En este artículo se proporciona información general sobre algunos de los conceptos clave relacionados con el trabajo con las nuevas características de metadatos administrados en Servidor de SharePoint. Se explica cómo las nuevas características de metadatos administrados proporcionan soporte para la implementación de taxonomías formales a través de términos administrados. También explica cómo funcionan las etiquetas sociales y cómo se relacionan con las características de metadatos administrados, como términos administrados y palabras clave empresariales.
En este artículo
Características de metadatos administrados
Las nuevas características de metadatos administrados Servidor de SharePoint están habilitadas por una nueva aplicación del servicio de metadatos administrados que proporciona compatibilidad con dos cosas clave:
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Publicación de tipo de contenido El uso compartido de tipos de contenido entre colecciones de sitios y aplicaciones web. Para obtener más información sobre la publicación de tipos de contenido, vea Introducción a los tipos de contenido y la publicación de tipos de contenido.
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Taxonomías La creación y administración de colecciones jerárquicas de términos administrados centralmente (denominados conjuntos de términos) que se pueden usar como atributos para elementos de SharePoint sitios. Estos conjuntos de términos se pueden compartir entre colecciones de sitios y aplicaciones web. Los conjuntos de términos se pueden crear y administrar a través de una característica denominada Herramienta de administración de almacén de términos.
Términos y conceptos clave
Hay varios términos y conceptos clave que son útiles para comprender al trabajar con las diferentes características de metadatos en Servidor de SharePoint. Comprender estos conceptos le ayudará a comprender la información conceptual que se explica más adelante en este artículo y en otros artículos sobre las características de metadatos administrados.
Taxonomía
Una taxonomía es una clasificación jerárquica de palabras, etiquetas o términos que se organizan en grupos en función de similitudes. Una taxonomía puede definirse y administrarse de forma centralizada por una o más personas. La Clasificación industrial estándar internacional (ISIC), desarrollada por las Naciones Unidas, es un ejemplo famoso de una taxonomía industrial que se usa para clasificar datos económicos. Las taxonomías son útiles porque proporcionan una estructura jerárquica lógica de metadatos que se puede usar para clasificar la información de forma coherente.
Folksonomía
Una folksonomía es la clasificación que se produce cuando los usuarios del sitio web aplican de forma colaborativa palabras, etiquetas o términos al contenido de un sitio. Si alguna vez ha visto una nube de etiquetas en un sitio web, ha visto una visualización de una folksonomía. En la ilustración siguiente se muestra un elemento web de nube de etiquetas en un SharePoint web. Un enfoque basado en la folksonomía para los metadatos puede ser útil porque aprovecha los conocimientos y la experiencia de los usuarios del sitio y los creadores de contenido y permite que la clasificación de contenido evolucione con las necesidades e intereses empresariales cambiantes de los usuarios.
Conjunto de términos
Un conjunto de términos es un grupo de términos relacionados.
Dependiendo de dónde se cree un conjunto de términos, su ámbito puede ser local o global:
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Los conjuntos de términos locales se crean en el contexto de una colección de sitios y están disponibles para su uso (y visibles) solo para los usuarios de esa colección de sitios. Por ejemplo, si agrega una columna de metadatos administrados a una lista o biblioteca y crea un nuevo conjunto de términos para esta columna, el conjunto de términos es local en la colección de sitios que contiene esta lista o biblioteca.
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Los conjuntos de términos globales están disponibles para su uso en todos los sitios que se suscriben a una aplicación de servicio de metadatos administrados específica.
Los conjuntos de términos se pueden configurar para que se cierren, lo que significa que los usuarios no pueden agregarles nuevos términos cuando escriben un valor para una columna asignada al conjunto de términos. O bien, se pueden configurar para que estén abiertos, lo que significa que los usuarios pueden agregar nuevos términos al conjunto de términos al actualizar el valor de una columna asignada al conjunto de términos.
Término
Un término es un elemento individual dentro de un conjunto de términos y es una palabra o frase específica que se puede asociar a un elemento en un Servidor de SharePoint sitio. Un término tiene un identificador único y puede tener muchas etiquetas de texto (sinónimos) diferentes. Si está trabajando en un sitio multilingüe, también puede tener etiquetas en diferentes idiomas.
Existen dos tipos de términos:
Términos administrados
Los términos administrados suelen estar predefinidos y organizados en un término jerárquico establecido por un administrador del almacén de términos u otra persona con permisos para trabajar con metadatos administrados.
Enterprise palabras clave
Una palabra clave empresarial es una palabra o frase que se agrega a los elementos de un sitio SharePoint empresa. Enterprise palabras clave están organizadas en un único conjunto de términos no jerárquico dentro de la Herramienta de administración de almacén de términos denominada Conjunto de palabras clave. Como los usuarios normalmente pueden agregar cualquier palabra o frase a un elemento como palabra clave, las palabras clave empresariales se pueden usar para etiquetar estilo folksonomía. Los administradores del almacén de términos u otras personas con permiso para administrar metadatos pueden optar por mover palabras clave fuera del conjunto de términos Palabras clave y a un conjunto de términos administrado específico, momento en el que las palabras clave estarán disponibles en el contexto de un conjunto de términos específico. Los administradores del almacén de términos también pueden optar por cerrar el conjunto de palabras clave, de modo que los usuarios no puedan enviar nuevas palabras clave y estén restringidos al uso de palabras clave existentes.
Grupo
Los grupos definen límites de seguridad. Un grupo es un conjunto de conjuntos de términos que comparten requisitos de seguridad comunes. Solo los usuarios designados como colaboradores de un grupo específico pueden administrar conjuntos de términos que pertenezcan al grupo o crear nuevos conjuntos de términos dentro de él. Las organizaciones deben crear grupos únicos para conjuntos de términos que tendrán un acceso único o necesidades de seguridad.
Herramienta de administración de almacén de términos
La Herramienta de administración de almacén de términos es la herramienta que taxonomistas, administradores u otras personas que administran taxonomías pueden usar para crear, importar y administrar conjuntos de términos y los términos que se encuentran dentro de ellos. La Herramienta de administración de almacén de términos muestra todos los conjuntos de términos globales y los conjuntos de términos locales que están disponibles para la colección de sitios desde la que se obtiene acceso a la herramienta.
Columna Metadatos administrados
La columna Metadatos administrados es un nuevo tipo de columna que se puede agregar a listas o bibliotecas para que los usuarios del sitio o los propietarios de contenido puedan seleccionar valores de un conjunto de términos específico de términos administrados y aplicarlos al contenido. Una columna Metadatos administrados se puede configurar para asignarse a un conjunto de términos existente o puede crear un nuevo conjunto de términos específicamente para la columna. Si crea un nuevo conjunto de términos específicamente para una columna Metadatos administrados, ese conjunto de términos será un conjunto de términos local que solo está disponible para su uso dentro de la colección de sitios donde se creó.
Columna Palabras clave de empresa
La Enterprise Palabras clave es una columna que puede agregar a tipos de contenido, listas o bibliotecas para permitir a los usuarios etiquetar elementos con palabras o frases que elijan. Es una columna de varios valores de forma predeterminada. Cuando los usuarios escriben una palabra o frase en la columna, se les presentan sugerencias de tipo, que pueden incluir elementos de conjuntos de términos administrados y el conjunto de términos Palabras clave. Los usuarios pueden seleccionar un valor existente o escribir algo nuevo (si el conjunto de términos Palabras clave se ha configurado para que esté abierto a las adiciones de usuario).
Etiquetas temáticas
Las etiquetas sociales son palabras o frases que los usuarios del sitio pueden aplicar al contenido de un sitio SharePoint para ayudarles a clasificar la información de maneras que sean significativas para ellos. Las etiquetas sociales también se pueden aplicar a direcciones URL fuera de un SharePoint web. Las etiquetas sociales admiten el etiquetado basado en folksonomía. Una etiqueta social se compone de punteros a tres tipos de información:
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una identidad de usuario
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una dirección URL de elemento
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un término
Estos punteros se almacenan en el Almacén de etiquetado social que forma parte de la aplicación Servicio de perfiles de usuario. Técnicamente, las etiquetas sociales no forman parte de las características de metadatos administrados de Servidor de SharePoint, pero sí se conectan a las características de metadatos administrados de un par de formas importantes que ayudan a admitir el uso coherente de metadatos en una organización. La parte del término de una etiqueta social apunta a un término del conjunto Palabras clave del almacén de términos de una de las aplicaciones del servicio de metadatos administrados a las que está conectado un sitio.
Por ejemplo, al crear una nueva etiqueta social, tiene la opción de seleccionar entre términos existentes, que pueden incluir términos administrados, así como palabras clave empresariales. Si selecciona uno de estos términos existentes, la etiqueta social contiene un puntero a ese término. Si opta por no seleccionar un término existente y crea un término que nunca antes se ha usado, se crea una nueva palabra clave para él en el término Palabras clave establecido en el Almacén de términos y la nueva etiqueta social apunta a este término.
De esta forma, las palabras clave que se usan en etiquetas sociales se agregan al conjunto de términos Palabras clave visibles en la Herramienta de administración de almacén de términos (si aún no existen allí) y los administradores del Almacén de términos pueden administrarlos. Además, cuando los usuarios aplican palabras clave empresariales o términos administrados al contenido actualizando una columna Palabras clave de Enterprise o Metadatos administrados, las etiquetas sociales se pueden crear automáticamente para que estos términos se puedan ver como etiquetas en los productos de noticias, nubes de etiquetas o perfiles de Mi sitio. Los propietarios de listas o bibliotecas pueden habilitar o deshabilitar la edición de metadatos actualizando la Configuración de metadatos y palabras clave de empresa de una lista o biblioteca.
Al agregar una etiqueta social a un elemento, puede especificar si desea que su identidad y la dirección URL del elemento sean privadas, pero el término, que se almacena en el Almacén de términos, siempre es público.
El etiquetado social es útil porque permite a los usuarios del sitio mejorar la capacidad de descubrir contenido e información en un sitio.
Para obtener más información sobre las implicaciones de privacidad y seguridad del etiquetado social, vea Implicaciones de privacidad y seguridad del etiquetado social.
Etiquetado
En su sentido más genérico, el etiquetado puede hacer referencia simplemente al acto de aplicar metadatos a un elemento, tanto si se trata de metadatos administrados como de una etiqueta social. En este artículo, el verbo "etiqueta" se usa en este sentido y no se limita a las etiquetas sociales.
Escenarios de metadatos: de taxonomías a folksonomías
Las características de administración de metadatos Servidor de SharePoint admiten una serie de enfoques para la administración y el uso de metadatos. Imagine este rango como un tipo de continuum. En un extremo de este continuum, hay taxonomías,que son grupos de términos formales, administrados centralmente y jerárquicos. En el otro extremo de este rango, hay folksonomies,que son las clasificaciones de colaboración que resultan cuando los individuos aplican etiquetas libremente al contenido.
Servidor de SharePoint es compatible tanto con los extremos de este continuum como con los puntos en el camino. En un extremo del continuum, puede implementar taxonomías formales a través de términos administrados y conjuntos de términos. En el otro extremo, hay compatibilidad con palabras clave empresariales y etiquetado social, que permiten a los usuarios del sitio etiquetar contenido con palabras clave de su elección.
Entre estos extremos, puede aplicar grados flexibles de estructura y control a los metadatos, y puede ajustar el ámbito en el que se aplica este control eligiendo que sea global entre sitios o local a sitios específicos. Por ejemplo, tiene la capacidad de configurar conjuntos de términos para que se cierren o se abran a las contribuciones de los usuarios. Puede elegir usar palabras clave empresariales y etiquetado social junto con términos administrados, o no. Servidor de SharePoint permite a las organizaciones combinar las ventajas de las taxonomías formales y administradas con las ventajas dinámicas del etiquetado social de formas personalizadas.
En el siguiente diagrama se muestra cómo los diferentes tipos de soluciones basadas SharePoint pueden requerir diferentes enfoques de metadatos en función de las necesidades empresariales.
Ventajas de los metadatos administrados
Hay varias ventajas para usar metadatos administrados en los sitios de una organización:
Uso coherente de metadatos Las características de metadatos administrados Servidor de SharePoint permiten aplicar grados de control ajustables a los metadatos que se agregan al contenido. Con conjuntos de términos y términos administrados, puede establecer el control sobre los tipos de términos que están disponibles para agregarse al contenido y puede controlar quién tiene la capacidad de agregar nuevos términos. También puede limitar el uso de palabras clave empresariales a una lista específica de palabras clave configurando el término Palabras clave establecido como cerrado.
Cuando se usan los mismos términos de forma coherente entre sitios, es más fácil crear procesos o soluciones robustos basados en metadatos. Además, la experiencia de usuario para trabajar con metadatos en sitios, en listas y bibliotecas, así como en los programas cliente de Office facilita que los usuarios del sitio apliquen metadatos coherentes a su contenido.
Mayor detectabilidad de contenido Cuando el contenido de todos los sitios de una organización tiene metadatos coherentes, es más fácil buscar y obtener acceso a la información y los datos empresariales mediante la búsqueda. Las nuevas características de búsqueda, como el panel de refinamiento, que se muestra en el lado izquierdo de la página de resultados de búsqueda, permiten a los usuarios filtrar los resultados de búsqueda en función de los metadatos.
Además, puede configurar la navegación de metadatos para listas y bibliotecas para permitir a los usuarios crear vistas dinámicas de información basadas en campos de metadatos específicos. Los usuarios pueden navegar por las bibliotecas por carpeta o por el pivote de metadatos y, a continuación, pueden refinar los resultados mediante filtros de clave adicionales.
Mayor flexibilidad Las características de metadatos administrados hacen que sea fácil para los administradores del almacén de términos (u otras personas con permiso para actualizar metadatos administrados) mantener y adaptar los metadatos a medida que evolucionan las necesidades empresariales. Puede actualizar un conjunto de términos fácilmente en la herramienta Administración del almacén de términos y los términos nuevos o actualizados estarán disponibles automáticamente para su uso siempre que haya disponible una columna Metadatos administrados asociada a ese conjunto de términos. Si combina varios términos en un término, el contenido etiquetado con estos términos se actualiza automáticamente para reflejar este cambio. Es posible especificar varios sinónimos (o etiquetas) para términos individuales. Si su sitio es multilingüe, también puede especificar etiquetas multilingües para términos individuales.
Administrar metadatos
Planificación y configuración de metadatos administrados
Es posible que su organización quiera participar en algún grado de planeación antes de empezar a usar las características de metadatos administrados. El grado de planificación necesario es más o menos proporcional al grado de formalidad y control que desea imponer a los metadatos.
Si desea permitir que los usuarios ayuden a desarrollar la taxonomía, simplemente puede hacer que los usuarios agreguen palabras clave a los elementos y, a continuación, organicen estos conjuntos de términos según sea necesario.
Si su organización desea usar conjuntos de términos administrados para implementar taxonomías formales predefinidas, las partes interesadas clave con un interés creado en la estructura de la taxonomía deben colaborar para planear y desarrollar los conjuntos de términos y términos que se usarán. Para obtener más información sobre este proceso de planificación, vea Términos del plan y conjuntos de términos. Para obtener más información sobre cómo configurar una aplicación de servicio de metadatos administrados, vea Administración de metadatos administrados.
Después de que las partes interesadas clave de la organización acepten los conjuntos de términos necesarios, puede usar la Herramienta de administración de almacén de términos para importar o crear conjuntos de términos y administrar y mantener los conjuntos de términos a medida que los usuarios empiecen a trabajar con los metadatos. Si se ha configurado una aplicación de servicio de metadatos administrados para la aplicación web y es administrador de la colección de sitios o administrador designado del almacén de términos, puede ir a la Herramienta de administración de almacén de términos haciendo clic en Sitio Configuración en el menú Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Administración del almacén de términos en Administración del sitio.
Crear y administrar conjuntos de términos
La Herramienta de administración de almacén de términos proporciona un control de árbol que puede usar para realizar la mayoría de las tareas. El rol de usuario de esta herramienta determina qué tareas puede realizar. Para trabajar en la Herramienta de administración de almacén de términos, debe ser administrador de granja de servidores, administrador de almacén de términos o alguien designado como administrador de grupo o colaborador para conjuntos de términos. Para obtener información detallada sobre estos roles, vea Roles de metadatos administrados.
Para realizar acciones en un elemento dentro de la jerarquía, seleccione el nombre de la aplicación, grupo, conjunto de términos o término del servicio de metadatos administrados que desea modificar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, use el menú para seleccionar las acciones que desee.
Por ejemplo:
Si es administrador del almacén de términos, puede crear o eliminar grupos dentro de una aplicación de servicio de metadatos administrados.
Si es administrador de almacén de términos o administrador de grupo, puede crear, importar o eliminar conjuntos de términos dentro de un grupo. Los colaboradores de conjuntos de términos pueden crear conjuntos de términos.
Si es administrador de almacén de términos, administrador de grupo o colaborador de un conjunto de términos, puede crear o reutilizar términos dentro de un conjunto de términos, así como copiar, mover o eliminar un conjunto de términos seleccionado.
Si es administrador de almacén de términos, administrador de grupo o colaborador de un conjunto de términos, puede crear copiar, reutilizar, combinar, desusar, mover o eliminar términos individuales dentro de un conjunto de términos.
En cada nivel de la jerarquía, puede configurar propiedades específicas para un grupo, conjunto de términos o término mediante el panel Propiedades que se muestra a la derecha del control de árbol almacén de términos.
Por ejemplo, si está configurando un conjunto de términos, puede usar el panel Propiedades para especificar detalles como Nombre, Descripción, Propietario, Contacto y Partes interesadas. Puede especificar si desea que un conjunto de términos esté abierto o cerrado a los nuevos envíos de los usuarios. También puede especificar si desea que el conjunto de términos esté disponible para el etiquetado. Si elige que un conjunto de términos no esté disponible para el etiquetado, no será visible para la mayoría de los usuarios. Si un conjunto de términos sigue en desarrollo, por ejemplo, puede optar por no estar disponible para el etiquetado.
Aplicar metadatos
Etiquetar contenido con términos administrados
Si se ha agregado una columna Metadatos administrados a un tipo de contenido, lista o biblioteca, los propietarios de contenido pueden etiquetar su contenido con términos administrados de un conjunto de términos específicos editando las propiedades de un elemento de lista o biblioteca y actualizando los campos pertinentes en el formulario Editar propiedades para el elemento o documento. Las columnas de metadatos administrados son fáciles de identificar porque muestran un icono de etiquetas que se puede usar para iniciar el cuadro de diálogo selector de términos.
Puede usar el selector de términos para seleccionar un término dentro de la jerarquía de un conjunto de términos. Esto es útil si no está familiarizado con los términos que pueden estar disponibles. Si se ha configurado un conjunto de términos para que esté abierto y la columna de metadatos administrados para él permite valores de relleno, es posible que tenga la opción de agregar un nuevo término a un conjunto de términos. O puede que simplemente tenga la opción de enviar comentarios al contacto designado para el conjunto de términos.
Cuando pueda empezar a escribir el término que desee, se le sugerirán automáticamente los términos disponibles en función de lo que empiece a escribir y podrá seleccionar el que desee. Es posible que vea información entre corchetes después del término que indica el nombre del conjunto de términos y la jerarquía del término. Esto puede ayudarle a elegir entre términos similares.
Si se sugieren términos duplicados o similares, es posible que también pueda ver texto descriptivo que el administrador del almacén de términos ha configurado para el término para ayudar a los usuarios a realizar selecciones adecuadas.
Etiquetar contenido con palabras clave empresariales
Si se ha agregado una columna de palabras clave de Enterprise a un tipo de contenido, lista o biblioteca, los propietarios de contenido (o cualquier persona con permisos de Contribución para la lista o biblioteca) pueden etiquetar el contenido con términos o palabras clave administrados disponibles editando las propiedades de un elemento de lista o biblioteca y escribiendo las palabras clave que quieren en el campo Palabras clave de Enterprise. Si existe un término igual o similar, se sugerirá y puede seleccionarlo. O puede agregar una nueva palabra clave, si el conjunto de términos Palabras clave se ha configurado para que esté abierto a nuevos términos. El Enterprise palabras clave es de varios valores, por lo que puede agregar varias palabras clave a un elemento.
Etiquetar contenido con etiquetas sociales
Si la característica de etiquetado social se ha habilitado, puede etiquetar contenido en un sitio SharePoint que le parece significativo o interesante. Para etiquetar una página, puede usar el icono de etiqueta que se muestra en la parte superior de la página.
Para etiquetar documentos o elementos de lista, puede usar el comando de etiqueta que se muestra en la pestaña Biblioteca o Lista de la cinta de opciones.
Cuando empiece a escribir la etiqueta o etiquetas que desea aplicar, puede seleccionar entre palabras clave o términos administrados existentes, o puede agregar nuevas palabras clave, si el conjunto de términos Palabras clave está abierto.
También tiene la opción de etiquetar contenido en sitios externos, como otros sitios de intranet o Internet, agregando la Herramienta de etiquetas y notas de SharePoint a su explorador. Para obtener más información sobre cómo etiquetar sitios externos, vea Introducción a Mi sitio.
Para obtener más información sobre las características de etiquetado social, vea los temas Usar etiquetas y notas para compartir información con compañeros de trabajo.
