Δημιουργία κανόνα στο Outlook για Mac

Όταν βλέπετε το φάκελο "Εισερχόμενα" να γεμίζει, πιθανότατα αναζητάτε νέους τρόπους επεξεργασίας για όλο αυτό το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Οι κανόνες μπορούν να σας βοηθήσουν να ταξινομήσετε τα πάντα και να μεταβείτε πρώτα στην πιο σημαντική αλληλογραφία. Outlook για Mac μπορούν να εκτελέσουν αυτόματα έναν κανόνα σε εισερχόμενα ή εξερχόμενα μηνύματα, με βάση τις συνθήκες που έχετε ορίσει.

Ένας κανόνας είναι μια ενέργεια που εκτελείται αυτόματα σε εισερχόμενα ή εξερχόμενα μηνύματα, με βάση τις συνθήκες που καθορίζετε. Μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες που θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε οργανωμένοι. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για να αρχειοθετήσετε μηνύματα σε φακέλους ή να αντιστοιχίσετε μηνύματα σε κατηγορίες αυτόματα.

Outlook για Mac Outlook για Mac παλαιού τύπου

Σημείωση: Μπορείτε να δημιουργήσετε μόνο κανόνες διακομιστή στο Outlook για Mac, οι κανόνες προγράμματος-πελάτη δεν υποστηρίζονται πλέον.

Δημιουργία νέου κανόνα

Στο μενού του Outlook , επιλέξτε Ρυθμίσεις.
Στην περιοχή Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, επιλέξτε Κανόνες.
Για να δημιουργήσετε έναν νέο κενό κανόνα, επιλέξτε Νέος κανόνας.
Στο παράθυρο Κανόνες , ονομάστε τον κανόνα σας.
Επιλέξτε μια συνθήκη: Χρησιμοποιήστε αυτή την επιλογή για να επιλέξετε κριτήρια για τον κανόνα σας. Χρησιμοποιήστε το επάνω και κάτω βέλος για να προβάλετε και να επιλέξετε τα κριτήρια που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Εάν τα κριτήρια περιλαμβάνουν πρόσθετες επιλογές, εισαγάγετε τα κριτήρια στο παράθυρο που εμφανίζεται.
Επιλέξτε μια ενέργεια: Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή για να επιλέξετε την ενέργεια που θέλετε να πραγματοποιείται κατά την άφιξη ενός μηνύματος που πληροί τα κριτήρια που έχετε επιλέξει.
Περισσότερες επιλογές για τους Κανόνες:
- Προσθέστε επιπλέον συνθήκες ή ενέργειες σε έναν κανόνα επιλέγοντας Προσθήκη άλλης συνθήκης.
- Προσθέστε εξαιρέσεις σε έναν κανόνα επιλέγοντας Προσθήκη εξαίρεσης.
- Από προεπιλογή, η επιλογή Διακοπή επεξεργασίας επιπλέον κανόνων είναι ενεργοποιημένη. Με αυτήν την επιλογή ενεργοποιημένη, κατά την παραλαβή ενός μηνύματος που πληροί τα κριτήρια για περισσότερους από έναν κανόνες, θα εφαρμόζεται μόνο ο πρώτος κανόνας. Χωρίς αυτήν τη ρύθμιση, εφαρμόζονται όλοι οι κανόνες για τους οποίους ένα μήνυμα πληροί τα κριτήρια. Εάν θέλετε να εφαρμόζεται μόνο ένας συγκεκριμένος κανόνας, τοποθετήστε αυτόν τον κανόνα υψηλότερα στη λίστα από άλλους κανόνες και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε τον πρώτο κανόνα για να προσθέσετε την επιλογή διακοπής επεξεργασίας επιπλέον κανόνων.

Επεξεργασία υπάρχοντος κανόνα

Στο μενού του Outlook , επιλέξτε Ρυθμίσεις.
Στην περιοχή Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, επιλέξτε Κανόνες.
Στο παράθυρο Κανόνες, επιλέξτε το κουμπί Επεξεργασία κανόνα .
Αφού κάνετε τις αλλαγές που θέλετε, επιλέξτε Αποθήκευση.

Διαγραφή κανόνα

Στο μενού του Outlook , επιλέξτε Ρυθμίσεις.
Στην περιοχή Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, επιλέξτε Κανόνες.
Επιλέξτε το κουμπί Διαγραφή κανόνα δίπλα στον κανόνα που θέλετε να διαγράψετε.

Συμβουλή: Εάν θέλετε απλώς να απενεργοποιήσετε τον κανόνα αντί να τον διαγράψετε, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τον διακόπτη δίπλα στον κανόνα.

Πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τους κανόνες

Οι κανόνες εκτελούνται από επάνω προς τα κάτω με τη σειρά που εμφανίζονται στο παράθυρο "Κανόνες". Για να αλλάξετε τη σειρά των κανόνων, επιλέξτε τον κανόνα που θέλετε να μετακινήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε το επάνω ή το κάτω βέλος για να μετακινήσετε τον κανόνα στη θέση που θέλετε στη λίστα.
Οι κανόνες μπορούν να ενεργοποιηθούν ή να απενεργοποιηθούν χρησιμοποιώντας το κουμπί εναλλαγής δίπλα στον κανόνα.
Μπορείτε να εκτελέσετε αμέσως τους κανόνες επιλέγοντας το κουμπί άμεσης αναπαραγωγής του κανόνα εκτέλεσης .

Δημιουργία ενός κανόνα με βάση το όνομα του αποστολέα ή μια ομάδα επαφών

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που μετακινεί όλα τα μηνύματα από τον [όνομα] σε ένα φάκελο που ονομάζεται "Αλληλογραφία από [όνομα]. Εάν λαμβάνετε αλληλογραφία από μια ομάδα επαφών (γνωστή επίσης και ως λίστα διανομής), μπορείτε να τη μετακινήσετε αυτόματα σε συγκεκριμένο φάκελο.

Για να δημιουργήσετε ένα φάκελο για τη διατήρηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται μέσω του κανόνα, επιλέξτε το γραμματοκιβώτιο ρίζας, από την καρτέλα Οργάνωση, κάντε κλικ στην επιλογή Νέος φάκελος, πληκτρολογήστε το όνομα του φακέλου και πατήστε το πλήκτρο Enter.

Συμβουλή: Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει ένα φάκελο, προχωρήστε στο βήμα 2.
Στη λίστα μηνυμάτων, κάντε κλικ σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον αποστολέα ή τον παραλήπτη για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα.
Στην Κεντρική καρτέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Κανόνες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μετακίνηση μηνυμάτων από (όνομα αποστολέα) ή Μετακίνηση μηνυμάτων σε (όνομα παραλήπτη).
Στο πλαίσιο αναζήτησης φακέλων, αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα του φακέλου στον οποίο θέλετε να μετακινήσετε μηνύματα.
Όταν εμφανιστεί ο φάκελος που θέλετε, κάντε κλικ στο φάκελο, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

Σημείωση: Εάν δημιουργήσετε πολλαπλούς κανόνες, το Outlook εκτελεί τους κανόνες με τη σειρά με την οποία παρατίθενται στο παράθυρο Κανόνες.

Δημιουργία κανόνα που βασίζεται σε υπάρχον μήνυμα

Όταν δημιουργείτε έναν κανόνα από ένα υπάρχον μήνυμα, ο αποστολέας, ο παραλήπτης και το θέμα προσυπληρώνονται αυτόματα στις οδηγίες κανόνων.

Για να δημιουργήσετε ένα φάκελο για τη διατήρηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται μέσω του κανόνα, επιλέξτε το γραμματοκιβώτιο ρίζας, από την καρτέλα Οργάνωση, κάντε κλικ στην επιλογή Νέος φάκελος, πληκτρολογήστε το όνομα του φακέλου και πατήστε το πλήκτρο Enter.

Συμβουλή: Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει ένα φάκελο, προχωρήστε στο βήμα 2.
Στη λίστα μηνυμάτων, κάντε κλικ στο μήνυμα από το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα.
Στην Κεντρική καρτέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Κανόνες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία κανόνα.
Στην περιοχή Κατά την άφιξη νέου μηνύματος, επεξεργαστείτε τα κριτήρια ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Για να καταργήσετε μια συνθήκη, κάντε κλικ στο . Για να προσθέσετε μια συνθήκη, κάντε κλικ στο .
Στην περιοχή Κάντε τα εξής, επιλέξτε τι θέλετε να συμβαίνει όταν στέλνετε ή λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, όταν λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από κάποιον χρήστη, επιλέξτε Μετακίνηση σε φάκελο, επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θέλετε να μετακινηθούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή φακέλου. Στο πλαίσιο Αναζήτηση, εντοπίστε το φάκελο που δημιουργήσατε για αυτόν τον κανόνα, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Δημιουργία προσαρμοσμένου κανόνα για λογαριασμό POP ή IMAP

Χρησιμοποιήστε αυτή τη διαδικασία για να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο κανόνα για ένα λογαριασμό POP ή IMAP. Ορισμένες υπηρεσίες παροχής Internet IMAP και POP περιλαμβάνουν τα εξής: Gmail, Yahoo!, AOL και Hotmail/Outlook.com.

Σημείωση: Εάν δεν γνωρίζετε τον τύπο του λογαριασμού που έχετε, ανατρέξτε στην ενότητα Δείτε ποιον τύπο λογαριασμού έχετε.

Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Κανόνες.
Στο αριστερό τμήμα του πλαισίου Κανόνες, στην περιοχή Κανόνες προγράμματος-πελάτη, κάντε κλικ στον τύπο λογαριασμού.
Στο κάτω μέρος του πλαισίου Κανόνες , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη .
Στο πλαίσιο Όνομα κανόνα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον κανόνα.
Στην περιοχή Κατά την άφιξη νέου μηνύματος, κάντε κλικ στα βέλη στο πρώτο πλαίσιο για να ανοίξετε τη λίστα και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον τύπο των πληροφοριών που θέλετε να προσδιορίσετε.
Στην περιοχή Κατά την άφιξη νέου μηνύματος, συνεχίστε να μετακινείστε από αριστερά προς τα δεξιά, κάνοντας κλικ στα βέλη και επιλέγοντας συνθήκες για τον κανόνα σας.

Για να καταργήσετε μια συνθήκη, κάντε κλικ στο . Για να προσθέσετε μια συνθήκη, κάντε κλικ στο .
Στην περιοχή Κάντε τα εξής, καθορίστε τις ενέργειες που θέλετε να εκτελεί ο κανόνας.
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Δημιουργία προσαρμοσμένου κανόνα για λογαριασμό Exchange

Χρησιμοποιήστε αυτή τη διαδικασία, εάν ο λογαριασμός σας εκτελείται σε διακομιστή Exchange.

Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Κανόνες.
Στο αριστερό τμήμα του παραθύρου διαλόγου Κανόνες, στην περιοχή ΔΙΑΚΟΜΙΣΤΕΣ EXCHANGE, κάντε κλικ στο όνομα του λογαριασμού.
Στην περιοχή Κατά την άφιξη νέου μηνύματος, κάντε κλικ στα βέλη στο πρώτο πλαίσιο για να ανοίξετε τη λίστα και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον τύπο των πληροφοριών που θέλετε να προσδιορίσετε, όπως Από, Παραλήπτες ή Θέμα.
Στην περιοχή Κατά την άφιξη νέου μηνύματος, συνεχίστε να μετακινείστε από αριστερά προς τα δεξιά, κάνοντας κλικ στα βέλη και επιλέγοντας συνθήκες για τον κανόνα σας.
Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη όρων αναζήτησης και, στη συνέχεια, στη λίστα αναζήτησης, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη για κάθε όρο που θέλετε να προσθέσετε.

Δείτε ποιον τύπο λογαριασμού έχετε

Εάν προσπαθήσετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα στο Outlook για Mac και δεν γνωρίζετε ποιον τύπο λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχετε, δείτε πώς μπορείτε να μάθετε:

Στο πλαίσιο Κανόνες, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση όλων.
Στο πλαίσιο Προτιμήσεις του Outlook, στην περιοχή Προσωπικές ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Λογαριασμοί.
Στο αριστερό τμήμα του πλαισίου Λογαριασμοί , κάντε κλικ στο λογαριασμό για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα.

Στο επάνω δεξιό τμήμα του παραθύρου Λογαριασμοί, θα δείτε τον τύπο του λογαριασμού, όπως, λογαριασμός IMAP, λογαριασμός Exchange ή λογαριασμός POP.
Για να επιστρέψετε στο πλαίσιο Κανόνες, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση όλων και, στην περιοχή Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, κάντε κλικ στην επιλογή Κανόνες.

Σχετικά άρθρα

Αποστολή αυτόματων απαντήσεων "εκτός γραφείου" από το Outlook