Δημιουργία ερωτήματος παραμέτρων (Power Query)

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παράμετρο για να αλλάξετε αυτόματα μια τιμή σε ένα ερώτημα και να αποφύγετε την επεξεργασία του ερωτήματος κάθε φορά για να αλλάξετε την τιμή. Απλώς αλλάζετε την τιμή της παραμέτρου. Αφού δημιουργήσετε μια παράμετρο, αποθηκεύεται σε ένα ειδικό ερώτημα παραμέτρων το οποίο μπορείτε να αλλάξετε εύκολα απευθείας από το Excel.

1. Επιλέξτε Δεδομένα > Λήψη δεδομένων > Άλλες προελεύσεις > εκκίνηση πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query.

2. Στο πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query, επιλέξτε Κεντρική > Διαχείριση παραμέτρων > Νέες παράμετροι.

3. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση παραμέτρων, επιλέξτε Δημιουργία.

4. Ορίστε τα εξής, ανάλογα με τις ανάγκες:

   Όνομα	Αυτό θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τη συνάρτηση της παραμέτρου, αλλά να τη διατηρείτε όσο το δυνατόν συντομότερα.
   Περιγραφή	Αυτό μπορεί να περιέχει λεπτομέρειες που θα βοηθήσουν τους χρήστες να χρησιμοποιήσουν σωστά την παράμετρο.
   Υποχρεωτικό	Κάντε ένα από τα εξής: Οποιαδήποτε τιμή Μπορείτε να εισαγάγετε οποιαδήποτε τιμή οποιουδήποτε τύπου δεδομένων στο ερώτημα παραμέτρων. Λίστα τιμών    Μπορείτε να περιορίσετε τις τιμές σε μια συγκεκριμένη λίστα εισάγοντάς τις στο μικρό πλέγμα. Πρέπει επίσης να επιλέξετε μια Προεπιλεγμένη τιμή και μια Τρέχουσα τιμή παρακάτω. Ερώτημα Επιλέξτε ένα ερώτημα λίστας, το οποίο μοιάζει με μια στήλη Με δομή λίστας διαχωρισμένη με κόμματα και περικλείεται σε άγκιστρα. Για παράδειγμα, ένα πεδίο κατάστασης Ζητήματα θα μπορούσε να έχει τρεις τιμές: {"Δημιουργία", "Σε εξέλιξη", "Κλειστό"}. Πρέπει να δημιουργήσετε το ερώτημα λίστας εκ των προτέρων ανοίγοντας το Προηγμένο πρόγραμμα επεξεργασίας (επιλέξτε Κεντρική > Προηγμένο πρόγραμμα επεξεργασίας), καταργώντας το πρότυπο κώδικα, καταχωρώντας τη λίστα τιμών στη μορφή λίστας ερωτημάτων και, στη συνέχεια, επιλέγοντας Τέλος. Μόλις ολοκληρώσετε τη δημιουργία της παραμέτρου, το ερώτημα λίστας εμφανίζεται στις τιμές των παραμέτρων σας.
   Τύπος	Αυτό καθορίζει τον τύπο δεδομένων της παραμέτρου.
   Προτεινόμενες τιμές	Εάν θέλετε, προσθέστε μια λίστα τιμών ή καθορίστε ένα ερώτημα για την παροχή προτάσεων για εισαγωγή δεδομένων.
   Προεπιλεγμένη τιμή	Αυτό εμφανίζεται μόνο εάν η επιλογή Προτεινόμενες τιμές έχει οριστεί σε Λίστα τιμών και καθορίζει ποιο στοιχείο λίστας είναι η προεπιλογή. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να επιλέξετε μια προεπιλογή.
   Τρέχουσα τιμή	Ανάλογα με το σημείο όπου χρησιμοποιείτε την παράμετρο, εάν αυτό είναι κενό, το ερώτημα μπορεί να μην επιστρέψει κανένα αποτέλεσμα. Εάν είναι επιλεγμένο το στοιχείο Απαιτείται , η Τρέχουσα τιμή δεν μπορεί να είναι κενή.

5. Για να δημιουργήσετε την παράμετρο, επιλέξτε OK.

Ακολουθεί ένας τρόπος για να διαχειριστείτε τις αλλαγές στις θέσεις προέλευσης δεδομένων και να αποτρέψετε σφάλματα ανανέωσης. Για παράδειγμα, υποθέτοντας ένα παρόμοιο σχήμα και προέλευση δεδομένων, δημιουργήστε μια παράμετρο για να αλλάξετε εύκολα μια προέλευση δεδομένων και να αποτρέψετε σφάλματα ανανέωσης δεδομένων. Ορισμένες φορές ο διακομιστής, η βάση δεδομένων, ο φάκελος, το όνομα αρχείου ή η θέση αλλάζουν. Ίσως ένας διαχειριστής βάσεων δεδομένων αλλάζει περιστασιακά ένα διακομιστή, μια μηνιαία απόθεση αρχείων CSV μεταβαίνει σε διαφορετικό φάκελο ή πρέπει να κάνετε εύκολα εναλλαγή μεταξύ ενός περιβάλλοντος ανάπτυξης/δοκιμής/παραγωγής.

Βήμα 1: Δημιουργία ερωτήματος παραμέτρων

Στο παρακάτω παράδειγμα, έχετε πολλά αρχεία CSV που εισάγετε χρησιμοποιώντας τη λειτουργία εισαγωγής φακέλου (Επιλέξτε δεδομένα > Λήψη> δεδομένων από αρχεία > από φάκελο) από το φάκελο C:\DataFilesCSV1. Ωστόσο, ορισμένες φορές ένας διαφορετικός φάκελος χρησιμοποιείται περιστασιακά ως θέση για την απόθεση των αρχείων, C:\DataFilesCSV2. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παράμετρο σε ένα ερώτημα ως υποκατάστατο του διαφορετικού φακέλου.

1. Επιλέξτε Κεντρική > Διαχείριση παραμέτρων > Νέα παράμετρος.

2. Εισαγάγετε τις ακόλουθες πληροφορίες στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση παραμέτρων :

   Όνομα	CSVFileDrop
   Περιγραφή	Εναλλακτική θέση απόθεσης αρχείων
   Υποχρεωτικό	Ναι
   Τύπος	Κείμενο
   Προτεινόμενες τιμές	Οποιαδήποτε τιμή
   Τρέχουσα τιμή	C:\DataFilesCSV1

3. Επιλέξτε OK.

Βήμα 2: Προσθήκη της παραμέτρου στο ερώτημα δεδομένων

1. Για να ορίσετε το όνομα του φακέλου ως παράμετρο, στις Ρυθμίσεις ερωτήματος, στην περιοχή Βήματα ερωτήματος, επιλέξτε Προέλευση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία ρυθμίσεων.

2. Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Διαδρομή αρχείου έχει οριστεί σε Παράμετρος και, στη συνέχεια, επιλέξτε την παράμετρο που μόλις δημιουργήσατε από την αναπτυσσόμενη λίστα.

3. Επιλέξτε OK.

Βήμα 3: Ενημέρωση της τιμής παραμέτρου

Η θέση του φακέλου μόλις άλλαξε, οπότε τώρα μπορείτε απλώς να ενημερώσετε το ερώτημα παραμέτρων.

1. Επιλέξτε Δεδομένα > Συνδέσεις & ερωτήματα > καρτέλα Ερωτήματα , κάντε δεξί κλικ στο ερώτημα παραμέτρων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία.

2. Εισαγάγετε τη νέα θέση στο πλαίσιο Τρέχουσα τιμή , όπως C:\DataFilesCSV2.

3. Επιλέξτε Κεντρική > Κλείσιμο & Φόρτωση.

4. Για να επιβεβαιώσετε τα αποτελέσματά σας, προσθέστε νέα δεδομένα στην προέλευση δεδομένων και, στη συνέχεια, ανανεώστε το ερώτημα δεδομένων με την ενημερωμένη παράμετρο (Επιλογή δεδομένων > Ανανέωση όλων).

Μερικές φορές θέλετε έναν εύκολο τρόπο για να αλλάξετε το φίλτρο ενός ερωτήματος για να λάβετε διαφορετικά αποτελέσματα χωρίς να επεξεργαστείτε το ερώτημα ή να δημιουργήσετε ελαφρώς διαφορετικά αντίγραφα του ίδιου ερωτήματος. Σε αυτό το παράδειγμα, αλλάζουμε μια ημερομηνία για να αλλάξουμε εύκολα ένα φίλτρο δεδομένων.

1. Για να ανοίξετε ένα ερώτημα, εντοπίστε ένα που έχει φορτωθεί προηγουμένως από το πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query, επιλέξτε ένα κελί στα δεδομένα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ερώτημα > Επεξεργασία. Για περισσότερες πληροφορίες , ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία, φόρτωση ή επεξεργασία ερωτήματος στο Excel.

2. Επιλέξτε το βέλος φίλτρου σε οποιαδήποτε κεφαλίδα στήλης για να φιλτράρετε τα δεδομένα σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια εντολή φίλτρου, όπως Φίλτρα ημερομηνίας/ώρας > Μετά. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Φιλτράρισμα γραμμών .
   
   

3. Επιλέξτε το κουμπί στα αριστερά του πλαισίου Τιμή και, στη συνέχεια, κάντε ένα από τα εξής:

   • Για να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα παράμετρο, επιλέξτε Παράμετρος και, στη συνέχεια, επιλέξτε την παράμετρο που θέλετε από τη λίστα που εμφανίζεται στα δεξιά.

   • Για να χρησιμοποιήσετε μια νέα παράμετρο, επιλέξτε Νέα παράμετρος και, στη συνέχεια, δημιουργήστε μια παράμετρο.

4. Εισαγάγετε τη νέα ημερομηνία στο πλαίσιο Τρέχουσα τιμή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κεντρική > Κλείσιμο & Φόρτωση.

5. Για να επιβεβαιώσετε τα αποτελέσματά σας, προσθέστε νέα δεδομένα στην προέλευση δεδομένων και, στη συνέχεια, ανανεώστε το ερώτημα δεδομένων με την ενημερωμένη παράμετρο (Επιλογή δεδομένων > Ανανέωση όλων). Για παράδειγμα, αλλάξτε την τιμή φίλτρου σε διαφορετική ημερομηνία για να δείτε νέα αποτελέσματα.

6. Εισαγάγετε τη νέα ημερομηνία στο πλαίσιο Τρέχουσα τιμή .

7. Επιλέξτε Κεντρική > Κλείσιμο & Φόρτωση.

8. Για να επιβεβαιώσετε τα αποτελέσματά σας, προσθέστε νέα δεδομένα στην προέλευση δεδομένων και, στη συνέχεια, ανανεώστε το ερώτημα δεδομένων με την ενημερωμένη παράμετρο (Επιλογή δεδομένων > Ανανέωση όλων).

Σε αυτό το παράδειγμα, η τιμή στην παράμετρο ερωτήματος διαβάζεται από ένα κελί στο βιβλίο εργασίας σας. Δεν χρειάζεται να αλλάξετε το ερώτημα παραμέτρων, απλώς ενημερώνετε την τιμή του κελιού. Για παράδειγμα, θέλετε να φιλτράρετε μια στήλη με βάση το πρώτο γράμμα, αλλά να αλλάξετε εύκολα την τιμή σε οποιοδήποτε γράμμα από το Α προς το Ω.

1. Στο φύλλο εργασίας ενός βιβλίου εργασίας όπου έχει φορτωθεί το ερώτημα που θέλετε να φιλτράρετε, δημιουργήστε έναν πίνακα του Excel με δύο κελιά: μια κεφαλίδα και μια τιμή.
    

   MyFilter
   G

2. Επιλέξτε ένα κελί στον πίνακα του Excel και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δεδομένα > Λήψη δεδομένων > Από πίνακα/περιοχή. Εμφανίζεται το πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query.

3. Στο πλαίσιο Όνομα του παραθύρου Ρυθμίσεις ερωτήματος στα δεξιά, αλλάξτε το όνομα του ερωτήματος ώστε να είναι πιο χαρακτηριστικό, όπως FilterCellValue. 

4. Για να μεταβιβάσετε την τιμή στον πίνακα και όχι στον ίδιο τον πίνακα, κάντε δεξί κλικ στην τιμή στην Προεπισκόπηση δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διερεύνηση.

   Παρατηρήστε ότι ο τύπος άλλαξε σε = #"Changed Type"{0}[MyFilter]

   Όταν χρησιμοποιείτε τον πίνακα του Excel ως φίλτρο στο βήμα 10, Power Query αναφέρεται στην τιμή Πίνακας ως συνθήκη φίλτρου. Μια άμεση αναφορά στον πίνακα του Excel θα προκαλούσε σφάλμα.

5. Επιλέξτε Κεντρική > Κλείσιμο & Φόρτωση > Κλείσιμο & Φόρτωση σε. Τώρα έχετε μια παράμετρο ερωτήματος με το όνομα "FilterCellValue" που χρησιμοποιείτε στο βήμα 12.

6. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων , επιλέξτε Μόνο δημιουργία σύνδεσης και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

7. Ανοίξτε το ερώτημα που θέλετε να φιλτράρετε με την τιμή στον πίνακα FilterCellValue, ένα που είχε φορτωθεί προηγουμένως από το πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query, επιλέγοντας ένα κελί στα δεδομένα και, στη συνέχεια, επιλέγοντας Ερώτημα > Επεξεργασία. Για περισσότερες πληροφορίες , ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία, φόρτωση ή επεξεργασία ερωτήματος στο Excel.

8. Επιλέξτε το βέλος φίλτρου σε οποιαδήποτε κεφαλίδα στήλης για να φιλτράρετε τα δεδομένα σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια εντολή φίλτρου, όπως Φίλτρα κειμένου > Αρχίζει από. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Φιλτράρισμα γραμμών . 

9. Πληκτρολογήστε οποιαδήποτε τιμή στο πλαίσιο Τιμή , όπως "G" και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK. Σε αυτή την περίπτωση, η τιμή είναι ένα προσωρινό σύμβολο κράτησης θέσης για την τιμή στον πίνακα FilterCellValue που εισάγετε στο επόμενο βήμα.

10. Επιλέξτε το βέλος στη δεξιά πλευρά της γραμμής τύπων για να εμφανίσετε ολόκληρο τον τύπο. Ακολουθεί ένα παράδειγμα συνθήκης φίλτρου σε έναν τύπο:
    
    = Table.SelectRows(#"Changed Type", each Text.StartsWith([Name], "G"))

11. Επιλέξτε την τιμή του φίλτρου. Στον τύπο, επιλέξτε "G".

12. Χρησιμοποιώντας το M Intellisense, πληκτρολογήστε το πρώτο γράμμα του πίνακα FilterCellValue που δημιουργήσατε και, στη συνέχεια, επιλέξτε το από τη λίστα που εμφανίζεται.

13. Επιλέξτε Κεντρική > Κλείσιμο > Κλείσιμο & Φόρτωση.

Αποτέλεσμα

Το ερώτημά σας χρησιμοποιεί τώρα την τιμή στον πίνακα του Excel που δημιουργήσατε για να φιλτράρει τα αποτελέσματα του ερωτήματος. Για να χρησιμοποιήσετε μια νέα τιμή, επεξεργαστείτε τα περιεχόμενα του κελιού στον αρχικό πίνακα του Excel στο βήμα 1, αλλάξτε το "G" σε "V" και, στη συνέχεια, ανανεώστε το ερώτημα.

Μπορείτε να ελέγξετε εάν επιτρέπονται ή όχι τα ερωτήματα παραμέτρων.

1. Στο πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query, επιλέξτε Επιλογές> αρχείου και Ρυθμίσεις > Επιλογές ερωτήματος > πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query.

2. Στο παράθυρο στα αριστερά, στην περιοχή ΚΑΘΟΛΙΚΟ, επιλέξτε πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query.

3. Στο παράθυρο στα δεξιά, στην περιοχή Παράμετροι, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή να επιτρέπεται πάντα η παράμετρος στα παράθυρα διαλόγου προέλευσης δεδομένων και μετασχηματισμού.