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Wenn Sie Personen für die Arbeit an Ihrem Projekt vorsehen, bedenken Sie zwei Punkte:
Dieser Unterschied führt häufig bei der Verwendung von Projektmanagementsoftware zu Verwirrungen. Weitere Artikel in dieser Reihe von Leitfäden zum Projektmanagement finden Sie in Wegweiser zum Projektmanagement. |
Tipps zum Projektmanagement bevor Sie beginnen ...
Wenn Sie noch nicht im Projektmanagement sind Wenn Sie ein Neuling im Projektmanagement sind, stellen Sie vielleicht fest, dass mehr zu bedenken ist als nur das Hinzufügen von Vorgängen, die Anzahl der auf sie anzusetzenden Personen, die Einplanung der freien Tage und Urlaubstage von Mitarbeitern und das systematische Erfassen von persönlichen Informationen, wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Gehaltsinformationen am richtigen Ort.
Mit den folgenden Tipps finden Sie den Einstieg:
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Lernen Sie, welche Ressourcenarten Sie Vorgängen zuordnen können Nachdem Sie die benötigten Informationen zu Projektvorgängen zusammengestellt haben, identifizieren Sie die Art der benötigten Ressourcen.
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Personalressourcen Dies sind die Ressourcen, an die man normalerweise bei der Arbeit an Vorgängen denkt. Projektmanager nennen diese manchmal auch Arbeitsressourcen, im Gegensatz zu Material und Ausrüstung.
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Enterprise-Ressourcen Diese Ressourcen sind Arbeitsressourcen, die in einer Organisation übergreifend verwaltet und eingesetzt werden. Enterprise-Ressourcen werden in Project Professional verwendet.
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Materialressourcen Diese Ressourcen schließen Computer oder Geräte, die zum Durchführen der Arbeit an Vorgängen benötigt werden, ein.
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Generische Ressourcen Diese Ressourcen geben Personalanforderungen für Vorgänge an, nicht aber bestimmte Einzelpersonen, wie Zimmerleute oder Entwickler.
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Berücksichtigen, wie sich die Dauer der Anzahl von Ressourcen ändert Wenn Sie mehrere Ressourcen für einen Vorgang platzieren, wird die Dauer eines Vorgangs voraussichtlich verkürzt. In vielen Fällen kann das Hinzufügen von Personen zu einer Aufgabe jedoch den gegenteiligen Effekt haben. Dies kann zusätzliche Kosten, zusätzliche Kommunikation und andere Ineffizienzen verursachen. Beispielsweise wird der Entwurf für eine neue Mautbrücke wahrscheinlich nicht schneller gehen, wenn Sie die Anzahl der Architekten für das Projekt verdoppeln. Mit Project können Sie steuern, was mit Vorgangsdauern geschieht, nachdem Sie Vorgängen hinzugefügt haben.
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Berücksichtigen, wie sich die Funktionen einer Person auf die Aufgabendauer auswirken Die Erfahrung einer Person kann sich direkt auf die Dauer der Aufgabe auswirken. Sie können erwarten, dass eine Person mit fünf Jahren Erfahrung eine Aufgabe in kürzerer Zeit erledigt als jemand mit zwei.
Wenn Sie ein erfahrener Projektmanager sind Wenn Projekte größer werden, gibt es mehr Dinge, über die sie nachdenken müssen. Sie machen sich nun Gedanken über die Verwendung von Ressourcen in anderen Abteilungen, die Einstellung von Lieferanten, das Nachverfolgen der Arbeit von hundert Personen, das Generieren von Berichten für Führungskräfte und zahlreiche andere Komplexitäten, an die Sie noch nicht einmal gedacht haben. Glücklicherweise verfügt Microsoft Project über die Expertentools, die Sie benötigen.
Hier sind einige Tipps, mit denen Sie Ihr Wissen bereichern können.
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Überprüfen und verfeinern Sie die Schätzungen zur Projektdauer Verwenden Sie die Informationen, die Sie zum aktuellen Projekt und zu ähnlichen Projekten gesammelt haben, um Ihre Schätzung der Projektdauer zu konkretisieren. Die Genauigkeit Ihre Schätzungen in Bezug auf die Ressourcenanforderungen (und letztendlich auch in Bezug auf die Projektkosten) sind weitestgehend von der Genauigkeit Ihrer Schätzung der Projektdauer abhängig.
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Überwachen des Fortschritts von Ressourcen Vergewissern Sie sich, dass die an Ihrem Projekt beteiligten Personen regelmäßig Aktualisierungen des Vorgangsstatus senden. Mit den Ansichten und Berichten in Microsoft Project verlieren Sie nicht aus dem Blick, wer was macht.
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Identifizieren von Problemen mit der Überlastung von Ressourcen Project kann Ihnen dabei helfen, zu erkennen, wann Personen an zu vielen Aufgaben gleichzeitig arbeiten.
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Behalten Sie die Basispläne im Auge Basispläne ermöglichen eine Momentaufnahme Ihres Projekts, sodass Sie schon zu Beginn den aktuellen mit dem geplanten Fortschritt vergleichen können.
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Verteilen von Arbeit durch Abgleich Wenn Mitarbeiter an zu vielen Vorgängen zugleich arbeiten, kann Project die Zuordnungen mit dem Ziel einer realistischeren Arbeitsbelastung ausgleichen. Das Ausgleichen von Ressourcenzuordnungen stellt eine Möglichkeit für einen Lastenausgleich dar.
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Exportieren von Projektdaten nach Excel zur weiteren Analyse Excel kann Sie unterstützen, wenn Sie weitere Analyse von Project-Informationen benötigen. Beispielsweise können Sie Vorgangs-und Ressourceninformationen für erweiterte Ertragswertberichte nach Excel zu exportieren und die Informationen dann mithilfe von Sparklines anzeigen, um zu sehen, wie die Kosten im Verhältnis zum erledigten Arbeitsaufwand ausgegeben werden.Schulen von Mitarbeitern zum Erwerb neuer Qualifikationen große Organisationen investieren Zeit und Geld, ihre Mitarbeiter für neue Fähigkeiten erwerben und in verschiedenen Umgebungen zu schulen.
Schulung der Mitarbeiter Große Unternehmen investieren Zeit und Geld in die Schulung ihrer Mitarbeiter, damit sie umgebungsübergreifend eingesetzt werden können. Die Schulung kann eine kostengünstige Möglichkeit zur Verbesserung der Leistung als die Einstellung neuer Personen sein.
Schritt 1: Hinzufügen von Personen zu Ihrem Projekt
Sie müssen Personen sowie auch andere Ressourcen zum Projekt hinzufügen, bevor Sie sie der Arbeit an Vorgängen zuordnen können. Die anderen Ressourcen können Materialressourcen, wie Zement oder Farbe, oder Kostenressourcen, wie Flugkosten und Essen, enthalten. |
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Nachdem Sie einem Projekt Personen hinzugefügt haben, ändern Sie deren Arbeitskalender so, dass sie ihre Arbeitszeit berücksichtigen. Project geht davon aus, dass die meisten Personen in einer Standardwoche arbeiten, Montag bis Freitag, 8:00 bis 17:00 Uhr. Aber Sie müssen sich nicht an diesen Arbeitsplan halten. |
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Wir alle brauchen Urlaub. Wir alle werden krank. Und wir alle mögen unseren Urlaub. Erfahren Sie, wie Sie diese ungeplante Zeit berücksichtigen, indem Sie sie dem Zeitplan hinzufügen. |
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Gemeinsames Verwenden von Personen mithilfe eines Ressourcenpools |
Sie können Ihrem Projekt Personen aus einem Ressourcenpool hinzufügen. Ein Ressourcenpool ermöglicht Ihnen, alle Informationen zu Personen in einer Project-Datei, die einen Bestandteil von Hauptprojekten bildet, zu speichern. |
Sie können einem Projekt sensible Informationen, wie Gehälter und Telefonnummern, hinzufügen, diese Informationen aber in Ansichten ausblenden – ohne die Informationen zu verlieren. |
Schritt 2: Zuordnen von Personen und anderen Ressourcen zu Vorgängen
Nachdem Sie Ihrem Projektplan Vorgänge hinzugefügt haben, können Sie damit beginnen, Personen zur Arbeit an diesen zuzuweisen. |
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Anzeigen der Ressourcenarbeitsauslastungen und -verfügbarkeit |
Sie können überlastete oder nicht zugeordnete Ressourcen in einem Projekt oder projektübergreifend finden und überprüfen, ob die von Ihnen vorgenommenen Zuweisungen zu Konflikten geführt haben. |
Anzeigen von Vorgangsnamen neben den Balken im Gantt-Diagramm |
Sie verstehen Gantt-Balken leichter, wenn Vorgangsnamen neben ihnen angezeigt werden. Dies ist in Berichten und Besprechungen nützlich. |
Wenn Sie einem Projekt Personen hinzufügen, fügen Sie Kosten für diese hinzu. Nachdem Sie die Personen dann zur Arbeit an Vorgängen zugeordnet haben, berechnet Microsoft Project dann automatisch die Kosten des Projekts. |
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Wenn Personen ihre Arbeit status in Project Web App eingegeben haben, können Sie Änderungen am Zeitplan in Project sehen. |
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Personen werden von Projekten abgezogen, verlassen das Unternehmen oder waren aufgrund eines falsch geschriebenen Namens nie wirklich existent. Aus allen diesen Gründen kann es erforderlich sein, Personen aus einem Projekt zu entfernen. |
Schritt 3: Verwalten von Personen und anderen Ressourcen
Auswählen der richtigen Ansicht für das Anzeigen von Ressourcen |
Nachdem Sie Personen zu Vorgängen zugeordnet haben und die Arbeit begonnen hat, verwenden Sie viele Ansichten in Projekt, um ihren Fortschritt zu überwachen und Änderungen am Projektplan vorzunehmen. |
Ein Verfahren zur Behandlung von Problemen mit der Arbeitsauslastung besteht im Verkürzen der Vorgangsdauer. |
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Verteilen der Arbeit, um die Arbeitsauslastung von Personen zu verringern |
Wenn die an Ihrem Projekt beteiligten Personen an zu vielen Aufgaben zugleich arbeiten, können Sie Project die Zuordnung der Arbeit gleichmäßiger verteilen lassen. |
Ändern der Einstellung "Leistungsgesteuert" für Vorgangsarten |
Wenn Sie einem Vorgang Personen hinzufügen oder aus ihm entfernen, verlängert oder verkürzt Project die Dauer des Vorgangs. Dies wird als leistungsgesteuerte Terminplanung bezeichnet. Wenn sich die Dauer nicht ändern soll, können Sie die Einstellung "Leistungsgesteuert" des Vorgangs ändern. |
Das Verfolgen der Arbeit für ein Projekt ist nicht nur entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt rechtzeitig beendet wird. Es ermöglicht Ihnen auch, aus den Fehlern und Erfolgen in einem Projekt zu lernen. |
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Wenn Ihr Vorgesetzter Sie fragt, wo das Projekt gemessen an der ursprünglichen Planung steht, ist "Keine Ahnung" wohl das Letzte, was Sie sagen möchten. Sie können dies vermeiden, indem Sie einen Basisplan als Momentaufnahme Ihres ursprünglichen Zeitplans festlegen, bevor das Projekt startet. |
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Anzeigen eines Projektberichts zu den Fortschritten der Mitarbeiter |
Erstellen Sie grafische Berichte des Projektfortschritts, und passen Sie sie an. Sie können diese Berichte in Project anzeigen oder sie in andere Anwendungen, wie PowerPoint, Word oder Excel, exportieren. |
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