Αυτό το άρθρο παρέχει μια επισκόπηση ορισμένων βασικών εννοιών που σχετίζονται με την εργασία με τις νέες δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στο SharePoint Server. Περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο οι νέες δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων παρέχουν υποστήριξη για την εφαρμογή επίσημων ταξηνομιών μέσω διαχειριζόμενων όρων. Εξηγεί επίσης τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν οι ετικέτες κοινωνικής δικτύωσης και τον τρόπο με τον οποίο σχετίζονται με τις δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, όπως οι διαχειριζόμενοι όροι και οι εταιρικές λέξεις-κλειδιά.
Σε αυτό το άρθρο
Δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων
Οι νέες δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων SharePoint Server είναι ενεργοποιημένες από μια νέα εφαρμογή υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων που παρέχει υποστήριξη για δύο βασικά στοιχεία:
-
Δημοσίευση τύπου περιεχομένου Η κοινή χρήση τύπων περιεχομένου σε συλλογές τοποθεσιών και εφαρμογές Web. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημοσίευση τύπου περιεχομένου, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στους τύπους περιεχομένου και τη δημοσίευση τύπων περιεχομένου.
-
Ταξονονομίες Η δημιουργία και η διαχείριση ιεραρχικών συλλογών κεντρικά διαχειριζόμενων όρων (που ονομάζονται σύνολα όρων) που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως χαρακτηριστικά για στοιχεία σε SharePoint τοποθεσίες. Αυτά τα σύνολα όρων μπορούν να χρησιμοποιηθούν από κοινού σε συλλογές τοποθεσιών και εφαρμογές Web. Μπορείτε να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε σύνολα όρων μέσω μιας δυνατότητας που ονομάζεται Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων.
Βασικοί όροι και έννοιες
Υπάρχουν πολλοί βασικοί όροι και έννοιες που είναι χρήσιμες για να κατανοήσετε όταν εργάζεστε με τις διάφορες δυνατότητες μετα-δεδομένων SharePoint Server. Η κατανόηση αυτών των εννοιών θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τις εννοιοτικές πληροφορίες που εξηγούνται παρακάτω σε αυτό το άρθρο και σε άλλα άρθρα σχετικά με τις δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.
Ταξινόμηση
Η ταξινόμηση είναι μια ιεραρχική ταξινόμηση λέξεων, ετικετών ή όρων που είναι οργανωμένες σε ομάδες με βάση τις ομοιότητες. Μια ταξινόμηση μπορεί να οριστεί και να διαχειρίζεται κεντρικά ένα ή περισσότερα άτομα. Η Διεθνής Τυποποιημένη Ταξινόμηση βιομηχανικών προϊόντων (ISIC), η οποία αναπτύχθηκε από τα Ηνωμένα Έθνη, είναι ένα γνωστό παράδειγμα μιας βιομηχανικής ταξινόμησης που χρησιμοποιείται για την ταξινόμηση οικονομικών δεδομένων. Οι ταξινομήσεις είναι χρήσιμες, επειδή παρέχουν μια λογική, ιεραρχική δομή μετα-δεδομένων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη συνεπή ταξινόμηση των πληροφοριών.
Folksonomy
Μια folksonomy είναι η ταξινόμηση που προκύπτει όταν οι χρήστες τοποθεσιών Web εφαρμόζουν από συνεργασία λέξεις, ετικέτες ή όρους στο περιεχόμενο μιας τοποθεσίας. Εάν έχετε δει ποτέ ένα σύννεφο ετικετών σε μια τοποθεσία Web, τότε έχετε δει μια απεικόνιση ενός folksonomy. Η παρακάτω εικόνα δείχνει ένα Τμήμα Web "Προσθήκη ετικετών στο cloud" σε SharePoint τοποθεσία. Μια προσέγγιση που βασίζεται σε folksonomy στα μετα-δεδομένα μπορεί να είναι χρήσιμη, επειδή πατά τη γνώση και την εξειδίκευση των χρηστών τοποθεσιών και των δημιουργών περιεχομένου και επιτρέπει την εξέλιξη της ταξινόμησης περιεχομένου με τις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές ανάγκες και ενδιαφέροντα των χρηστών.
Σύνολο όρου
Ένα σύνολο όρων είναι μια ομάδα σχετικών όρων.
Ανάλογα με το πού δημιουργείται ένα σύνολο όρος, το εύρος του μπορεί να είναι τοπικό ή καθολικό:
-
Τα τοπικά σύνολα όρων δημιουργούνται μέσα στο περιβάλλον μιας συλλογής τοποθεσιών και είναι διαθέσιμα για χρήση (και ορατά) μόνο στους χρήστες αυτής της συλλογής τοποθεσιών. Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη και δημιουργήσετε ένα νέο σύνολο όρου για αυτήν τη στήλη, τότε το σύνολο όρος είναι τοπικό στη συλλογή τοποθεσιών που περιέχει αυτήν τη λίστα ή βιβλιοθήκη.
-
Τα καθολικά σύνολα όρων είναι διαθέσιμα για χρήση σε όλες τις τοποθεσίες που εγγράφονται σε μια συγκεκριμένη εφαρμογή υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.
Τα σύνολα όρων μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να κλείνουν, γεγονός που σημαίνει ότι οι χρήστες δεν μπορούν να προσθέσουν νέους όρους σε αυτά όταν καταχωρούν μια τιμή για μια στήλη που έχει αντιστοιχιστεί στο σύνολο όρων. Εναλλακτικά, μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να είναι ανοιχτά, γεγονός που σημαίνει ότι οι χρήστες μπορούν να προσθέσουν νέους όρους στο σύνολο όρων κατά την ενημέρωση της τιμής για μια στήλη που έχει αντιστοιχιστεί στο σύνολο όρων.
Όρος
Ο όρος είναι ένα μεμονωμένο στοιχείο μέσα σε ένα σύνολο όρου και είναι μια συγκεκριμένη λέξη ή φράση που μπορεί να συσχετιστεί με ένα στοιχείο σε μια SharePoint Server τοποθεσία. Ένας όρος έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό και μπορεί να έχει πολλές διαφορετικές ετικέτες κειμένου (συνώνυμα). Εάν εργάζεστε σε μια πολύγλωσση τοποθεσία, μπορεί επίσης να έχει ετικέτες σε διαφορετικές γλώσσες.
Υπάρχουν δύο τύποι όρων:
Διαχειριζόμενοι όροι
Οι διαχειριζόμενοι όροι είναι συνήθως προκαθορισμένοι και οργανωμένοι σε ένα ιεραρχικό σύνολο όρων από ένα διαχειριστή χώρου αποθήκευσης όρων ή άλλο άτομο με δικαιώματα εργασίας με διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα.
Λέξεις-κλειδιά για μεγάλες επιχειρήσεις
Μια εταιρική λέξη-κλειδί είναι μια λέξη ή φράση που προστίθεται σε στοιχεία μιας SharePoint τοποθεσίας. Οι εταιρικές λέξεις-κλειδιά είναι οργανωμένες σε ένα ενιαίο, μη ιεραρχικό σύνολο όρου μέσα στο Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρου που ονομάζεται σύνολο λέξεων-κλειδιών. Επειδή οι χρήστες μπορούν συνήθως να προσθέσουν οποιαδήποτε λέξη ή φράση σε ένα στοιχείο ως λέξη-κλειδί, οι εταιρικές λέξεις-κλειδιά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την προσθήκη ετικετών σε στυλ folksonomy. Οι διαχειριστές χώρου αποθήκευσης όρου ή άλλα άτομα με δικαιώματα διαχείρισης μετα-δεδομένων μπορούν να επιλέξουν να μετακινήσουν λέξεις-κλειδιά εκτός του συνόλου λέξεων-κλειδιών και σε ένα συγκεκριμένο διαχειριζόμενο σύνολο όρου, στο οποίο οι λέξεις-κλειδιά θα γίνουν διαθέσιμες στο πλαίσιο ενός συγκεκριμένου συνόλου όρου. Οι διαχειριστές χώρου αποθήκευσης όρου μπορούν επίσης να επιλέξουν να κλείσουν το σύνολο λέξεων-κλειδιών, έτσι ώστε οι χρήστες να μην μπορούν να υποβάλουν νέες λέξεις-κλειδιά και να περιορίζονται στη χρήση υπαρχουσών λέξεων-κλειδιών.
Ομαδοποίηση
Οι ομάδες ορίζουν όρια ασφαλείας. Μια ομάδα είναι ένα σύνολο συνόλων όρων που μοιράζονται όλες τις κοινές απαιτήσεις ασφαλείας. Μόνο οι χρήστες που έχουν οριστεί ως συνεισφέροντες σε μια συγκεκριμένη ομάδα μπορούν να διαχειρίζονται σύνολα όρων που ανήκουν στην ομάδα ή να δημιουργούν νέα σύνολα όρων μέσα σε αυτήν. Οι εταιρείες θα πρέπει να δημιουργούν μοναδικές ομάδες για σύνολα όρων που θα έχουν μοναδικές ανάγκες πρόσβασης ή ασφάλειας.
Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρου
Το Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων είναι το εργαλείο που μπορούν να χρησιμοποιούν οι ταξονικοί, οι διαχειριστές ή άλλα άτομα που διαχειρίζονται τις ταξινόμησης για τη δημιουργία, την εισαγωγή και τη διαχείριση συνόλων όρων και των όρων μέσα σε αυτά. Το εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων εμφανίζει όλα τα καθολικά σύνολα όρων και τα τοπικά σύνολα όρων που είναι διαθέσιμα για τη συλλογή τοποθεσιών από την οποία έχετε πρόσβαση στο Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων.
Στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων
Η στήλη "Διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα" είναι ένας νέος τύπος στήλης που μπορεί να προστεθεί σε λίστες ή βιβλιοθήκες, έτσι ώστε οι χρήστες της τοποθεσίας ή οι κάτοχοι περιεχομένου να μπορούν να επιλέξουν τιμές από ένα συγκεκριμένο σύνολο όρων διαχειριζόμενων όρων και να τους εφαρμόσουν στο περιεχόμενο. Μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να αντιστοιχιστεί σε ένα υπάρχον σύνολο όρου ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο σύνολο όρου ειδικά για τη στήλη. Εάν δημιουργήσετε ένα νέο σύνολο όρου ειδικά για μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, αυτό το σύνολο όρου θα είναι ένα τοπικό σύνολο όρου που είναι διαθέσιμο μόνο για χρήση στη συλλογή τοποθεσιών όπου δημιουργήθηκε.
Στήλη εταιρικών λέξεων-κλειδιών
Η στήλη "Λέξεις-κλειδιά για μεγάλες επιχειρήσεις" είναι μια στήλη που μπορείτε να προσθέσετε σε τύπους περιεχομένου, λίστες ή βιβλιοθήκες για να επιτρέψετε στους χρήστες να προσθέτουν ετικέτες σε στοιχεία με λέξεις ή φράσεις που επιλέγουν. Είναι μια στήλη πολλών τιμών από προεπιλογή. Όταν οι χρήστες πληκτρολογούν μια λέξη ή φράση στη στήλη, εμφανίζονται με προτάσεις για το μέλλον, οι οποίες μπορεί να περιλαμβάνουν στοιχεία τόσο από διαχειριζόμενα σύνολα όρων όσο και από το σύνολο όρων "Λέξεις-κλειδιά". Οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν μια υπάρχουσα τιμή ή να καταχωρήσουν κάτι νέο (εάν το σύνολο λέξεων-κλειδιών έχει ρυθμιστεί ώστε να είναι ανοιχτό σε προσθήκες χρηστών).
Ετικέτες κοινού
Οι ετικέτες κοινωνικής δικτύωσης είναι λέξεις ή φράσεις που οι χρήστες της τοποθεσίας μπορούν να εφαρμόσουν σε περιεχόμενο σε μια τοποθεσία SharePoint για να τους βοηθήσουν να κατηγοριοποιούν τις πληροφορίες με τρόπους που έχουν νόημα για αυτούς. Οι ετικέτες κοινωνικής δικτύωσης μπορούν επίσης να εφαρμοστούν σε διευθύνσεις URL εκτός SharePoint τοποθεσίας. Οι ετικέτες κοινωνικής δικτύωσης υποστηρίζουν την προσθήκη ετικετών βάσει folksonomy. Μια ετικέτα κοινωνικής δικτύωσης αποτελείται από δείκτες σε τρεις τύπους πληροφοριών:
-
ταυτότητα χρήστη
-
μια διεύθυνση URL στοιχείου
-
ένας όρος
Αυτοί οι δείκτες αποθηκεύονται στο Χώρο αποθήκευσης ετικετών κοινωνικής δικτύωσης που αποτελεί μέρος της εφαρμογής υπηρεσίας προφίλ χρηστών. Τεχνικά, οι ετικέτες κοινωνικής δικτύωσης δεν αποτελούν μέρος των δυνατοτήτων διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στο SharePoint Server, αλλά συνδέονται με τις δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων με διάφορους σημαντικούς τρόπους που υποστηρίζουν τη συνεπή χρήση των μετα-δεδομένων σε έναν οργανισμό. Το τμήμα όρου μιας ετικέτας κοινωνικής δικτύωσης δείχνει έναν όρο στο σύνολο λέξεων-κλειδιών του χώρου αποθήκευσης όρου για μία από τις εφαρμογές υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων με τις οποίες είναι συνδεδεμένη μια τοποθεσία.
Για παράδειγμα, όταν δημιουργείτε μια νέα ετικέτα κοινωνικής δικτύωσης, έχετε την επιλογή να επιλέξετε από τους υπάρχοντες όρους, οι οποίοι μπορεί να περιλαμβάνουν διαχειριζόμενους όρους, καθώς και λέξεις-κλειδιά για επιχειρήσεις. Εάν επιλέξετε έναν από αυτούς τους υπάρχοντες όρους, η ετικέτα κοινωνικής δικτύωσης περιέχει ένα δείκτη προς αυτόν τον όρο. Εάν επιλέξετε να μην επιλέξετε έναν υπάρχοντα όρο και δημιουργήσετε έναν όρο που δεν έχει χρησιμοποιηθεί ποτέ στο παρελθόν, δημιουργείται μια νέα λέξη-κλειδί για αυτόν στο σύνολο λέξεων-κλειδιών στο Χώρο αποθήκευσης όρου και η νέα ετικέτα κοινωνικής δικτύωσης δείχνει αυτόν τον όρο.
Με αυτόν τον τρόπο, οι λέξεις-κλειδιά που χρησιμοποιούνται σε ετικέτες κοινωνικής δικτύωσης προστίθενται στο σύνολο λέξεων-κλειδιών που είναι ορατές στο Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρου (εάν δεν υπάρχουν ήδη εκεί) και η διαχείρισή τους είναι δυνατό να γίνει από τους διαχειριστές του χώρου αποθήκευσης όρου. Επιπλέον, όταν οι χρήστες εφαρμόζουν εταιρικές λέξεις-κλειδιά ή διαχειριζόμενους όρους στο περιεχόμενο, ενημερώνοντας είτε μια στήλη εταιρικών λέξεων-κλειδιών είτε μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, οι ετικέτες κοινωνικής δικτύωσης μπορούν να δημιουργηθούν αυτόματα, έτσι ώστε αυτοί οι όροι να είναι ορατοί ως ετικέτες σε τροφείς ειδήσεων, σύννεφα ετικετών ή προφίλ "Η τοποθεσία μου". Οι κάτοχοι λίστας ή βιβλιοθήκης μπορούν να ενεργοποιήσουν ή να απενεργοποιήσουν τη δημοσίευση μετα-δεδομένων ενημερώνοντας τα εταιρικά μετα-δεδομένα και τις Ρυθμίσεις για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.
Όταν προσθέτετε μια ετικέτα κοινωνικής δικτύωσης σε ένα στοιχείο, μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε να κάνετε την ταυτότητά σας και τη διεύθυνση URL του στοιχείου ιδιωτική, αλλά ο όρος, ο οποίος είναι αποθηκευμένος στο Χώρο αποθήκευσης όρου, είναι πάντα δημόσιος.
Η προσθήκη ετικετών κοινωνικής δικτύωσης είναι χρήσιμη, επειδή επιτρέπει στους χρήστες της τοποθεσίας να βελτιώσουν την ανιχνευσιμότητα του περιεχομένου και των πληροφοριών σε μια τοποθεσία.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις επιπτώσεις στην προστασία προσωπικών δεδομένων και την ασφάλεια από την προσθήκη κοινωνικών ετικετών, ανατρέξτε στο θέμα Επιπτώσεις στην προστασία προσωπικών δεδομένων και την ασφάλεια από την προσθήκη κοινωνικών ετικετών.
Προσθήκη ετικετών
Με την πιο γενική έννοια, η προσθήκη ετικετών μπορεί να αναφέρεται απλώς στην πράξη εφαρμογής μετα-δεδομένων σε ένα στοιχείο, είτε πρόκειται για διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα είτε για μια ετικέτα κοινωνικής δικτύωσης. Σε αυτό το άρθρο, το ρήμα "ετικέτα" χρησιμοποιείται με αυτή την έννοια και δεν περιορίζεται σε κοινωνικές ετικέτες.
Σενάρια μετα-δεδομένων: από τις ταξηνομίες έως τις λαώνες
Οι δυνατότητες διαχείρισης μετα-δεδομένων SharePoint Server υποστηρίζουν μια σειρά προσεγγίσεων για τη διαχείριση και τη χρήση των μετα-δεδομένων. Imagine αυτή την περιοχή ως ένα είδος continuum. Στο ένα άκρο αυτού του συνεχούς, υπάρχουν ταξινόμες, οι οποίες είναι επίσημες, κεντρικά διαχειριζόμενες, ιεραρχικές ομάδες όρων. Στο άλλο άκρο αυτής της περιοχής, υπάρχουν λαοί,οι οποίες είναι οι ταξινομήσεις συνεργασίας που προκύπτουν όταν τα άτομα εφαρμόζουν ετικέτες ελεύθερα στο περιεχόμενο.
SharePoint Server υποστηρίζει τόσο τα άκρα αυτού του continuum, όσο και τα σημεία στην πορεία. Στο ένα άκρο της συνέχειας, μπορείτε να εφαρμόσετε επίσημες ταξινόμηση μέσω διαχειριζόμενων όρων και συνόλων όρων. Από την άλλη πλευρά, υπάρχει υποστήριξη για εταιρικές λέξεις-κλειδιά και κοινωνικές ετικέτες, οι οποίες επιτρέπουν στους χρήστες της τοποθεσίας να ετικέτα περιεχομένου με λέξεις-κλειδιά της επιλογής τους.
Στο μεταξύ αυτών των ακραίων, μπορείτε να εφαρμόσετε ευέλικτους βαθμούς δομής και ελέγχου στα μετα-δεδομένα και μπορείτε να προσαρμόσετε την εμβέλεια στην οποία εφαρμόζετε αυτό το στοιχείο ελέγχου, επιλέγοντας να το κάνετε καθολικό σε τοποθεσίες ή τοπικές σε συγκεκριμένες τοποθεσίες. Για παράδειγμα, έχετε τη δυνατότητα να ρυθμίσετε τις παραμέτρους συνόλων όρων ώστε να είναι κλειστά ή ανοιχτά σε συνεισφορές χρηστών. Μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε εταιρικές λέξεις-κλειδιά και κοινωνικές ετικέτες σε συνδυασμό με διαχειριζόμενους όρους ή όχι. SharePoint Server επιτρέπει στους οργανισμούς να συνδυάζουν τα πλεονεκτήματα της επίσημης, διαχειριζόμενης ταξινόμησης με τα δυναμικά οφέλη της κοινωνικής σήμανσης με προσαρμοσμένους τρόπους.
Το παρακάτω διάγραμμα παρουσιάζει τον τρόπο με τον οποίο διαφορετικά είδη SharePoint λύσεις που βασίζονται σε δεδομένα ενδέχεται να απαιτούν διαφορετικές προσεγγίσεις για τα μετα-δεδομένα με βάση τις επιχειρηματικές απαιτήσεις.
Πλεονεκτήματα των διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων
Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα για την χρήση διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων σε όλες τις τοποθεσίες σε έναν οργανισμό:
Συνεπής χρήση μετα-δεδομένων Οι δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων SharePoint Server επιτρέπουν την εφαρμογή προσαρμόσιμων βαθμών ελέγχου στα μετα-δεδομένα που προστίθενται στο περιεχόμενο. Με τα σύνολα όρων και τους διαχειριζόμενους όρους μπορείτε να ελέγξετε τους τύπους όρων που είναι διαθέσιμοι για προσθήκη στο περιεχόμενο και μπορείτε να ελέγξετε ποιος έχει τη δυνατότητα να προσθέσει νέους όρους. Μπορείτε επίσης να περιορίσετε τη χρήση εταιρικών λέξεων-κλειδιών σε μια συγκεκριμένη λίστα λέξεων-κλειδιών, ρυθμίζοντας τις παραμέτρους του συνόλου λέξεων-κλειδιών ως κλειστών.
Όταν οι ίδιοι όροι χρησιμοποιούνται με συνέπεια σε όλες τις τοποθεσίες, είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε αξιόπιστες διαδικασίες ή λύσεις που βασίζονται σε μετα-δεδομένα. Επιπλέον, η εμπειρία χρήστη για την εργασία με μετα-δεδομένα σε τοποθεσίες, σε λίστες και βιβλιοθήκες, καθώς και στα προγράμματα-πελάτες του Office διευκολύνει τους χρήστες της τοποθεσίας να εφαρμόζουν συνεπή μετα-δεδομένα στο περιεχόμενό τους.
Βελτιωμένη δυνατότητα ανακάλυψης περιεχομένου Όταν το περιεχόμενο σε όλες τις τοποθεσίες μιας εταιρείας έχει συνεπή μετα-δεδομένα, είναι ευκολότερο να βρείτε και να αποκτήσετε πρόσβαση σε επιχειρηματικές πληροφορίες και δεδομένα χρησιμοποιώντας την αναζήτηση. Οι νέες δυνατότητες αναζήτησης, όπως ο πίνακας περιορισμού, που εμφανίζεται στην αριστερή πλευρά της σελίδας αποτελεσμάτων αναζήτησης, επιτρέπουν στους χρήστες να φιλτράρουν τα αποτελέσματα αναζήτησης με βάση τα μετα-δεδομένα.
Επιπλέον, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους περιήγησης μετα-δεδομένων για λίστες και βιβλιοθήκες, ώστε οι χρήστες να μπορούν να δημιουργούν δυναμικές προβολές πληροφοριών με βάση συγκεκριμένα πεδία μετα-δεδομένων. Οι χρήστες μπορούν να περιηγηθούν σε βιβλιοθήκες κατά φάκελο ή με συγκεντρωτικά μετα-δεδομένα και, στη συνέχεια, μπορούν να περιορίσετε τα αποτελέσματα χρησιμοποιώντας πρόσθετα φίλτρα πλήκτρων.
Αυξημένη ευελιξία Οι δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων διευκολύνει τους διαχειριστές χώρου αποθήκευσης όρος (ή άλλα άτομα με δικαιώματα ενημέρωσης διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων) να διατηρούν και να προσαρμόζουν τα μετα-δεδομένα σας καθώς εξελίσσονται οι επιχειρηματικές ανάγκες. Μπορείτε εύκολα να ενημερώσετε ένα σύνολο όρων στο εργαλείο "Διαχείριση χώρου αποθήκευσης όρων" και οι νέοι ή ενημερωμένοι όροι θα είναι αυτόματα διαθέσιμοι για χρήση, όπου υπάρχει διαθέσιμη μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων που σχετίζεται με αυτό το σύνολο όρων. Εάν συγχωνεύσετε πολλούς όρους σε έναν όρο, το περιεχόμενο με ετικέτες με αυτούς τους όρους ενημερώνεται αυτόματα ώστε να αντικατοπτρίζει αυτή την αλλαγή. Μπορείτε να καθορίσετε πολλά συνώνυμα (ή ετικέτες) για μεμονωμένους όρους. Εάν η τοποθεσία σας είναι πολύγλωσση, μπορείτε επίσης να καθορίσετε πολύγλωσσες ετικέτες για μεμονωμένους όρους.
Διαχείριση μεταδεδομένων
Σχεδιασμός και ρύθμιση παραμέτρων διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων
Ο οργανισμός σας μπορεί να θέλει να συμμετάσχει σε κάποιο βαθμό σχεδιασμού πριν ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τις δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων. Ο απαιτούμενος βαθμός σχεδιασμού είναι περισσότερο ή λιγότερο αναλογικός με τον βαθμό επισημότητας και ελέγχου που θέλετε να επιβάλετε στα μετα-δεδομένα.
Εάν θέλετε να επιτρέψετε στους χρήστες να σας βοηθήσουν στην ανάπτυξη της ταξινόμησης, μπορείτε απλώς να κάνετε τους χρήστες να προσθέτουν λέξεις-κλειδιά σε στοιχεία και, στη συνέχεια, να τις οργανώνουν σε σύνολα όρων, όπως απαιτείται.
Εάν ο οργανισμός σας θέλει να χρησιμοποιήσει διαχειριζόμενα σύνολα όρων για να εφαρμόσει επίσημες προκαθορισμένες ταξηνομίες, τότε οι βασικοί ενδιαφερόμενοι με ένα κατεστημένης σημασίας ενδιαφέρον για τη δομή της ταξινόμησης πρέπει να συνεργαστούν για τον σχεδιασμό και την ανάπτυξη των συνόλων όρων και των όρων που θα χρησιμοποιηθούν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτήν τη διαδικασία σχεδιασμού, ανατρέξτε στο θέμα Όροι και σύνολα όρων του Σχεδίου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση παραμέτρων μιας εφαρμογής υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση μετα-δεδομένων διαχείρισης.
Αφού οι βασικοί ενδιαφερόμενοι του οργανισμού συμφωνούν με τα απαιτούμενα σύνολα όρων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων για να εισαγάγετε ή να δημιουργήσετε τα σύνολα όρων και να διαχειριστείτε και να διατηρήσετε τα σύνολα όρων καθώς οι χρήστες αρχίζουν να εργάζονται με τα μετα-δεδομένα. Εάν μια εφαρμογή υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων έχει ρυθμιστεί για την εφαρμογή Web και είστε διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών ή καθορισμένος διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρος, μπορείτε να μεταβείτε στο Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρου κάνοντας κλικ στην επιλογή "Τοποθεσία Ρυθμίσεις" στο μενού "Ενέργειες τοποθεσίας" και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή "Διαχείριση χώρου αποθήκευσης όρου" στην περιοχή "Διαχείριση τοποθεσίας".
Δημιουργία και διαχείριση συνόλων όρων
Το Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρου παρέχει ένα στοιχείο ελέγχου δέντρου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την εκτέλεση των περισσότερων εργασιών. Ο ρόλος χρήστη για αυτό το εργαλείο καθορίζει ποιες εργασίες μπορείτε να εκτελέσετε. Για να εργαστείτε στο Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων, πρέπει να είστε διαχειριστής συστοιχίας, διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων ή κάποιος που έχει οριστεί ως Διαχειριστής ομάδας ή Συνεργάτης για σύνολα όρων. Για λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με αυτούς τους ρόλους, ανατρέξτε στο θέμα Διαχειριζόμενοι ρόλοι μετα-δεδομένων.
Για να κάνετε ενέργειες σε ένα στοιχείο εντός της ιεραρχίας, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα της εφαρμογής υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, της ομάδας, του συνόλου όρος ή του όρου που θέλετε να τροποποιήσετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το μενού για να επιλέξετε τις ενέργειες που θέλετε.
Για παράδειγμα:
Εάν είστε διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρος, μπορείτε να δημιουργήσετε ή να διαγράψετε ομάδες μέσα σε μια εφαρμογή υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.
Εάν είστε διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων ή διαχειριστής ομάδας, μπορείτε να δημιουργήσετε, να εισαγάγετε ή να διαγράψετε σύνολα όρων μέσα σε μια ομάδα. Οι συνεργάτες συνόλου όρων μπορούν να δημιουργήσουν νέα σύνολα όρων.
Εάν είστε διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων, διαχειριστής ομάδας ή συνεργάτης συνόλου όρων, μπορείτε να δημιουργήσετε ή να επαναχρησιμοποιήσετε όρους μέσα σε ένα σύνολο όρων, καθώς και να αντιγράψετε, να μετακινήσετε ή να διαγράψετε ένα επιλεγμένο σύνολο όρων.
Εάν είστε διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων, διαχειριστής ομάδας ή συνεργάτης συνόλου όρων, μπορείτε να δημιουργήσετε αντιγραφή, επαναχρησιμοποίηση, συγχώνευση, κατάργηση, μετακίνηση ή διαγραφή μεμονωμένων όρων μέσα σε ένα σύνολο όρων.
Σε κάθε επίπεδο της ιεραρχίας, μπορείτε να ρυθμίσετε συγκεκριμένες ιδιότητες για μια ομάδα, ένα σύνολο όρου ή έναν όρο χρησιμοποιώντας το παράθυρο "Ιδιότητες" που εμφανίζεται στα δεξιά του στοιχείου ελέγχου δέντρου χώρου αποθήκευσης όρου.
Για παράδειγμα, εάν ρυθμίζετε τις παραμέτρους ενός συνόλου όρου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο "Ιδιότητες" για να καθορίσετε λεπτομέρειες όπως "Όνομα", "Περιγραφή", "Κάτοχος", "Επαφή" και "Ενδιαφερόμενοι". Μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε ένας όρος να είναι ανοιχτός ή κλειστός σε νέες υποβολές από τους χρήστες. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε εάν θέλετε ο όρος να είναι διαθέσιμος για προσθήκη ετικετών. Εάν επιλέξετε να ορίσετε ένα σύνολο όρου ως μη διαθέσιμο για προσθήκη ετικετών, τότε δεν θα είναι ορατό στους περισσότερους χρήστες. Εάν ένα σύνολο όρος βρίσκεται ακόμη σε εξέλιξη, για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να κάνετε μη διαθέσιμο για προσθήκη ετικετών.
Εφαρμογή μετα-δεδομένων
Προσθήκη ετικετών σε περιεχόμενο με διαχειριζόμενους όρους
Εάν μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων έχει προστεθεί σε έναν τύπο περιεχομένου, λίστα ή βιβλιοθήκη, τότε οι κάτοχοι περιεχομένου μπορούν να προσθέσουν ετικέτες στο περιεχόμενό τους με διαχειριζόμενους όρους από ένα συγκεκριμένο σύνολο όρων, επεξεργάζοντας τις ιδιότητες για ένα στοιχείο λίστας ή βιβλιοθήκης και, στη συνέχεια, ενημερώνοντας τα σχετικά πεδία στη φόρμα "Επεξεργασία ιδιοτήτων" για το στοιχείο ή το έγγραφο. Οι στήλες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων είναι εύκολο να προσδιοριστούν, επειδή εμφανίζουν ένα εικονίδιο ετικετών που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εκκίνηση του παραθύρου διαλόγου επιλογής όρου.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή όρου για να επιλέξετε έναν όρο μέσα από την ιεραρχία ενός συνόλου όρου. Αυτό είναι χρήσιμο εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τους όρους που ενδέχεται να είναι διαθέσιμοι. Εάν ένα σύνολο όρου έχει ρυθμιστεί ώστε να είναι ανοιχτό και η στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων για αυτό επιτρέπει τις τιμές συμπλήρωσης, ενδέχεται να έχετε την επιλογή να προσθέσετε έναν νέο όρο σε ένα σύνολο όρου. Εναλλακτικά, μπορεί απλώς να έχετε την επιλογή να στείλετε σχόλια στην καθορισμένη επαφή για το σύνολο των ορών.
Όταν μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε τον όρο που θέλετε, οι διαθέσιμοι όροι προτείνονται αυτόματα σε εσάς με βάση αυτό που αρχίζετε να πληκτρολογείτε και μπορείτε να επιλέξετε αυτόν που θέλετε. Ενδέχεται να δείτε πληροφορίες σε αγκύλες μετά τον όρο που υποδεικνύει το όνομα και την ιεραρχία συνόλου όρου για τον όρο. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να επιλέξετε μεταξύ παρόμοιων όρων.
Εάν προτείνονται διπλότυποι ή παρόμοιοι όροι, ενδέχεται επίσης να μπορείτε να δείτε περιγραφικό κείμενο που έχει ρυθμίσει ο διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων για τον όρο, ώστε να βοηθά τους χρήστες να κάνουν τις κατάλληλες επιλογές.
Προσθήκη ετικετών σε περιεχόμενο με εταιρικές λέξεις-κλειδιά
Εάν μια στήλη εταιρικών λέξεων-κλειδιών έχει προστεθεί σε έναν τύπο περιεχομένου, λίστα ή βιβλιοθήκη, τότε οι κάτοχοι περιεχομένου (ή οποιοσδήποτε έχει δικαιώματα συμβολής για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη) μπορούν να προσθέσουν ετικέτες σε περιεχόμενο με διαθέσιμους διαχειριζόμενους όρους ή λέξεις-κλειδιά, επεξεργάζοντας τις ιδιότητες για ένα στοιχείο λίστας ή βιβλιοθήκης και πληκτρολογώντας τις λέξεις-κλειδιά που θέλουν στο πεδίο "Λέξεις-κλειδιά για μεγάλες επιχειρήσεις". Εάν υπάρχει αντίστοιχος ή παρόμοιος όρος, θα προτείνεται και μπορείτε να τον επιλέξετε. Εναλλακτικά, μπορείτε να προσθέσετε μια νέα λέξη-κλειδί, εάν το σύνολο όρων λέξεων-κλειδιών έχει ρυθμιστεί ώστε να είναι ανοιχτό σε νέους όρους. Το πεδίο "Λέξεις-κλειδιά για μεγάλες επιχειρήσεις" είναι πολλών τιμών, ώστε να μπορείτε να προσθέσετε πολλές λέξεις-κλειδιά σε ένα στοιχείο.
Προσθήκη ετικετών σε περιεχόμενο με ετικέτες κοινωνικής δικτύωσης
Εάν η δυνατότητα προσθήκης ετικετών κοινωνικής δικτύωσης έχει ενεργοποιηθεί, μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες σε περιεχόμενο σε μια SharePoint τοποθεσία που βρίσκετε χαρακτηριστική ή ενδιαφέρουσα. Για να προσθέσετε ετικέτα σε μια σελίδα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εικονίδιο ετικέτας που εμφανίζεται στο επάνω μέρος της σελίδας.
Για να προσθέσετε ετικέτες σε έγγραφα ή στοιχεία λίστας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή ετικέτας που εμφανίζεται στην καρτέλα "Βιβλιοθήκη"ή "Λίστα" της κορδέλας.
Όταν αρχίσετε να πληκτρολογείτε την ετικέτα ή τις ετικέτες που θέλετε να εφαρμόσετε, μπορείτε να επιλέξετε από υπάρχουσες λέξεις-κλειδιά ή διαχειριζόμενους όρους ή μπορείτε να προσθέσετε νέες λέξεις-κλειδιά, εάν το σύνολο όρων "Λέξεις-κλειδιά" είναι ανοιχτό.
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ετικέτες σε περιεχόμενο σε εξωτερικές τοποθεσίες, όπως σε άλλες τοποθεσίες intranet ή internet, προσθέτοντας το εργαλείο SharePoint Ετικέτες και σημειώσεις στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη ετικετών σε εξωτερικές τοποθεσίες, ανατρέξτε στο θέμα Γρήγορα αποτελέσματα με τη σελίδα "Η τοποθεσία μου".
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις δυνατότητες προσθήκης ετικετών κοινωνικής δικτύωσης, ανατρέξτε στα θέματα "Χρήση ετικετών και σημειώσεις για κοινή χρήση πληροφοριών με συναδέλφους".
