Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ροή εργασιών

Ανοίξτε το SharePoint Designer 2013 και να συνδεθείτε με μια τοποθεσία SharePoint

Το SharePoint Designer 2013 εγκαθίσταται ως εφαρμογή του Office 2013. Για να ανοίξετε το SharePoint Designer 2013 και να συνδεθείτε σε μια τοποθεσία του SharePoint, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Για να ανοίξετε το SharePoint Designer 2013, επιλέξτε το από το μενού "Έναρξη". Επιλέξτε έναρξη εικονίδιο>Όλα τα προγράμματα>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

2. Στην αρχική σελίδα του SharePoint Designer 2013, επιλέξτε Άνοιγμα τοποθεσίας.

3. Εισαγάγετε την τοποθεσία του SharePoint με την οποία θέλετε να συνδεθείτε, για παράδειγμα, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

4. Για να ανοίξετε την τοποθεσία, επιλέξτε Άνοιγμα.

5. Εάν σας ζητηθεί, εισαγάγετε τα διαπιστευτήριά σας. (Εάν η ασφάλεια δεν είναι ενσωματωμένη στον υπολογιστή στον οποίο έχετε πραγματοποιήσει είσοδο, σας ζητείται να εισαγάγετε τα διαπιστευτήριά σας.) Φροντίστε να χρησιμοποιήσετε διαπιστευτήρια που έχουν πρόσβαση στην τοποθεσία του SharePoint.

Δημιουργία μιας ροή εργασίας λίστας με βάση την πλατφόρμα ροής εργασιών του SharePoint

1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε Κόμβος ροών εργασίας.

2. Στην ενότητα Δημιουργία της καρτέλας Ροές εργασίας, επιλέξτε την αναπτυσσόμενη λίστα ροής εργασιών λίστας.

3. Επιλέξτε τη λίστα που θέλετε να συσχετίσετε με τη νέα ροή εργασιών.

4. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία ροής εργασίας λίστας , πληκτρολογήστε ένα όνομα και μια περιγραφή για τη ροή εργασιών και, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει τον Τύπο πλατφόρμας σε Ροή εργασίας του SharePoint 2013.

5. Για να δημιουργήσετε τη ροή εργασιών, επιλέξτε OK.

Τώρα που δημιουργήθηκε η ροή εργασίας, μπορείτε να προσθέσετε Ενέργειες, Συνθήκες, Στάδια, Βήματα και Βρόχους για να δημιουργήσετε τη ροή εργασία σας. Αυτά τα στοιχεία ροής εργασιών είναι διαθέσιμα στην κορδέλα του SharePoint Designer 2013.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαθέσιμη λίστα ενεργειών ροής εργασιών, ανατρέξτε στο θέμα Δείτε επίσης.

Δημιουργία της ενέργειας για την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 

1. Επιλέξτε Ενέργειες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

2. Στην ενέργεια, επιλέξτε αυτούς τους χρήστες.

3. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε χρήστες από τους υπάρχοντες χρήστες και Ομάδες ή εισαγάγετε τη δική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πεδίο Προς.

   Σημειώσεις: 

   • Για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια εξωτερική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. πρέπει να μπορείτε να ανακτήσετε πληροφορίες από τον αντίστοιχο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   • Η διεύθυνση Προς ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι μια συγκεκριμένη στατική διεύθυνση (για παράδειγμα, NORTHWINDTRADERS\junmin ή junmin@northwindtraders.com) ή μια αναζήτηση ροής εργασιών σε μεταβλητές πληροφορίες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αναζητήσεων ροής εργασιών για τη δυναμική αντιμετώπιση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από τη ροή εργασιών αντί για τη χρήση στατικών διευθύνσεων, ανατρέξτε στο θέμα Δυναμική επιλογή χρηστών ή ομάδων για τη λήψη του μηνύματος.

   • Η διεύθυνση αποστολέα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποδίδεται θα είναι πάντα η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του διαχειριστή του διακομιστή, εκτός εάν ο διαχειριστής του διακομιστή αλλάξει τη διεύθυνση αποστολέα είτε για την τρέχουσα εφαρμογή web είτε για όλες τις εφαρμογές web. Για να μάθετε περισσότερα, διαβάστε την ενότητα Ρύθμιση παραμέτρων εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια συγκεκριμένη εφαρμογή web.

4. Στο πεδίο Θέμα, πληκτρολογήστε ένα θέμα για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή για να ορίσετε μια αναζήτηση ροής εργασιών για το κείμενο που θέλετε εδώ, επιλέξτε Εμφάνιση σύνδεσης δεδομένων .

   Σημείωση: Για να μεταγλωττιστεί σωστά η ροή εργασιών, πρέπει να κάνετε κάποια καταχώρηση στο πεδίο Θέμα.

5. Στο μεγάλο πλαίσιο κάτω από το πεδίο Θέμα, πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το σώμα κειμένου του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   

6. Επιλέξτε OK.

7. Επιλέξτε Ενέργεια>Μετάβαση σε ένα στάδιο.

8. Επιλέξτε Τέλος ροής εργασιών.

9. Επιλέξτε Δημοσίευση.

Για πιο σύνθετες επιλογές για να τροποποιήσετε τα περιεχόμενα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανατρέξτε στις παρακάτω ενότητες.

Αρχή της σελίδας

Χρήση προσαρμοσμένης λίστας για την αποθήκευση διευθύνσεων παραληπτών

Εάν οι παραλήπτες αλλάζουν περιοδικά, αλλά όχι αρκετά συχνά ώστε να καθορίζονται σε μια φόρμα προετοιμασίας κάθε φορά που ξεκινά η ροή εργασιών, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα παραληπτών που περιέχει ένα στοιχείο λίστας για κάθε ροή εργασίας που αναφέρεται σε αυτό και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε στήλες στις οποίες μπορείτε να αποθηκεύσετε τις διευθύνσεις στις οποίες θα αποστέλλεται κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από κάθε ροή εργασίας. Όταν αλλάζουν οι παραλήπτες για οποιοδήποτε μήνυμα ροής εργασίας, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αλλάξετε τις διευθύνσεις στο κατάλληλο πεδίο του στοιχείου λίστας παραληπτών για αυτήν τη ροή εργασίας.

Για να χρησιμοποιήσετε μια αναζήτηση ροής εργασιών σε μια προσαρμοσμένη λίστα παραληπτών:

1. Στο πρόγραμμα περιήγησης, δημιουργήστε μια προσαρμοσμένη λίστα με το όνομα Παραλήπτες με τις παρακάτω τρεις στήλες:

   • Αλλάξτε το όνομα της προεπιλεγμένης στήλης Τίτλος σε Όνομα ροής εργασίας. Αφήστε όλες τις άλλες επιλογές ως έχουν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αλλαγή στήλης σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, ανατρέξτε στο θέμα Δείτε επίσης.

   • Προσθέστε μια στήλη Άτομο ή Ομάδα με το όνομα Προς. Σε αυτή τη στήλη, επιτρέψτε την επιλογή ατόμων και ομάδων, αλλά να μην επιτρέπετε πολλαπλές επιλογές. Αφήστε όλες τις άλλες επιλογές ως έχουν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία στήλης σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, ανατρέξτε στο θέμα Δείτε επίσης.

   • Προσθέστε μια στήλη με μία γραμμή κειμένου με το όνομα "Κοιν.". Αφήστε όλες τις άλλες επιλογές ως έχουν.

2. Στη λίστα Παραλήπτες, δημιουργήστε ένα νέο στοιχείο και, στη συνέχεια, κάντε τα εξής:

   • Στο πεδίο Όνομα ροής εργασίας , εισαγάγετε Αναθεώρηση εγγράφου που είναι το όνομα του παραδείγματος ροής εργασιών που χρησιμοποιείται εδώ.

   • Στο πεδίο Προς, επιλέξτε Βιβλίο διευθύνσεων και, στη συνέχεια, στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή Άτομα και Ομάδες, επιλέξτε ένα μόνο άτομο ή μια ομάδα για να απευθύνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   • Στο πεδίο Κοιν. , εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών στους οποίους θα απευθύνετε αντίγραφα, διαχωρίζοντας πολλές διευθύνσεις με ελληνικά ερωτηματικά.

3. Δημιουργία νέας ροής εργασιών.

4. Επιλέξτε Ενέργειες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

5. Στην ενότητα Ενέργεια, επιλέξτε αυτούς τους χρήστες.

6. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , στο τέλος του πλαισίου Προς , κάντε κλικ στην επιλογή Βιβλίο διευθύνσεων .

7. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρηστών, στη λίστα Ή επιλέξτε από υπάρχοντες χρήστες και Ομάδες, επιλέξτε Αναζήτηση ροής εργασίας για ένα χρήστη και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη.

8. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για άτομο ή ομάδα , κάντε τις ακόλουθες επιλογές:

   • Προέλευση δεδομένων: Παραλήπτες ή το όνομα του της προσαρμοσμένης λίστας σας.

   • Πεδίο από προέλευση: Προς ή το πεδίο που περιέχει τη διεύθυνση που θέλετε στη γραμμή Προς.

   • Επιστροφή πεδίου ως: Όνομα σύνδεσης. Αυτό καθορίζει τη μορφή πεδίου "Προς" στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   • Πεδίο: Παραλήπτες: Όνομα ροής εργασίας

   • Τιμή: Εισαγάγετε Αναθεώρηση εγγράφου ή το όνομα της τρέχουσας ροής εργασίας.

     

     Αυτή η αναζήτηση αναφέρει, "Από τη λίστα παραληπτών, επιλέξτε την τιμή του πεδίου Προς, όπου το όνομα της ροής εργασίας ισούται με "Αναθεώρηση εγγράφου".

     Το επάνω μισό του παραθύρου διαλόγου καθορίζει τη λίστα και τη στήλη. Το κάτω μισό του παραθύρου διαλόγου καθορίζει τη γραμμή.

9. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για άτομο ή ομάδα , επιλέξτε OK.

10. Στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την εξασφάλιση μοναδικών αναζητήσεων, επιλέξτε OK.

11. Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρηστών , επιλέξτε ξανά OK .

12. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , στο τέλος του πεδίου "ΚΟΙΝ.", επιλέξτε Βιβλίο διευθύνσεων .

13. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρηστών, στη λίστα Ή επιλέξτε από υπάρχοντες χρήστες και Ομάδες, επιλέξτε Αναζήτηση ροής εργασίας για ένα χρήστη και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη.

14. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός αναζήτησης ροής εργασίας , κάντε τις ακόλουθες επιλογές:

    • Προέλευση δεδομένων: Παραλήπτες ή το όνομα του της προσαρμοσμένης λίστας σας.

    • Πεδίο από προέλευση: Κοιν. ή το πεδίο που περιέχει τη διεύθυνση που θέλετε στη γραμμή "Κοιν.".

    • Επιστροφή πεδίου ως: Όνομα σύνδεσης. Αυτό καθορίζει τη μορφή πεδίου "Προς" στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    • Πεδίο: Παραλήπτες: Όνομα ροής εργασίας

    • Τιμή: Εισαγάγετε Αναθεώρηση εγγράφου ή το όνομα της τρέχουσας ροής εργασίας.

      

      Αυτή η αναζήτηση αναφέρει, "Από τη λίστα παραληπτών, επιλέξτε την τιμή του πεδίου "Κοιν." όπου το όνομα της ροής εργασίας ισούται με "Αναθεώρηση εγγράφου".

15. Επιλέξτε OK και στο προειδοποιητικό μήνυμα, επιλέξτε ξανά OK .

16. Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρηστών , επιλέξτε OK.

Τώρα, όταν η ροή εργασιών στέλνει αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το στέλνει στις διευθύνσεις που παρατίθενται στα πεδία "Προς" και "Κοιν." του στοιχείου "Αναθεώρηση εγγράφου" στην προσαρμοσμένη λίστα "Παραλήπτες". Για να αλλάξετε τους παραλήπτες, απλά κάντε τις αλλαγές που θέλετε στο στοιχείο λίστας.

Μια μεμονωμένη ροή εργασιών μπορεί να στείλει πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να μην αποστέλλονται όλα στους ίδιους παραλήπτες. Για να αποθηκεύσετε άλλες διευθύνσεις για πρόσθετα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από αυτήν τη ροή εργασίας, μπορείτε να προσθέσετε στήλες στη λίστα για να αποθηκεύσετε τις άλλες διευθύνσεις. Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να θέλετε να ονομάσετε τις στήλες "Πρώτο μήνυμα Προς, "Δεύτερο μήνυμα Προς" και ούτω καθεξής.

Εναλλακτικά, μπορείτε να σχεδιάσετε τη λίστα έτσι ώστε να δημιουργείτε ένα στοιχείο για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνει η ροή εργασιών, αντί για ένα στοιχείο για κάθε ροή εργασίας. Σε αυτή την περίπτωση, βεβαιωθείτε ότι το όνομα που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό κάθε μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μοναδικό, έτσι ώστε οι αναζητήσεις που ανακτούν τις διευθύνσεις να επιστρέφουν τη μοναδική τιμή που θέλετε.

Χρησιμοποιήστε τη φόρμα προετοιμασίας ροής εργασίας για να καθορίσετε παραλήπτες

Αν θέλετε οι παραλήπτες να καθορίζονται κάθε φορά που ξεκινάει μια ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να προσαρμόσετε τη φόρμα προετοιμασίας ροής εργασίας έτσι ώστε να συλλέγει τις διευθύνσεις από το άτομο που ξεκινά τη ροή εργασίας. Στη συνέχεια, η ροή εργασίας μπορεί απλά να χρησιμοποιήσει τις διευθύνσεις που έχουν εισαχθεί απευθείας ή να τις αντιγράψει σε πεδία του τρέχοντος στοιχείου — όπου θα είναι ακόμα διαθέσιμες για αναφορά, αφού η ροή εργασίας ολοκληρώσει την τρέχουσα περίοδο λειτουργίας της. Εάν η ροή εργασίας έχει ρυθμιστεί ώστε να ξεκινά επίσης αυτόματα, μπορείτε να καθορίσετε προεπιλεγμένες διευθύνσεις στη φόρμα προετοιμασίας για κάθε φορά που εκτελείται αυτόματη εκκίνηση.

Αρχή της σελίδας

Εάν το τρέχον στοιχείο είναι ένα έγγραφο σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων

Στο παράδειγμα ειδοποίησης κατά την εκκίνηση ροής εργασιών, μπορεί να θέλετε να δώσετε μια σύνδεση για το ίδιο το νέο έγγραφο:

1. Εισαγάγετε ή επικολλήστε το στατικό κείμενο μέσα στο οποίο θέλετε να εμφανίζεται η σύνδεση.

2. Επιλέξτε το κείμενο και επιλέξτε Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης.

3. Στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης , επιλέξτε συνάρτηση (fx).

   Συμβουλή: Μετά την εισαγωγή μιας αναζήτησης, δεν μπορείτε να τη σύρετε σε μια νέα θέση. (Είναι δυνατόν, ωστόσο, να "αλλάξετε τη θέση" μιας αναζήτησης με μεταφορά άλλου κειμένου γύρω από αυτήν.) Παρομοίως, δεν μπορείτε να αποκόψετε, να αντιγράψετε ή να επικολλήσετε μια αναζήτηση ή το κείμενο που περιλαμβάνει μια αναζήτηση.

4. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για συμβολοσειρά, στο πεδίο Προέλευσηδεδομένων, επιλέξτε Τρέχον στοιχείο.

5. Στο πεδίο Πεδίο από προέλευση, επιλέξτε Κωδικοποιημένη απόλυτη διεύθυνση URL και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

   

Όταν ο παραλήπτης του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιλέξει τη σύνδεση, το έγγραφο ανοίγει για προβολή ή επεξεργασία.

Εάν το τρέχον στοιχείο είναι ένα στοιχείο λίστας

Όταν δημιουργείτε μια σύνδεση προς ένα στοιχείο λίστας — για παράδειγμα, μια ανακοίνωση ή ένα συμβάν ημερολογίου — μπορείτε να επιλέξετε να ανοίγει η σύνδεση είτε τη φόρμα εμφάνισης (DispForm.aspx) είτε τη φόρμα επεξεργασίας (EditForm.aspx) του στοιχείου λίστας.

Για να δημιουργήσετε μια σύνδεση που ανοίγει το στοιχείο της λίστας:

1. Στο πρόγραμμα περιήγησης, μεταβείτε στη λίστα στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε αυτήν τη ροή εργασιών.

2. Ανοίξτε το στοιχείο λίστας για οποιοδήποτε υπάρχον έγγραφο στη βιβλιοθήκη, χρησιμοποιώντας την επιλογή Προβολή στοιχείου εάν θέλετε η σύνδεση να ανοίξει τη φόρμα εμφάνισης ή Επεξεργασία στοιχείου , εάν θέλετε η σύνδεση να ανοίξει τη φόρμα επεξεργασίας.

3. Αντιγράψτε τη διεύθυνση στη γραμμή διευθύνσεων από την αρχή http: ή https: από το πρώτο σύμβολο ίσον (=).

   

4. Το κείμενο?ID= είναι μια παράμετρος ερωτήματος που δίνει εντολή στη σελίδα να εμφανίσει τη φόρμα για οποιοδήποτε στοιχείο στην τρέχουσα λίστα ή βιβλιοθήκη που περιέχει το Αναγνωριστικό λίστας που ακολουθεί το σύμβολο ίσον (=), το οποίο, σε αυτό το παράδειγμα θα είναι το Αναγνωριστικό λίστας του τρέχοντος στοιχείου, όπως προσδιορίζεται από την αναζήτηση ροής εργασίας.

   Σημείωση: Εάν το τρέχον στοιχείο είναι μια εργασία που δημιουργείται από μία από τις τρεις ενέργειες εργασίας ροής εργασίας και εάν θέλετε η σύνδεση να ανοίξει την προσαρμοσμένη φόρμα εργασίας (και όχι την προεπιλεγμένη φόρμα εμφάνισης ή επεξεργασίας για τη λίστα εργασιών), ανατρέξτε στο θέμα Εάν το τρέχον στοιχείο είναι μια προσαρμοσμένη φόρμα εργασίας. Για τις εργασίες που δεν έχουν δημιουργηθεί από μια ενέργεια ροής εργασίας και τις φόρμες εμφάνισης ακόμη και εκείνων των εργασιών που δημιουργήθηκαν από μία από τις ενέργειες εργασίας ροής εργασιών, η τρέχουσα διαδικασία είναι ό,τι χρειάζεστε.

5. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , εισαγάγετε ή επικολλήστε το στατικό κείμενο μέσα στο οποίο θέλετε να εμφανίζεται η σύνδεση, για παράδειγμα - Για να προβάλετε το στοιχείο λίστας, κάντε κλικ εδώ.

6. Επιλέξτε το κείμενο και επιλέξτε Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης.

7. Στο πλαίσιο Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης, για το πεδίο διεύθυνσης , επιλέξτε Δόμηση συμβολοσειράς.

8. Στο παράθυρο διαλόγου Δόμηση συμβολοσειράς , επικολλήστε τη διεύθυνση.

9. Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής αμέσως μετά το σύμβολο ίσον (=) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη ή αλλαγή αναζήτησης.

10. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση συμβολοσειράς , στο πεδίο Προέλευση, επιλέξτε Τρέχον στοιχείο και, στο πεδίο Πεδίοαπό προέλευση, επιλέξτε Αναγνωριστικό.

    

11. Επιλέξτε OK.

    Η τελική συμβολοσειρά στη Λειτουργία δόμησης συμβολοσειρών θα πρέπει να ξεκινά με http:// ή https:// και να τελειώνει σε [%Current Item:ID%].

    Σημαντικό: Παρόλο που η αναζήτηση αναγνωριστικού τρέχοντος στοιχείου είναι χρήσιμη για τη δημιουργία συνδέσεων με το τρέχον στοιχείο λίστας, οι ακόλουθες αναζητήσεις μπορεί να παρουσιάσουν σφάλματα στη διαδρομή απόδοσης και δεν συνιστάται να συμπεριληφθούν σε συνδέσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Διαδρομή, Σχετική διεύθυνση URL διακομιστή, Διεύθυνση URL προέλευσης και διαδρομή διεύθυνσης URL.

12. Επιλέξτε OK δύο φορές.

Οι συνδέσεις σας θα εμφανίζονται με μπλε κείμενο με υπογράμμιση στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε τη σύνδεση περισσότερες από μία φορές, συνεχίστε στην επόμενη ενότητα.

Αποθήκευση μιας διεύθυνσης στοιχείου λίστας ως μεταβλητής ροής εργασίας

Μπορείτε να αποθηκεύσετε τη διεύθυνση URL της φόρμας εμφάνισης ή της φόρμας επεξεργασίας από ένα στοιχείο σε μια μεταβλητή ροής εργασίας, ώστε να μπορείτε να την χρησιμοποιήσετε σε πολλές θέσεις στην ίδια ροή εργασίας.

1. Στο παράθυρο Designer ροής εργασίας, επιλέξτε Ενέργειες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εξαγωγή δευτερεύουσας συμβολοσειράς από το ευρετήριο συμβολοσειράς.

   

2. Στο στάδιο, επιλέξτε συμβολοσειρά και επιλέξτε το κουμπί αποσιωπητικά [...].

3. Στο παράθυρο διαλόγου Δόμηση συμβολοσειράς , επικολλήστε το τμήμα στατικού κειμένου της διεύθυνσης URL (αλλά όχι την αναζήτηση για το τρέχον αναγνωριστικό στοιχείου).

   

4. Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής μετά το σύμβολο ίσον (=) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη ή αλλαγή αναζήτησης.

5. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για συμβολοσειρά, στο πεδίο Προέλευσηδεδομένων, επιλέξτε Τρέχον στοιχείο και, στο πεδίο Πεδίο από την προέλευση, επιλέξτε Αναγνωριστικό.

   

6. Επιλέξτε OK.

   Η αναζήτηση προστίθεται στο κείμενο του παραθύρου διαλόγου.

   

7. Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Δόμηση συμβολοσειράς , επιλέξτε OK.

8. Επιλέξτε 0 από το στοιχείο Έναρξη από 0 και αντικαταστήστε το με το 1.

   Σημείωση: Όταν η τιμή Έναρξη από έχει τιμή μεγαλύτερη από 1, η τελική συμβολοσειρά έχει χαρακτήρες που έχουν καταργηθεί.

9. Επιλέξτε Μεταβλητή: δευτερεύουσα συμβολοσειρά ή Μεταβλητή: δευτερεύουσα συμβολοσειρά1 στην περιοχή Έξοδος σε μεταβλητή: δευτερεύουσα συμβολοσειρά.

10. Στη λίστα, επιλέξτε Δημιουργία νέας μεταβλητής και, στη συνέχεια, στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία μεταβλητής, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα μεταβλητή.

11. Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Τύπος έχει οριστεί σε Συμβολοσειρά και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

12. Επιλέξτε κάτω από την ενέργεια που μόλις δημιουργήσατε, προσθέστε την ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις Ενέργειες και, στη συνέχεια, επιλέξτε αυτούς τους χρήστες στην ενέργεια.

13. Για να χρησιμοποιήσετε τη νέα μεταβλητή στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , εισαγάγετε ή επικολλήστε το κείμενο μέσα στο οποίο θέλετε η σύνδεση να εμφανίζεται στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε το κείμενο και, από το μενού μορφοποίησης, επιλέξτε Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης. Επιλέξτε το κουμπί [fx] ή επιλέξτε το κουμπί αποσιωπητικά [...] και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη ή Αλλαγή αναζήτησης.

14. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για συμβολοσειρά, στη λίστα του πλαισίου Προέλευσηδεδομένων, επιλέξτε Μεταβλητές και παράμετροι ροής εργασίας.

15. Στη λίστα Πεδίοαπό προέλευση , επιλέξτε Μεταβλητή: όνομα μεταβλητής και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK και επιλέξτε OK in στο επόμενο πλαίσιο.

    

Τώρα, μπορείτε να εισαγάγετε αυτή η μεταβλητή σε οποιοδήποτε σημείο που το θέλετε της τρέχουσας ροής εργασίας.

Αρχή της σελίδας

Βασικές συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων 

Η παρακάτω λίστα ερωτήσεων μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε την αιτία ενός προβλήματος, δημιουργώντας μια ροή εργασιών:

1. Μπορείτε να δημιουργήσετε οποιοδήποτε άλλο είδος ροής εργασίας στην ίδια λίστα; Για παράδειγμα, προσπαθήστε να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας έγκρισης.

2. Μπορείτε να δημιουργήσετε την ίδια ροή εργασίας:

   • σε μια διαφορετική λίστα στην ίδια τοποθεσία;

   • σε μια διαφορετική τοποθεσία στην ίδια συλλογή τοποθεσιών;

   • σε μια διαφορετική συλλογή τοποθεσιών στην ίδια εφαρμογή Web;

   • σε μια διαφορετική εφαρμογή Web;

   • κάνοντας είσοδο με διαφορετικό λογαριασμό;

   • χρησιμοποιώντας διαφορετικό υπολογιστή;

 Συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων για προχωρημένους

Εάν καμία από τις βασικές συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων δεν σας βοηθά να προσδιορίσετε την αιτία ενός προβλήματος ροής εργασιών, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε τα απαραίτητα δικαιώματα σε επίπεδο τοποθεσίας και ροής εργασίας. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις τοποθεσίας>δικαιώματα τοποθεσίας>Έλεγχος δικαιωμάτων/Ρυθμίσεων λίστας>Δικαιώματα για αυτή τη λίστα και επιβεβαιώστε ότι τα αποτελέσματα του ελέγχου δικαιωμάτων συμφωνούν με τα εξής:

   1. Ελάχιστα δικαιώματα για τη σχεδίαση μιας ροής εργασίας (αποθήκευση και δημοσίευση):

      1. Στην τοποθεσία SharePoint: Σχεδίαση

      2. στη λίστα SharePoint: Επεξεργασία

   2. Ελάχιστα δικαιώματα για την εκκίνηση μιας ροής εργασίας:

      1. Στην τοποθεσία SharePoint: Μόνο προβολή/Ανάγνωση

      2. στη λίστα SharePoint: Συμβολή

2. Βεβαιωθείτε ότι οι ρυθμίσεις εξερχόμενων μηνυμάτων έχουν ρυθμιστεί στο σωστό διακομιστή Exchange.

   1. Ανοίξτε μια Γραμμή εντολών ως διαχειριστής

   2. Εκτελέστε την εντολή nslookup <Exchange server address>. Για παράδειγμα: nslookup exch.contoso.com

   3. Στο αποτέλεσμα θα πρέπει να δείτε τη διεύθυνση IP που έχει επιλυθεί για τον διακομιστή Exchange. Σε αντίθετη περίπτωση, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή του Exchange και ζητήστε του το σωστό πλήρως προσδιορισμένο όνομα τομέα (FDQN) του Exchange.

3. Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ίδιο άτομο χρησιμοποιώντας τη λειτουργία SendEmail της κλάσης SPUtility με SharePoint Κέλυφος διαχείρισης ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.

   1. Ανοίξτε το SharePoint WindowsPowerShell ως διαχειριστής. (Κάντε δεξί κλικ στο SharePoint Management Shell>Εκτέλεση ως διαχειριστής)

   2. Εκτελέστε την εξής δέσμη ενεργειών. Εάν η δέσμη ενεργειών απαντήσει με την τιμή True και ο χρήστης λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από SharePoint, το SMTP έχει ρυθμιστεί σωστά στο SharePoint.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργικότητα SMTP, στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον ίδιο χρήστη από το διακομιστή SharePoint. Ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται στην ενότητα Χρήση του Telnet για τον έλεγχο της επικοινωνίας SMTP.