Έχετε ένα εξαιρετικό βιβλίο εργασίας που περιέχει πολλές πληροφορίες και χρησιμοποιείται από κοινού με άλλα άτομα στο Microsoft 365. Δυστυχώς, το βιβλίο εργασίας δεν θα εμφανίζεται σε ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης, επειδή το μέγεθος του αρχείου του είναι πολύ μεγάλο. Ανάλογα με το τι υπάρχει στο βιβλίο εργασίας, πού βρίσκεται το βιβλίο εργασίας και εάν έχετε δικαιώματα επεξεργασίας για το βιβλίο εργασίας, υπάρχουν ορισμένα βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε για να μειώσετε το μέγεθος αρχείου ενός βιβλίου εργασίας. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα ενεργειών που μπορείτε να κάνετε για να μειώσετε το μέγεθος αρχείου του βιβλίου εργασίας σας. :
Εάν το βιβλίο εργασίας περιέχει ένα μοντέλο δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να το βελτιστοποιήσετε.
Τα βιβλία εργασίας μπορεί να είναι μεγαλύτερα από το αναμενόμενο, ιδιαίτερα όταν περιέχουν ένα ισχυρό μοντέλο δεδομένων. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν το μοντέλο δεδομένων περιέχει πολλά επιπλέον δεδομένα που δεν χρησιμοποιούνται. Αφού ανοίξετε ένα βιβλίο εργασίας στο Excel 2013, μπορείτε εύκολα να διαπιστώσετε εάν το βιβλίο εργασίας περιέχει ένα μοντέλο δεδομένων.
-
Στην καρτέλα Δεδομένα, επιλέξτε Συνδέσεις για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Συνδέσεις βιβλίου εργασίας.
-
Πραγματοποιήστε κύλιση στη λίστα συνδέσεων και αναζητήστε ένα στοιχείο με την ένδειξη Μοντέλο δεδομένων στη στήλη Περιγραφή. Εάν το βρείτε, τότε το βιβλίο εργασίας περιέχει ένα μοντέλο δεδομένων.
Ένας καλός τρόπος για να βελτιστοποιήσετε ένα μοντέλο δεδομένων είναι να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του ώστε να φέρνει μόνο τα δεδομένα που χρειάζεστε. Δείτε εδώ ορισμένους πόρους για να ξεκινήσετε:
Οι εικόνες και η σκίαση κελιών μπορούν επίσης να αυξήσουν το μέγεθος αρχείου ενός βιβλίου εργασίας. Εάν το βιβλίο εργασίας σας περιέχει πολλές εικόνες ή σκιασμένα κελιά, μπορείτε να τα καταργήσετε. Τα σκιασμένα κελιά και οι σκιασμένες σελίδες μπορούν επίσης να δεσμεύσουν χώρο στο δίσκο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εργασία με εικόνες στο Excel, ανατρέξτε στους ακόλουθους πόρους:
Τα βιβλία εργασίας μερικές φορές καταστρέφονται λόγω προβλημάτων με μακροεντολές ή άλλα θέματα. Τα κατεστραμμένα βιβλία εργασίας μπορεί να δεσμεύουν υπερβολικό χώρο στο δίσκο. Εάν το βιβλίο εργασίας σας είναι κατεστραμμένο, μπορείτε να προσπαθήσετε να το επιδιορθώσετε στο Excel. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Επιδιόρθωση κατεστραμμένου βιβλίου εργασίας.
Ποια είναι η σωστή θέση για ένα βιβλίο εργασίας; Η απάντηση εξαρτάται από διάφορους παράγοντες.
-
Εάν πρόκειται για ένα βιβλίο εργασίας που θέλετε να χρησιμοποιείτε από κοινού με άλλα άτομα, πιθανότατα θα θέλετε να το τοποθετήσετε σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων σε μια τοποθεσία, όπως μια τοποθεσία ομάδας. Μόνο τα άτομα που έχουν πρόσβαση σε αυτή την τοποθεσία ομάδας, θα έχουν πρόσβαση στο βιβλίο εργασίας. Επίσης, εάν το μέγεθος αρχείου του βιβλίου εργασίας δεν υπερβαίνει τα 10 MB, οι χρήστες θα μπορούν συνήθως να δουν το βιβλίο εργασίας σε ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης.
-
Εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί το Power BI για Microsoft 365, μπορείτε να το αποθηκεύσετε σε μια τοποθεσία Power BI, η οποία μπορεί να υποστηρίξει πολύ μεγαλύτερα βιβλία εργασίας (έως 250 MB) σε ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης.
Σημείωση: Το Power BI για Microsoft 365 είναι η προηγούμενη εμπειρία Power BI και όχι η νέα εμπειρία Power BI. Μπορείτε να αποθηκεύσετε βιβλία εργασίας έως 250 MB στο νέο Power BI, επίσης. Δοκιμάστε το νέο Power BI.
-
Εάν στέλνετε το βιβλίο εργασίας σε άλλους χρήστες σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έχετε υπόψη ότι το Outlook Web App υποστηρίζει μόνο βιβλία εργασίας που είναι μικρότερα από 5 MB σε ένα παράθυρο προγράμματος περιήγησης.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα όρια μεγέθους αρχείων, ανατρέξτε στο θέμα Όρια μεγέθους αρχείων για βιβλία εργασίας στο SharePoint.
