La creación de un campo de búsqueda no solo mejora el significado de los datos, también le ayuda a evitar errores de entrada de datos al limitar los valores que se pueden escribir. Un campo de búsqueda puede mostrar un valor intuitivo enlazado a otro valor de la tabla de datos de origen. Por ejemplo, quiere registrar el cliente de un pedido en la tabla Pedidos. Sin embargo, el seguimiento de toda la información de clientes se hace en la tabla Clientes. Puede crear un campo de búsqueda que muestre la información del cliente en un control de cuadro de lista o un cuadro combinado. Después, al seleccionar el cliente en dicho control, el valor correspondiente (como el valor de la clave principal del cliente) se almacena en el registro de pedidos.
Nota Access tiene otros tipos de campos de la lista: un campo de lista de valores que almacena un único valor con los valores válidos definidos en una propiedad y un campo multivalor que puede almacenar hasta 100 valores en un campo, separados con una coma (,). Para obtener más información, vea Crear o eliminar un campo de lista de valores y Crear o eliminar un campo multivalor.
En este artículo
¿Qué es un campo de búsqueda?
Un campo de búsqueda es un campo en una tabla cuyo valor se obtiene de otra tabla o consulta. Siempre que sea posible, debería usar al Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda. El Asistente para búsquedas simplifica el proceso, rellena automáticamente las propiedades del campo apropiado y crea las relaciones de tabla adecuadas.
Crear un campo de búsqueda en la vista Diseño
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Abra la tabla en la Vista Diseño.
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En la primera fila vacía disponible, haga clic en una celda en la columna Nombre de campo y escriba un nombre para el campo de búsqueda.
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Haga clic en la columna Tipo de datos de dicha fila, haga clic en la flecha y, a continuación, en la lista desplegable, seleccione Asistente para búsquedas.
Nota El Asistente para búsquedas crea tres tipos de listas: búsqueda, valores y campos multivalor, según las opciones que elija en el asistente.
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Siga con cuidado estos pasos en el asistente:
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En la primera página, seleccione Deseo que el campo de búsqueda obtenga los valores de otra tabla o consulta y haga clic en Siguiente.
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En la segunda página, seleccione la tabla o consulta que contiene los valores y, a continuación, haga clic en Siguiente.
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En la tercera página, seleccione uno o más campos y, a continuación, haga clic en Siguiente.
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En la cuarta página, seleccione un criterio de ordenación de los campos al mostrarse en una lista y, a continuación, haga clic en Siguiente.
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En la quinta página, ajuste el ancho de la columna para que los valores sean más fáciles de leer y, a continuación, haga clic en Siguiente.
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En la sexta página, conserve el nombre del campo o escriba uno nuevo, seleccione Habilitar integridad de datos, elija una opción de Eliminación en cascada o Eliminación restringida y, a continuación, haga clic en Finalizar.
Para obtener más información sobre cómo reforzar la integridad referencial, vea Crear, modificar o eliminar una relación.
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Guarde los cambios.
Información sobre los valores mostrados y los valores enlazados
La finalidad de un campo de búsqueda es reemplazar la visualización de un número, como un Id., con algo más significativo, como un nombre. Por ejemplo, en lugar de mostrar un número de Id. de contacto, Access puede mostrar el nombre de un contacto. El número de identificación de contacto es el valor enlazado. Se busca automáticamente en una tabla de origen o consulta y se reemplaza con el nombre del contacto. El nombre del contacto es el valor mostrado.
Es importante comprender la diferencia entre el valor mostrado de un campo de búsqueda y su valor enlazado. De forma predeterminada, el valor mostrado se muestra automáticamente en la vista Hoja de datos. Sin embargo, el valor enlazado es lo que está almacenado, lo que usa en los criterios de consulta y lo que Access utiliza de forma predeterminada en combinaciones con otras tablas.
En el ejemplo siguiente del campo de búsqueda AsignadoA:
1 El nombre del empleado es el valor mostrado
2 El Id. de empleado es el valor enlazado, que se almacena en la propiedad Columna dependiente de las propiedades del campo de búsqueda.
Actualizar las propiedades de un campo de búsqueda
Al usar el Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda, se establecen las propiedades de campo de búsqueda por usted. Para cambiar el diseño del campo multivalor, configure sus propiedades de Búsqueda.
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Abra una tabla en la Vista Diseño.
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Haga clic en el nombre del campo de búsqueda en la columna Nombre de campo.
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En Propiedades de campo, haga clic en la pestaña Búsqueda.
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Configure la propiedad Mostrar Control en Cuadro combinado para ver todos los cambios de las propiedades disponibles para reflejar su elección. Para obtener más información, vea Propiedades de campo de búsqueda.
Eliminar un campo de búsqueda
Importante Si elimina un campo de búsqueda que contiene datos, esos datos se pierden definitivamente, no puede deshacer la eliminación. Por este motivo, debería realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar campos de tabla u otros componentes de la base de datos. Además, se puede impedir eliminar el campo de búsqueda ya que se exige la integridad referencial. Para obtener más información, vea Crear, editar o eliminar una relación.
Eliminar de la vista Hoja de datos
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Abra la tabla en la Vista Hoja de datos.
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Localice el campo de búsqueda, haga clic derecho en la fila de encabezado y, a continuación, haga clic en Eliminar campo.
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Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.
Eliminar de la vista Diseño
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Abra la tabla en la Vista Diseño.
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Haga clic en el selector de filas situado junto al campo de lista de valores y presione la tecla Suprimir, o bien haga clic en el selector de filas y, a continuación, en Eliminar filas.
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Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.
Propiedades de campo de búsqueda
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Establecer esta propiedad |
Para |
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Mostrar Control |
Establezca esta propiedad para controlar qué propiedades se muestran:
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Tipo de origen de fila |
Elija si desea rellenar el campo de búsqueda con valores de otra tabla o consulta, o de una lista de valores específica. También puede rellenar la lista con los nombres de los campos de una tabla o consulta. |
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Origen de fila |
Especifique la tabla, consulta o lista de valores que proporciona los valores del campo de búsqueda. Cuando la propiedad Tipo de origen de fila se establece en Tabla/consulta o Lista de campos, se debe establecer esta propiedad en un nombre de tabla o consulta o una instrucción SQL que represente la consulta. Cuando la propiedad Tipo de origen de fila se establece en Lista de valores, esta propiedad debe contener una lista de valores separados por punto y coma. |
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Columna dependiente |
Especifique la columna en el origen de fila que proporcione el valor almacenado por el campo de búsqueda. Este valor puede ir desde 1 hasta el número de columnas en el origen de fila. La columna que proporciona el valor para almacenar no tiene que ser la misma que la columna que se muestra. |
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Número de columnas |
Especificar el número de columnas de origen de fila que se pueden mostrar en el campo de búsqueda. Para seleccionar las columnas que se pueden mostrar, debe proporcionar el ancho de una columna en la propiedad Anchos de columna. |
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Encabezados de columna |
Especifique si desea mostrar los encabezados de columna. |
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Anchos de columna |
Escriba el ancho de columna para cada una de ellas. El valor de visualización de un campo de búsqueda es la columna o columnas que se representan en la propiedad Anchos de columna con un ancho distinto de cero. Si no desea mostrar una columna, como una columna de identificador, indique 0 en el ancho. |
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Filas de lista |
Especifique el número de filas que aparecen al mostrar el campo de búsqueda. |
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Ancho de la lista |
Especifique el ancho del control que aparecen al mostrar el campo de búsqueda. |
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Limitar a la lista |
Elija si puede escribir un valor que no está en la lista. |
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Permitir varios valores |
Indica si el campo de búsqueda permite seleccionar varios valores. No puede cambiar el valor de esta propiedad de Sí a No. |
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Permitir ediciones de listas de valor |
Especifique si puede editar los elementos de un campo de búsqueda basado en una lista de valores. Si esta propiedad se establece en Sí y hace clic con el botón derecho en un campo de búsqueda basado en una lista de valores de una columna, verá la opción del menú Editar elementos de lista. Si el campo de búsqueda tiene más de una columna, se omite esta propiedad. |
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Formulario de edición de elementos de lista |
Nombre el formulario que desee usar para editar los elementos de lista en un campo de búsqueda basado en una tabla o consulta. |
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Mostrar solo los valores de origen de fila |
Mostrar solo los valores que coincidan con el origen de fila actual cuando Permitir varios valores se establezca en Sí. |
