Configurar el organizador de contenido para distribuir los documentos

¿Qué puede hacer el organizador de contenido?

El organizador de contenido puede hacer las siguientes tareas automáticamente:

• Redirigir documentos a bibliotecas o carpetas diferentes    En la práctica, el organizador de contenido actúa como una especie de portero para los documentos. Cada vez que se carga un documento, el organizador de contenido usa reglas creadas por el usuario para determinar adónde debe mover el documento. Luego lo redirige a la biblioteca o carpeta correcta, que puede estar en otra colección de sitios. Las reglas se pueden basar en una combinación de tipos de contenido y metadatos.

• Cargar todos los documentos en una biblioteca temporal    Puede configurar el organizador de contenido para que coloque todos los documentos cargados en una biblioteca temporal, donde se pueden especificar metadatos y completar un proceso de envío.

• Administrar el tamaño de las carpetas    Puede configurar el organizador de contenido para que supervise el número de elementos que contienen las carpetas y asegurarse de que no haya ninguna carpeta que contenga más del número de elementos especificado. De forma predeterminada, este límite es de 2.500 elementos y, cuando se recibe el elemento número 2.501, el organizador de contenido crea automáticamente una carpeta y coloca el documento en ella. Puede especificar el número de elementos que el organizador de contenido permite en una sola carpeta.

• Administrar los envíos duplicados    Cuando se carga un documento que ya existe en la biblioteca, puede hacer que el organizador de contenido use SharePoint versiones o que cambie el nombre de archivo agregando caracteres únicos. Esto garantiza que tanto el documento existente como el duplicado se conserven.

• Mantener registros de auditoría    El organizador de contenido puede mantener registros de auditoría sobre un documento almacenados con el documento después de redirigirlo.

Activar la característica del organizador de contenido en un sitio

Debe tener al menos permisos de propietario del sitio y las características de publicación deben estar habilitadas.

Para activar la característica del organizador de contenido en un sitio

1. Vaya al sitio que desea configurar.

2. Haga clic en Configuración y elija Configuración del sitio en el menú desplegable.

   Por SharePoint, haga clic en Configuración , en Contenido del sitio y, a continuación, en Configuración del sitio.

3. En la página Configuración del sitio , en el grupo Acciones del sitio , haga clic en Administrar características del sitio.

4. Junto al nombre de la característica del organizador de contenido, haga clic en Activar. Una vez activada la característica, la palabra Activo aparece en la columna Estado.

   

Configurar el organizador de contenido para distribuir documentos

1. Vaya al sitio para el que desea configurar el organizador de contenido con el fin de distribuir automáticamente documentos a ubicaciones específicas.

2. Haga clic en Configuración y elija Configuración del sitio en el menú desplegable.

   Por SharePoint, haga clic en Configuración , en Contenido del sitio y, a continuación, en Configuración del sitio.

3. En el grupo Administración del sitio, elija Configuración del organizador de contenido.

   Nota: El vínculo Configuración del organizador de contenido solo aparece si la característica está activada para el sitio.

4. En la sección Redirigir usuarios a la biblioteca temporal, active la casilla para exigir el uso del organizador de contenido. Esto redirige automáticamente a los usuarios a la biblioteca temporal cuando intentan cargar un documento.

5. En la sección Envío a otro sitio, active la casilla de si desea permitir reglas para redirigir los documentos a otro sitio.

6. En la sección Creación de particiones de carpeta, active la casilla de verificación Crear subcarpetas cuando la ubicación de destino tenga muchos elementos para crear automáticamente subcarpetas después de que una ubicación supere un número específico de elementos.

   • En el cuadro Número de elementos en una única carpeta, escriba el número de documentos que se pueden almacenar en una carpeta antes de que se cree una nueva.

   • En el cuadro Formato de nombre de carpeta, especifique la convención de nomenclatura para cualquier carpeta nueva que se cree.

7. En la sección Envíos duplicados, seleccione si desea que los duplicados usen la característica de control de versiones o si los duplicados deben tener siempre caracteres únicos anexados al nombre de archivo del elemento.

8. En la sección Conservación de contenido, active la casilla si desea guardar registros de auditoría o metadatos como una entrada de auditoría en el elemento o documento enviados.

9. En la sección Administradores de reglas , escriba los nombres de usuario que sean administradores de reglas de su organización. Los administradores de reglas deben tener permisos administrar sitio web para acceder a la página de configuración de reglas del organizador de contenido. Para obtener más información, vea Crear reglas del organizador de contenido para enrutar documentos.

10. Active las casillas adecuadas para que se envíen mensajes de correo automáticamente a los administradores de reglas. El organizador de contenido puede enviar un mensaje de correo cuando un envío no coincida con una regla o cuando se envíe cualquier contenido al organizador de contenido.

    Nota: Email debe configurar el administrador de red o SharePoint para que el servidor o el servicio pueda habilitar estas casillas.

11. En la sección Puntos de envío, especifique la información sobre otros sitios o software de mensajería de correo que pueden enviar contenido al sitio actual.

    Sugerencia: Esta sección proporciona la dirección URL del servicio web para enviar contenido al sitio en caso de que desee crear un flujo de trabajo o una solución personalizada para enviar documentos con un sistema de correo electrónico.