Actualizar una conexión de datos externa en Excel

En la tabla siguiente se resumen las acciones de actualización, las teclas de método abreviado y los comandos.

Para	Pulse	O bien
Actualizar los datos seleccionados en la hoja de cálculo	Alt + F5	Seleccione Datos > La flecha desplegable situada junto a Actualizar todo > actualizar
Actualizar los datos en el libro	Ctrl + Alt + F5	Seleccionar Datos > Actualizar todo
Comprobar el estado de actualización		Haga doble clic en el mensaje "Recuperando datos" en la barra de estado.
Detener una actualización	Esc
Detener una actualización en segundo plano		Haga doble clic en el mensaje en la barra de estado. Después, seleccione Detener actualización en el cuadro de diálogo Estado de actualización de datos externos.

Los datos de un libro pueden almacenarse directamente en el libro o en un origen de datos externo, como un archivo de texto, una base de datos o la nube. La primera vez que importa datos externos, Excel crea información de conexión, a veces guardada en un archivo de conexión de datos de Office (ODC), que describe cómo buscar, iniciar sesión, consultar y obtener acceso al origen de datos externo.

Cuando esté conectado a un origen de datos externo, puede realizar una operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, verá la versión más reciente de los datos, incluidos los cambios realizados en los datos desde la última actualización.

Más información sobre la actualización de datos

Más información sobre problemas de seguridad

Cuando se conecta a un origen de datos externo e intenta actualizar los datos, es importante ser consciente de los posibles problemas de seguridad y saber qué puede hacer con cualquier problema de seguridad.

Confiar en conexiones    - Es posible que los datos externos estén deshabilitados actualmente en el equipo. Para actualizar los datos al abrir un libro, debe habilitar las conexiones de datos mediante la barra del Centro de confianza o debe colocar el libro en una ubicación de confianza. Para obtener más información, consulte estos artículos:

• Agregar, quitar o modificar una ubicación de confianza para los archivos

• Documentos confiables

• Agregar, quitar o ver un editor de confianza

• Ver mis opciones y mi configuración en el Centro de confianza.

Archivo ODC    : un archivo de conexión de datos (.odc) suele contener una o más consultas que se usan para actualizar datos externos. Al reemplazar este archivo, un usuario malintencionado puede diseñar una consulta para acceder a información confidencial y distribuirla a otros usuarios o realizar otras acciones perjudiciales. Por lo tanto, es importante asegurarse de que el archivo de conexión fue creado por una persona de confianza y que el archivo de conexión es seguro y proviene de una biblioteca de conexiones de datos (DCL) de confianza.

Credenciales    - El acceso a un origen de datos externo normalmente requiere credenciales (como un nombre de usuario y una contraseña) que se usan para autenticar al usuario. Asegúrese de que estas credenciales se le proporcionan de forma segura y de que no revela estas credenciales a otras personas sin darse cuenta. Si el origen de datos externo requiere una contraseña para obtener acceso a los datos, puede requerir que la contraseña se escriba cada vez que se actualice el rango de datos externos.

Compartición-   ¿Está compartiendo este libro con otras personas que podrían querer actualizar datos? Ayude a sus compañeros a evitar errores de actualización de datos recordándoles que soliciten permisos en los orígenes de datos que proporcionan los datos.

Para obtener más información, vea Administrar permisos y configuración del origen de datos.

Puede actualizar un rango de datos externos de forma automática cuando abre el libro. También puede guardar el libro sin guardar los datos externos para reducir el tamaño del archivo.

1. Seleccione una celda del rango de datos externos.

2. Seleccione Consultas de> de datos & la pestaña Conexiones > Conexiones , haga clic con el botón derecho en una consulta de la lista y, después, seleccione Propiedades.

3. En el cuadro de diálogo Propiedades de conexión, en la pestaña Uso , en Control de actualización, active la casilla Actualizar datos al abrir el archivo .

4. Si desea guardar el libro con la definición de consulta pero sin los datos externos, active la casilla Quitar datos del rango de datos externo antes de guardar el libro.

1. Seleccione una celda del rango de datos externos.

2. Seleccione Consultas de> de datos & la pestaña Conexiones > Conexiones , haga clic con el botón derecho en una consulta de la lista y, después, seleccione Propiedades.

3. Haga clic en la pestaña Uso.

4. Active la casilla Actualizar cada y, a continuación, especifique el número de minutos entre actualizaciones.

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Considere la posibilidad de ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

1. Seleccione una celda del rango de datos externos.

2. Seleccione Consultas de> de datos & la pestaña Conexiones > Conexiones , haga clic con el botón derecho en una consulta de la lista y, después, seleccione Propiedades.

3. Selecciona la pestaña Uso .

4. Active la casilla Habilitar actualización en segundo plano para ejecutar la consulta en segundo plano. Desactive esta casilla para ejecutar la consulta mientras espera.

   Propina    Mientras graba una macro que incluye una consulta, Excel no ejecuta la consulta en segundo plano. Para cambiar la macro grabada de modo que la consulta se ejecute en segundo plano, modifique la macro en el Editor de Visual Basic. Cambie el modo de actualización del objeto QueryTable de BackgroundQuery := False a BackgroundQuery := True.

Al dar forma a los datos en Power Query, normalmente se cargan los cambios en una hoja de cálculo o un modelo de datos. Es importante comprender la diferencia al actualizar los datos y cómo actualizarlos.

La mayoría de las consultas se basan en recursos de datos externos de un tipo u otro. Sin embargo, hay una diferencia clave entre Excel y Power Query. Power Query almacena en caché los datos externos localmente para ayudar a mejorar el rendimiento.  Además, Power Query no actualiza automáticamente la caché local para ayudar a evitar incurrir en costos para los orígenes de datos en Azure.

Actualizar una consulta en el Editor de Power Query

Cuando actualiza una consulta desde el Editor de Power Query, no solo incorpora datos actualizados del origen de datos externo, sino que también actualiza la caché local. Pero esta operación de actualización no actualiza la consulta en la hoja de cálculo o el modelo de datos.

1. En el Editor de Power Query, seleccione Inicio

2. Seleccione Actualizar vista previa > Actualizar vista previa (la consulta actual en Vista previa de datos)  o Actualizar todo (todas las consultas abiertas desde el panel Consultas).

3. En la parte inferior del Editor de Power Query a la derecha se muestra un mensaje: "Vista previa descargada en <hh:mm> A.M./P.M.". Este mensaje se muestra al importar por primera vez y después de cada operación de actualización posterior en el Editor de Power Query.

Actualizar una consulta en una hoja de cálculo

1. En Excel, seleccione una celda de una consulta en una hoja de cálculo.

2. Seleccione la pestaña Consulta en la cinta de opciones y, a continuación, seleccione Actualizar > Actualizar.

3. La hoja de cálculo y la consulta se actualizan desde el origen de datos externo y la caché de Power Query.

En cualquier momento, puede seleccionar Actualizar para actualizar los datos de las tablas dinámicas del libro. Puede actualizar los datos de las tablas dinámicas conectadas a datos externos, como una base de datos (SQL Server, Oracle, Access u otro), cubo de Analysis Services, fuente de datos, así como datos de una tabla de origen en el mismo libro o en otro distinto. Las tablas dinámicas se pueden actualizar de forma manual o automática al abrir el libro.

Actualizar manualmente

1. Seleccione cualquier lugar de la tabla dinámica para mostrar la pestaña Analizar tabla dinámica en la cinta de opciones.

   : Para actualizar una tabla dinámica en Excel para la Web, haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la tabla dinámica y, a continuación, seleccione Actualizar.

2. Seleccione Actualizar o Actualizar todo.
   

3. Para comprobar el estado de la actualización si la actualización tarda más de lo esperado, seleccione la flecha situada debajo de Actualizar > Estado de actualización.

4. Para detener la actualización, seleccione Cancelar actualización o presione Esc.

Impedir el ajuste de los anchos de columna y el formato de celda

Si el ancho de las columnas y el formato de las celdas de los datos se ajustan al actualizar los datos de la tabla dinámica, y no desea que suceda eso, asegúrese de que las siguientes opciones estén activadas:

1. Seleccione cualquier lugar de la tabla dinámica para mostrar la pestaña Analizar tabla dinámica en la cinta de opciones.

2. Seleccione la pestaña Analizar tabla dinámica > en el grupo Tabla dinámica y seleccione Opciones.

   

3. En la pestaña Formato & diseño > seleccione las casillas para Autoajustar anchos de columna al actualizar y Conservar formato de celda al actualizar.

Actualizar automáticamente los datos al abrir el libro

1. Seleccione cualquier lugar de la tabla dinámica para mostrar la pestaña Analizar tabla dinámica en la cinta de opciones.

2. Seleccione la pestaña Analizar tabla dinámica > en el grupo Tabla dinámica y seleccione Opciones.

   

3. En la pestaña Datos , seleccione Actualizar datos al abrir el archivo.

La actualización de un archivo de cubo sin conexión, que vuelve a crear el archivo utilizando los datos más recientes del cubo del servidor, puede llevar mucho tiempo y requerir una gran cantidad de espacio temporal en disco. Comience el proceso cuando no necesite acceso inmediato a otros archivos en Excel y asegúrese de tener suficiente espacio en disco para guardar el archivo nuevamente.

1. Seleccione la tabla dinámica conectada al archivo de cubo sin conexión.

2. En la pestaña Datos , en el grupo Consultas & conexiones , haga clic en la flecha situada bajo Actualizar todo y, a continuación, haga clic en Actualizar.

Para obtener más información, vea Trabajar con archivos de cubo sin conexión.

Al actualizar un modelo de datos en Power Pivot, también puede ver si la actualización se realiza correctamente, falla o se cancela. Para obtener más información, vea Power Pivot: análisis de datos y modelado de datos eficaces en Excel.

Actualizar y ver el estado de la actualización   

1. En Power Pivot, seleccione Inicio > Obtener datos externos > Actualizar o Actualizar todo para actualizar la tabla actual o todas las tablas del modelo de datos.

2. El estado de la actualización se indica para cada conexión usada en el modelo de datos. Hay tres resultados posibles:

• Correcto : informa sobre el número de filas importadas a cada tabla.

• Error : se produce si la base de datos está sin conexión, si ya no tiene permisos o si una tabla o columna se elimina o se cambia de nombre en el origen. Compruebe que la base de datos está disponible, quizás creando una nueva conexión en un libro diferente.

• Cancelado: Excel no ha publicado la solicitud de actualización, probablemente porque la actualización está deshabilitada en la conexión.

Usar propiedades de tabla para mostrar las consultas usadas en la actualización de datos

La actualización de datos simplemente vuelve a realizar la misma consulta que se usó para obtener los datos en primer lugar. Puede ver la consulta y, a veces, modificarla viendo las propiedades de tabla en la ventana de Power Pivot.

1. Para ver la consulta usada durante la actualización de datos, seleccione Power Pivot > Administrar para abrir la ventana de Power Pivot.

2. Seleccione Diseño > Propiedades de tabla.

3. Cambie al Editor de consultas para ver la consulta subyacente.

Las consultas no son visibles para todos los tipos de origen de datos. Por ejemplo, las consultas no se muestran para las importaciones de fuentes de datos.

Establecer las propiedades de conexión para cancelar la actualización de datos

En Excel, puede establecer propiedades de conexión que determinen la frecuencia de actualización de datos. Si no se permite la actualización en una conexión determinada, recibirá un aviso de cancelación cuando ejecute Actualizar todo o intente actualizar una tabla específica que use la conexión.

1. Para ver las propiedades de conexión, en Excel, seleccione Consultas de > de datos& Conexiones para ver una lista de todas las conexiones que se usan en el libro.

2. Selecciona la pestaña Conexiones , haz clic con el botón derecho en una conexión y, a continuación, haz clic en Propiedades.

3. En la pestaña Uso , en Control de actualización, si la casilla está desactivada para Actualizar esta conexión en Actualizar todo, obtendrá una cancelación al intentar Actualizar todo en la ventana de Power Pivot.

Actualizar datos en SharePoint Server 2013

En SharePoint Server, puede programar la actualización de datos desatendida en el servidor, pero hacerlo requiere que Power Pivot para SharePoint 2013 esté instalado y configurado en su entorno de SharePoint. Consulte a su administrador de SharePoint para saber si está disponible la actualización de datos programada. Para obtener más información, vea Configurar la actualización de datos programada para Power Pivot.

Cuando cambien los datos que usas para el mapa, puedes actualizarlos manualmente en Mapas 3D. Los cambios se reflejarán en el mapa. Se hace así:

• En Mapas 3D, selecciona Inicio > Actualizar datos.
  
  

Agregar datos a Power Map

Para agregar nuevos datos a mapas 3DPower Map:

1. En Mapas 3D, ve al mapa al que quieres agregar datos.

2. Deja abierta la ventana Mapas 3D.

3. En Excel, seleccione los datos de la hoja de cálculo que desea agregar.

4. En la cinta de opciones de Excel, haga clic en Insertar > Mapa flecha > Agregar datos seleccionados a Power Map. Los Mapas 3D se actualizarán automáticamente para mostrar los datos adicionales. Para obtener más información, consulte Obtener y preparar los datos para Power Map.
   
   

Actualizar datos externos en Servicios de Excel tiene requisitos únicos.

Controlar cómo se actualizan los datos

Puede controlar cómo actualizar datos desde un origen de datos externo siguiendo uno o varios de estos procedimientos.

Actualizar al abrir con     Excel Services

En Excel, puede crear un libro que actualice automáticamente los datos externos cuando se abra el archivo. En este caso, Servicios de Excel siempre actualiza los datos antes de mostrar un libro y crea una sesión nueva. Use esta opción si desea asegurarse de que los datos actualizados siempre se muestran al abrir el libro en Excel Services.

1. En un libro con conexiones de datos externos, seleccione la pestaña Datos .

2. En el grupo Conexiones , seleccione Conexiones > seleccione la conexión > Propiedades.

3. Selecciona la pestaña Uso y, a continuación, actualizar datos al abrir el archivo.

   : Si desactiva la casilla Actualizar datos al abrir el archivo , se muestran los datos que se almacenan en caché con el libro, lo que significa que cuando un usuario actualiza manualmente los datos, el usuario ve datos actualizados durante la sesión actual, pero los datos no se guardan en el libro.

Actualizar con un archivo .odc

Si usa un archivo de conexión de datos de Office (.odc), asegúrese de establecer también la casilla Usar siempre el archivo de conexión :

1. En un libro con conexiones de datos externos, seleccione la pestaña Datos .

2. En el grupo Conexiones , seleccione Conexiones > seleccione la conexión > Propiedades.

3. Seleccione la pestaña Definición y, a continuación, seleccione Usar siempre el archivo de conexión.

La configuración del sitio de ubicación de archivos de confianza, tiempo de espera de sesión corta y duración de la caché de datos externa también puede afectar a las operaciones de actualización. Para obtener más información, consulte al administrador o al sistema de ayuda.

Actualización manual   

1. Seleccione una celda del informe de tabla dinámica.

2. En la barra de herramientas de Excel Web Access, en el menú Actualizar , seleccione Actualizar conexión seleccionada.

   : 

   • Si este comando Actualizar no está visible, el autor del elemento web ha desactivado la propiedad Actualizar conexión seleccionada, Actualizar todas las conexiones . Para obtener más información, vea Propiedades personalizadas del elemento web de Excel Web Access.

   • Cualquier operación interactiva que provoca una nueva consulta de un origen de datos OLAP inicia una operación de actualización manual.

• Actualizar todas las conexiones : en la barra de herramientas de Excel Web Access, en el menú Actualizar, haga clic en Actualizar todas las conexiones.

• Actualización periódica : puede especificar que los datos se actualicen automáticamente en un intervalo especificado después de abrir el libro para cada conexión del libro. Por ejemplo, una base de datos de inventario se puede actualizar cada hora, por lo que el autor del libro ha definido que el libro se actualice automáticamente cada 60 minutos.

  Un autor de un elemento web puede seleccionar o borrar la propiedad Permitir actualización periódica de datos de Excel Web Access para permitir o impedir la actualización periódica. Cuando transcurra el intervalo de tiempo, verá una alerta de actualización en la parte inferior del elemento web de Excel Web Access de forma predeterminada. 

  Un autor de un elemento web de Excel Web Access también puede establecer la propiedad Mostrar mensaje de actualización periódica de datos para controlar el comportamiento del mensaje que se muestra cuando Servicios de Excel realiza una actualización de datos periódica durante una sesión:

  Para obtener más información, vea Propiedades personalizadas del elemento web de Excel Web Access.

• Siempre : significa que el mensaje se muestra con un aviso en cada intervalo.

• Opcionalmente , significa que un usuario puede elegir continuar con la actualización periódica sin mostrar un mensaje.

• Nunca ( significa que Excel Web Access realiza una actualización periódica sin mostrar un mensaje o mensaje.

• Cancelar una actualización : mientras el libro se actualiza,Excel Services muestra un mensaje con un mensaje, ya que podría tardar más de lo esperado. Puedes seleccionar Cancelar para dejar de actualizar, para que puedas finalizarla más tarde en un momento más conveniente. Se mostrarán los datos devueltos por las consultas antes de cancelar la actualización.