Επισκόπηση της XML στο Excel

Αρχεία δεδομένων XML και σχήματος

Το Excel λειτουργεί κυρίως με δύο τύπους αρχείων XML:

• Τα αρχεία δεδομένων XML (.xml), τα οποία περιέχουν τις προσαρμοσμένες ετικέτες και τα δομημένα δεδομένα.

• Αρχεία σχήματος (.xsd), τα οποία περιέχουν ετικέτες σχήματος που επιβάλλουν κανόνες, όπως ο τύπος δεδομένων και η επικύρωση.

Το πρότυπο XML ορίζει επίσης τα αρχεία Extensible Stylesheet Language Transformation (XSLT) (.xslt), τα οποία χρησιμοποιούνται για την εφαρμογή στυλ και το μετασχηματισμό δεδομένων XML σε διαφορετικές μορφές παρουσίασης. Μπορείτε να εφαρμόσετε αυτούς τους μετασχηματισμούς πριν από την εισαγωγή αρχείων XML στο Excel και μετά την εξαγωγή αρχείων XML από το Excel. Εάν τα αρχεία XSLT είναι συνδεδεμένα με αρχεία δεδομένων XML που εισάγετε στο Excel, έχετε την επιλογή να εφαρμόσετε ή να μην εφαρμόσετε τη μορφοποίηση πριν από την προσθήκη των δεδομένων στο φύλλο εργασίας, αλλά μόνο όταν ανοίγετε ένα αρχείο XML χρησιμοποιώντας την εντολή Άνοιγμα μέσα από το Excel. Επιλέξτε τον τύπο αρχείου Αρχεία XML (*.xml) προτού κάνετε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα για να δείτε τα αρχεία XML στο φάκελο.

Βασικά σενάρια XML και Excel

Με την XML και το Excel, μπορείτε να διαχειρίζεστε βιβλία εργασίας και δεδομένα με τρόπους που στο παρελθόν ήταν αδύνατοι ή ιδιαίτερα δύσκολοι. Με αντιστοιχίσεις XML, μπορείτε εύκολα να προσθέσετε, να προσδιορίσετε και να εξαγάγετε συγκεκριμένα τμήματα επιχειρηματικών δεδομένων από έγγραφα του Excel. Για παράδειγμα, ένα τιμολόγιο που περιέχει το όνομα και τη διεύθυνση ενός πελάτη ή μια έκθεση που περιέχει τα οικονομικά αποτελέσματα του τελευταίου τριμήνου δεν είναι πλέον απλώς στατικές αναφορές. Μπορείτε εύκολα να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες από βάσεις δεδομένων και εφαρμογές, να τις αναθεωρήσετε και να τις εξαγάγετε στην ίδια ή σε άλλες βάσεις δεδομένων και εφαρμογές.

Τα παρακάτω αποτελούν βασικά σενάρια στα οποία ανταποκρίνονται οι δυνατότητες XML:

• Επέκταση της λειτουργικότητας υπαρχόντων προτύπων Excel, με αντιστοίχιση στοιχείων XML σε υπάρχοντα κελιά. Με αυτόν τον τρόπο διευκολύνεται η εισαγωγή και η εξαγωγή δεδομένων XML στα πρότυπά σας, χωρίς να χρειαστεί να τα ξανασχεδιάσετε.

• Χρησιμοποιήστε δεδομένα XML ως εισαγωγή σε υπάρχοντα μοντέλα υπολογισμού, με αντιστοίχιση στοιχείων XML σε υπάρχοντα φύλλα εργασίας.

• Εισαγάγετε αρχεία δεδομένων XML σε ένα νέο βιβλίο εργασίας.

• Εισαγάγετε δεδομένα XML από μια υπηρεσία Web στο φύλλο εργασίας του Excel.

• Εξαγάγετε δεδομένα από αντιστοιχισμένα κελιά σε αρχεία δεδομένων XML, ανεξάρτητα από άλλα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας.

Αρχή της σελίδας

Χρήση του παραθύρου εργασιών προέλευσης XML

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο εργασιών Προέλευσης XML για τη διαχείριση αντιστοιχίσεων XML. Για να το ανοίξετε, στην καρτέλα Προγραμματιστής, στην ομάδα XML, επιλέξτε Προέλευσης. Το παρακάτω διάγραμμα παρουσιάζει τα κύρια χαρακτηριστικά αυτού του παραθύρου εργασιών.

1.  Παραθέτει αντιστοιχίσεις XML που προστέθηκαν στο βιβλίο εργασίας

2.  Εμφανίζει μια λίστα ιεράρχησης των στοιχείων XML στην αντιστοίχιση XML που παρατίθεται τη δεδομένη στιγμή

3.  Ορίζει επιλογές κατά την εργασία με το παράθυρο εργασιών Προέλευσης XML και τα δεδομένα XML, όπως τον τρόπο προεπισκόπησης των δεδομένων και ελέγχου των επικεφαλίδων

4.  Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Αντιστοιχίσεις XML, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προσθέσετε, να διαγράψετε ή να μετονομάσετε αντιστοιχίσεις XML

5.  Επαληθεύει εάν μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα XML μέσα από την τρέχουσα αντιστοίχιση XML

Αρχή της σελίδας

Τύποι στοιχείων και τα εικονίδιά τους

Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει κάθε τύπο στοιχείου XML με το οποίο μπορεί να λειτουργήσει το Excel και το εικονίδιο που χρησιμοποιείται για την αναπαράσταση κάθε τύπου του στοιχείου.

Αρχή της σελίδας

Εργασία με κελιά μονής αντιστοίχισης

Ένα κελί μονής αντιστοίχισης είναι ένα κελί που έχει αντιστοιχιστεί σε ένα μη επαναλαμβανόμενο στοιχείο XML. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κελί μονής αντιστοίχισης μεταφέροντας ένα μη επαναλαμβανόμενο στοιχείο XML από το παράθυρο εργασιών Προέλευσης XML σε ένα μονό κελί στο φύλλο εργασίας σας.

Όταν μεταφέρετε ένα μη επαναλαμβανόμενο στοιχείο XML στο φύλλο εργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια έξυπνη ετικέτα για να επιλέξετε να συμπεριλάβετε το όνομα του στοιχείου XML ως επικεφαλίδα επάνω ή ακριβώς αριστερά από το κελί μονής αντιστοίχισης ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα τιμή κελιού ως επικεφαλίδα.

Μπορείτε, επίσης, να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο σε ένα κελί μονής αντιστοίχισης, εάν το κελί έχει αντιστοιχιστεί σε ένα στοιχείο XML με τύπο δεδομένων Ορισμού σχήματος XML (XSD) που το Excel ερμηνεύει ως αριθμό, ημερομηνία ή ώρα.

Αρχή της σελίδας

Εργασία με επαναλαμβανόμενα κελιά σε πίνακες XML

Οι πίνακες XML έχουν παρόμοια εμφάνιση και λειτουργικότητα με τους πίνακες του Excel. Ένας πίνακας XML είναι πίνακας του Excel που έχει αντιστοιχιστεί σε ένα ή περισσότερα επαναλαμβανόμενα στοιχεία XML. Κάθε στήλη στον πίνακα XML αντιπροσωπεύει ένα στοιχείο XML.

Δημιουργείται ένας πίνακας XML όταν:

• Χρησιμοποιείτε την εντολή Εισαγωγή (στην ομάδα XML στην καρτέλα Προγραμματιστής) για να εισαγάγετε ένα αρχείο δεδομένων XML.

• Χρησιμοποιήστε την εντολή Άνοιγμα μέσα από το Excel για να ανοίξετε ένα αρχείο δεδομένων XML και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ως πίνακα XML στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα XML .

• Χρησιμοποιείτε την εντολή Από εισαγωγή δεδομένων XML (από το κουμπί εντολής Από άλλες προελεύσεις, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, στην καρτέλα Δεδομένων) για να εισαγάγετε ένα αρχείο δεδομένων XML - και, στη συνέχεια, επιλέγετε Πίνακας XML σε υπάρχον φύλλο εργασίας ή Νέο φύλλο εργασίας στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων.

• Μεταφέρετε ένα ή περισσότερα επαναλαμβανόμενα στοιχεία από το παράθυρο εργασιών Προέλευσης XML σε ένα φύλλο εργασίας.

Όταν δημιουργείτε έναν πίνακα XML, τα ονόματα των στοιχείων XML χρησιμοποιούνται αυτόματα ως επικεφαλίδες στηλών. Μπορείτε να τα αλλάξετε σε οποιεσδήποτε επικεφαλίδες στηλών θέλετε. Ωστόσο, τα αρχικά ονόματα στοιχείων XML χρησιμοποιούνται πάντα κατά την εξαγωγή δεδομένων από τα αντιστοιχισμένα κελιά.

Δύο επιλογές κάτω από το κουμπί Επιλογές στο παράθυρο εργασιών Προέλευσης XML είναι χρήσιμες κατά την εργασία με πίνακες XML:

• Αυτόματη συγχώνευση στοιχείων κατά την αντιστοίχιση     Όταν είναι επιλεγμένο, το Excel δημιουργεί έναν πίνακα XML από πολλά πεδία κατά την απόθεσή τους στο φύλλο εργασίας. Αυτή η επιλογή λειτουργεί εφόσον τα πολλαπλά πεδία αποθέτονται στην ίδια γραμμή, το ένα δίπλα στο άλλο. Όταν αυτή η επιλογή είναι απενεργοποιημένη, κάθε στοιχείο εμφανίζεται ως δικός του πίνακας XML.

• Τα δεδομένα μου έχουν επικεφαλίδες     Όταν είναι επιλεγμένο, τα υπάρχοντα δεδομένα επικεφαλίδων χρησιμοποιούνται ως επικεφαλίδες στηλών για επαναλαμβανόμενα στοιχεία που αντιστοιχίζετε στο φύλλο εργασίας σας. Όταν αυτή η επιλογή είναι απενεργοποιημένη, τα ονόματα στοιχείων XML χρησιμοποιούνται ως επικεφαλίδες στηλών.

Με τους πίνακες XML, μπορείτε να εισαγάγετε, να εξαγάγετε, να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε και να εκτυπώσετε εύκολα δεδομένα που βασίζονται σε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων XML. Ωστόσο, οι πίνακες XML έχουν κάποιους περιορισμούς σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να τακτοποιηθούν στο φύλλο εργασίας.

• Οι πίνακες XML βασίζονται σε γραμμές, το οποίο σημαίνει ότι αυξάνονται από τη γραμμή κεφαλίδων προς τα κάτω. Δεν είναι δυνατή η προσθήκη νέων καταχωρήσεων επάνω από υπάρχουσες γραμμές.

• Δεν μπορείτε να αντιμεταθέσετε έναν πίνακα XML ώστε να προστεθούν νέες καταχωρήσεις προς τα δεξιά.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τύπους σε στήλες που έχουν αντιστοιχιστεί σε στοιχεία XML με τύπο δεδομένων Ορισμού σχήματος XML (XSD) που το Excel ερμηνεύει ως αριθμό, ημερομηνία ή ώρα. Όπως ακριβώς σε έναν πίνακα του Excel, οι τύποι σε έναν πίνακα XML συμπληρώνονται στη στήλη προς τα κάτω όταν προστίθενται νέες γραμμές στον πίνακα.

Ζητήματα ασφαλείας στην αντιστοίχιση XML

Μια αντιστοίχιση XML και οι πληροφορίες προέλευσης δεδομένων της αποθηκεύονται με το βιβλίο εργασίας του Excel και όχι με ένα συγκεκριμένο φύλλο εργασίας. Ένας κακόβουλος χρήστης μπορεί να προβάλει αυτές τις πληροφορίες αντιστοίχισης χρησιμοποιώντας μια μακροεντολή Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). Επιπλέον, εάν αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας σας ως αρχείο μορφής Office Open XML του Excel με δυνατότητα μακροεντολών, αυτές οι πληροφορίες αντιστοίχισης μπορούν να προβληθούν μέσα από το Σημειωματάριο της Microsoft ή μέσα από κάποιο άλλο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου.

Εάν θέλετε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε τις πληροφορίες αντιστοίχισης, αλλά θέλετε να καταργήσετε τις ενδεχομένως ευαίσθητες πληροφορίες προέλευσης δεδομένων, μπορείτε να διαγράψετε τον ορισμό προέλευσης δεδομένων του σχήματος XML από το βιβλίο εργασίας, αλλά να συνεχίσετε να εξαγάγετε τα δεδομένα XML, καταργώντας την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση ορισμού αρχείου προέλευσης δεδομένων σε βιβλίο εργασίας στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες αντιστοίχισης XML, το οποίο είναι διαθέσιμο από την εντολή Ιδιότητες αντιστοίχισης στην ομάδα XML στην καρτέλα Προγραμματιστής.

Εάν διαγράψετε ένα φύλλο εργασίας προτού διαγράψετε μια αντιστοίχιση, οι πληροφορίες αντιστοίχισης σχετικά με τα αρχεία προέλευσης δεδομένων, και πιθανώς άλλες ευαίσθητες πληροφορίες, συνεχίζουν να αποθηκεύονται στο βιβλίο εργασίας. Εάν ενημερώνετε το βιβλίο εργασίας για να καταργήσετε ευαίσθητες πληροφορίες, βεβαιωθείτε ότι έχετε διαγράψει την αντιστοίχιση XML προτού διαγράψετε το φύλλο εργασίας, ώστε οι πληροφορίες αντιστοίχισης να καταργηθούν οριστικά από το βιβλίο εργασίας.

Αρχή της σελίδας

Εργασία με έμμεσο σχήμα

Εάν εισαγάγετε δεδομένα XML χωρίς να προσθέσετε πρώτα ένα αντίστοιχο σχήμα XML για να δημιουργήσετε μια αντιστοίχιση XML, το Excel προσπαθεί να υπολογίσει ένα σχήμα για εσάς με βάση τις ετικέτες που έχουν οριστεί στο αρχείο δεδομένων XML. Το έμμεσο σχήμα αποθηκεύεται μαζί με το βιβλίο εργασίας και σας επιτρέπει να εργάζεστε με δεδομένα XML, εάν ένα αρχείο σχήματος XML δεν είναι συσχετισμένο με το βιβλίο εργασίας.

Όταν εργάζεστε με εισηγμένα δεδομένα XML που έχουν ένα έμμεσο σχήμα, μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε το παράθυρο εργασιών Προέλευσης XML. Επιλέξτε Προεπισκόπηση δεδομένων στο παράθυρο εργασιών από το κουμπί Επιλογές για να εμφανίσετε την πρώτη γραμμή δεδομένων ως δείγμα δεδομένων στη λίστα στοιχείων, εάν έχετε εισαγάγει δεδομένα XML που σχετίζονται με την αντιστοίχιση XML στην τρέχουσα περίοδο λειτουργίας του Excel.

Δεν είναι δυνατή η εξαγωγή του έμμεσου σχήματος του Excel ως ξεχωριστό αρχείο δεδομένων σχήματος XML (.xsd). Παρόλο που υπάρχουν προγράμματα επεξεργασίας σχημάτων XML και άλλες μέθοδοι για τη δημιουργία ενός αρχείου σχήματος XML, ενδέχεται να μην έχετε εύκολη πρόσβαση σε αυτά ή να μην γνωρίζετε πώς μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε.

Εξαγωγή δεδομένων XML

Μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα XML με την εξαγωγή των περιεχομένων των αντιστοιχισμένων κελιών στο φύλλο εργασίας. Κατά την εξαγωγή δεδομένων, το Excel εφαρμόζει τους παρακάτω κανόνες για να προσδιορίσει ποια δεδομένα θα αποθηκευτούν και τον τρόπο αποθήκευσής τους:

• Δεν δημιουργούνται κενά στοιχεία όταν υπάρχουν κενά κελιά για ένα προαιρετικό στοιχείο, αλλά δημιουργούνται κενά στοιχεία όταν υπάρχουν κενά κελιά για ένα απαιτούμενο στοιχείο.

• Η κωδικοποίηση UTF-8 (Unicode Transformation Format-8) χρησιμοποιείται για την εγγραφή των δεδομένων.

• Όλοι οι χώροι ονομάτων ορίζονται στο ριζικό στοιχείο XML.

• Το Excel αντικαθιστά υπάρχοντα προθέματα χώρων ονομάτων. Στον προεπιλεγμένο χώρο ονομάτων εκχωρείται ένα πρόθεμα ns0. Οι διαδοχικοί χώροι ονομάτων ορίζονται ως ns1, ns2 έως ns<υπολογίζονται> όπου <πλήθος> είναι ο αριθμός των χώρων ονομάτων που εγγράφονται στο αρχείο XML.

• Οι κόμβοι σχολίων δεν διατηρούνται.

Μπορείτε να εμφανίσετε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες αντιστοίχισης XML (Επιλέξτε Ιδιότητες αντιστοίχισης στην ομάδα XML στην καρτέλα Προγραμματιστής.) και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Επικύρωση δεδομένων με βάση τη διάταξη εισαγωγής και εξαγωγής (ενεργή από προεπιλογή) για να καθορίσετε εάν το Excel επικυρώνει δεδομένα σε σχέση με την αντιστοίχιση XML κατά την εξαγωγή δεδομένων. Κάντε κλικ σε αυτήν την επιλογή όταν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα XML που εισαγάγετε συμμορφώνονται με το σχήμα XML.

Χρήση του αρχείου μορφής Office Open XML με δυνατότητα μακροεντολών του Excel

Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel σε πολλές μορφές αρχείων, συμπεριλαμβανομένου του αρχείου μορφής Office Open XML με δυνατότητα μακροεντολών του Excel (.xlsm). Το Excel έχει ένα καθορισμένο σχήμα XML που καθορίζει τα περιεχόμενα ενός βιβλίου εργασίας του Excel, συμπεριλαμβανομένων των ετικετών XML που αποθηκεύουν όλες τις πληροφορίες του βίβλου εργασίας, όπως τα δεδομένα και τις ιδιότητες, το οποίο καθορίζει επίσης τη συνολική δομή του βιβλίου εργασίας. Οι προσαρμοσμένες εφαρμογές μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το αρχείο μορφής Office Open XML με δυνατότητα μακροεντολών του Excel. Για παράδειγμα, οι προγραμματιστές μπορεί να θέλουν να δημιουργήσουν μια προσαρμοσμένη εφαρμογή για να αναζητήσουν δεδομένα σε πολλά βιβλία εργασίας που αποθηκεύονται σε αυτή τη μορφή και να δημιουργήσουν ένα σύστημα αναφοράς με βάση τα δεδομένα που βρίσκουν.

Αρχή της σελίδας