Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες διατήρησης και πολιτικές αρχειοθέτησης στο Outlook στο web για να διαχειριστείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας.
-
Οι ετικέτες διατήρησης ελέγχουν το χρονικό διάστημα κατά το οποίο θα αποθηκεύονται τα μηνύματά σας.
-
Οι πολιτικές αρχειοθέτησης ελέγχουν το χρονικό διάστημα παραμονής των μηνυμάτων σε έναν φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από τη μετακίνησή τους σε αρχειοθήκη.
Αυτές οι ετικέτες και οι πολιτικές μπορούν να αντιστοιχιστούν τόσο σε μηνύματα όσο και σε φακέλους στο γραμματοκιβώτιό σας.
Σημείωση: Η επιλογή εκχώρησης ετικετών διατήρησης και πολιτικών αρχειοθέτησης για το λογαριασμό σας ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμη σε εσάς εάν ο διαχειριστής IT δεν την έχει ενεργοποιήσει για τον οργανισμό ή το σχολείο σας.
Επιλογή της έκδοσης που χρησιμοποιείτε για οδηγίες
Οι οδηγίες είναι λίγο διαφορετικές, ανάλογα με το αν χρησιμοποιείτε την έκδοση beta του Outlook στο web. Επιλέξτε την έκδοση του Outlook στο web που χρησιμοποιείτε, για να δείτε τα βήματα που ισχύουν για εσάς.
|
ΕΆΝ ΤΟ ΓΡΑΜΜΑΤΟΚΙΒΏΤΙΌ ΣΑΣ ΦΑΊΝΕΤΑΙ ΚΆΠΩΣ ΈΤΣΙ... |
ΕΆΝ ΤΟ ΓΡΑΜΜΑΤΟΚΙΒΏΤΙΌ ΣΑΣ ΦΑΊΝΕΤΑΙ ΚΆΠΩΣ ΈΤΣΙ... |
|
Ανατρέξτε στο θέμα Οδηγίες για την έκδοση beta του Outlook στο web. |
Ανατρέξτε στο θέμα Οδηγίες για την κλασική έκδοση του Outlook στο web. |
Σημείωση: Εάν ο οργανισμός σας έχει συμπεριλάβει το λογότυπό του στη γραμμή εργαλείων, μπορεί αυτό που θα δείτε να διαφέρει λίγο από αυτό που φαίνεται παραπάνω.
Οδηγίες για την έκδοση beta του Outlook στο web
Οδηγίες για την κλασική έκδοση του Outlook στο web.
Σημείωση: Οι ετικέτες διατήρησης και οι πολιτικές αρχειοθέτησης δημιουργούνται από το διαχειριστή IT. Ενδέχεται να μπορείτε να προσθέσετε ή να καταργήσετε προαιρετικές ετικέτες διατήρησης και πολιτικές αρχειοθέτησης. Δεν είναι δυνατή η κατάργηση απαιτούμενων ετικετών και πολιτικών.
Για να αντιστοιχίσετε μια πολιτική ετικέτας διατήρησης ή αρχειοθέτησης σε ένα μήνυμα ή φάκελο:
-
Μεταβείτε στη σελίδα εισόδου του Microsoft 365. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον κωδικό πρόσβασης για το λογαριασμό σας και επιλέξτε Είσοδος.
-
Στη λίστα μηνυμάτων ή στο παράθυρο φακέλων, κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα ή το φάκελο στο οποίο θέλετε να αντιστοιχίσετε μια πολιτική και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ανάθεση πολιτικής.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα των τύπων ετικετών διατήρησης και πολιτικών αρχειοθέτησης που μπορεί να είναι διαθέσιμες:
-
Επιλέξτε την πολιτική ετικέτας διατήρησης ή αρχειοθέτησης που θέλετε να αντιστοιχίσετε στο μήνυμα ή το φάκελο.
Συμβουλή: Αν θέλετε ένα μήνυμα να συμμορφώνεται με την ίδια πολιτική με το φάκελο στον οποίο βρίσκεται, επιλέξτε Χρήση πολιτικής γονικού φακέλου.
Τα μηνύματα που καταργήθηκαν από μια ετικέτα διατήρησης ενδέχεται να διαγραφούν οριστικά ή μπορεί να μετακινηθούν στο φάκελο "Διαγραμμένα". Η διαχείριση του χρόνου ανάκτησης των στοιχείων γίνεται από το διαχειριστή IT του οργανισμού σας. Η προεπιλεγμένη περίοδος είναι 30 ημέρες.
Για να ανακτήσετε ένα μήνυμα που καταργήθηκε από μια ετικέτα διατήρησης ή μια πολιτική αρχειοθέτησης:
-
Χρησιμοποιήστε την επιλογή Ανάκτηση διαγραμμένων στοιχείων στο φάκελο "Διαγραμμένα". Εάν το στοιχείο δεν βρίσκεται πλέον στο φάκελο "Διαγραμμένα", ανατρέξτε στο θέμα Ανάκτηση και επαναφορά διαγραμμένων στοιχείων στο Outlook.
-
Όταν ανακτάτε ένα στοιχείο, πρέπει είτε να το τοποθετήσετε σε ένα φάκελο που δεν έχει μια πολιτική συσχετισμένη με αυτό είτε να καταργήσετε την πολιτική από το στοιχείο μετά την ανάκτησή του. Διαφορετικά, το στοιχείο μπορεί να καταργηθεί ξανά.
-
Δεν μπορείτε να αντιστοιχίσετε ετικέτες διατήρησης ή πολιτικές αρχειοθέτησης για στοιχεία στο ημερολόγιό σας.
-
Οι ετικέτες διατήρησης και οι πολιτικές αρχειοθέτησης υποβάλλονται σε επεξεργασία μία φορά κάθε επτά ημέρες.
