A medida que crece la base de datos de escritorio de Access, localizar los registros implicará algo más que echar un vistazo rápido a una hoja de datos. En este artículo se describen varios métodos que puede usar para buscar registros.
Nota: Este artículo no es válido para las aplicaciones web de Access (el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea). Vea Create una aplicación de Access para obtener más información
¿Qué desea hacer?
Examinar todos los registros
Puede examinar los registros de la Vista de hoja de datos con los botones de navegación de registros de la parte inferior de la tabla o del formulario.
1. Ir al primer registro
2. Ir al registro anterior
3. Cuadro Registro actual
4. Ir al registro siguiente
5. Ir al último registro
6. Abrir un nuevo registro (en blanco)
7. Indicador de filtro
8. Cuadro de búsqueda
También puede usar la tecla TAB para desplazarse por un registro a la vez.
Ir a un registro específico
Cuando sepa qué registro desea buscar, use el cuadro Ir a para elegir un registro concreto de una lista desplegable. El cuadro Ir a suele usarse en formularios.
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Para ir a un registro, haga clic en la flecha situada a la derecha del cuadro Ir a y, a continuación, seleccione un registro de la lista desplegable.
Nota: Si conoce los primeros caracteres del registro al que desea navegar, puede escribirlos en el cuadro Ir a .
El cuadro Ir a muestra solo datos suficientes para identificar cada registro de forma única. Al seleccionar un registro de la lista, Access muestra el resto de los datos de ese registro en el área principal del formulario.
Buscar un registro
Al escribir texto en el cuadro Buscar , el primer valor coincidente se resalta en tiempo real al escribir cada carácter. Puede usar esta característica para buscar rápidamente un registro con un valor coincidente.
También puede buscar un registro específico en una tabla o formulario mediante la opción Buscar .
Esta es una opción eficaz para localizar un registro específico cuando el registro que desea buscar cumple criterios específicos, como términos de búsqueda, y operadores de comparación, como "igual" o "contiene".
Nota: Solo puede usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar si la tabla o el formulario actualmente muestra datos. Esto se cumple incluso si no hay registros visibles porque se ha aplicado un filtro.
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Abra la tabla o el formulario y, a continuación, haga clic en el campo en el que desea buscar.
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En la pestaña Inicio, en el grupo Buscar , haga clic en Buscar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la pestaña Buscar seleccionada.
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En el cuadro Buscar , escriba el valor para el que desea buscar.
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Para cambiar el campo en el que desea buscar o para buscar en toda la tabla subyacente, haga clic en la opción correspondiente de la lista Buscar en .
Sugerencia: La lista Coincidir representa el operador de comparación (como "igual" o "contiene"). Para ampliar la búsqueda, en la lista Coincidir , haga clic en Cualquier parte del campo.
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En la lista Buscar, seleccione Todo y, a continuación, haga clic en Buscar siguiente.
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Cuando el elemento para el que está buscando está resaltado, haga clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cerrar el cuadro de diálogo. Los registros que cumplan las condiciones están resaltados
Filtro para mostrar registros específicos
Puede filtrar para ver un número limitado de registros cuando desee ver solo los registros que cumplen criterios específicos y operadores de comparación. Por ejemplo, para restringir rápidamente los registros que se muestran, haga clic con el botón secundario en un campo cuyo valor desea buscar y, a continuación, seleccione Es igual a, No es igual a, Contiene o No contiene en la parte inferior del menú contextual. Un filtro se puede activar o desactivar, lo que facilita cambiar entre vistas filtradas y sin filtrar de los mismos datos. A diferencia de la búsqueda, un filtro solo limita cuál de los registros se muestra.
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Para aplicar un filtro basado en una selección, abra una tabla o formulario.
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Para asegurarse de que la tabla o el formulario aún no están filtrados, en la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Borrar todos los filtros, si ese comando está disponible.
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Vaya al registro que contiene el valor que desea usar como parte del filtro y, a continuación, haga clic en la columna (en la vista Hoja de datos) o en el control (en la vista Formulario, Informe o Presentación). Para filtrar según una selección parcial, seleccione solo los caracteres que desee.
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En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Selección y luego en el filtro que quiera aplicar.
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Para filtrar otros campos basándose en una selección, repita los pasos 3 y 4.
