Μια φόρμα στο Access είναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον εργασίας χρήστη για μια εφαρμογή βάσης δεδομένων. Μια "δεσμευμένη" φόρμα είναι αυτή που συνδέεται απευθείας σε μια προέλευση δεδομένων, όπως ένας πίνακας ή ένα ερώτημα και μπορείτε να την χρησιμοποιήσετε για να εισαγάγετε, να επεξεργαστείτε ή να εμφανίσετε δεδομένα από αυτή την προέλευση δεδομένων. Εναλλακτικά, μπορείτε να δημιουργήσετε μια "μη δεσμευμένη" φόρμα που δεν συνδέεται απευθείας με μια προέλευση δεδομένων, αλλά που εξακολουθεί να περιέχει κουμπιά εντολών, ετικέτες ή άλλα στοιχεία ελέγχου που χρειάζεστε για τη λειτουργία της εφαρμογής σας.
Αυτό το άρθρο εστιάζει κυρίως σε δεσμευμένες φόρμες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δεσμευμένες φόρμες για τον έλεγχο της πρόσβασης στα δεδομένα, όπως ποια πεδία ή γραμμές δεδομένων θα εμφανίζονται. Για παράδειγμα, ορισμένοι χρήστες ίσως θέλουν να προβάλουν μόνο ορισμένα πεδία σε έναν πίνακα με πολλά πεδία. Παρέχει στους συγκεκριμένους χρήστες μια φόρμα που περιέχει μόνο αυτά τα πεδία που διευκολύνουν τη χρήση της βάσης δεδομένων. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε κουμπιά εντολών και άλλες δυνατότητες σε μια φόρμα για να αυτοματοποιήσετε ενέργειες που εκτελούνται συχνά.
Θεωρήστε τις δεσμευμένες φόρμες ως παράθυρα μέσω των οποίων οι χρήστες βλέπουν και αποκτούν πρόσβαση στη βάση δεδομένων. Μια αποτελεσματική φόρμα επιταχύνει τη χρήση της βάσης δεδομένων σας, επειδή οι χρήστες δεν χρειάζεται να αναζητήσουν αυτό που χρειάζονται. Μια οπτικά ελκυστική φόρμα κάνει την εργασία με τη βάση δεδομένων περισσότερο ευχάριστη και πιο αποτελεσματική και αυτό συμβάλλει επίσης στην αποτροπή της εισαγωγής εσφαλμένων δεδομένων.
Σημείωση: Αυτό το άρθρο προϋποθέτει ότι έχετε ήδη δημιουργήσει έναν πίνακα (ή ένα ερώτημα που βασίζεται σε έναν ή περισσότερους πίνακες) και ότι θέλετε να δημιουργήσετε μια φόρμα για να προβάλετε ή να χειριστείτε τα δεδομένα.
Σε αυτό το άρθρο
Δημιουργία φόρμας με το εργαλείο "Φόρμα"
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο "Φόρμα" για να δημιουργήσετε μια φόρμα με ένα μόνο κλικ του ποντικιού. Κατά τη χρήση αυτού του εργαλείου, όλα τα πεδία από την υποκείμενη προέλευση δεδομένων τοποθετούνται στη φόρμα. Μπορείτε να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε αμέσως τη νέα φόρμα ή μπορείτε να την τροποποιήσετε στην προβολή διάταξης ή σχεδίασης, ώστε να εξυπηρετεί καλύτερα τις ανάγκες σας.
Χρήση του εργαλείου "Φόρμα" για τη δημιουργία μιας νέας φόρμας
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε κλικ στον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να δείτε στη φόρμα.
-
Από την καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Φόρμες, κάντε κλικ στην επιλογή Φόρμα.
Access δημιουργεί τη φόρμα και την εμφανίζει σε προβολή διάταξης. Στην προβολή διάταξης, μπορείτε να κάνετε αλλαγές σχεδίασης στη φόρμα ενώ εμφανίζονται δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσαρμόσετε το μέγεθος των πλαισίων κειμένου ώστε να χωρούν τα δεδομένα, αν είναι απαραίτητο.
Εάν Access εντοπίσει έναν πίνακα που έχει σχέση ένα-προς-πολλά με τον πίνακα ή το ερώτημα που χρησιμοποιήσατε για να δημιουργήσετε τη φόρμα, Access προσθέτει ένα φύλλο δεδομένων στη φόρμα που βασίζεται στον σχετικό πίνακα ή ερώτημα. Για παράδειγμα, εάν δημιουργείτε μια απλή φόρμα που βασίζεται στον πίνακα "Υπάλληλοι" και υπάρχει μια σχέση ένα-προς-πολλά που έχει καθοριστεί μεταξύ του πίνακα "Υπάλληλοι" και του πίνακα "Παραγγελίες", το φύλλο δεδομένων εμφανίζει όλες τις εγγραφές του πίνακα "Παραγγελίες" που σχετίζονται με την τρέχουσα εγγραφή του υπαλλήλου. Μπορείτε να διαγράψετε το φύλλο δεδομένων από τη φόρμα εάν αποφασίσετε ότι δεν το χρειάζεστε. Εάν υπάρχουν περισσότεροι από ένας πίνακες με σχέση ένα-προς-πολλά με τον πίνακα που χρησιμοποιήσατε για να δημιουργήσετε τη φόρμα, Access δεν προσθέτει φύλλα δεδομένων στη φόρμα.
Δημιουργία διαιρεμένης φόρμας με το εργαλείο "Διαιρεμένη φόρμα"
Μια διαιρεμένη φόρμα παρέχει ταυτόχρονα δύο προβολές των δεδομένων σας — μια προβολή φόρμας και μια προβολή φύλλου δεδομένων.
Μια διαιρεμένη φόρμα διαφέρει από έναν συνδυασμό φόρμας/υποφόρμας κατά το ότι οι δύο προβολές είναι συνδεδεμένες στο ίδιο αρχείο προέλευσης δεδομένων και είναι πάντα συγχρονισμένες μεταξύ τους. Εάν επιλέξετε ένα πεδίο σε ένα τμήμα της φόρμας, θα επιλεχθεί το ίδιο πεδίο στο άλλο τμήμα της φόρμας. Μπορείτε να προσθέτετε, να επεξεργάζεστε ή να διαγράφετε δεδομένα από οποιοδήποτε τμήμα (εφόσον η προέλευση εγγραφών έχει δυνατότητα ενημέρωσης και δεν έχετε ρυθμίσει τις παραμέτρους της φόρμας για αποτροπή αυτών των ενεργειών).
Η εργασία με διαιρεμένες φόρμες σάς παρέχει τα πλεονεκτήματα και των δύο τύπων φορμών σε μία μόνο φόρμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το τμήμα φύλλου δεδομένων της φόρμας για να εντοπίσετε γρήγορα μια εγγραφή και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε το τμήμα της φόρμας για να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε την εγγραφή.
Για να δημιουργήσετε μια διαιρεμένη φόρμα με το εργαλείο "Διαιρεμένη φόρμα":
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε κλικ στον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να περιλαμβάνονται στη φόρμα σας. Εναλλακτικά, ανοίξτε τον πίνακα ή το ερώτημα σε προβολή φύλλου δεδομένων.
-
Από την καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Φόρμες, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερες φόρμες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαιρεμένη φόρμα.
Access δημιουργεί τη φόρμα και την εμφανίζει σε προβολή διάταξης. Στην προβολή διάταξης, μπορείτε να κάνετε αλλαγές σχεδίασης στη φόρμα ενώ εμφανίζονται δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσαρμόσετε το μέγεθος των πλαισίων κειμένου ώστε να χωρούν τα δεδομένα, αν είναι απαραίτητο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις προβολές, ανατρέξτε στην ενότητα Κατανόηση των προβολών διάταξης και σχεδίασης.
Δημιουργία φόρμας που εμφανίζει πολλές εγγραφές με το εργαλείο "Πολλά στοιχεία"
Όταν δημιουργείτε μια φόρμα χρησιμοποιώντας το εργαλείο "Φόρμα", η φόρμα που δημιουργεί Access εμφανίζει μία εγγραφή κάθε φορά. Εάν θέλετε μια φόρμα η οποία να εμφανίζει πολλές εγγραφές αλλά να μπορείτε να την προσαρμόσετε ευκολότερα από ένα φύλλο δεδομένων, χρησιμοποιήστε το εργαλείο "Πολλά στοιχεία".
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε κλικ στον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να δείτε στη φόρμα.
-
Από την καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Φόρμες, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερες φόρμες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πολλά στοιχεία.
Access δημιουργεί τη φόρμα και την εμφανίζει σε προβολή διάταξης. Στην προβολή διάταξης, μπορείτε να κάνετε αλλαγές σχεδίασης στη φόρμα ενώ εμφανίζονται δεδομένα.
Όταν χρησιμοποιείτε το εργαλείο "Πολλά στοιχεία", η φόρμα που δημιουργεί Access μοιάζει με ένα φύλλο δεδομένων. Τα δεδομένα τακτοποιούνται σε γραμμές και στήλες και μπορείτε να δείτε περισσότερες από μία εγγραφές ταυτόχρονα. Ωστόσο, μια φόρμα πολλών στοιχείων παρέχει περισσότερες επιλογές προσαρμογής από ένα φύλλο δεδομένων, όπως τη δυνατότητα να προσθέτετε γραφικά στοιχεία, κουμπιά και άλλα στοιχεία ελέγχου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσαρμογή της φόρμας σας, ανατρέξτε στις ενότητες Τελειοποίηση φόρμας στην προβολή διάταξης και Τελειοποίηση φόρμας στην προβολή σχεδίασης.
Δημιουργία φόρμας με τον "Οδηγό φορμών"
Για να έχετε μεγαλύτερη επιλογή σχετικά με ποια πεδία θα εμφανίζονται στη φόρμα σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό φορμών" αντί για τα διάφορα εργαλεία δημιουργίας φορμών που αναφέρθηκαν προηγουμένως. Μπορείτε επίσης να ορίσετε τον τρόπο ομαδοποίησης και ταξινόμησης των δεδομένων και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πεδία από περισσότερους από έναν πίνακες ή ερωτήματα, εφόσον έχετε καθορίσει εκ των προτέρων τις σχέσεις μεταξύ πινάκων και ερωτημάτων.
-
Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Φόρμες, κάντε κλικ στην επιλογή Οδηγός φορμών.
-
Ακολουθήστε τις οδηγίες που αναφέρονται στις σελίδες του Οδηγού φορμών.
Σημείωση: Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε πεδία από πολλούς πίνακες και ερωτήματα στη φόρμα σας, μην κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο ή Τέλος μετά την επιλογή των πεδίων από τον πρώτο πίνακα ή ερώτημα της πρώτης σελίδας του "Οδηγού φορμών". Αντί για αυτό, επαναλάβετε τα βήματα για την επιλογή ενός πίνακα ή ερωτήματος και κάντε κλικ σε οποιοδήποτε επιπλέον πεδίο θέλετε να συμπεριλάβετε στη φόρμα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο ή Τέλος για να συνεχίσετε.
-
Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.
Δημιουργία φόρμας με το εργαλείο "Κενή φόρμα"
Εάν ο οδηγός ή τα εργαλεία δόμησης φόρμας δεν καλύπτουν τις ανάγκες σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο "Κενή φόρμα" για να δημιουργήσετε μια φόρμα. Αυτός μπορεί να είναι ένας γρήγορος τρόπος για να δημιουργήσετε μια φόρμα, ειδικά εάν σκοπεύετε να τοποθετήσετε μόνο λίγα πεδία στη φόρμα σας.
-
Από την καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Φόρμες, κάντε κλικ στην επιλογή Κενή φόρμα.
Access ανοίγει μια κενή φόρμα σε προβολή διάταξης και εμφανίζει το παράθυρο Λίστα πεδίων .
-
Στο παράθυρο Λίστα πεδίων, κάντε κλικ στο σύμβολο "συν" (+) που βρίσκεται δίπλα στον πίνακα ή τους πίνακες που περιέχουν τα πεδία που θέλετε να εμφανίζονται στη φόρμα.
-
Για να προσθέσετε ένα πεδίο στη φόρμα, κάντε διπλό κλικ επάνω του ή σύρετέ το στη φόρμα.
-
Μετά την προσθήκη του πρώτου πεδίου, μπορείτε να προσθέσετε πολλά πεδία ταυτόχρονα, κρατώντας πατημένο το πλήκτρο CTRL, κάνοντας κλικ σε πολλά πεδία και, στη συνέχεια, σύροντάς τα στη φόρμα ταυτόχρονα.
-
Η σειρά των πινάκων στο παράθυρο Λίστα πεδίων μπορεί να αλλάξει, ανάλογα με το τμήμα της φόρμας που είναι επιλεγμένο τη συγκεκριμένη στιγμή. Εάν το πεδίο που θέλετε να προσθέσετε δεν είναι ορατό, προσπαθήστε να επιλέξετε ένα διαφορετικό τμήμα της φόρμας και μετά προσπαθήστε να προσθέσετε ξανά το πεδίο.
-
-
Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία της ομάδας Κεφαλίδα/Υποσέλιδο στην καρτέλα Σχεδίαση διάταξης φόρμας για να προσθέσετε ένα λογότυπο, έναν τίτλο ή την ημερομηνία και την ώρα στη φόρμα.
-
Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία της ομάδας Στοιχεία ελέγχου της καρτέλας Σχεδίαση διάταξης φόρμας για να προσθέσετε μια μεγαλύτερη ποικιλία στοιχείων ελέγχου στη φόρμα.
Για μια λίγο μεγαλύτερη επιλογή στοιχείων ελέγχου, μεταβείτε στην προβολή σχεδίασης κάνοντας δεξί κλικ στη φόρμα και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.
Κατανόηση της προβολής διάταξης και της προβολής σχεδίασης
Προβολή διάταξης Η προβολή διάταξης είναι η πιο διαισθητική προβολή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την τροποποίηση της φόρμας και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για σχεδόν όλες τις αλλαγές που θέλετε να κάνετε σε μια φόρμα στο Access.
Στην προβολή διάταξης, η φόρμα εκτελείται στην πραγματικότητα. Επομένως, μπορείτε να δείτε τα δεδομένα σας, όπως ακριβώς θα εμφανίζονται όταν χρησιμοποιείτε τη φόρμα. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να αλλάξετε τη σχεδίαση της φόρμας σε αυτή την προβολή. Επειδή μπορείτε να βλέπετε τα δεδομένα ενώ τροποποιείτε τη φόρμα, αυτή είναι μια πολύ χρήσιμη προβολή για τη ρύθμιση του μεγέθους στοιχείων ελέγχου ή την εκτέλεση σχεδόν οποιασδήποτε άλλης εργασίας που επηρεάζει την εμφάνιση και τη χρηστικότητα της φόρμας.
Εάν έχετε μια εργασία η οποία δεν είναι δυνατό να εκτελεστεί στην προβολή διάταξης, μπορείτε να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, Access εμφανίζει ένα μήνυμα που αναφέρει ότι πρέπει να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης για να κάνετε μια συγκεκριμένη αλλαγή.
Προβολή σχεδίασης Η προβολή σχεδίασης σάς παρέχει μια πιο λεπτομερή προβολή της δομής της φόρμας σας. Μπορείτε να δείτε τις ενότητες "Κεφαλίδα", "Λεπτομέρειες" και "Υποσέλιδο" για τη φόρμα. Η φόρμα δεν εκτελείται στην πραγματικότητα όταν εμφανίζεται σε προβολή σχεδίασης. Επομένως, δεν μπορείτε να δείτε τα υποκείμενα δεδομένα ενώ κάνετε αλλαγές σχεδίασης. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες εργασίες που μπορείτε να εκτελέσετε πιο εύκολα σε προβολή σχεδίασης σε σχέση με την προβολή διάταξης. Μπορείτε να κάνετε τα εξής:
-
Να προσθέσετε ένα περισσότερα στοιχεία ελέγχου στη φόρμα σας, όπως πλαίσια δεσμευμένων αντικειμένων, αλλαγές σελίδας και γραφήματα.
-
Να επεξεργαστείτε προελεύσεις στοιχείων ελέγχου μέσα στα ίδια τα πλαίσια κειμένου, χωρίς να χρησιμοποιήσετε το φύλλο ιδιοτήτων.
-
Να αλλάξετε το μέγεθος ενοτήτων φόρμας, όπως της κεφαλίδας φόρμας ή της ενότητας "Λεπτομέρειες".
-
Ορισμένες ιδιότητες φόρμας δεν μπορούν να αλλάξουν στην προβολή διάταξης.
Τελειοποίηση της φόρμας στην προβολή διάταξης
Αφού δημιουργήσετε μια φόρμα, μπορείτε εύκολα να τελειοποιήσετε τη σχεδίασή της από την προβολή διάταξης. Χρησιμοποιώντας τα πραγματικά δεδομένα της φόρμας ως οδηγό, μπορείτε να αναδιατάξετε τα στοιχεία ελέγχου και να προσαρμόσετε το μέγεθός τους. Μπορείτε να τοποθετήσετε νέα στοιχεία ελέγχου στη φόρμα και να ορίσετε τις ιδιότητες για τη φόρμα και τα στοιχεία ελέγχου της.
Για να μεταβείτε στην προβολή διάταξης, κάντε δεξί κλικ στο όνομα της φόρμας στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή διάταξης.
Access εμφανίζει τη φόρμα σε προβολή διάταξης.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φύλλο ιδιοτήτων για να αλλάξετε τις ιδιότητες της φόρμας, των στοιχείων ελέγχου και των ενοτήτων της. Για να εμφανίσετε το φύλλο ιδιοτήτων, πατήστε το πλήκτρο F4.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το τμήμα παραθύρου Λίστα πεδίων για να προσθέσετε πεδία από τον υποκείμενο πίνακα ή ερώτημα στη σχεδίαση της φόρμας. Για να εμφανίσετε το τμήμα παραθύρου Λίστα πεδίων:
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση διάταξης φόρμας , στην ομάδα Εργαλεία , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη υπαρχόντων πεδίων ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων ALT+F8.
Μπορείτε, στη συνέχεια, να σύρετε πεδία απευθείας από το παράθυρο Λίστα πεδίων μέσα στη φόρμα σας.
-
Για να προσθέσετε ένα μόνο πεδίο, κάντε διπλό κλικ επάνω του ή σύρετέ το από το παράθυρο Λίστα πεδίων στο τμήμα της φόρμας όπου θέλετε να εμφανίζεται.
-
Για να προσθέσετε πολλά πεδία ταυτόχρονα, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και κάντε κλικ στα πεδία που θέλετε. Στη συνέχεια, σύρετε τα επιλεγμένα πεδία στη φόρμα.
Τελειοποίηση της φόρμας στην προβολή σχεδίασης
Επίσης, μπορείτε να βελτιώσετε τη σχεδίαση της φόρμας σας στην προβολή σχεδίασης. Μπορείτε να προσθέσετε νέα στοιχεία ελέγχου και πεδία στη φόρμα, προσθέτοντάς τα στο πλέγμα σχεδίασης. Το φύλλο ιδιοτήτων παρέχει πρόσβαση σε πολλές ιδιότητες που μπορείτε να ορίσετε για να προσαρμόσετε τη φόρμα σας.
Για να μεταβείτε στην προβολή "Σχεδίαση", κάντε δεξί κλικ στο όνομα της φόρμας στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή Σχεδίασης.
Access εμφανίζει τη φόρμα σε προβολή σχεδίασης.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φύλλο ιδιοτήτων για να αλλάξετε τις ιδιότητες της φόρμας, των στοιχείων ελέγχου και των ενοτήτων της. Για να εμφανίσετε το φύλλο ιδιοτήτων, πατήστε το πλήκτρο F4.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το τμήμα παραθύρου Λίστα πεδίων για να προσθέσετε πεδία από τον υποκείμενο πίνακα ή ερώτημα στη σχεδίαση της φόρμας. Για να εμφανίσετε το τμήμα παραθύρου Λίστα πεδίων:
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση φόρμας , στην ομάδα Εργαλεία , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη υπαρχόντων πεδίων ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων ALT+F8.
Μπορείτε, στη συνέχεια, να σύρετε πεδία απευθείας από το παράθυρο Λίστα πεδίων μέσα στη φόρμα σας.
-
Για να προσθέσετε ένα μόνο πεδίο, κάντε διπλό κλικ επάνω του ή σύρετέ το από το παράθυρο Λίστα πεδίων στο τμήμα της φόρμας όπου θέλετε να εμφανίζεται.
-
Για να προσθέσετε πολλά πεδία ταυτόχρονα, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και κάντε κλικ στα πεδία που θέλετε. Στη συνέχεια, σύρετε τα επιλεγμένα πεδία στη φόρμα.
