Compartir documentos o carpetas en SharePoint Server

Compartir un documento o carpeta

1. Vaya a OneDrive para el trabajo o la escuela o a la biblioteca de sitio que tenga el documento o la carpeta que desea compartir.

2. Seleccione los puntos suspensivos (...) junto al documento o carpeta para abrir el globo del documento y, después, seleccione Compartir.

   

3. En el cuadro de diálogo Compartir , escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el documento o carpeta.

4. Seleccione una configuración de permisos para todas las personas con las que se comparte el documento o la carpeta.

   

5. Si así lo desea, escriba un mensaje para incluirlo en un correo electrónico que se enviará a todos los invitados. El correo electrónico incluye un vínculo al documento compartido.

6. Cuando esté listo, seleccione Enviar. Se enviará una notificación a todos los destinatarios informándoles del documento o carpeta que se está compartiendo, junto con cualquier mensaje que haya incluido. 

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Preguntas más frecuentes

• Cómo crear un vínculo que se pueda compartir a un documento o carpeta?

• Cómo compartir un documento o carpeta con todos los usuarios de mi organización?

• ¿Cómo pueden los usuarios encontrar documentos o carpetas que he compartido con todos los usuarios?

• Cómo ver con quién estoy compartiendo un documento o carpeta?

• Cómo dejar de compartir un documento o carpeta?

Cómo crear un vínculo compartible a un documento o carpeta?

 En OneDrive para el trabajo o la escuela, puede crear un vínculo para compartir que puede entregar a otros usuarios:

• Después de abrir el cuadro de diálogo Compartir y establecer permisos (vea compartir un documento o carpeta), seleccione Copiar vínculo. La configuración predeterminada permitirá a todos los usuarios de su organización acceder al documento o carpeta con los permisos que establezca. 
  
  

• Para acceder a la configuración del vínculo, seleccione el icono de configuración a la derecha de Copiar vínculo. 
  
  

• En la configuración de Vínculo, puede seleccionar para quién funcionará el vínculo, cambiar el nivel de permisos y establecer una fecha de expiración del vínculo. 
  
  

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Cómo compartir un documento con todos los usuarios de mi organización?

En OneDrive para el trabajo o la escuela, hay dos formas de compartir un documento con todos los usuarios:

• Use el cuadro de diálogo Compartir. Siga los mismos pasos descritos anteriormente para compartir un documento o carpeta, pero escriba Todos en el campo de nombre.

  

• Cree una carpeta "Compartido con todos los usuarios" (o una con un nombre similar) y coloque documentos en esa carpeta a medida que los cree. Para crear una carpeta, haga clic en + Nuevo > Nueva carpeta. Puede compartir la carpeta con otros usuarios después de crearla.

  

El cuadro de diálogo Compartir le permite seleccionar "Todos excepto los usuarios externos". Si su organización permite el uso compartido externo, compartir con "Todos los usuarios" incluye los usuarios externos, es decir, las personas de fuera de su organización que previamente hayan sido invitadas a compartir documentos como invitados, ya los haya invitado por usted u otras personas de la organización.

Si tiene una carpeta Compartido con todos los usuarios aprovisionada para usted, todos los usuarios obtienen permiso para editar documentos que haya puesto en la carpeta Compartido con todos los usuarios, a menos que cambie la configuración de permisos o que su OneDrive para el trabajo o la escuela se haya creado antes de junio de 2014. Si el OneDrive para el trabajo o la escuela se creó antes de esa fecha, la carpeta Compartido con todos los usuarios se inició con permisos de solo lectura. Puede cambiar la configuración de permisos en cualquier momento siguiendo las instrucciones para compartir una carpeta anteriormente en este artículo.

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¿Cómo pueden los usuarios encontrar documentos que compartí con todos?

Los documentos que comparta con todos los usuarios no aparecerán en la vista Compartidos conmigo en OneDrive para el trabajo o la escuela. ¿Por qué no? Tenga en cuenta que, en función del tamaño de su organización, puede haber cientos, si no miles, de documentos compartidos con todos los usuarios. Además, puede que no desee enviar un correo electrónico a todas las personas de su organización con la invitación.

En lugar de ello, los usuarios pueden encontrar estos documentos haciendo lo siguiente:

• Haciendo clic en el vínculo que les envió en un correo electrónico.

  Puede generar o recuperar la dirección URL web de cualquier documento seleccionando elipsis (...) a la derecha del documento y, a continuación, seleccione Copiar vínculo.
  
  Copie y pegue la dirección URL en un correo electrónico dirigido a personas específicas a las que quiera notificar.

• Usar el cuadro de búsqueda situado en la parte superior de la página.

  En este ejemplo, Adele Vance busca en la palabra clave "Marketing internacional" para buscar cualquier documento relevante compartido con ella en su organización.
  
  

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Cómo ver con quién estoy compartiendo un documento?

1. Seleccione los puntos suspensivos (...) junto al documento en el que está interesado y, después, seleccione Administrar acceso.

   Se mostrarán los nombres de las personas con las que comparte el documento, el número de personas con acceso y sus permisos. Puede desplazarse por la lista para ver todos los nombres o usar el campo de búsqueda para buscar una persona determinada. 

   
    

   Sugerencia: Si la biblioteca en la que está trabajando tiene una columna Uso compartido, puede seleccionar el texto para abrir el cuadro de diálogo Administrar acceso.
   
   

2. Los grupos con los que está compartiendo aparecerán en la pestaña Grupos. Seleccione la pestaña Grupos  en la parte superior de la lista para ver todos los grupos de la organización que tienen acceso a la documentación y sus permisos.

   

3. Si se han generado vínculos compartibles para el documento, aparecerán en la pestaña de vínculos. Seleccione la pestaña Vínculos en la parte superior de la lista para ver todos los vínculos generados para el documento, quién tiene acceso y el nivel de permisos. 
   
   

Cómo dejar de compartir un documento o carpeta?

Para hacer que un documento o carpeta sean privados de nuevo, puede dejar de compartirlos.

Para dejar de compartir con un individuo o grupo:

1. Acceder al cuadro de diálogo Administrar acceso (consulte Cómo ver con quién estoy compartiendo un documento para obtener acceso).

2. En el cuadro de diálogo Administrar acceso, seleccione los permisos de la persona con la que desea dejar de compartir.

3. Seleccione Quitar acceso directo de la lista de permisos. 
   
   

Para desactivar un vínculo para compartir:

1. Acceder al cuadro de diálogo Administrar acceso (consulte Cómo ver con quién estoy compartiendo un documento para obtener acceso).

2. En el cuadro de diálogo Administrar acceso, seleccione la pestaña vínculos .

3. Seleccione el icono Quitar vínculo para eliminar el vínculo. 
   
   

4. Selecciona Quitar cuando se te pida confirmación.

Para dejar de compartir todos juntos:

1. Acceder al cuadro de diálogo Administrar acceso (consulte Cómo ver con quién estoy compartiendo un documento para obtener acceso).

2. En el cuadro de diálogo Administrar acceso, seleccione Dejar de compartir.
   
   

3. Selecciona Dejar de compartir cuando se te pida que confirmes.

   Nota: Al seleccionar Dejar de compartir, se quitarán TODOS los recursos compartidos del documento o archivo seleccionado, incluidos los usuarios individuales y los grupos, y se desactivarán los vínculos compartidos generados. ​​​​​​​

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