Όταν αποθηκεύετε ένα έγγραφο σε μια βιβλιοθήκη στην τοποθεσία του SharePoint του οργανισμού σας, εσείς και οι συνάδελφοί σας έχετε μια κεντρική θέση για πρόσβαση στο έγγραφο.
Για να κάνετε κοινή χρήση του εγγράφου, μπορείτε να στείλετε μια σύνδεση αντί να στείλετε ένα συνημμένο. Με αυτόν τον τρόπο, θα διατηρήσετε ένα μόνο αντίγραφο του εγγράφου. Εάν οι χρήστες πρέπει να κάνουν αναθεωρήσεις, το κάνουν στο ίδιο αντίγραφο, χωρίς να χρειάζεται να συμβιβάσουν πολλές εκδόσεις και αντίγραφα του εγγράφου.
Το SharePoint μπορεί επίσης να παρακολουθεί τις εκδόσεις ενός εγγράφου, σε περίπτωση που χρειαστεί να ανακτήσετε μια προηγούμενη έκδοση. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να λαμβάνετε μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν γίνονται αλλαγές σε ένα έγγραφο.
Ανάλογα με την έκδοση του SharePoint που χρησιμοποιεί ο οργανισμός σας, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε και άλλες δυνατότητες συνεργασίας. Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί το SharePoint 2010 ή Microsoft 365, η αποθήκευση εγγράφων σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint σάς δίνει τη δυνατότητα να επεξεργάζεστε έγγραφα με πολλά άτομα ταυτόχρονα σε Microsoft Word 2010 ή Microsoft PowerPoint 2010. Επιπλέον, εάν έχουν ρυθμιστεί οι παράμετροι του Office Web Apps, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα περιήγησης Web για να προβάλετε και να επεξεργαστείτε έγγραφα του Word, του Excel, του PowerPoint και του OneNote και μπορείτε να επεξεργαστείτε αρχεία του Excel και του OneNote με πολλά άτομα ταυτόχρονα στο πρόγραμμα περιήγησης.
Στο Word, στο Excel ή στο PowerPoint
-
Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση & Αποστολή.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση στο SharePoint.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για μια θέση.
Σημείωση: Εάν αποθηκεύετε το έγγραφο σε μια θέση του SharePoint που έχετε ήδη χρησιμοποιήσει, κάντε κλικ στο όνομά του.
-
Στο πλαίσιο όνομα αρχείου , πληκτρολογήστε τη διεύθυνση Web της βιβλιοθήκης εγγράφων, όπως http://Fabrikam/Shared έγγραφακαι, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER.
-
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
Στο OneNote
-
Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση.
-
Κάντε κλικ στο σημειωματάριο που θέλετε να αποθηκεύσετε.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή δίκτυοκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων στη λίστα με τις θέσεις. Εάν η βιβλιοθήκη εγγράφων που θέλετε δεν περιλαμβάνεται στη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για να την εντοπίσετε.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση σημειωματαρίου.
-
Το OneNote σάς δίνει την ευκαιρία να στείλετε μια σύνδεση προς το σημειωματάριο. Εάν θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μια σύνδεσηκαι συνθέστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σημείωση: Εάν κάνετε κοινή χρήση του σημειωματαρίου σας σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων όπου έχουν ρυθμιστεί οι παράμετροι του Office Web Apps, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιέχει δύο συνδέσεις. Μία σύνδεση ανοίγει το σημειωματάριο στην εφαρμογή υπολογιστή του OneNote και η άλλη σύνδεση ανοίγει το σημειωματάριο στο OneNote Web App.
