Τα φύλλα κατανομής χρόνου είναι ο πυρήνας αυτού που κάνετε, ως μέλος ομάδας, στο Project Online.
Πώς μπορώ να συμπληρώσω το φύλλο κατανομής χρόνου μου;
-
Στη Γρήγορη εκκίνηση, κάντε κλικ στην επιλογή Φύλλο κατανομής χρόνου.
H προβολή φύλλου κατανομής χρόνου αποτελείται από δύο πλευρές και έναν διαχωριστή στο μέσο του πίνακα.
Στην αριστερή πλευρά παρατίθενται οι εργασίες σας, καθώς και στοιχεία όπως οι αναρρωτικές άδειες και οι διακοπές.
Στη δεξιά πλευρά καταχωρείτε τις πραγματικές ώρες που αφιερώσατε κάθε μέρα στις εργασίες σας.
:
-
Ρυθμίστε το διαχωριστή που βρίσκεται στο μέσο για να δείτε μεγαλύτερο μέρος από μια πλευρά της προβολής.
-
-
-
Τώρα που είστε στην προβολή φύλλου κατανομής χρόνου, αυτά είναι μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε:
-
Αφού έχετε καταχωρήσει τις ώρες σας σε ένα φύλλο κατανομής χρόνου, το επόμενο βήμα είναι να το υποβάλετε στον προϊστάμενό σας για έγκριση.
Κάντε κλικ στην καρτέλα Φύλλο κατανομής χρόνου στην κορδέλα.
-
Κάντε κλικ στις επιλογές Αποστολή > Παράδοση τελικού φύλλου κατανομής χρόνου.
: Όταν επιλέξετε το στοιχείο Παράδοση τελικού φύλλου κατανομής χρόνου, το φύλλο κατανομής χρόνου κλειδώνεται για επεξεργασία. Εάν δεν είστε έτοιμοι να δεσμευτείτε για αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή προόδου για όλες τις εργασίες ή Αποστολή προόδου για επιλεγμένες εργασίες.
Γιατί είναι σημαντικά τα φύλλα κατανομής χρόνου;
Σε κανέναν δεν αρέσει να συμπληρώνει φύλλα κατανομής χρόνου. Εάν απασχολείστε σε πολλές διαφορετικές εργασίες ταυτόχρονα, μπορεί να είναι δύσκολο να υπολογίσετε πόσες ώρες αφιερώσατε σε κάθε εργασία. Ακόμη, μερικές φορές είναι δύσκολο να δεσμευτείτε ότι έχετε εργαστεί έναν ορισμένο αριθμό ωρών. Μπορεί να πιστεύετε ότι θα έπρεπε να εργάζεστε περισσότερες ώρες ή ίσως να αισθάνεστε ότι εργάζεστε πάρα πολύ. Και στις δύο περιπτώσεις, μπορεί να μην θέλετε να κάνετε γνωστές τις ώρες εργασίας σας.
Σε ό,τι αφορά τη διαχείριση έργων, η εστίαση δεν είναι στην εργασιακή ηθική σας, παρόλο που δεν παύει φυσικά να είναι σημαντική. Η εστίαση είναι στη διασφάλιση ότι οι σωστές ενέργειες εκτελούνται εντός προθεσμίας και εντός προϋπολογισμού. Έχει να κάνει με τη διασφάλιση ότι υπάρχουν αρκετά άτομα για να ολοκληρώσουν την εργασία χωρίς να εξαντληθεί κανείς και χωρίς να κοστίσει στον οργανισμό περισσότερο από ό,τι έχει προγραμματιστεί.
Οι διαχειριστές έργου χρησιμοποιούν τα δεδομένα των φύλλων κατανομής χρόνου για να υπολογίσουν πόσα άτομα πρέπει να εκχωρηθούν σε παρόμοιες εργασίες σε μελλοντικά έργα. Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτά τα δεδομένα για να βεβαιωθεί ότι έχει εκχωρηθεί ο κατάλληλος αριθμός ατόμων σε συγκεκριμένους ρόλους. Και ναι, τα φύλλα κατανομής χρόνου μπορούν να μεταφραστούν σε χρήματα στην τσέπη σας, εάν πληρώνεστε με την ώρα. Ωστόσο, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι τα δεδομένα των φύλλων κατανομής χρόνου σας δεν είναι μόνο αυτό. Υπάρχουν ευρύτερα πλεονεκτήματα για τον οργανισμό σας, που έχουν ως αποτέλεσμα καλύτερο σχεδιασμό και μεγαλύτερη αποδοτικότητα.
Θα διαπιστώσετε το όφελος του καλύτερου σχεδιασμού και της αποδοτικότητας, επειδή δεν θα χρειάζεται να δουλεύετε πολλές υπερωρίες προσπαθώντας να βγάλετε τη δουλειά σας εντός προθεσμίας. Ο διαχειριστής έργου σας θα έχει μια ρεαλιστική εικόνα του χρόνου που χρειάζεται για να γίνουν διάφορες ενέργειες ή του αριθμού των ατόμων που απαιτούνται πραγματικά σε μια δεδομένη εργασία, και μπορεί να ξανακερδίσετε το σαββατοκύριακό σας!
Πώς λειτουργούν τα φύλλα κατανομής χρόνου στο Project Online;
Στο παρασκήνιο, ένας διαχειριστής ορίζει τις περιόδους των φύλλων κατανομής χρόνου για τον οργανισμό σας. Για παράδειγμα, κάθε εβδομάδα μπορεί να είναι ένα ξεχωριστό φύλλο κατανομής χρόνου.
Όταν ο διαχειριστής έργου σάς εκχωρεί σε μια εργασία, αυτή η εργασία εμφανίζεται στο φύλλο κατανομής χρόνου σας κατά τη διάρκεια της περιόδου που είναι προγραμματισμένη στο σχέδιο έργου.
Συμπληρώνετε τις πραγματικές ώρες που αφιερώσατε σε κάθε εργασία κατά την περίοδο του φύλλου κατανομής χρόνου και, στη συνέχεια, το υποβάλλετε.
Σε κάθε άτομο στο Project Online εκχωρείται ένας διαχειριστής φύλλου κατανομής χρόνου (μερικές φορές περισσότεροι από έναν). Ο διαχειριστής φύλλου κατανομής χρόνου σας μπορεί να είναι ο διαχειριστής έργου ή μπορεί να είναι κάποιος άλλος, όπως ένας διαχειριστής πόρων που είναι υπεύθυνος για διάφορα άτομα από όλο τον οργανισμό σας.
Ο διαχειριστής φύλλου κατανομής χρόνου λαμβάνει το φύλλο κατανομής χρόνου που παραδώσατε και το εξετάζει. Αν είναι όλα εντάξει, το φύλλο κατανομής χρόνου εγκρίνεται. Εάν δεν είναι αυτό που περίμενε, ο διαχειριστής φύλλου κατανομής χρόνου σας μπορεί να το απορρίψει και να προσθέσει μερικά σχόλια σχετικά με το λόγο για τον οποίο απορρίφθηκε.
Εάν εγκριθεί το φύλλο κατανομής χρόνου σας, ο χρόνος που υποβάλατε συνυπολογίζεται στον συνολικό όγκο εργασίας που έχει πραγματοποιηθεί για τη συγκεκριμένη εργασία, ενώ μειώνεται ο όγκος της εργασίας που απομένει για τη συγκεκριμένη εργασία. Αυτό καταγράφεται στο συνολικό σχέδιο έργου, ώστε ο διαχειριστής έργου να μπορεί να υπολογίζει με ακρίβεια αν το έργο προχωράει όπως έχει προγραμματιστεί.
ΕΠΟΜΕΝΟ ΒΗΜΑ...
Στη συνέχεια, μάθετε για το Βήμα 3: Ενημέρωση προόδου.
