Adjuntar archivos y gráficos a los registros de una base de datos

Datos adjuntos y reglas de diseño de bases de datos

De forma predeterminada, cada campo de una base de datos relacional contiene solo un fragmento de datos. Por ejemplo, si un campo de dirección contuviera más de una dirección, sería difícil, si no imposible, buscar una dirección. Por ello, a primera vista, los datos adjuntos parecen romper las reglas de diseño de bases de datos porque puede adjuntar más de un archivo (un fragmento de datos) a un campo. Sin embargo, no las rompen porque, al adjuntar archivos a un registro, Access crea una o más tablas de sistema y usa estas tablas en segundo plano para normalizar los datos. No puede ver esas tablas ni trabajar con ellas.

Para obtener información sobre cómo ver otras tablas del sistema, vea el artículo Usar el panel de navegación. Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Formas de usar archivos adjuntos

Recuerde estas instrucciones cuando trabaje con archivos adjuntos:

• Solo puede adjuntar archivos a las bases de datos que cree en Access y que usen el formato de archivo .accdb. No puede compartir datos adjuntos entre una base de datos de Access (.accdb) y otra con el formato de archivo anterior (.mdb).

• Se debe crear un campo en una tabla y establecer Datos adjuntos como el tipo de datos de ese campo. Una vez establecido este tipo de datos, no podrá cambiarlo.

• Se pueden almacenar varios archivos en un solo registro. Por ejemplo, se pueden almacenar imágenes y archivos creados con programas de procesamiento de texto y de hoja de cálculo.

• Puede adjuntar un máximo de dos gigabytes de datos (el tamaño máximo de una base de datos de Access ). El tamaño de cada archivo no puede sobrepasar 256 megabytes.

• Utilice el cuadro de diálogo Datos adjuntos para agregar, editar y administrar los datos adjuntos. Para abrir el cuadro de diálogo directamente desde el campo de datos adjuntos de una tabla, haga doble clic en el campo. Si desea administrar los datos adjuntos desde un formulario o verlos desde un informe, agregue el control de datos adjuntos al formulario o al informe y, a continuación, enlace el control al campo de la tabla de datos adjuntos subyacente.

• De manera predeterminada, el control de datos adjuntos representa imágenes y muestra el icono de programa que corresponde a otros tipos de archivo. Por ejemplo, supongamos que tiene una foto, un curriculum vitae y un dibujo de Visio adjuntos a un registro. Si se desplaza por los datos adjuntos, el control representa la imagen y muestra los iconos de programa correspondientes al documento y al dibujo.

• Si abre el cuadro de diálogo Datos adjuntos desde una tabla o un formulario, podrá agregar, quitar, editar y guardar los archivos adjuntos. Si abre el cuadro de diálogo Datos adjuntos desde un informe, solamente podrá guardar los archivos adjuntos en otra ubicación.

• Access comprimirá los archivos adjuntos, excepto si ya lo están en su formato nativo. Por ejemplo, los archivos JPEG se comprimen con el programa gráfico que los crea y, por lo tanto, Access no los comprime.

• Si el programa que se utilizó para crear el archivo adjunto está instalado en el equipo, podrá abrir y editar dicho archivo con ese programa.

• Los archivos adjuntos se pueden guardar en ubicaciones del disco duro o en la red. Posteriormente, puede editar los datos adjuntos y comprobar si le gustan los cambios antes de volver a guardarlos en la base de datos.

• Los datos adjuntos se pueden manipular mediante programación.

En las siguientes secciones se explica cómo agregar y administrar los datos adjuntos.

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Agregar un campo de datos adjuntos en la vista Hoja de datos

1. Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, haga clic en la primera columna en blanco disponible. Para buscar una columna en blanco, busque las palabras Agregar nuevo campo en el encabezado de columna.

2. En la pestaña Campos de tabla, en el grupo Formato , haga clic en la flecha abajo situada junto a Tipo de datos y, a continuación, haga clic en Datos adjuntos.

   Access establece el tipo de datos del campo en Datos adjuntos y coloca un icono en la fila de encabezado del campo. La siguiente figura muestra un nuevo campo Datos adjuntos. Observe el icono del clip de la fila de encabezado del campo. De forma predeterminada, no se puede escribir texto en la fila de encabezado de los campos Datos adjuntos.

   

3. Guarde los cambios.

   Recuerde que no puede convertir el nuevo campo a otro tipo de datos, pero sí puede eliminarlo si considera que cometió un error.

Agregar un campo de datos adjuntos en la vista Diseño

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que desea cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la columna Nombre de campo, seleccione una fila vacía y escriba un nombre para el campo Datos adjuntos.

3. En la misma fila, bajo Tipo de datos, haga clic en Datos adjuntos.

4. Guarde los cambios.

   Recuerde que no puede convertir el nuevo campo a otro tipo de datos, pero sí puede eliminarlo si considera que cometió un error.

5. En la pestaña Diseño, en el grupo Vistas, haga clic en la flecha que está debajo del botón Vista y, a continuación, elija Vista Hoja de datos para abrir la tabla que desea usar.

   

   - O bien -

   Haga clic con el botón secundario en la pestaña de documento de la tabla y haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.

   - O bien -

   En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y haga clic en Abrir en el menú contextual.

6. Continúe con los siguientes pasos.

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Agregar datos adjuntos a una tabla

1. Con la tabla que contiene el campo de datos adjuntos abierta en la vista Hoja de datos, haga doble clic en el campo de datos adjuntos.

   Aparecerá el cuadro de diálogo Datos adjuntos. En la figura siguiente, se muestra el cuadro de diálogo.

   

2. Haga clic en Agregar. Aparecerá el cuadro de diálogo Elegir archivo.

3. Utilice la lista Buscar en para desplazarse al archivo o archivos que desea adjuntar al registro, selecciónelos y, a continuación, haga clic en Abrir.

   Puede seleccionar varios archivos de cualquier tipo de datos compatible. Para obtener una lista de los tipos de datos compatibles, vea Referencia de datos adjuntos más adelante en este artículo.

4. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar para agregar los archivos a la tabla.

   Access agrega los archivos al campo e incrementa el número que indica los datos adjuntos en consecuencia. En la figura siguiente, se muestra un campo con dos imágenes adjuntas:

   

5. Repita estos pasos según proceda para agregar archivos al campo activo o a otros campos de la tabla.

Abrir los archivos adjuntos desde una tabla

1. Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, haga doble clic en la celda del campo de datos adjuntos.

2. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga doble clic en el archivo que desea abrir.

   - O bien -

   Seleccione el archivo y haga clic en Abrir.

   Se iniciará el programa asociado al archivo y se abrirá el archivo adjunto (los archivos de Excel se abrirán en Excel, etc.).

   Es posible que algunos archivos de imagen se abran con Microsoft Windows Picture. Si desea hacer algo más que ver la imagen, haga clic con el botón derecho en ella y, a continuación, haga clic en Editar. De este modo, se iniciará el programa utilizado para crear el archivo si está instalado en el equipo.

Guardar los cambios en un archivo adjunto

1. Según proceda, utilice el programa de origen para editar el archivo.

2. Guarde los cambios que realice en el archivo y cierre el programa de origen. Tenga en cuenta que, siempre que modifique un archivo adjunto, los cambios se guardarán en la carpeta temporal de Internet en la unidad de disco duro del equipo. Vea las notas al final de esta sección para obtener más información acerca de esa carpeta.

3. Para guardar los cambios de forma permanente, vuelva a Access y, en el cuadro de diálogo Datos adjuntos , haga clic en Aceptar.

   Aparecerá un mensaje similar al siguiente:

   

4. Haga clic en Sí para guardar los cambios.

   Nota: Al abrir un archivo adjunto en su programa principal para verlo o editarlo, Access coloca una copia temporal del archivo en una carpeta temporal. Si cambias el archivo y guardas los cambios desde dentro del programa principal, Access guarda los cambios en la copia temporal. Cuando vuelva a Access y haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Datos adjuntos , Access le pedirá que guarde de nuevo el archivo adjunto. Haga clic en Sí para copiar el archivo modificado a la base de datos, o bien en No para dejar el archivo intacto en la base de datos.

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Agregar el control de datos adjuntos a un formulario o informe

Los pasos descritos en esta sección explican cómo agregar el control de datos adjuntos a un formulario o informe, y después enlazar el control a un campo de datos adjuntos de una tabla subyacente. Se siguen los mismos pasos para agregar el control de datos adjuntos a un formulario o informe. Antes de empezar, recuerde que al menos una de las tablas de la base de datos debe tener un campo de datos adjuntos. Para obtener información sobre los procedimientos para agregar un campo de datos adjuntos, vea la sección Agregar un campo de datos adjuntos a una tabla, que se encuentra más arriba en este artículo.

Dado que el diseño de formularios e informes puede ser un proceso complejo, en los pasos de estas secciones se presupone que ya tiene una base de datos con al menos una tabla y un formulario o informe. Para obtener información sobre cómo crear tablas, formularios o informes, vea los siguientes artículos:

• Crear una tabla y agregar campos

• Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

• Crear informes sencillos

Administrar datos adjuntos mediante un formulario

Después de agregar un control de datos adjuntos a un formulario, puede agregar, quitar, editar y guardar los archivos adjuntos directamente desde el formulario. Si un registro contiene varios datos adjuntos, también puede desplazarse por los archivos adjuntos, lo que no es posible cuando se trabaja con una tabla.

Guardar un solo archivo de datos adjuntos

1. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Guardar como.

   Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar datos adjuntos.

2. Utilice la lista Guardar en para desplazarse a la nueva ubicación del archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

Guardar todos los datos adjuntos

1. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Guardar todos.

   Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar datos adjuntos.

2. Utilice la lista Buscar en para desplazarse a la nueva ubicación de los archivos y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Quitar un archivo de datos adjuntos

1. Haga doble clic en el campo de datos adjuntos de la tabla para abrir el cuadro de diálogo Datos adjuntos.

   - o -

   En el formulario (en la vista Presentación o en la vista Formulario), desplácese al registro que contiene los datos adjuntos que desea quitar y haga clic en el botón Ver datos adjuntos de la minibarra de herramientas para abrir el cuadro de diálogo.

2. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, seleccione el archivo que desea eliminar y haga clic en Quitar.

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Abrir una tabla, un formulario o un informe desde el panel de navegación

1. Presione F11.

   Nota: Si el panel de navegación está cerrado, al presionar F11, se abre y se coloca el foco en el panel. Si el panel está abierto, al presionar F11, se cierra. Presione F11 otra vez para abrir el panel y cambiar el foco a él.

2. Utilice las teclas FLECHA ARRIBA y FLECHA ABAJO para seleccionar la tabla, el formulario o el informe que desea abrir.

3. Presione ENTRAR para abrir el objeto seleccionado.

   Si abre una tabla, Access coloca el cursor en el primer campo de la tabla. Si abre un formulario o informe, Access coloca el foco en el primer campo.

Ver datos adjuntos de tablas

1. Utilice las teclas de dirección según sea preciso para mover el cursor al campo de datos adjuntos que desee.

2. Presione la BARRA ESPACIADORA.

   Aparecerá el cuadro de diálogo Datos adjuntos.

3. Presione la tecla TAB para moverse entre los botones del cuadro de diálogo y desde los botones hasta la lista de archivos adjuntos en Datos adjuntos.

   Nota: Los registros pueden contener más de un archivo de datos adjuntos. Si necesita seleccionar un archivo de datos adjuntos en una lista que contiene al menos dos, presione la tecla TAB para desplazarse a la lista de archivos y, a continuación, use las teclas de dirección para seleccionar el archivo que desee. Después, presione la tecla TAB para volver a los botones y seleccione la acción que desee.

4. Cuando seleccione el archivo y el botón que desee, presione ENTRAR.

5. Cuando termine, presione la tecla TAB o utilice las teclas FLECHA ARRIBA y FLECHA ABAJO para seleccionar Aceptar y, a continuación, presione ENTRAR.

Desplazarse por datos adjuntos desde un formulario o informe

Estos pasos son aplicables únicamente si tiene un teclado Microsoft Natural Keyboard y cuando un registro contiene más de un archivo de datos adjuntos.

1. Presione la tecla TAB cuantas veces sea preciso para mover el foco al control de datos adjuntos. De forma predeterminada, Access resalta el control y la etiqueta asociada al control, si la hay.

2. Presione la tecla Aplicación.

   Se mostrará un menú contextual.

3. Presione la tecla TAB o utilice las teclas de dirección para seleccionar Adelante o Atrás y, a continuación, presione ENTRAR.

4. Repita el paso 2 cuantas veces sea preciso para desplazarse entre los archivos adjuntos.

Abrir el cuadro de diálogo Datos adjuntos desde un formulario o informe

Estos pasos son aplicables únicamente si tiene un teclado Microsoft Natural Keyboard.

1. Presione la tecla TAB cuantas veces sea preciso para mover el foco al control de datos adjuntos. De forma predeterminada, Access resalta el control y la etiqueta asociada al control, si la hay.

2. Presione la tecla Aplicación.

   Se mostrará un menú contextual.

3. Presione la tecla TAB o utilice las teclas de dirección para seleccionar Ver datos adjuntos y, a continuación, presione ENTRAR.

   Aparecerá el cuadro de diálogo Datos adjuntos.

4. Presione la tecla TAB para moverse entre los botones del cuadro de diálogo y desde los botones hasta la lista de archivos adjuntos en Datos adjuntos (Haga doble clic para modificar).

   Los registros pueden contener más de un archivo de datos adjuntos. Si necesita seleccionar un archivo de datos adjuntos en una lista que contiene al menos dos, presione la tecla TAB para desplazarse a la lista de archivos y, a continuación, use las teclas de dirección para seleccionar el archivo que desee. Después, presione la tecla TAB para volver a los botones y seleccione la acción que desee.

5. Cuando seleccione el archivo y el botón que desee, presione ENTRAR.

6. Cuando termine, presione la tecla TAB o utilice las teclas de dirección para seleccionar Aceptar y, a continuación, presione ENTRAR.

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Formatos de archivo de imagen admitidos

Access admite los siguientes formatos de archivo de gráfico de forma nativa, lo que significa que el control de datos adjuntos los representa sin necesidad de software adicional.

BMP (mapa de bits de Windows)

RLE (mapa de bits de codificación en longitud de recorrido)

DIB (mapa de bits independiente del dispositivo)

GIF (formato de intercambio de gráficos)

JPEG, JPG, JPE (Joint Photographic Experts Group)

EXIF (formato de archivo intercambiable)

PNG (Portable Network Graphics)

TIFF, TIF (Tagged Image File Format)

ICON, ICO (icono)

WMF (Windows Metafile Format)

EMF (metarchivo mejorado)

Formatos admitidos para los documentos y otros archivos

En general, puede adjuntar cualquier archivo que se haya creado con un programa de Microsoft Office. También puede adjuntar archivos de registro (.log), archivos de texto (.text, .txt) y archivos .zip comprimidos.

Convenciones de nomenclatura

Los nombres de los archivos adjuntos pueden contener cualquier carácter Unicode compatible con el sistema de archivos NTFS usado en Microsoft Windows. Por otra parte, los nombres de archivo deben seguir estas directrices:

• Los nombres no deben superar los 255 caracteres, incluyendo las extensiones de nombre de archivo.

• Los nombres no pueden contener los caracteres siguientes: signos de interrogación (?), comillas ("), barras diagonales o diagonales inversas (/ \), corchetes de apertura o de cierre (< >), asteriscos (*), barras verticales (|), dos puntos (:) o marcas de párrafo (¶).

Tipos de archivos que Access comprime

Al adjuntar cualquiera de los siguientes tipos de archivo a una base de datos, Access los comprime si aún no están comprimidos de forma nativa.

Formatos de archivo bloqueados

Access bloquea los siguientes tipos de archivos adjuntos. Actualmente, no puede desbloquear ninguno de los tipos de archivo que se muestran aquí.

Adjuntar archivos a registros mediante programación

Access expone un modelo de objetos e interfaces de programación para adjuntar archivos a los registros mediante programación usando código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Para obtener información sobre cómo adjuntar archivos mediante programación, vea los artículos LoadFromFiley SaveToFile.

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