¿Le suena familiar el siguiente escenario? Envíe el archivo por correo electrónico a varios compañeros de trabajo. A continuación, todos agregan sus comentarios, lo que le deja con la tarea de integrar la entrada de varias copias de su original.
Hay una forma mejor de manejar esto. Puede almacenar el archivo en SharePoint o Microsoft OneDrive y usar el comando Compartir para permitir que otros usuarios lean o editen. A continuación, solo hay una copia para revisar que contiene los comentarios de todos los usuarios. (Lo que puedan hacer en el archivo depende de los permisos que les conceda).
Este es el proceso.
Agregue SharePoint o una ubicación de OneDrive a la lista de lugares de Word
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En Word, seleccione Archivo > Guardar como > Agregar un sitio.
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En Agregar un sitio, seleccione el servicio basado en la nube que desea usar (es decir, SharePoint, OneDrive).
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Completa la pantalla de inicio de sesión que puede aparecer. Si es necesario, póngase en contacto con su departamento de TI para obtener su nombre de usuario y contraseña.
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Observe la nueva ubicación que ahora está disponible en el panel Guardar como de Word.
Guardar y compartir un documento
Puede guardar el documento en la ubicación en la nube disponible. Solo tiene que hacerlo una vez, tras lo cual se pueden realizar todas las modificaciones en el archivo compartido.
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En el documento que se va a compartir, seleccione Archivo > Guardar como.
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En la página Guardar como , haga doble clic en la ubicación que desea usar (por ejemplo, OneDrive, SharePoint/Mi sitio)
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Proporciona el nombre de archivo y selecciona Guardar. Si vuelve a la pestaña Información , haga clic en Compartir de nuevo.
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En Compartir con Personas, escriba un nombre o una dirección de correo electrónico para cada destinatario.
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Si lo desea, seleccione Puede editar o Puede ver. La primera opción permite a sus compañeros de trabajo cambiar el archivo, la segunda es más segura.
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Si lo desea, puede agregar un mensaje en el cuadro situado debajo de la línea de dirección. A continuación, haga clic en Compartir.
Compartir un documento que ya se ha guardado
Si ya ha guardado un archivo en SharePoint o OneDrive, puede seguir estos pasos.
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Abra el documento que quiera compartir.
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Haga clic en Compartir > archivo > Compartir con Personas
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Escriba un nombre o direcciones de correo electrónico para cada destinatario.
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Opcionalmente, seleccione Puede editar o Puede ver. La primera opción permite que sus colaboradores cambien el archivo. La segunda mantiene una mayor seguridad en el archivo.
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Opcionalmente, escriba un mensaje en el cuadro situado debajo de la línea de dirección y haga clic en Compartir.
Detener el uso compartido con alguien
Si es necesario, puede detener el acceso para compartir para destinatarios específicos.
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Abra el documento.
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Seleccione Compartir > archivos
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En Compartir con Personas, haz clic con el botón derecho en los nombres que quieras quitar y, a continuación, selecciona Quitar usuario.
Más información sobre OneDrive y Microsoft 365
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Para abrir una cuenta de OneDrive, consulte Registrarse para obtener una cuenta de Microsoft.
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Para suscribirse a una cuenta de Microsoft 365 SharePoint, consulte la página principal de Microsoft 365 .
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Si su compañía tiene SharePoint y usted tiene preguntas sobre su uso, póngase en contacto con el administrador del sistema.
