Το SharePoint προσφέρει μια εμπλουτισμένη εμπειρία με δυνατότητα κλιμάκωσης για τη διαχείριση περιεχομένου. Εάν έχετε μεγάλο όγκο αρχείων για διαχείριση, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο τοποθεσίας Κέντρου εγγράφων. Αυτό το πρότυπο είναι βελτιστοποιημένο για διαχείριση εγγράφων μεγάλης κλίμακας. Μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να σας βοηθήσει να είστε πιο αποτελεσματικοί. Στο πρότυπο περιλαμβάνονται εκδόσεις, αναγνωριστικά εγγράφων, σύνολα εγγράφων, περιήγηση μετα-δεδομένων και τύποι περιεχομένου.
Μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων λειτουργεί και για τα δύο αυτά σενάρια:
-
Περιβάλλον σύνταξης Σε ένα περιβάλλον σύνταξης Κέντρου εγγράφων, οι χρήστες δημιουργούν και επεξεργάζονται χιλιάδες έγγραφα ή στοιχεία πολυμέσων που είναι αποθηκευμένα σε ένα κεντρικό αποθετήριο.
-
Αρχειοθήκη περιεχομένου Σε μια αρχειοθήκη περιεχομένου, όπως σε μια γνωσιακή βάση, οι χρήστες αποθηκεύουν ή προβάλλουν έγγραφα.
Αυτό το άρθρο σάς ενημερώνει σχετικά με τις δυνατότητες σε ένα πρότυπο τοποθεσίας Κέντρου εγγράφων.
Για να δημιουργήσετε ένα κέντρο εγγράφων, ανατρέξτε στο θέμα "Χρήση προτύπων για τη δημιουργία διαφορετικών ειδών τοποθεσιών του SharePoint"
Τι υπάρχει σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων;
Το πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων περιέχει δυνατότητες που διευκολύνουν και κάνουν πιο αποτελεσματική τη δημιουργία και τη διαχείριση μεγάλων συνόλων εγγράφων. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο κάτοχος μιας τοποθεσίας μπορεί να προσθέσει καθεμία από αυτές τις δυνατότητες ξεχωριστά. Το πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων ενεργοποιεί αυτόματα τις προτεινόμενες δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων. Οι παρακάτω ενότητες περιγράφουν συνοπτικά αυτές τις δυνατότητες.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια τοποθεσία κέντρου εγγράφων ως περιβάλλον σύνταξης ή ως αρχειοθήκη περιεχομένου. Σε ένα περιβάλλον σύνταξης, οι χρήστες αναλαμβάνουν και μεταβιβάζουν τον έλεγχο αρχείων και δημιουργούν δομές φακέλων για αυτά τα αρχεία. Η δυνατότητα εκδόσεων ενεργοποιείται και διατηρούνται παλαιότερες εκδόσεις κάθε εγγράφου. Επιπλέον, οι ροές εργασιών μπορούν να ελέγχουν τον κύκλο ζωής των εγγράφων.
Αντίθετα, σε μια αρχειοθήκη περιεχομένου πραγματοποιείται πολύ λίγο σύνταξη. Οι χρήστες μπορούν μόνο να προβάλλουν ή να στέλνουν έγγραφα. Το πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων υποστηρίζει τη δημιουργία ενός τύπου αρχειοθήκης περιεχομένου που ονομάζεται αρχειοθήκη γνωσιακής βάσης. Συνήθως, οι γνωσιακή βάση περιέχουν μεμονωμένες εκδόσεις εγγράφων και μια τοποθεσία μπορεί να κλιμακώσεις σε εκατομμύρια αρχεία. Σε ένα τυπικό σενάριο, όπως ένα κέντρο τεχνικής υποστήριξης για μια μεγάλη εταιρεία, χιλιάδες άτομα ενδέχεται να αποκτήσουν πρόσβαση στο περιεχόμενο, κυρίως για να το διαβάσουν. Μόνο ορισμένοι θα αποστειώνουν νέο περιεχόμενο στην τοποθεσία.
Τα παρακάτω στοιχεία περιγράφουν ορισμένες δυνατότητες του SharePoint που μπορείτε να συμπεριλάβετε σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων. Εκτός από αυτές τις δυνατότητες, ορισμένοι οργανισμοί προσαρμόζουν την εμφάνιση και την περιήγηση ενός Κέντρου εγγράφων. Ορισμένα προσθέτουν προσαρμοσμένα Τμήματα Web.
Τα διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα είναι ένα σύστημα που εκχωρεί ορισμένους όρους σε έγγραφα στο SharePoint. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτούς τους όρους για να ταξινομήστε τα έγγραφα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μετα-δεδομένα για να δημιουργήσετε ένα ισχυρό εργαλείο περιήγησης για τους χρήστες, το οποίο μπορεί να τους βοηθήσει να βρίσκουν γρήγορα αυτό που θέλουν.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία σας διαθέτει μια γνωσιακή βάση που περιέχει άρθρα που βοηθούν τους χρήστες να αντιμετωπίζουν προβλήματα με τα προϊόντα. Μπορείτε να δημιουργήσετε όρους μετα-δεδομένων που επιτρέπουν στους χρήστες να φιλτράρουν πληροφορίες κατά προϊόν, τύπο προβλήματος ή άλλες ιδιότητες.
Σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων, κάθε τμήμα περιεχομένου λαμβάνει ένα μοναδικό αναγνωριστικό που δεν σχετίζεται με τη θέση του εγγράφου, όπως μια σύνδεση διεύθυνσης URL. Αυτό σημαίνει ότι εάν μετακινήσετε ή μετονομάσετε το έγγραφο, το αναγνωριστικό παραμένει το ίδιο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αναγνωριστικό για να δημιουργήσετε μια μόνιμη σύνδεση για το έγγραφο και να ελαχιστοποιήσετε τις κατεστραμμένες συνδέσεις.
Οι εκδόσεις ενεργοποιούνται αυτόματα σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων. Αυτό σημαίνει ότι έχετε αυτόματα ένα ιστορικό με όλες τις διαφορετικές εκδόσεις ενός αρχείου. Σε μια διαδικασία αναθεώρησης εγγράφου, για παράδειγμα, αυτό σημαίνει ότι έχετε μια εγγραφή όλων των ενημερώσεων που έχουν εισαχθεί κατά τον κύκλο αναθεώρησης. Μπορείτε να παρακολουθείτε ενημερώσεις, να επικοινωνείτε με τους αποκριτές και άλλα. Επιπλέον, εάν προκύψει κάποιο πρόβλημα με την τρέχουσα έκδοση ενός άρθρου, μπορείτε να επιστρέψετε γρήγορα στην τελευταία γνωστή και καλή έκδοση.
Ένας τύπος περιεχομένου είναι ένα συγκεκριμένο είδος περιεχομένου μαζί με μια ομάδα ρυθμίσεων για το περιεχόμενο. Όταν κάποιος δημιουργεί ένα έγγραφο ενός καθορισμένου τύπου περιεχομένου, λαμβάνει αυτόματα όλες τις κατάλληλες ρυθμίσεις για αυτόν τον τύπο περιεχομένου. Ένα Κέντρο εγγράφων μπορεί να έχει μια συλλογή τύπων περιεχομένου – διαφορετικά είδη εγγράφων, βίντεο, προτύπων και πολλά άλλα.
Η Οργάνωση περιεχομένου δεν περιλαμβάνεται αυτόματα σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων, ωστόσο, πολλοί χρήστες την προσθέτουν. Η Οργάνωση περιεχομένου είναι μια δυνατότητα του SharePoint που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τη συνολική οργάνωση και δομή των στοιχείων. Με τη χρήση μετα-δεδομένων ή τύπων περιεχομένου, η Οργάνωση περιεχομένου μπορεί να δρομολογεί αυτόματα έγγραφα και άλλα στοιχεία σε συγκεκριμένες θέσεις. Για παράδειγμα, σε μια γνωσιακή βάση, μπορεί η Οργάνωση περιεχομένου να δρομολογεί αυτόματα όλες τις νέες υποβολές σε μια ειδική βιβλιοθήκη που συλλέγει άρθρα για ένα συγκεκριμένο προϊόν.
