Anexo a la declaración de privacidad de Excel

La pestaña Nuevo (haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo) puede proporcionarle asistencia actualizada descargada de Office.com para los libros que se basan en plantillas. También puede enviar comentarios sobre las plantillas y proporcionar una clasificación numérica para cada plantilla que descargue.

Al abrir una plantilla o un archivo basado en una plantilla, los contactos de Excel (en función de la configuración de la Ayuda en línea) Office.com. Envía el id. de esa plantilla, el programa y la versión que está usando actualmente, junto con la información estándar del equipo.

El id. de plantilla se usa para identificar la plantilla original como descargada de Office.com o incluida en la instalación de Excel. No identifica de forma exclusiva el libro. El id. es el mismo para todos los usuarios de la misma plantilla.

Si elige crear un vínculo a una imagen, archivo, origen de datos u otro documento en el disco duro o en un servidor, la ruta de acceso a ese archivo se guarda en el libro. En algunos casos, el vínculo puede incluir su nombre de usuario o información sobre los servidores de la red. En el caso de una conexión de datos, puede elegir guardar un nombre de usuario o una contraseña en el vínculo de conexión de datos.

Además, cuando se aplica un esquema XML a un libro, se guarda en el libro una ruta de acceso al esquema XML que ha creado. En algunos casos, esa ruta podría incluir el nombre de usuario.

Al crear una función de datos de hoja o un informe de tabla dinámica a partir de un origen de datos externo, los datos que solicite de ese origen se almacenan como parte de la hoja de cálculo, junto con un identificador único para el origen de datos. También se almacena el nombre de usuario de la persona que actualizó por última vez la memoria caché.

Según cómo haya configurado el libro o el informe de tabla dinámica, solo se puede mostrar un subconjunto de los datos almacenados. Para quitar todos estos datos almacenados, quite la conexión al origen de datos de las funciones de datos de hoja y quite todos los pivotes que hacen referencia a los datos.

Al crear un gráfico en Excel, puede filtrar los datos que ha seleccionado para el gráfico para que solo se muestre una parte de los datos. Sin embargo, todos los datos seleccionados se almacenan con el gráfico. Para evitar que otras personas modifiquen el gráfico o vean sus datos, al copiarlo en un programa de Microsoft, pegue el gráfico como un mapa de bits. Si los datos del gráfico proceden de un origen de datos externo, puede proteger el gráfico con contraseña para evitar que otras personas actualicen el gráfico con los datos más recientes del origen externo. Si el gráfico se basa en los datos del libro, proteger el gráfico con contraseña puede ayudar a evitar que otras personas modifiquen los datos que aparecen en el gráfico.

Al imprimir un libro de Excel y, a continuación, guardarlo, Excel guarda la ruta de acceso a la impresora con el documento. En algunos casos, la ruta de acceso puede incluir un nombre de usuario o un nombre de equipo.

Excel le permite agregar y editar texto alternativo para tablas, formas, imágenes, gráficos, elementos gráficos SmartArt y otros objetos de los libros. El texto alternativo se guarda con el libro y puede contener información personal agregada por cualquier colaborador de la presentación. Para algunos objetos, como las imágenes que inserta en el libro, el texto alternativo predeterminado incluye la ruta de acceso del archivo para el objeto que inserte.

Las características de accesibilidad, como los lectores de pantalla, pueden usar texto alternativo. El texto alternativo está disponible para cualquier persona que tenga acceso al archivo.

Excel le permite acceder a un área de documentos en SharePoint. Un área de trabajo de documentos es un espacio compartido donde puede colaborar con otros miembros del equipo en uno o más libros.

Cuando accede a un área de trabajo de documentos, Excel descarga los datos del sitio Área de documentos para proporcionarle información sobre ese sitio. Estos datos incluyen:

• Nombre del sitio

• Dirección URL o dirección del sitio

• Nombres, direcciones de correo electrónico y niveles de permisos de los usuarios del sitio

• Listas de los documentos, tareas y otra información disponible del sitio

Excel también almacena una lista de los sitios del área de documentos que ha visitado en su equipo, en forma de cookies. Esta lista se usa para proporcionarle acceso rápido a los sitios que ha visitado antes. Microsoft no tiene acceso a la lista de sitios que ha visitado y no se expone a Internet a menos que decida que la lista esté disponible de forma más amplia.

El servicio de fax le permite enviar un fax a través de Internet y organizar los faxes que ha enviado en Microsoft Outlook. Para usar el servicio de fax, debe registrarse con un proveedor de servicios de fax, independiente de Microsoft, que procese los faxes y los envíe a través de Internet. Microsoft no recopila ningún dato por la función de servicio de fax.

Cuando se registra en el servicio de fax, el proveedor de servicios de fax crea un paquete de registro que el proveedor de servicios de fax y Excel almacenan. El paquete consta de la dirección del sitio web del proveedor de servicios de fax y un "token" que confirma el acceso al proveedor de servicios de fax. Al enviar un fax desde Excel, este paquete de registro se anexa al documento.

También puede utilizar el servicio de fax para calcular el precio de un fax sin enviar realmente el fax. Si decide calcular el precio de un fax, Excel usará una conexión cifrada para enviar su token de registro, el número de teléfono al que se enviará el fax y el número de páginas del fax al proveedor de servicios de fax. Microsoft no recibe ni almacena esta información.

Excel le permite solicitar información sobre un término o frase concretos de varios proveedores de contenido premium. Cuando solicita una búsqueda en una palabra o frase en particular, Excel usa Internet para enviar el texto que solicitó, el producto de software que está usando actualmente, la configuración regional a la que está establecido el sistema e información de autorización que indique que tiene derecho a descargar información de investigación, si lo necesita el tercero.

Excel envía esta información a un servicio proporcionado por Microsoft o un proveedor de terceros que seleccione. Este servicio devuelve información sobre la palabra o frase que solicitó.

Con frecuencia, la información que recibe incluye un vínculo a información adicional desde el sitio web del servicio. Si hace clic en este vínculo, el proveedor del servicio podría agregar una cookie a su sistema para identificarle en futuras transacciones. Microsoft no se hace responsable de las prácticas de privacidad de servicios y sitios web de terceros. Microsoft no recibe ni almacena ninguna de estas informaciones, a menos que haya consultado un servicio propiedad de Microsoft.

Puede desactivar la investigación y la referencia haciendo lo siguiente:

Excel le permite traducir todo o parte del documento mediante un diccionario bilingüe o una traducción automática. Puede elegir cómo quiere traducir el documento.

Puede seleccionar o escribir una palabra o frase que desee traducir, o puede elegir traducir todo el documento, en cualquier caso, seleccionando la opción de traducción aplicable en el panel Referencia y referencia.

Si selecciona o escribe una palabra o frase que desea traducir, la frase que ha escrito se compara con un diccionario bilingüe. Algunos diccionarios bilingües se incluyen con el software y otros están disponibles en Office.com. Si una palabra o frase que escribe no está en el diccionario bilingüe incluido con su software, la palabra o frase se envía sin cifrar a un servicio de traducción de Microsoft o de terceros.

Si desea traducir todo el libro, se envía sin cifrar a un servicio de traducción de Microsoft o de terceros. Al igual que con cualquier información que se envía sin cifrar a través de Internet, es posible que otras personas vean la palabra, frase o libro que está traduciendo.

Si elige usar uno de los diccionarios disponibles en Office.com o un servicio de traducción de terceros, Excel usa Internet para enviar el texto que solicitó, el tipo de software que tiene y la configuración regional y el idioma al que está configurado el sistema. En el caso de servicios de traducción de terceros, Excel también puede enviar información de autenticación almacenada anteriormente en caché que indique que se registró previamente para obtener acceso al sitio web.

Microsoft SharePoint proporciona sitios de área de trabajo compartidos basados en web donde puede colaborar en documentos o reuniones.

Al acceder a un sitio de SharePoint, mediante el explorador web o cualquier programa de Office, el sitio guarda las cookies en el equipo si tiene permisos para crear un subsitio en ese sitio. Estas cookies constituyen una lista de sitios para los que dispone de permisos. Esta lista la usan varios programas de Office para facilitarle un acceso rápido a los sitios que haya visitado con anterioridad.

Microsoft no tiene acceso a la lista de sitios que ha visitado y no se expone a Internet a menos que decida que la lista esté disponible de forma más amplia.

En SharePoint, al crear un nuevo sitio web o lista, o agregar o invitar a personas a un sitio web o lista existente, el sitio guarda lo siguiente para cada persona, incluyendo su:

• Nombre completo

• Dirección de correo electrónico

Se agrega un identificador de usuario a cada elemento que usted o el resto de usuarios del sitio lo agreguen al mismo o lo modifiquen allí. Al igual que con todo el contenido del sitio de SharePoint, solo los administradores y miembros del sitio en sí deben tener acceso a esta información.

Todos los elementos del sitio de SharePoint incluyen dos campos: Creado por y Modificado por. El campo Creado por se rellena con el nombre de usuario de la persona que creó originalmente el elemento y la fecha de creación. El campo Modificado por se rellena con el nombre de usuario de la persona que modificó por última vez el libro y la fecha en que se modificó por última vez.

Los administradores de los servidores en los que están alojados los sitios de SharePoint tienen acceso a algunos datos de estos sitios, los cuales se usan para analizar los patrones de uso del sitio y mejorar el porcentaje de tiempo en el que el sitio está disponible. Estos datos están disponibles únicamente para los administradores de los servidores y no se comparten con Microsoft, a menos que Microsoft aloje el sitio de SharePoint. Los datos capturados específicamente incluyen los nombres, las direcciones de correo electrónico y los permisos de todos los usuarios con acceso al sitio.

Todos los usuarios con acceso a un sitio en particular de SharePoint pueden buscar y ver todo el contenido disponible en ese sitio.

Microsoft SharePoint ofrece características de auditoría que permiten a los administradores mantener un seguimiento de auditoría confiable de cómo los usuarios trabajan con determinado contenido.

Cuando los administradores de SharePoint habilitan la característica Auditoría, el servidor registra automáticamente en la base de datos de contenido de SharePoint determinadas acciones realizadas por el usuario. Estas acciones incluyen la visualización, la edición, la entrada y la salida. Para cada acción registrada, el servidor registra información de identificación sobre el archivo, la acción y el ID de SharePoint del usuario. No se envía ningún dato a Microsoft como parte de esta función.

Esta función está desactivada de forma predeterminada y solo está disponible para los administradores de sitios de SharePoint en los que se almacena el contenido.

Excel le proporciona la capacidad de enviar mensajes instantáneos desde el propio programa y le proporciona la capacidad de recibir alertas cuando los usuarios están conectados o cuando se realizan ciertos cambios en libros o áreas de trabajo compartidos.

Excel puede usar un cliente de mensajería instantánea para proporcionarle la posibilidad de ver la presencia en línea de otras personas y enviarles mensajes. Excel incluye un control web que permite que la presencia de mensajería instantánea se muestre en una página web. Las páginas de Microsoft SharePoint usan este control. Estas páginas no transmiten datos de presencia al servidor web.

Este control web se puede usar para transmitir datos de presencia desde el programa de mensajería instantánea al servidor web. De forma predeterminada, los datos de presencia solo se pueden enviar a sitios de intranet, sitios de confianza y sitios del equipo local.

Excel usa formatos de archivo basados en XML. Estos formatos son extensibles, es decir, los usuarios pueden especificar esquemas o etiquetas adicionales en los archivos. Un complemento u otro código de terceros también puede adjuntar información de metadatos adicional a estos formatos de archivo XML que no se pueden ver en Excel.

Puede comprobar los metadatos que se asociaron con un archivo XML viéndolo en un visor de texto.

De forma predeterminada, si guarda comentarios en un archivo, Excel agrega las iniciales a cada comentario. Esta información pasa a estar disponible para todos los usuarios que tengan acceso al archivo.

Puede quitar su información personal de estos comentarios haciendo lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Información.

3. Haga clic en Comprobar si hay problemas y luego haga clic en Inspeccionar documento.

De forma predeterminada, al realizar cambios en un archivo con la característica Control de cambios activada, su nombre de usuario y/o iniciales se almacenan en el libro y se asocian a los cambios que realice. Esta información, que incluye el texto original y el revisado, está disponible para cualquier usuario que tenga acceso al archivo.

Una vez aceptados o rechazados estos cambios, se quitará su nombre. También puede quitar su información personal de estos cambios haciendo lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Información.

3. Haga clic en Comprobar si hay problemas y luego haga clic en Inspeccionar documento.

En algunos casos, Excel almacena su nombre para proporcionarle una mejor experiencia al usar algunas características. Por ejemplo, su nombre se almacena en estas ubicaciones:

• Crear campos

• Propiedad de archivo AuthorName

Puede quitar su nombre de estos campos y propiedades haciendo lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Información.

3. Haga clic en Comprobar si hay problemas y luego haga clic en Inspeccionar documento.

Las soluciones de Microsoft Office creadas por otras empresas también pueden incluir su nombre u otra información personal en las propiedades personalizadas asociadas con el archivo.

Si usa Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc u otras características que le permiten conectarse directamente a otro origen de datos, es posible que la información de autorización (id. de usuario y contraseña) se guarde en el libro. Para cambiar o eliminar esta información de autorización, deberá cambiar las propiedades de la conexión mediante el método específico del método de conexión.

De forma predeterminada, todos los archivos guardados por Excel incluyen propiedades de archivo como las siguientes:

• Autor

• Director

• Compañía

• Guardado por última vez por

• Nombres de los revisores de libros

Además, es posible que se guarden otras propiedades en el archivo en función de las características o soluciones de terceros que use. Por ejemplo, si el libro forma parte de un flujo de trabajo de documento, se guardan propiedades de archivo adicionales para realizar un seguimiento del flujo de trabajo.

Esta información pasa a estar disponible para todos los usuarios que tengan acceso al archivo.

Puede quitar su nombre de estas propiedades haciendo lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Información.

3. Haga clic en Comprobar si hay problemas y luego haga clic en Inspeccionar documento.

La característica Inspeccionar documento también se puede usar para quitar otros tipos de datos que podrían no estar disponibles en todas las vistas, como comentarios y revisiones. Microsoft recomienda ejecutar Inspeccionar documento en cualquier libro que planee hacer que esté disponible públicamente.

Los datos ocultos y los metadatos también se pueden incluir en archivos de Microsoft Office mediante el modelo de objetos de Microsoft Office. Por ejemplo, puede hacer que las imágenes sean invisibles en el modelo de objetos de Microsoft Office, lo que significa que no se pueden ver al abrir el archivo, pero la imagen se almacena en el archivo y más adelante se puede hacer visible.

La grabación de macros le permite grabar una secuencia de acciones para que pueda reproducir las acciones más adelante. Si decide grabar una macro, su nombre de usuario se guarda como comentario en el código cuando se crea inicialmente la macro. Puede quitar manualmente su nombre de usuario de esta ubicación.

Una firma digital es una característica opcional que puede ayudarle a autenticar la identidad de la persona que le envió un libro. Una firma digital es un valor cifrado único de los datos del libro que está firmando. Al enviar un libro con una firma digital, la firma se envía al destinatario, junto con los datos del libro y un certificado digital de confianza de usted (el remitente). El certificado digital lo emite una entidad de certificación, como VeriSign, y contiene información para autenticar al remitente y comprobar que el contenido original del libro no se ha modificado. Excel podría ponerse en contacto automáticamente con la entidad de certificación en línea para comprobar la firma digital.

Al firmar un libro, verá un cuadro de diálogo que muestra la información incluida en la firma digital, como la fecha y hora del sistema, el número de versión del sistema operativo, el número de versión de Microsoft Office y el número de versión de Excel.

Information Rights Management (IRM) le permite dar a determinados usuarios o grupos el derecho de acceder a un libro y modificarlo. A pesar de algunas similitudes, IRM no es lo mismo que protección de documentos. IRM le permite establecer permisos para todo el libro para acciones muy específicas, como imprimir el documento o reenviar el documento a otras personas, así como para leer o editar el libro.

Cuando almacena un libro con IRM habilitado, Excel guarda en el libro una lista de todos los usuarios que tienen derechos sobre ese libro y cuáles son sus permisos. Esta información se cifra para que solo los propietarios del libro puedan acceder a esta información.

Además, los libros con IRM habilitado contienen licencias de contenido. Una licencia de contenido contiene una dirección de correo electrónico, permisos e información de autenticación. Cada vez que alguien intenta abrir un libro con IRM habilitado, Excel comprueba la identidad del usuario en las licencias de contenido guardadas en el libro. Si el usuario nunca ha abierto el libro antes, Excel se pone en contacto con un servidor IRM, comprueba la identidad del usuario, descarga una nueva licencia de contenido para el usuario (siempre que tenga los derechos necesarios) y guarda esa licencia de contenido en el libro.

Los propietarios de libros tienen la opción de evitar guardar licencias de contenido en el libro. Sin embargo, si esta licencia de contenido no se guarda en el libro, Excel debe ponerse en contacto con el servidor IRM cada vez que se abra el libro. Si Excel no está conectado a una red o no puede ponerse en contacto con el servidor IRM, el libro no se puede abrir.

La Protección del libro le permite proteger el libro de Excel de varias maneras, como conceder a determinados usuarios los derechos para editar, hacer comentarios o leer el libro.

Cuando use Protección del libro, se le pedirá que escriba los identificadores de usuario. Estos identificadores de usuario pueden tener forma de cuentas de dominio de Windows NT (por ejemplo, DOMINIO\nombre de usuario) o direcciones de correo electrónico de Windows Live ID (por ejemplo, someone@example.com). Estos identificadores de usuario se almacenan siempre que conceda a un usuario los derechos para leer o cambiar un intervalo de texto.

Es posible proteger el libro de Excel sin usar una contraseña. Si decide proteger el libro sin una contraseña, cualquier persona que lea el libro podrá ver los identificadores de usuario de los usuarios a los que se les haya concedido acceso. Además, si el libro se guarda como XML o HTML, los identificadores de usuario están disponibles para cualquier persona que lea el archivo.

Si desea restringir aún más el acceso a los identificadores de usuario, puede elegir guardar este archivo con una contraseña o con Information Rights Management (IRM). Solo usted y otras personas a las que se les ha concedido acceso pueden ver estos identificadores de usuario.

Al abrir determinadas versiones anteriores de archivos de Excel en Microsoft Office, la validación de archivos de Office comprueba si la estructura de archivos coincide con la especificación de Microsoft para ese formato de archivo. Si se produce un error en la validación del archivo, Microsoft Office lo abre en una Vista protegida.

Una copia de cada archivo que no supera la validación de archivos de Office se guarda en el equipo después de salir de Excel. El Informe de errores de Microsoft le pregunta periódicamente si acepta enviar una copia de estos archivos a Microsoft. Para obtener más información sobre el Informe de errores de Microsoft, incluida una declaración de privacidad completa, consulte Declaración de privacidad del informe de errores de Microsoft.

Excel guarda automáticamente copias del libro mientras las edita. Esto le ayuda a recuperar libros si cierra accidentalmente un libro sin guardar los cambios. Puede elegir no guardar automáticamente copias de los libros haciendo lo siguiente:

Puede acceder y eliminar las últimas versiones guardadas de los libros guardados anteriormente haciendo clic en la pestaña Archivo , en Información y, a continuación, en el libro que desee en Versiones. Puede acceder y eliminar las últimas versiones guardadas automáticamente de los libros recién creados haciendo clic en la pestaña Archivo , en Información, en Administrar versiones y, por último, en Recuperar libros no guardados. Excel elimina periódicamente los libros guardados automáticamente si no los abre y los usa. Para obtener más información, vea Recuperar archivos de Office.

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