Projekmanagement-Zielsetzung: Kommunizieren von Projektinformationen

Die Kommunikation von Projektinformationen ist oft schwierig, unabhängig davon, ob es darum geht, status Informationen von Ihrem Team zu erhalten oder Projekt-status mit Führungskräften zu kommunizieren.

Erfahren Sie, wann und wie Sie Projektinformationen kommunizieren und melden. Andernfalls leidet die effektive Zusammenarbeit, und der Erfolg Ihres Projekts ist möglicherweise gefährdet.

Weitere Artikel in dieser Reihe von Leitfäden zum Projektmanagement finden Sie in Wegweiser zum Projektmanagement.

Project

• Sie verfügen über integrierte Präsentationstools für alle Ebenen von Projektbeteiligten.

• Hat Zeitleiste- und Teamplaneransichten leicht verstanden.

• Exportiert Daten für die Kommunikation komplexer Daten nach Excel und Visio.

• Ihr Unternehmen verwendet Project möglicherweise nicht.

• Die Projekte, an der Ihr Unternehmen arbeitet, sind möglicherweise zu klein, um von leistungsstarker Planungssoftware zu profitieren.

Project Online

• Am besten geeignet für erweiterte Kommunikation und Berichterstellung von Projektinformationen in einem organization.

• Kann die status mehrerer Projekte oder für ein Projektportfolio vergleichen.

• Kleinere Unternehmen benötigen möglicherweise die Hilfe von Beratern, um Project Online zu installieren und zu verwenden.

Excel

• Project kann Daten zur erweiterten Analyse nach Excel exportieren, z. B. ANOVA und Ertragswertanalyse.

• Ideal für die frühe Planung von Projekten oder für allgemeine Ergebnisse, die später zu Project hinzugefügt werden können.

• Excel verfügt über keine automatisierten Planungsfunktionen für komplexere Projekte.

Word

• Ideal während der Initiierungsphase, wenn Sie Planungsdokumente wie Budgets und Ergebnisse freigeben müssen.

• Nicht ideal für visuelle Präsentationen für Führungskräfte. Verwenden Sie stattdessen excel-, Visio-, PowerPoint- oder Project-eigene Berichtsfunktionen.

SharePoint

• Bietet Synchronisierungsfunktionen ohne Project Server. Eine Änderung in einer Aufgabenliste wird in der anderen angezeigt.

• Die Bereitstellung im gesamten Unternehmen ist teuer. Wenn Sie nicht über die Unternehmensressourcen zum Installieren von SharePoint verfügen, können Sie Microsoft 365 mit SharePoint Online verwenden.

PowerPoint

• Ideal für wirkungsvolle Präsentationen vor Führungskräften.

• Analysten und Techniker wünschen sich möglicherweise detailliertere Diagramme für komplexe Budgetanalysen.

Visio

• Ideal in den Anfangsphasen eines Projekts, in denen Sie Geschäfts- und Fertigungsprozesse mit Flussdiagrammen oder anderen Diagrammen kommunizieren müssen.

• Es kann sein, dass zu viele Informationen für eine Führungskraft bereitgestellt werden. Verwenden Sie stattdessen die eigenen Berichterstellungsfeatures von Project.

Microsoft Teams

• Ideal für Teams an verschiedenen Standorten. Sie können Projektinformationen für Chatnachrichten, Sprachnachrichten, Videos oder während Onlinebesprechungen freigeben.

• Möglicherweise muss eine IT-Abteilung bereitgestellt werden.

Überprüfen status Updates von Project Online

Wenn Ihr Team Project Online verwendet, laden Sie aufgaben- status Updates vom Server herunter, bevor Sie mit Ihrem Team über den Projektfortschritt kommunizieren.

Überwachen Ihrer Zeitplanung – vom Einsteiger- bis zum Expertenniveau

Es gibt einfache Möglichkeiten, den Fortschritt nachzuverfolgen, und es gibt komplexere Möglichkeiten. Finden Sie den Weg, der am besten für Ihr Projekt und Ihr Team funktioniert.

Kommunizieren von Ertragswertinformationen

Das Erfassen von Ertragswertinformationen ist ein komplexerer, aber sehr leistungsstarker Schritt zur Ermittlung des Guten und Schlechten der Projektleistung. Die allgemeinen Fakten, die Sie daraus gewinnen, möchten Ihre Projektbeteiligten sehen.

Erstellen von Projektberichten

Mit Project können Sie beeindruckende grafische Berichte für beliebige Projektdaten erstellen und anpassen, ohne dass sie eine andere Software verwenden müssen. Während Sie an dem Projekt arbeiten, ändern sich die Berichte, um die neuesten Informationen widerzuspiegeln – keine manuellen Updates erforderlich!

Synchronisieren mit einer SharePoint-Aufgabenliste

Teammitglieder können den Zeitplan anzeigen und ihre Arbeit in SharePoint aktualisieren, und Die Änderungen werden in Project angezeigt. Und umgekehrt.

Verwenden von Microsoft 365

Kommunizieren Sie Projektinformationen mithilfe von Microsoft 365. Solange Sie an einem PC mit Internetverbindung arbeiten, stehen Ihnen für Ihre Dokumente die Vollversionen von Word, Excel, PowerPoint oder OneNote zur Verfügung – nach Bedarf und überall.

Veröffentlichen von Vorgangsänderungen auf dem Server

Wenn Sie Änderungen an Aufgaben vornehmen, veröffentlichen Sie diese Änderungen in Project Online, damit jeder über die richtigen Informationen verfügt, um seine Arbeit fortzusetzen.

Kommunizieren mit Microsoft Teams

Wenn Personen nicht zu einer Besprechung kommen können, verwenden Sie Teams, um Projektinformationen zu teilen. Teilen Sie PowerPoint-Folien, Excel-Blätter oder ein OneNote-Notizbuch, um Projektpläne zu teilen. Personen können an Onlinebesprechungen im Büro, zu Hause oder mit ihrem mobilen Gerät teilnehmen.