Τρόποι για την προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή εγγραφών

Σε αυτό το άρθρο

• Ενημέρωση δεδομένων με τη χρήση φόρμας ή φύλλου δεδομένων

• Κατανόηση των συμβόλων καταχώρησης δεδομένων

• Προσθήκη εγγραφής σε πίνακα ή φόρμα

• Εύρεση εγγραφής

• Διαγραφή εγγραφής

• Επεξεργασία δεδομένων σε ένα πεδίο ή πλαίσιο κειμένου

• Προσθήκη ημερομηνίας με τον επιλογέα ημερομηνιών

• Εφαρμογή μορφοποίησης εμπλουτισμένου κειμένου σε δεδομένα σε ένα πεδίο μεγάλου κειμένου

• Εισαγωγή κειμένου σε ένα στοιχείο ελέγχου με μάσκες εισαγωγής

• Εισαγωγή δεδομένων με χρήση λίστας

• Εισαγωγή συμβολοσειρών μηδενικού μήκους

• Αναίρεση αλλαγών

Ενημέρωση δεδομένων με τη χρήση φόρμας ή φύλλου δεδομένων

Χρησιμοποιήστε μια φόρμα για να ενημερώσετε δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο. Οι φόρμες καταχώρησης δεδομένων μπορούν να παρέχουν έναν ευκολότερο, ταχύτερο και ακριβέστερο τρόπο εισαγωγής δεδομένων. Οι φόρμες μπορεί να περιέχουν οποιονδήποτε αριθμό στοιχείων ελέγχου, όπως λίστες, πλαίσια κειμένου και κουμπιά. Στη συνέχεια, κάθε ένα από τα στοιχεία ελέγχου της φόρμας είτε διαβάζει δεδομένα είτε κάνει εγγραφή δεδομένων σε ένα υποκείμενο πεδίο πίνακα.

Τα φύλλα δεδομένων είναι πλέγματα δεδομένων που μοιάζουν με τα φύλλα εργασίας του Excel. Μπορείτε να αλλάξετε τα δεδομένα, εάν εργαστείτε απευθείας σε μια προβολή φύλλου δεδομένων. Εάν είστε εξοικειωμένοι με το Excel, θα μπορείτε να κατανοήσετε σχετικά εύκολα τα φύλλα δεδομένων. Μπορείτε να αλλάξετε δεδομένα σε πίνακες, σε σύνολα αποτελεσμάτων ερωτήματος και σε φόρμες που εμφανίζουν φύλλα δεδομένων. Συνήθως, χρησιμοποιείτε φύλλα δεδομένων όταν θέλετε να βλέπετε πολλές εγγραφές ταυτόχρονα.

Αρχή της σελίδας

Κατανόηση των συμβόλων καταχώρησης δεδομένων

Ο παρακάτω πίνακας δείχνει ορισμένα από τα σύμβολα επιλογής εγγραφής που ενδέχεται να εμφανιστούν κατά την ενημέρωση δεδομένων καθώς και τη σημασία τους.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη εγγραφής σε πίνακα ή φόρμα

1. Ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων ή ανοίξτε τη φόρμα σε Προβολή φόρμας.

2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία ή κάντε κλικ στην επιλογή Νέα (κενή) εγγραφή ή πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+σύμβολο συν (+).

3. Εντοπίστε την εγγραφή με αστερίσκο στην επιλογή εγγραφής και πληκτρολογήστε τις νέες πληροφορίες.

4. Κάντε κλικ στην επιλογή ή, διαφορετικά, τοποθετήστε την εστίαση στο πρώτο πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα δεδομένα σας.

5. Για να μετακινηθείτε στο επόμενο πεδίο στην ίδια γραμμή, πατήστε το πλήκτρο TAB, χρησιμοποιήστε το δεξιό ή το αριστερό πλήκτρο βέλους ή κάντε κλικ στο κελί στο επόμενο πεδίο.

   Σε έναν πίνακα, για να μετακινηθείτε στο επόμενο κελί σε μια στήλη, χρησιμοποιήστε το επάνω ή το κάτω πλήκτρο βέλους ή κάντε κλικ στο κελί που θέλετε.

6. Όταν προβάλετε μια άλλη εγγραφή ή κλείσετε τον πίνακα ή τη φόρμα, η Access αποθηκεύει τη νέα εγγραφή που προσθέσατε. Για να αποθηκεύσετε ρητά αλλαγές στην τρέχουσα εγγραφή, πατήστε Shift+Enter.

Αρχή της σελίδας

Εύρεση εγγραφής

Για να μπορέσετε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε μια εγγραφή πρέπει πρώτα να τη βρείτε. Σε μια φόρμα ή ένα φύλλο δεδομένων που περιέχει μόνο λίγες εγγραφές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά περιήγησης για να περιηγηθείτε στις εγγραφές μέχρι να βρείτε αυτή που θέλετε. Όταν υπάρχουν πολλές εγγραφές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση και να εφαρμόσετε φίλτρο για την εγγραφή.

Χρήση των κουμπιών περιήγησης στις εγγραφές

Μπορείτε να μετακινηθείτε μεταξύ εγγραφών χρησιμοποιώντας τα κουμπιά περιήγησης.

Κουμπιά βέλους    Κάντε κλικ για να μεταβείτε εύκολα στην πρώτη, την προηγούμενη, την επόμενη ή την τελευταία εγγραφή.

Νέα (κενή) εγγραφή     Κάντε κλικ για να προσθέσετε μια εγγραφή.

Τρέχουσα εγγραφή    Πληκτρολογήστε έναν αριθμό εγγραφής και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER για να μεταβείτε σε αυτή την εγγραφή. Ο αριθμός της εγγραφής μετριέται διαδοχικά από την αρχή της φόρμας ή του φύλλου δεδομένων και δεν αντιστοιχεί σε κάποια τιμή πεδίου.

Φίλτρο     Το κουμπί του δείκτη φίλτρου δείχνει αν έχει εφαρμοστεί ένα φίλτρο. Κάντε κλικ για να καταργήσετε ή να εφαρμόσετε ξανά το φίλτρο.

Αναζήτηση     Εισαγάγετε κείμενο στο πλαίσιο Αναζήτηση. Η πρώτη τιμή που ταιριάζει επισημαίνεται σε πραγματικό χρόνο κατά την εισαγωγή κάθε χαρακτήρα.

Διαγραφή εγγραφής

Η διαδικασία διαγραφής είναι αρκετά απλή, εκτός όταν η εγγραφή συσχετίζεται με άλλα δεδομένα και βρίσκεται στην πλευρά "ένα" μιας σχέσης ένα-προς-πολλά. Για τη διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων, από προεπιλογή, η Access δεν σας επιτρέπει τη διαγραφή συσχετισμένων δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Οδηγίες για τις σχέσεις πινάκων.

1. Ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων ή τη φόρμα σε Προβολή φόρμας.

2. Επιλέξτε την εγγραφή ή τις εγγραφές που θέλετε να διαγράψετε.

   Για να επιλέξετε μια εγγραφή, κάντε κλικ στο πλαίσιο επιλογής εγγραφής δίπλα στην εγγραφή, εφόσον η επιλογή εγγραφής είναι διαθέσιμη.

   Για να αναπτύξετε ή να συμπτύξετε την επιλογή, σύρετε τον επιλογέα εγγραφών (εάν υπάρχει) ή πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων SHIFT+ΚΑΤΩ ΒΕΛΟΣ ή SHIFT+ΕΠΆΝΩ ΒΈΛΟΣ.

3. Πατήστε το πλήκτρο DELETE, επιλέξτε Κεντρική > Εγγραφές > Διαγραφή ή πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+μείον (-).

Συμβουλή    Εάν θέλετε να διαγράψετε μόνο μερικές πληροφορίες αλλά όχι ολόκληρη την εγγραφή, επιλέξτε μόνο τα δεδομένα σε κάθε πεδίο που θέλετε να διαγράψετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο DELETE.

Αρχή της σελίδας

Επεξεργασία δεδομένων σε ένα πεδίο ή πλαίσιο κειμένου

Η Access παρέχει ένα στοιχείο ελέγχου κειμένου για χρήση με τα πεδία "Σύντομο κείμενο" και "Μεγάλο κείμενο" (ονομάζεται και "Υπόμνημα"). Συνήθως, μπορείτε να καταλάβετε εάν το υποκείμενο πεδίο είναι σύντομο ή μεγάλο κείμενο από το μέγεθος του στοιχείου ελέγχου, το οποίο συνήθως αντικατοπτρίζει το μέγεθος που απαιτείται για το υποκείμενο πεδίο πίνακα. Ένα πεδίο σύντομου κειμένου μπορεί να αποθηκεύσει έως 255 χαρακτήρες και ένα πεδίο μεγάλου κειμένου μπορεί να αποθηκεύσει 64.000 χαρακτήρες.

Εξ ορισμού, δεν μπορείτε να διαγράψετε δεδομένα από ορισμένους τύπους ερωτημάτων.  Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα που επιστρέφονται από ένα ερώτημα διασταύρωσης και δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να καταργήσετε πεδία υπολογισμού — τιμές που υπολογίζει ένας τύπος καθώς χρησιμοποιείτε τη βάση δεδομένων, αλλά που δεν βρίσκονται σε έναν πίνακα.

1. Ανοίξτε τον πίνακα ή το ερώτημα σε Προβολή φύλλου δεδομένων ή ανοίξτε τη φόρμα σε Προβολή φόρμας.

2. Κάντε κλικ στο πεδίο ή μεταβείτε στο πεδίο χρησιμοποιώντας το TAB ή τα πλήκτρα βέλους και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο F2.

   Σε προβολή φόρμας, μπορείτε να κάνετε κλικ σε μια ετικέτα πεδίου για να επιλέξετε το πεδίο. Σε προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε ένα πεδίο, κάνοντας κλικ κοντά στο αριστερό περίγραμμα του πεδίου, όταν ο δείκτης του ποντικιού μετατραπεί σε σύμβολο συν (+).

3. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε τις πληροφορίες.

4. Πληκτρολογήστε ή ενημερώστε το κείμενο που θέλετε να εισαγάγετε. Εάν κάνετε κάποιο λάθος στην πληκτρολόγηση, πατήστε το πλήκτρο BACKSPACE.

5.  Εάν ένα πεδίο έχει μια μάσκα εισαγωγής, εισαγάγετε τα δεδομένα σύμφωνα με τη μορφοποίηση.

6. Για να γίνετε πιο παραγωγικοί, μάθετε τα ακόλουθα πλήκτρα συντόμευσης:

   • Για να εισαγάγετε μια νέα γραμμή σε ένα πεδίο κειμένου, πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Enter.

   • Για να εισαγάγετε μια προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο, πατήστε Ctrl+Alt+πλήκτρο διαστήματος.

   • Για να εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία σε ένα πεδίο, πατήστε CTRL+ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΕΡΩΤΗΜΑΤΙΚΌ.

   • Για να καταχωρήσετε την τρέχουσα ώρα, πατήστε CTRL+SHIFT+ΆΝΩ ΚΑΙ ΚΆΤΩ ΤΕΛΕΊΑ ().

   • Για να ελέγξετε την ορθογραφία, πατήστε το πλήκτρο F7.

   • Για να χρησιμοποιήσετε ξανά παρόμοιες τιμές από μια προηγούμενη εγγραφή, μετακινηθείτε στο αντίστοιχο πεδίο της προηγούμενης εγγραφής και, στη συνέχεια, πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων CTRL+' (απόστροφος).

   • Για να αποθηκεύσετε ρητά τις αλλαγές σας στην τρέχουσα εγγραφή, πατήστε Shift+Enter.

   Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Συντομεύσεις πληκτρολογίου για την Access.

7.  Για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα, στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εγγραφές , κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Shift+Enter.

   Δεν χρειάζεται να αποθηκεύσετε ρητά τις αλλαγές σας. Η Access τις ενσωματώνει στον πίνακα όταν μετακινείτε το δρομέα σε ένα νέο πεδίο στην ίδια γραμμή, όταν μετακινείτε τον δείκτη του ποντικιού σε μια νέα γραμμή ή κατά το κλείσιμο της φόρμας ή του φύλλου δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη ημερομηνίας με τον επιλογέα ημερομηνιών

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να προσθέσετε μια ημερομηνία στον πίνακά σας και, η χρήση του επιλογέα ημερομηνιών είναι μια γρήγορη επιλογή.

1. Κάντε κλικ στο πεδίο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε μια ημερομηνία. Εμφανίζεται ένα εικονίδιο ημερολογίου.
   
   Σημείωση: Το στοιχείο ελέγχου επιλογής ημερομηνίας δεν είναι διαθέσιμο εάν έχει εφαρμοστεί μια μάσκα εισαγωγής στο πεδίο ημερομηνίας/ώρας.

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ημερολογίου. Εμφανίζεται ένα στοιχείο ελέγχου ημερολογίου.

   

3. Κάντε ένα από τα εξής:

   • Για να εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία, κάντε κλικ στην επιλογή Σήμερα.

   • Για να επιλέξετε μια ημέρα στον τρέχοντα μήνα, κάντε κλικ στην ημερομηνία.

   • Για να επιλέξετε διαφορετικό μήνα και ημέρα, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά εμπρός ή προς τα πίσω.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή κειμένου σε ένα στοιχείο ελέγχου με μάσκες εισαγωγής

Σε ένα πεδίο μπορεί να έχει εφαρμοστεί μια μάσκα εισαγωγής. Η μάσκα εισαγωγής είναι ένα σύνολο χαρακτήρων λεκτικής σταθεράς και συμβόλων κράτησης θέσης που επιβάλλουν να εισαγάγετε δεδομένα με μια συγκεκριμένη μορφή. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις μάσκες εισαγωγής, ανατρέξτε στο θέμα Έλεγχος μορφών καταχώρησης δεδομένων με μάσκες εισαγωγής.

• Για να εισαγάγετε δεδομένα, ακολουθήστε την μάσκα εισαγωγής:

  

  Ο προεπιλεγμένος ορισμός μάσκας εισαγωγής αριθμού τηλεφώνου και η μορφή που προκύπτει

Αρχή της σελίδας

Εφαρμογή μορφοποίησης εμπλουτισμένου κειμένου σε δεδομένα σε ένα πεδίο μεγάλου κειμένου

Εάν ένα πεδίο μεγάλου κειμένου (γνωστό επίσης ως "Υπόμνημα") υποστηρίζει μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου, μπορείτε να εφαρμόσετε διαφορετικές γραμματοσειρές, μεγέθη, στυλ και χρώματα στο κείμενό σας.

1. Ανοίξτε τη φόρμα σε Προβολή φόρμας ή ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

2. Επιλέξτε το πεδίο μεγάλου κειμένου. Συνήθως, μπορείτε να αναζητήσετε ένα πεδίο που ονομάζεται "Σχόλια", "Σημειώσεις" ή "Περιγραφή".

3. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Μορφοποίηση κειμένου, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά και τα μενού για να μορφοποιήσετε το κείμενο.
   
   
   
   Μπορείτε να εφαρμόσετε διαφορετικές γραμματοσειρές και μεγέθη, να εφαρμόσετε έντονη ή πλάγια γραφή στο κείμενο, να αλλάξετε χρώματα και ούτω καθεξής.
   
   Εάν θέλετε περισσότερο χώρο για επεξεργασία, ανοίξτε το πλαίσιο ζουμ.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων με χρήση λίστας

Οι λίστες βοηθούν στη διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων και είναι εύκολες στη χρήση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λίστες σε φόρμες, σε πίνακες και σε ερωτήματα. Η Access διαθέτει τρεις τύπους λιστών: λίστες τιμών, πεδία αναζήτησης και λίστες πολλών τιμών. Οι λίστες τιμών εμφανίζουν ένα σύνολο στοιχείων που εισάγετε με μη αυτόματο τρόπο. Οι λίστες αναζήτησης χρησιμοποιούν ένα ερώτημα για να ανακτήσουν τα δεδομένα τους από ένα ή περισσότερα σύνολα αποτελεσμάτων πίνακα που είναι ανοιχτά σε προβολή φύλλου δεδομένων. Οι λίστες πολλών τιμών επιλύουν μια κοινή επιχειρηματική απαίτηση, μια σχέση πολλά-προς-πολλά. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να παρακολουθείτε θέματα υποστήριξης πελατών και να αντιστοιχίζετε σε πολλά άτομα το ίδιο πρόβλημα σε ένα πεδίο.

Υπάρχουν τρεις τύποι στοιχείων ελέγχου λίστας:

Σύνθετο πλαίσιο

Πλαίσιο λίστας

Σύνθετο πλαίσιο πολλαπλής επιλογής

Εισαγωγή συμβολοσειρών μηδενικού μήκους

Η Access σάς επιτρέπει να κάνει διάκριση μεταξύ δύο ειδών κενών τιμών: Τις τιμές null και τις συμβολοσειρές μηδενικού μήκους. Οι τιμές Null υποδεικνύουν μια άγνωστη τιμή ενώ οι συμβολοσειρές μηδενικού μήκους υποδεικνύουν τα πεδία που περιέχουν ένα κενό διάστημα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα με δεδομένα πελατών και αυτός ο πίνακας περιέχει ένα πεδίο αριθμού φαξ. Μπορείτε να αφήσετε το πεδίο κενό εάν δεν είστε βέβαιοι για τον αριθμό φαξ του πελάτη. Σε αυτή την περίπτωση, εάν αφήσετε κενό, εισάγεται μια τιμή null, γεγονός που σημαίνει ότι δεν γνωρίζετε την τιμή. Εάν αποφασίσετε αργότερα ότι ο πελάτης δεν έχει φαξ, μπορείτε να εισαγάγετε μια συμβολοσειρά μηδενικού μήκους στο πεδίο για να υποδείξετε ότι γνωρίζετε ότι δεν υπάρχει τιμή.

1. Ανοίξτε έναν πίνακα ή ερώτημα σε Προβολή φύλλου δεδομένων ή ανοίξτε μια φόρμα σε Προβολή φόρμας.

2. Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε δύο διπλά εισαγωγικά χωρίς κενό διάστημα μεταξύ τους ("").

3. Μετακινήστε τον δρομέα σε μια άλλη εγγραφή για να ολοκληρώσετε τις αλλαγές σας ή πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων Shift+Enter. Από προεπιλογή, τα εισαγωγικά εξαφανίζονται.

Αρχή της σελίδας

Αναίρεση αλλαγών

Εάν πληκτρολογήσετε λάθος δεδομένα, μπορείτε συχνά να αναιρέσετε τις αλλαγές σας. Κάντε ένα ή περισσότερα από τα εξής:

• Για να αναιρέσετε τις τελευταίες αλλαγές σας, επιλέξτε Αναίρεση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή πατήστε το πλήκτρο ESC.

• Για να αναιρέσετε όλες τις αλλαγές στην εγγραφή, πιέστε ξανά το πλήκτρο ESC.

• Για να αναιρέσετε τις αλλαγές αφού έχετε αποθηκεύσει τις αλλαγές ή μετακινηθεί σε μια άλλη εγγραφή, επιλέξτε Αναίρεση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

  Σημαντικό    Μόλις αρχίσετε να επεξεργάζεστε μια άλλη εγγραφή, εφαρμόσετε ή καταργήσετε ένα φίλτρο ή μεταβείτε σε μια άλλη καρτέλα παραθύρου ή έγγραφο, οι αλλαγές σας γίνονται μόνιμες.

Αρχή της σελίδας