Projekte können schnell zur Hand kommen. Bevor Sie es wissen, wird ein einfaches Bauprojekt zu einer Collage kleinerer Projekte wie Entwurf, Aushub, Gründung und Marketing. Sie haben mehr Kontrolle über Ihr Projekt, indem Sie kleinere Projekte in Project erstellen und diese dann in einer einzelnen Project-Datei verknüpfen, um anzuzeigen, wo sie in Ihr master Projekt passen.
Inhalt dieses Artikels
Übersicht über master Projekte
Stellen Sie sich eine Hauptprojekt als eine Sammlung von konsolidierten Projekten vor, die eine Hierarchie zwischen mehreren verwandten Projekten zeigen. Projekte, die in ein master Projekt eingefügt werden, werden als Teilprojekte bezeichnet.
Wenn Sie ein Teilprojekt in das master Projekt einfügen, werden die beiden Projekte verknüpft, und Sie können alle Informationen im Teilprojekt aus dem master-Projekt anzeigen.
Wenn Sie ein Teilprojekt aus dem master-Projekt aktualisieren, wird es auch in der Quelldatei aktualisiert. Wenn Sie nur Dateien kombinieren müssen, um einen Bericht zu erstellen oder eine Ansicht von kombinierten Projektinformationen zu drucken, können Sie sie auch vorübergehend in einer Ansicht konsolidieren.
Wenn Sie ein master Projekt und Teilprojekte erstellen, können Sie ein großes Projekt aufschlüsseln und seine Teile an die erforderlichen Personen delegieren. Im Sinne des Projektmanagements überträgt die Zuweisung von Teilprojekten auf diese Weise die Verantwortung an diejenigen, die die Arbeit erledigen, und gleicht Autorität mit Verantwortlichkeit ab. In Project-Begriffen hilft das Erstellen von Teilprojekten in einem master Projekt Projektmanagern, auf ihre Teile des Zeitplans zuzugreifen und sie zu kontrollieren.
Um zu bestimmen, ob Sie ein großes Projekt in ein master Projekt und Teilprojekte aufteilen sollten, berücksichtigen Sie Folgendes:
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Ihr Projekt ist sehr groß und detailliert. Wenn Ihr Projekt mehr als ein paar hundert Vorgänge enthält, kann die Unterteilung in Teilprojekte die Verwaltung vereinfachen. Wenn einige Teile des Projekts Arbeiten enthalten, die in mehr Details unterteilt sind als andere, kann es sinnvoll sein, diese Teile in Teilprojekte zu verwandeln, sodass die meisten Benutzer nur eine aufgerollte Beschreibung des Teilprojekts sehen, aber interessierte Parteien können es ausführlicher sehen. Eine einzelne Datei ist fast immer die schnellere Alternative, aber die Möglichkeit, sich nur auf einen Teil des Projekts zu konzentrieren, kann den Kompromiss wert sein.
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Ihre organization ist nicht zentralisiert. In einem dezentralisierten oder verteilten organization gibt ein master Projekt und Teilprojekte Den Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre eigene Arbeit als eine zentralisierte Projektdatei.
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Sie möchten die Effektivität der Planungsmethoden Ihrer organization erhöhen. Wenn Manager auf niedrigerer Ebene verantwortlich sind und wissen, welche Aufgaben für das Projekt erforderlich sind, kann es sinnvoller sein, ihnen zu ermöglichen, die Arbeit ihrer Teams zu planen und dann ihre Projektdateien in einem master Projekt zu konsolidieren. Wenn top-down-Planung die Norm ist, sollten Sie den ursprünglichen Plan bei der Implementierung in Teilprojekte neu organisieren, sodass einzelne Projektmanager oder Teams Zugriff auf ihre eigenen Zeitpläne haben und diese steuern können.
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Sie arbeiten an mehreren Projekten. Projektmanager können über eine Reihe von Projekten verfügen, an denen sie ständig arbeiten, unabhängig davon, ob die Projekte miteinander verbunden sind oder nicht. Anstatt sie einzeln zu öffnen, können Sie alle Teilprojekte gleichzeitig öffnen, wenn Sie das master-Projekt öffnen. Dieser Ansatz erleichtert auch das Generieren von Berichten zu mehreren Projekten. Wenn die Projekte miteinander verknüpft sind, kann der Projektmanager Anordnungsbeziehungen zwischen Vorgängen in verschiedenen Projekten erstellen. Das Erstellen von Abhängigkeiten zwischen Projekten erleichtert es verschiedenen Projektmanagern zu sehen, wie sich die Arbeit anderer Projektmanager auf ihre Zeitpläne auswirkt.
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Einige Projekte sind anderen untergeordnet. Sie können die Hierarchie mehrerer Projekte genau widerspiegeln, indem Sie verschiedene Projekte in andere Dateien einfügen. Die daraus resultierende Struktur von Teilprojekten sollte die Prioritäten und Zuständigkeiten Ihrer Teammitglieder sowie die Wechselbeziehungen zwischen Aufgaben in verschiedenen Bereichen und die Gesamtfrist widerspiegeln.
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Mehrere Personen können Ihr Projekt ändern. Im Idealfall wird eine Projektdatei von einem einzelnen Projektmanager verwaltet und geändert. Aber oft ist ein Projekt Teil eines größeren Programms, das Führungskräfte der oberen Ebene möglicherweise verwalten müssen. Die Mitglieder des Projektteams können sich auf ihre Arbeit konzentrieren, indem sie sie als separate Datei anzeigen, und der Projektmanager, der die master Projekt steuert, kann den Zeitplan jedes Teilprojektteams koordinieren.
Es kann sinnvoll sein, dass die Meilensteine des master Projekts die Meilensteine jedes Teilprojektteams antreiben, um die Zeitpläne für einen Stichtag zu koordinieren. Sie können Meilensteine koordinieren, indem Sie eine Abhängigkeit zwischen den Meilensteinen erstellen oder die Meilensteinaufgaben aus dem master Projekt in jedes Teilprojekt kopieren und einfügen.
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Ihr Projekt umfasst mehrere Projektbeteiligte, die sich um verschiedene Teile des Projekts kümmern. Wenn sich Die Benutzer verschiedene Details ansehen möchten, können Projektmanager alle Projektdateien auf einem Server ablegen und verschiedene Ansichten für verschiedene Projektbeteiligte anpassen. Dieselbe Projektdatei kann als Teilprojekt in verschiedenen master Projekten verwendet werden, um die angezeigten Informationen anzupassen.
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Sie möchten, dass Ihre Teilprojekte schreibgeschützt sind. Sie können zusätzliche Kontrolle über Teile eines Projekts behalten, indem Sie Aufgaben in ein Teilprojekt verschieben und den Zugriff auf wichtige Personen einschränken.
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Sie möchten den kritischen Pfad für jede Phase zusätzlich zum Gesamtprojekt analysieren. Jedes einzelne Projekt enthält eine Kritischer Pfad. Das Konsolidieren mehrerer Projekte in einem master Projekt erleichtert es, das Gesamtbild als mehrere kritische Pfade im master Projekt zu erkennen, während separate kritische Pfade für jedes Teilprojekt beibehalten werden.
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Arbeiten mit Teilprojekten in einem master Projekt
Wenn Sie ein Teilprojekt in ein master Projekt einfügen, wird das Teilprojekt als Sammelvorgang in der Vorgangsliste dargestellt, und im Feld Indikatoren wird ein Symbol für das Projektsymbol angezeigt. Das Teilprojekt wird auf der Gliederungsebene der Zeile eingerückt, in der Sie es einfügen, aber Sie können es wie jede andere Aufgabe ein- oder ausziehen. Da das Teilprojekt als Sammelvorgang dargestellt wird, können Sie seine Zusammenfassungsinformationen nicht bearbeiten, aber Sie können die Gliederung erweitern, um die Vorgänge des Teilprojekts anzuzeigen und die Projektinformationen in der master Projektdatei zu bearbeiten.
Hinweis: Alle Formatierungen, die Sie auf Sammelvorgänge oder Gantt-Balken in einem Teilprojekt angewendet haben, werden nicht im master-Projekt angezeigt. Formatierungsinformationen werden in jeder Datei gespeichert und müssen separat auf das master-Projekt angewendet werden.
Wenn Sie das master-Projekt speichern, werden Änderungen am Teilprojekt auch in der Quelldatei des Teilprojekts gespeichert. Wenn Sie direkt in der Quelldatei arbeiten möchten, ohne die master Projektdatei zu öffnen, werden Änderungen an der Quelldatei des Teilprojekts automatisch in der master Projektdatei aktualisiert.
Hinweis: Wenn Sie die master Projekt und Teilprojekt nicht mehr synchronisieren müssen, können Sie die Verknüpfung aufheben. Wenn dann Änderungen am Teilprojekt oder am master Projekt vorgenommen werden, bleibt die andere Datei unverändert.
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Auswirkungen auf Ressourcen beim Kombinieren von Dateien
Nachdem Sie Dateien in eine master Projektdatei konsolidiert haben, bleiben die Ressourcen für beide Dateien getrennt, genau wie die Vorgänge in einem Teilprojekt im Teilprojekt verbleiben. Sie können Ressourceninformationen im master-Projekt ändern, und die Änderungen werden in der Quelldatei des Teilprojekts repliziert. Sie können alle Ressourcen im master Projekt und Teilprojekte zusammen in der Ansicht Ressourcentabelle anzeigen, aber Sie können eine Ressource keinem anderen Projekt als dem Teilprojekt zuweisen, aus dem sie stammt.
Hinweis: Wenn dieselben Ressourcen in mehreren Teilprojekten verwendet werden, werden doppelte Ressourcennamen angezeigt, da die Ressourcen nicht kombiniert werden. Wenn Sie die Ressourcen jedoch in verschiedenen Teilprojekten zuweisen und doppelte Ressourcennamen auflösen möchten, können Sie sie in einem Ressourcenpool kombinieren und für die anderen Dateien verfügbar machen.
Andere Möglichkeiten zum Kombinieren von Dateien
Mit Hauptprojekten und Teilprojekten können Sie eine Hierarchie von Projekten erstellen, die die Beziehung zwischen ihnen und in einigen Fällen die Struktur Ihrer organization widerspiegeln. Es kann aber auch andere Gründe geben, Projektdateien zu konsolidieren. Sie können sie z. B. vorübergehend für eine schnelle Überprüfung oder für den Druck kombinieren.
Konsolidieren von nicht verknüpften Dateien
Verwenden Sie konsolidierte Dateien, wenn Sie mehrere Dateien in einem Fenster kombinieren möchten, unabhängig davon, ob die Dateien verknüpft sind oder nicht. Das Kombinieren von nicht verknüpften Dateien in einem konsolidierten Projekt erleichtert es, Informationen aus mehreren Projekten in verschiedenen Ansichten zu sehen und zu drucken. Sie können Projektdateien konsolidieren, wenn Sie viele laufende Projekte nachverfolgen müssen, z. B. wenn Sie verschiedene Produkte gleichzeitig entwickeln. Sie können nach Produktnamen, Projektstichtagen und Managern sortieren und gruppieren, um die benötigten spezifischen Informationen zu finden und auszuwerten. Sie können beispielsweise eine Gantt-Diagrammansicht drucken, die alle Ihre Projekte enthält.
Arbeitsbereich erstellen
Eine Alternative zum Konsolidieren von Projekten besteht darin, einen Arbeitsbereich zu erstellen, der einzelne Projektdateien enthält, die jeweils in einem eigenen Fenster geöffnet sind. Verwenden Sie einen Arbeitsbereich, wenn Sie häufig mit denselben Projektdateien arbeiten und diese nicht in einem großen Projekt konsolidieren möchten.
Wenn Sie die Dateien öffnen und dann als Arbeitsbereich speichern, speichert Project die Dateien und ihre aktuellen Einstellungen in einer einzelnen Arbeitsbereichsdatei. Wenn Sie dann die Arbeitsbereichsdatei öffnen, öffnen Sie alle enthaltenen Dateien gleichzeitig. Jedes Projekt verfügt über eine eigene Schaltfläche auf der Taskleiste, die den Wechsel von einem Projekt zu einem anderen erleichtert.
Um einen Arbeitsbereich zu erstellen, wählen oder öffnen Sie die Projektdateien, und wählen Sie dann Datei >Arbeitsbereich speichern aus.
