta. En este ejemplo, para crear un formulario denominado Empleados que muestre los pedidos de cada empleado en un subformulario, vamos a seleccionar Tabla: Empleados (el lado "uno" de la relación uno a varios).

   Nota: No importa la tabla o consulta que elija primero.

3. Haga doble clic en los campos de esta tabla o consulta que desee incluir.

4. En la misma página del asistente, en la lista desplegable Tablas/consultas, seleccione otra tabla o consulta de la lista. En este ejemplo, seleccionaremos la tabla Pedidos (el lado “varios” de la relación uno a varios).

5. Haga doble clic en los campos que quiera incluir de la tabla o consulta.

6. Al hacer clic en Siguiente (si configuró correctamente las relaciones antes de iniciar el asistente), se mostrará la pregunta ¿Cómo desea ver los datos? (es decir, de qué tabla o consulta). Seleccione la tabla del lado “uno” de la relación uno a varios. En este ejemplo, para crear el formulario Empleados, haremos clic en Por empleados. En el asistente se mostrará un diagrama pequeño de un formulario. La página será similar a ilustración siguiente:

   

   El cuadro de la parte inferior del diagrama de formulario representa el subformulario.

   Nota: Si en el asistente no se muestra la pregunta ¿Cómo desea ver los datos?, quiere decir que Access no encontró una relación uno a varios entre las tablas o consultas seleccionadas. El asistente continuará, pero Access no agregará un subformulario al formulario. Antes de continuar, puede hacer clic en Cancelar y examinar las relaciones entre tablas.

7. En la parte inferior de la página del asistente, seleccione Formulario con subformularios y, a continuación, haga clic en Siguiente.

8. En la página ¿Qué distribución desea aplicar al subformulario?, haga clic en la opción de diseño que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente. Ambos estilos de diseño ordenan los datos del subformulario en filas y columnas, pero un diseño tabular se puede personalizar con más facilidad. Se puede agregar color, gráficos y otros elementos de formato a un subformulario tabular, mientras que una hoja de datos es más compacta, como la vista de hoja de datos de una tabla.

9. En la página siguiente del asistente, seleccione un estilo de formato para el formulario y, después, haga clic en Siguiente. Si seleccionó Tabular en la página anterior, el estilo de formato que seleccione también se aplicará en el subformulario.

10. En la página final del asistente, escriba los títulos que desee para los formularios. Access asigna nombres a los formularios según los títulos que escriba, y etiqueta el subformulario de acuerdo con los títulos que escriba para el subformulario.

11. Especifique si quiere abrir el formulario en la vista Formulario (para que pueda ver o agregar información) o en la vista Diseño (para que pueda modificar su diseño) y, después, haga clic en Finalizar.

    Access creará dos formularios: uno para el formulario principal que contiene el control de subformulario, y otro para el subformulario en sí.

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Agregar uno o varios subformularios a un formulario existente mediante el Asistente para subformularios

Use este procedimiento para agregar uno o varios subformularios a un formulario existente. Para cada subformulario, puede optar por que Access cree un nuevo formulario o use uno existente como subformulario.

1. Haga clic con el botón derecho en el formulario existente del panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño.

2. En la pestaña Diseño de formulario , en el grupo Controles , haga clic en la flecha abajo para mostrar la galería Controles y asegúrese de que la opción Usar asistentes para controles está seleccionada.

3. En la pestaña Diseño de formulario , en el grupo Controles , haga clic en el botón Subformulario/subinforme .

4. En el formulario, haga clic en la ubicación en la que desee colocar el subformulario.

5. Siga las instrucciones del asistente.

   Al hacer clic en Finalizar, Access agregará un control de subformulario al formulario. Si selecciona la opción para que Access cree un formulario para el subformulario (en lugar de usar un formulario existente), Access creará el objeto de formulario y lo agregará al panel de navegación.

Crear un subformulario arrastrando un formulario hasta otro

Use este procedimiento si desea usar un formulario existente como formulario principal y desea agregar uno o varios formularios existentes a ese formulario como subformularios.

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee usar como formulario principal y, a continuación, haga clic en Vista Presentación.

2. Arrastre el formulario que quiera usar como el subformulario desde el panel de navegación hasta el formulario principal.

   Access agregará un control de subformulario al formulario principal y enlazará el control al formulario que arrastró desde el panel de navegación. Access también intentará vincular el subformulario al formulario principal, según las relaciones que definió en la base de datos.

3. Repita este paso para agregar más subformularios al formulario principal.

4. Para comprobar que la vinculación se haya realizado correctamente, en el grupo Vistas de la pestaña Inicio, haga clic en Ver, elija Vista Formulario y, a continuación, use el selector de registros del formulario principal para ver varios registros. Si el subformulario se filtra correctamente para cada empleado, el procedimiento está completo.

Si la prueba anterior no funciona, Access no pudo determinar cómo vincular el subformulario al formulario principal, y las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales del control de subformulario están en blanco. Estas propiedades deben configurarse manualmente de la siguiente manera:

1. Haga clic con el botón derecho en el formulario principal del panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño.

2. Haga clic una vez en el control de subformulario para seleccionarlo.

3. Si no se muestra el panel de tareas Hoja de propiedades, presione F4 para visualizarlo.

4. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña Datos.

5. Haga clic en el botón Generar junto al cuadro de propiedad Vincular campos secundarios .

   Se mostrará el cuadro de diálogo Vinculador de campos de subformulario.

6. En las listas desplegables Campos principales y Campos secundarios, seleccione los campos a los que quiera vincular los formularios y, después, haga clic en Aceptar. Si no está seguro de los campos que quiere usar, haga clic en Sugerir para que Access intente determinar los campos vinculantes.

   Sugerencia: Si no ve el campo que desea usar para vincular los formularios, puede que tenga que editar el origen de registros del formulario principal o secundario para asegurarse de que contiene el campo de vinculación. Por ejemplo, si el formulario está basado en una consulta, debe asegurarse de que el campo de vinculación está en los resultados de la consulta.

7. Guarde el formulario principal, cambie a la vista Formulario y, a continuación, compruebe que el formulario funciona según previsto.

Abrir un subformulario en una nueva ventana de la vista Diseño

Si quiere cambiar el diseño de un subformulario mientras trabaja en el formulario principal en la vista Diseño, puede abrir el subformulario en su propia ventana:

1. Haga clic en el subformulario para seleccionarlo.

2. En la pestaña Diseño de formulario , en el grupo Herramientas , haga clic en Subformulario en nueva ventana.

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Cambiar la vista predeterminada de un subformulario

Al agregar un subformulario a un formulario, el control de subformulario/subinforme muestra el subformulario de acuerdo con la propiedad Vista predeterminada del subformulario. Esta propiedad se puede establecer en los siguientes valores:

• Un único formulario

• Formularios continuos

• Hoja de datos

• Formulario dividido

Al crear un subformulario, esta propiedad se puede establecer en Formularios continuos o en Un único formulario. Pero, si establece la propiedad Vista predeterminada de un subformulario en Hoja de datos, el subformulario se mostrará como una hoja de datos en el formulario principal.

Para establecer la propiedad Vista predeterminada de un subformulario:

1. Cierre todos los objetos abiertos.

2. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el subformulario y, después, haga clic en Vista Diseño.

3. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

4. En la lista desplegable en la parte superior de la hoja de propiedades, asegúrese de que la opción Formulario está seleccionada.

5. En la pestaña Formato de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Vista predeterminada en la vista que desee usar.

   Nota: Si la vista que desea usar no está en la lista, asegúrese de que la opción "Permitir... La propiedad View" de la vista se establece en Sí. Por ejemplo, si desea especificar Hoja de datos como la vista predeterminada para el formulario, asegúrese de que la propiedad Permitir vista Hoja de datos esté establecida en Sí.

6. Guarde y cierre el subformulario. A continuación, abra el formulario principal para comprobar los resultados.

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Agregar datos relacionados a un formulario sin crear un subformulario

No siempre es necesario crear un objeto de formulario independiente para mostrar datos relacionados. Por ejemplo, si trabaja en un formulario en la vista Presentación o en la vista Diseño y arrastra una tabla o consulta desde el panel de navegación hasta el formulario, Access creará un control de subformulario o subinforme y se mostrarán los datos en ese objeto. La propiedad Vista predeterminada del objeto determina cómo se muestran los datos. En general, se establece en la vista Hoja de datos, pero también se puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla o consulta en Un único formulario, Formulario dividido o Formularios continuos, lo que ofrece más flexibilidad al mostrar datos relacionados en los formularios.

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