Puede usar fórmulas y funciones en listas o bibliotecas para calcular datos de varias maneras. Al agregar una columna calculada a una lista o biblioteca, puede crear una fórmula que incluya datos de otras columnas y realice funciones para calcular fechas y horas, para realizar ecuaciones matemáticas o para manipular texto. Por ejemplo, en una lista de tareas, puede usar una columna para calcular el número de días que se tarda en completar cada tarea, en función de las columnas Fecha de inicio y Fecha completada.
Nota: En este artículo se describen los conceptos básicos relacionados con el uso de fórmulas y funciones. Para obtener información específica sobre una función en particular, vea el artículo sobre esa función.
En este artículo
Información general sobre fórmulas
Las fórmulas son ecuaciones que realizan cálculos en valores de una lista o biblioteca. Una fórmula comienza con un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, agrega 5 al resultado.
=5+2*3
Puede usar una fórmula en una columna calculada y calcular valores predeterminados para una columna. Una fórmula puede contener funciones, referencias de columna, operadores y constantes, como en el ejemplo siguiente.
=PI()*[Result]^2
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Elemento |
Descripción |
|---|---|
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Función |
La función PI() devuelve el valor pi: 3,141592654. |
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Referencia (o nombre de columna) |
[Resultado] representa el valor de la columna Resultado de la fila actual. |
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Constante |
Números o valores de texto introducidos directamente en una fórmula, como 2. |
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Operador |
El operador * (asterisco) se multiplica y el operador ^ (símbolo de intercalación) eleva un número a una potencia. |
Una fórmula puede usar uno o varios de los elementos de la tabla anterior. Estos son algunos ejemplos de fórmulas (en orden de complejidad).
Fórmulas simples (como =128+345)
Las siguientes fórmulas contienen constantes y operadores.
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Ejemplo |
Descripción |
|---|---|
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=128+345 |
Suma 128 y 345 |
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=5^2 |
Cuadrados 5 |
Fórmulas que contienen referencias de columna (como =[Ingresos] >[Costo])
Las siguientes fórmulas hacen referencia a otras columnas de la misma lista o biblioteca.
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Ejemplo |
Descripción |
|---|---|
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=[Ingresos] |
Usa el valor de la columna Ingresos. |
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=[Ingresos]*10/100 |
10 % del valor de la columna Ingresos. |
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=[Ingresos] > [Costo] |
Devuelve Sí si el valor de la columna Ingresos es mayor que el valor de la columna Costo. |
Fórmulas que llaman a funciones (como =PROMEDIO(1, 2, 3, 4, 5))
Las siguientes fórmulas llaman a funciones integradas.
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Ejemplo |
Descripción |
|---|---|
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=PROMEDIO(1, 2, 3, 4, 5) |
Devuelve el promedio de un conjunto de valores. |
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=MAX([Q1], [Q2], [Q3], [Q4]) |
Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. |
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=SI([Costo]>[Ingresos], "No está bien", "Aceptar") |
Devuelve No está bien si el costo es mayor que los ingresos. De lo contrario, devuelve Aceptar. |
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=DIA("15-abr-2008") |
Devuelve la parte del día de una fecha. Esta fórmula devuelve el número 15. |
Fórmulas con funciones anidadas (como =SUMA(SI([A]>[B], [A]-[B], 10), [C]))
Las siguientes fórmulas especifican una o más funciones como argumentos de función.
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Ejemplo |
Descripción |
|---|---|
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=SUMA(SI([A]>[B], [A]-[B], 10), [C]) |
La función SI devuelve la diferencia entre los valores de las columnas A y B, o 10. La función SUMA agrega el valor devuelto de la función SI y el valor de la columna C. |
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=GRADOS(PI()) |
La función PI devuelve el número 3,141592654. La función GRADOS convierte un valor especificado en radianes en grados. Esta fórmula devuelve el valor 180. |
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=ESNUMERO(ENCONTRAR("BD",[Columna1])) |
La función BUSCAR busca la cadena BD en Columna1 y devuelve la posición inicial de la cadena. Devuelve un valor de error si no se encuentra la cadena. La función ISNUMBER devuelve Sí si la función BUSCAR devuelve un valor numérico. De lo contrario, devuelve No. |
Información general sobre funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos usando valores específicos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden usarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la siguiente instancia de la función REDONDEAR redondea un número de la columna Costo a dos posiciones decimales.
=ROUND([Cost], 2)
El siguiente vocabulario es útil cuando está aprendiendo funciones y fórmulas:
Estructura La estructura de una función comienza con un signo igual (=), seguido del nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.
Nombre de la función Este es el nombre de una función compatible con listas o bibliotecas. Cada función toma un número específico de argumentos, los procesa y devuelve un valor.
Argumentos Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como Verdadero o Falso, o referencias de columna. El argumento que designe debe producir un valor válido para ese argumento. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.
En algunos casos, puede que deba usar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula usa una función PROMEDIO anidada y compara el resultado con la suma de dos valores de columna.
=AVERAGE([Cost1], SUM([Cost2]+[Discount]))
Devoluciones válidas Cuando una función se usa como argumento, debe devolver el mismo tipo de valor que usa el argumento. Por ejemplo, si el argumento usa Sí o No, la función anidada debe devolver Sí o No. Si no es así, la lista o biblioteca muestra un #VALUE! #¡VALOR!
Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener hasta ocho niveles de funciones anidadas. Cuando la función B se usa como argumento en la función A, la función B es una función de segundo nivel. En el ejemplo anterior, por ejemplo, la función SUMA es una función de segundo nivel porque es un argumento de la función PROMEDIO. Una función anidada dentro de la función SUMA sería una función de tercer nivel, y así sucesivamente.
Notas:
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Las listas y bibliotecas no admiten las funciones RAND y AHORA.
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Las funciones HOY y ME no son compatibles con columnas calculadas, pero son compatibles con la configuración de valor predeterminada de una columna.
Usar referencias de columna en una fórmula
Una referencia identifica una celda de la fila actual e indica a una lista o biblioteca dónde buscar los valores o datos que desea usar en una fórmula. Por ejemplo, [Costo] hace referencia al valor de la columna Costo de la fila actual. Si la columna Costo tiene el valor de 100 para la fila actual, =[Costo]*3 devuelve 300.
Con las referencias, puede usar los datos contenidos en distintas columnas de una lista o biblioteca en una o más fórmulas. Las columnas de los siguientes tipos de datos se pueden hacer referencia en una fórmula: línea única de texto, número, moneda, fecha y hora, opción, sí/no y calculado.
Use el nombre para mostrar de la columna para hacer referencia a ella en una fórmula. Si el nombre incluye un espacio o un carácter especial, debe escribir el nombre entre corchetes ([ ]). Las referencias no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, puede hacer referencia a la columna Precio unitario de una fórmula como [Precio unitario] o [precio unitario].
Notas:
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No puede hacer referencia a un valor de una fila que no sea la fila actual.
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No puede hacer referencia a un valor en otra lista o biblioteca.
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No puede hacer referencia al id. de una fila para una fila recién insertada. El id. aún no existe cuando se realiza el cálculo.
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No puede hacer referencia a otra columna de una fórmula que crea un valor predeterminado para una columna.
Usar constantes en una fórmula
Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Las constantes pueden ser de los siguientes tipos de datos:
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Cadena (Ejemplo: =[Apellido] = "Smith")
Las constantes de cadena están entre comillas y pueden incluir hasta 255 caracteres.
-
Número (Ejemplo: =[Costo] >= 29,99)
Las constantes numéricas pueden incluir posiciones decimales y pueden ser positivas o negativas.
-
Fecha (Ejemplo: =[Fecha] > FECHA(2007,7;1))
Las constantes de fecha requieren el uso de la función FECHA(año, mes, día).
-
Booleano (Ejemplo: =SI([Costo]>[Ingresos], "Pérdida", "Sin pérdida")
Sí y No son constantes booleanas. Puede usarlas en expresiones condicionales. En el ejemplo anterior, si Costo es mayor que Ingresos, la función SI devuelve Sí y la fórmula devuelve la cadena "Pérdida". Si Costo es igual o menor que Ingresos, la función devuelve No y la fórmula devuelve la cadena "Sin pérdida".
Usar operadores de cálculo en una fórmula
Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Las listas y bibliotecas admiten tres tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmética, comparación y texto.
Operadores aritméticos
Use los siguientes operadores aritméticos para realizar operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación; para combinar números; o para producir resultados numéricos.
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Operador aritmético |
Significado (ejemplo) |
|---|---|
|
+ (signo más) |
Suma (3+3) |
|
– (signo menos) |
Resta (3-1) Negación (-1) |
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* (asterisco) |
Multiplicación (3*3) |
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/ (barra oblicua) |
División (3/3) |
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% (signo de porcentaje) |
Porcentaje (20 %) |
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^ (acento circunflejo) |
Exponenciación (3^2) |
Operadores de comparación
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores con estos operadores, el resultado es un valor lógico de Sí o No.
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Operador de comparación |
Significado (ejemplo) |
|---|---|
|
= (signo igual) |
Igual a (A=B) |
|
> (signo mayor que) |
Mayor que (A>B) |
|
< (signo menor que) |
Menor que (A<B) |
|
>= (signo mayor o igual que) |
Mayor o igual que (A>=B) |
|
<= (signo menor o igual que) |
Menor o igual que (A<=B) |
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<> (signo distinto de) |
No es igual a (A<>B) |
Operador de texto
Use el formato ampersand (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto para producir un solo fragmento de texto.
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Operador de texto |
Significado (ejemplo) |
|---|---|
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& ("y" comercial) |
Conecta o concatena dos valores para producir un valor de texto continuo ("Norte"&"viento") |
Orden en el que una lista o biblioteca realiza operaciones en una fórmula
Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Una fórmula puede comenzar con un signo igual (=). Siguiendo el signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), que están separados por operadores de cálculo. Las listas y bibliotecas calculan la fórmula de izquierda a derecha, según un orden específico para cada operador de la fórmula.
Prioridad de operadores
Si combina varios operadores en una única fórmula, las listas y bibliotecas realizan las operaciones en el orden que se muestra en la tabla siguiente. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y un operador de división), listas y bibliotecas evalúan los operadores de izquierda a derecha.
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Operador |
Descripción |
|---|---|
|
– |
Negación (como en –1) |
|
% |
Porcentaje |
|
^ |
Exponenciación |
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* y / |
Multiplicación y división |
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+ y - |
Suma y resta |
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& |
Concatenación (conecta dos cadenas de texto) |
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= < > <= >= <> |
Comparación |
Uso de paréntesis
Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se va a calcular primero. Por ejemplo, la siguiente fórmula produce 11 porque una lista o biblioteca calcula la multiplicación antes de su adición. La fórmula multiplica 2 por 3 y después suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si usa paréntesis para cambiar la sintaxis, la lista o biblioteca suma 5 y 2 juntos y multiplica el resultado por 3 para producir 21.
=(5+2)*3
En el ejemplo siguiente, los paréntesis alrededor de la primera parte de la fórmula obligan a la lista o biblioteca a calcular [Costo]+25 primero y, después, dividir el resultado por la suma de los valores de las columnas EC1 y EC2.
=([Cost]+25)/SUM([EC1]+[EC2])
